公司采购管理制度(执行版).doc

某有限公司某有限公司 经营采购中心经营采购中心 管管 理理 制制 度度 汇汇 编编 1 1月月5 5日修改稿 日修改稿 发布日期 发布日期 20162016年年0101月月0505日日 1 60 目目 录录 第一部分第一部分 物资管理办法物资管理办法 3 第一章 总则 3 第二章 物资分类及管理职责 4 第三章 物资计划管理 6 第四章 物资采购管理 7 第五章 物资采购合同管理 7 第六章 物资仓储管理 8 第七章 附则 9 物资申请计划清单 10 零星物资比价采购单 11 物资验收单 12 到货凭证登记簿 13 物资收料单 14 物资领用单 15 物资现品卡 16 物资管理程序 17 第二部分第二部分 招标管理办法招标管理办法 18 第一章 总则 18 第二章 组织机构及职责 18 第三章 招标 20 第四章 投标 21 第五章 开标 评标和中标 22 第六章 附则 24 第三部分第三部分 经济合同管理办法经济合同管理办法 25 第一章 总则 25 第二章 适用范围 25 第三章 经济合同管理机构和管理职责 25 第四章 合同的订立 28 2 60 第五章 合同的履行 31 第六章 分包合同付款 32 第七章 合同的变更 转让和解除 32 第八章 合同索赔 33 第九章 合同纠纷的处理 34 第十章 合同信息管理 34 第十一章 附则 35 附表1 合同分发范围表 36 附表2 合同评审会议记录 37 附表3 合同会签表 38 第四部分 物资付款流程 39 附表1 月度采购付款申请表 42 附表2 设备 物资付款审批单 43 第五部分第五部分 物资询价比价实施细则物资询价比价实施细则 47 询价比价开标记录表 50 询价结果汇总审批表 51 小额物资询价比价推荐表 52 第六部分第六部分 项目部现场物资管理相关规定项目部现场物资管理相关规定 53 第七部分第七部分 仓管管理办法仓管管理办法 55 3 60 某有限公司某有限公司 第一部分 物资管理办法 第一章第一章 总总 则则 第一条 为规范某有限公司 以下简称 公司 物资采购行为 加强物资管理 保证采购质量 降低采购成本 保障物资供应 结合公司实际情况 特 制订公司物资管理办法 暂行 以下简称 本办法 第二条 本办法规定了物资管理的原则 物资的分类 管理分工 管理职责 业 务流程等 第三条 本办法适用于公司所有大宗物资的采购管理 第四条 物资管理的基本原则 1 先批准后采购的原则 2 采购与保管 验收 分离的原则 3 使用单位负责申请并报批的原则 4 保障供应 厉行节约 创造效益的原则 第五条 设备或物资技术及设计的基本原则 1 工程用设备和物料清单由设计院确认把关的原则 2 设备或物资的信息数据采集端口的适配 由信息中心确认把关 的原则 第六条 4 60 设备或物资的采购由总经理 特定由董事长 最终审批的原则 第二章第二章 物资分类及管理职责物资分类及管理职责 第七条 公司的物资按费用主要分为以下几类 1 施工承包合同明确由公司负责采购的安装设备及备品备件 2 施工承包合同明确由公司提供的主要材料和施工辅材 3 其他物资 如施工用设备 工器具等 4 办公类物资 如 交通工具 通信器材 计算机及配件 网络 设备 办公用品 安全防护及劳保用品等物资 第八条 根据公司管理职能分工 小宗办公类消耗品由综合管理部门负责采购管 理 工程类物资及固定资产由采购中心负责采购管理 第九条 物资使用部门职责 1 项目部是工程类物资 施工用设备 工器具的使用部门 具体负责 1 1 负责施工用设备 工器具需求计划的编制和报批 1 2 负责项目工程设备 备品备件采购计划的编制和报批 1 3 参加物资的招标和询价比价工作 1 4 根据公司内部项目承包合同授权对大宗物资按照招标结果签 订采购合同 组织询价比价和零星物资的直接采购 1 5负责项目部需用物资的到货验收 保管 记录造册等工作 1 6 办理项目部需用物资 设备的领用手续 2 办公类物资由公司综合管理部门按季度申报计划并办理领用手 5 60 续 特殊情况下可申请加急采购 第十条 设计院职责 1 负责系统方案可靠性的确认和完成项目最终方案的设计 2 负责提供项目物资材料清单 第十一条 信息中心的职责 1 负责审核系统项目的信息管理数据端口的方式与协议 用于电站 数据采集与系统分析 第十二条 工程技术部职责 1 负责审核设计院编制的工程设备 备品备件清单 2 负责审核项目部申报的物资采购计划 3 参与所有工程物资采购的核价 第十三条 