业务主办岗位细则.doc

销售部岗位职责明细说明业务主办岗位细则具体的工作内容和项目:一、 职责： 负责各区域订单、货款、退货、经销合同及其它业务的管理。 接受销售人员及经销（工程）商的咨询。 为市场提供各种良好的服务。 及时向市场传递各种相关信息。二、 工作内容：1、发货 查询订货单每日要在第一时间内向查询可以发货的定货单，对下单后5天内未到货款的订单反馈给销售人员，同时重点跟进销售人员或经销（工程）商已告知的工程或零售紧急所需品种，将能发货的送货单填写交财务签批，然后填写放行条（一式三份）及货物封箱封条交司机（司机暂兼）备货和发货；（2） 处理新订单接到销售人员传来的新定单后，审核所订产品编号、型号、数量及金额是否正确，确定价格体系，是否有特价，如其中有个别产品有特价则交部门经理进行审批；定货单复印分发仓库，售后。2 排单、拆单对一张订单内暂时缺少的货物，可先拆出，将可发部分先行发出，对于不能发货的品种，应第一时间知会销售人员或客户，并及时跟进。3 审单、交单在无欠款的条件下填写送货单，先按区域、经销（工程）商分开，把送货单中的产品与原始订单中产品进行核对，将已打出产品在合同单中打“”标注，并审核数量、型号及价格等是否正确，若无误，则可签名。然后可将送货单登记在“交单记录本”（自制表格）中，并注明是否需扣运输费，后交仓库确认进行备货。最后由司机凭放行条发货。若经销（工程）商暂时缺款，但所需产品又确实紧急，经销（工程）商可申请销售人员为其担保，销售人员负责人确认担保书后以传真形式传回公司。主办将按所欠货款金额大小，连同担保书一起，按权限要求将提货单交分部总监或销售部经理签字。对于与公司合作老客户，且在公司有欠款的情况下，须总经理文件批示后才可发货。4 对于新合作的经销（工程）商，应等对方货款已到我公司帐户上后，再予以发货。第一次发货应注意尽量发齐。未签协议而要求先发货的须由主管签字后方能填写送货单。5 送货单财务总监或其授权人签字后方可发出。2、特殊产品定货及缺货处理 若经销（工程）商因配套及市场需要，需定购公司非常规定产品（指价目表上没有列出的产品）或公司现有产品但由于公司原因暂时不能出货，主办应先咨询开发部工程师，视公司能否生产，若能，还须了解供货周期及价格，若有必要时可召开产品供货评审会。得到确切答复后，及时知会销售人员或经销（工程）商，并填写“非正常供货评审合同”。并按表中要求，请相关负责人签字确认。手续齐全后，复印给各相关部门人员，并跟进生产进度。（特殊产品需缴纳30%的订金）3、退货处理销售人员填写“退货申请报告”报回公司，交销售总监或总经理进行审批，公司同意退货后，方可通知经销（工程）商将其货物退回，由主办对照退货清单，清点退货。其中若有差异，主办须及时与销售人员和经销（工程）商联系，达成一致后，由销售助理填写“返品报告书”清单，由品质部检测。在返品报告书填写检测结果后，由销售助理填写退货单，将符合退货条件的退回，不符合的由司机退回给经销（工程）商。退货单由财务、仓库、业务部门各保留一份。从经销（工程）商退货到我公司，其帐款必须在7个工作日内处理完毕；4、样品发货处理：经销（工程）商向公司提出样品需求时，需由相关负责销售人员填写工作请示报告（说明理由，需求的数量、型号、机型等。）交销售助理，销售助理交各级部门审批后需在一个工作日之内回复相关销售人员。得到客户确定后按发货程序执行。5、返修品处理：销售助理在接到客户返回返修机后，填写返修单交与售后服务部，并根据客户要求返回时间在每天10：00前查看记录并进行跟进。售后服务部凭返修单与销售助理对签，由销售助理办理相关手续后发回客户。6、发票管理经销（工程）商要求开具的发票应符合公司和税法要求，按客户要求开具相应发票。每次寄出发票应附有发票签收单，由客户签收后回传业务部存盘管理。7、对帐单管理1 区域负责人每季度跟经销（工程）商对一次帐，2 区域负责人将经销（工程）商每季度末的对帐单原件在次月20日前寄回公司，经销售助理初审后由财会部审核并存盘。 3 对帐单需经销（工程）商加盖财务专用章或公章，并有财务负责人或单位负责人签字才有效。8、 文件处理 主办应及时处理公司文件及与销售人员的往来信函，并对事务按轻重缓急予以处理。1 货单的处理。对于返回的发货单，主办应定期按销售人员、经销（工程）商分别予以归类，以便日后查询。（原始提货单必须保存5年）2 销售人员的往来信函，分销售人员按处理与未处理归档。3 公司文件应按销售政策、产品信息、证书，特价工程资料、退货单及其它分别予以归类存盘。4 对于过期文件和单据，不重要的文件予以销毁，其它则按类打包封存。9、接受销售人员与经销（工程）商的咨询接受销售人员与经销（工程）商的咨询是主办的重要工作内容之一，在回答咨询时应做到迅速、准确。若一时不能给予答复的，应记录在案，在咨询其它同事或相关部门之后，再及时予以确切回复。10.公司的其他方面的工作任务:1. 参加公司组织的各项会议,活动,配合其他部门的正常工作需要，努力提高“三通”。2.完成上级领导交办的相关任务。或配合执行与处理其他相关事项。3.对各类异常状况进行及时处置，同时对各类突发性问题进行对策处理.并及时向上级报告.4.积极参加在本部门开展持续改进活动，并配合全公司的持续改进活动的实施。5.坚持参加每天部门的早会，日常工作会议等。部门的早会,讲文明,讲礼貌等礼仪活动,提升精神文明.6.对当日未完成的工作和明天的工作进行合作理的安排.7.下班前和部门人员一起做3-10分钟的5S运动.8.积极响应在部门内开展100%出勤周的运动.实施.配合执行.9.参加每月部门组织的异常状况处理流程的反映训练.10.积极响应每天部门进行每天的呆废文件,物料等的清理活动.11.积极响应每天现场教育训练活动,带动执行力的良性发展的各种运动和会议.12.配合安全方面下班前的检查工作;对下班前的产品与物料的现状进行封存,或现状保持,同时关灯,关水,关电,关机仪器,关窗,核对室内温度,湿度,与液态产品的防泄露,防