经营采购中心门职责 1 负责物资申请计划汇总 并会同工程技术部做好申请计划平衡 工作 2 负责根据批准的物资申请计划严格按照公司 招标管理办法 确定采购方式 组织设备和大宗物资的招标 审核项目部询价比价和零 星物资比价采购结果 3 负责按照批准的招标或询价比价结果进行合同谈判 并按照公 司 经济合同管理办法 签订订货合同或指导项目部签订订货合同 4 组织物资使用部门进行到货验收工作 配合项目部做好验收中 发现不合格品的处理 退货或调换和质保期内物资质量问题的处理 5 指导项目部建立健全物资采购台账和物资收发台账 6 60 6 负责项目部节余物资设备的收储 保管和项目部之间调剂 第十四条 财务部门职责 1 负责对各部门需用物资计划进行汇总 编制公司物资采购费用 计划 并落实相应资金 2 参加物资的招标 询价比价等评标工作 3 对物资收发台账进行稽核 第三章第三章 物资计划管理物资计划管理 第十五条 公司所属各部门 项目部需用物资 必须编报 物资申请计划表 见 附件1 物资申请计划表 一式三份 一份本部门留存 一份交经营 采购中心门 一份交财务部门 需用物资属固定资产的 按照公司固定 资产管理办法 需填写 固定资产购置审批申请表 详见公司 固定 资产管理办法 第十六条 填写 物资申请计划表 时 要详细填写物资名称 型号规格 技术要求 使用时间 用途 暂估价格 有特殊要求的要加以说明 第十七条 项目部 物资申请计划表 由项目经理签字后 报公司工程技术部审核 分管副总审查批准后交经营采购中心门承办 其他部门 物资申请计 划表 由申请部门负责人签字后报分管副总审批后交经营采购中心门承 办 设备或重要物资等有技术要求的在提出 物资申请计划表 的需要 同时提供技术规范书 7 60 第十八条 各部门 项目部编制采购计划时 要从实际需要出发 本着励行节约的 原则 避免盲目提报物资采购计划 由于上报物资采购计划失误 造成 物资积压给公司带来经济损失 由申请部门负责人承担相应经济责任 第十九条 工程施工承包合同规定由业主方供应的物资 项目部成立前由工程技术 部根据承包合同要求向业主提出到货计划 项目部成立后由项目部负责 根据合同要求提交使用计划和催交 第四章第四章 物资采购管理物资采购管理 第二十条 物资采购严格按照公司 招标管理办法 实现分级管理 第二十一条 物资采购单项合同估算价在50万元人民币及以上的 必须进行招议标 招标结果应上报审批 第二十二条 物资采购单项合同估算价在50万元人民币以下2万元人民币及以上的由经 营采购中心门实行询价比价采购 第二十三条 采购单项合同估算价在2万元人民币以下的可实行市场直接比价采购 见 附件2 零星物资比价采购单 凭 零星物资比价采购单 按公司 财 务报销规定 办理报销手续 第二十四条 8 60 招标和询价比价的各项工作严格执行公司 招标管理办法 及 物资采 购询价比价实施细则 第二十五条 物资采购招标或询价比价结束后 采购管理部门 或项目部 应指定专 人负责整理相关资料 按照公司档案管理要求移交公司档案室保存 第五章第五章 物资采购合同管理物资采购合同管理 第二十六条 招标采购的物资或需要支付预付款的询价比价物资必须签订订货合同 合同签订严格按照公司 合同管理办法 办理 第六章第六章 物资仓储管理物资仓储管理 第二十七条 公司原则上实行零库存管理 需用即购 即购即用的管理办法 第二十八条 物资验收 经营采购中心或项目部物资管理人员会同需用物资部门有关 技术人员根据订货合同和到货通知单对物资品种 型号规格 技术要求 质量标准认真进行验收 填写 物资验收单 见附件3 并进行到 货登记 到货凭证登记簿 见附件4 对于不合格物资以及不符合合 同要求的 拒绝收货 到货物资属固定资产的 按照公司固定资产管理 办法 验收时需填写 固定资产入库验收单 详见公司 固定资产管 理办法 第二十九条 9 60 业主方提供的主要设备 材料一般直接送货到施工现场 验收由项目部 相关专业技术人员 物资管理人员 施工单位人员共同进行 第三十条 项目部或公司物资采购管理部门根据供货厂商提供的发票和实际验收情 况填写 物资收料单 见附件5 第三十一条 对于验收合格的物资需用部门必须及时办理领用手续 填写 物资领用 单 见附件6 并由部门经理或项目经理签字 领用物资属固定资产 的 按照公司固定资产管理办法 领用时需填写 固定资产使用保管登 记表 详见公司 固定资产管理办法 第三十二条 物资采购管理部门或项目部凭供货发票 物资收料单 物资领用 单 根据合同付款条件办理付款手续 财务部按规定付款 第三十三条 物资采购管理部门或项目部必须建立物资收发台账 物资现品卡 见 附件7 财务部对物资收发台账定期进行稽核 第三十四条 公司将根据需要 适时设立仓库用于物资设备的储存 物资仓储管理实施细则另行制订 第七章第七章 附附 则则 第三十五条 本办法由经营采购中心负责解释并根据情况修订 第三十六条 本办法自发布之日起实行 附件 1 物资申请计划表 10 60 2 零星物资比价采购单 3 物资验收单 4 到货凭证登记簿 5 物资收料单 6 物资领用单 7 物资现品卡 8 物资管理流程图 11 60 附件1 某有限公司某有限公司 物资申请计划清单物资申请计划清单 编报号码 20 xx xx xx 序号名称规格 型号或图号 质量要求单位数量单价总价备注 购买原因 1 2 3 4 5 6 7 总 价 工程部审批 项目经理 部门负责人 编制人 总经理 或董事长 批复 分管副总 注 编报号码为 年份 月份 本月第几份清单 例如综合部2010年9月份报的第一份计划清单就是 2010 09 01 此表 一式三份 采购管理部门 申请部门 财务部各存一份 12 60 附件2 某有限公司某有限公司 零星物资比价采购单零星物资比价采购单 日期 年 月 日 报价 元 序号物资名称型号规格数量报价单位 第一次第二次 推荐定购单位 定购价 元 备 注 2 3 4 6 汇汇 总总 设计 技术 负责人 项目经理 工程部 经营采购中心 编制人 分管副总 13 60 附件3 某有限公司某有限公司 物物 资资 验验 收收 单单 供货单位 验收日期 年 月 日 序 号 物资名称型号规格 计量 单位 应到 数量 实收 数量 质量 情况 备注 经营采购中心门验收人 项目部 使用部门 验收人 14 60 附件4 某有限公司某有限公司 到货凭证登记簿到货凭证登记簿 年凭 证验收记录收料单据备注 合同 编号 月 日 供应单位名称 运单 字号 质保书 编 号 日 期 字号品名规格 单 位 数量 单 价 总价 实收 数量 验收 单号 验收人字号月日 15 60 附件5 某有限公司某有限公司 物物 资资 收收 料料 单单 总帐科目明细科目 日记帐号 借 连 续 号 贷年 月 日 收料仓库 字 第 号 凭 证实收实际价格 合同号供货厂商发票号物资编号品名及规格 单位数量单位数量单价金额 发 票 共 张 备注 1 收 料 后 登 现 品 卡 稽 核 签 章 料 帐 存 2 收 料 后 交 财 务 部 登 帐 3 收 料 后 交 财 务 部 登 帐 财务稽核 收料人 17 60 附件6 某有限公司某有限公司 物资领用单物资领用单 领用单位 年 月 日 字第 号 物资编码 数量金额 物资名称型号规格 单 位领用实发单价金额 物资编码物资申请计划表编号 备 注 供应主管 发料人 领料主管 领料人 领采财 用购务 单管部 位理门 存存存 查查查 18 60 附件7 某有限公司某有限公司 物物 资资 现现 品品 卡卡 物资编码 物资名称 型号规格 计 量 单 位 年凭 证收入数量支 出 数 量库存结余 月 日 种 类 号 码 供应单位 或 领用单位 实 际 单 价 合 计 销 售 合 计 数量金额 19 60 附件8 某有限公司某有限公司 物资管理程序物资管理程序 设备或设备或5050万元以上的大宗物资万元以上的大宗物资 办公消耗物品办公消耗物品 5050万元以下的物资万元以下的物资 设计院编制设备物 资清单审核 经营采购中心组 织 招标 招标 项目部组织 验收 保管 经营采购中心组 织签订合 同 物资计划表 使用单位领料 设计院编制设备物 资清单 物资计划表 经营采购中心 项 目部组织签订合同 综合管理部汇总 公司分管领导审 批 综合管理部 组织采购 物资计划表 经营采购中心或项目 部组织验收 保管 公司分管领导 审批 招标 工程技术部 审核 招标 工程部 项目部 经营采购中心或 项目部招议 标 招标 公司分管领导 审批 招标 工程技术部 审核 招标 项目部 20 60 某有限公司某有限公司 第第二二部部分分 招招标标管管理理办办法法 暂暂行行 第一章第一章 总总 则则 第一条为了规范安徽振发科技有限公司 以下简称公司 的招标投标活 动 保护公司利益和招 投标人的合法权益 提高经济效益 保证项目招 投标质量 根据 中华人民共和国招标投标法 等有关法律 法规 特制定 招标投标管理办法 以下简称本办法 第二条本办法适用公司进行的所有招标投标活动 第三条公司进行的工程建设项目包括项目的勘察 设计 施工 调试 监理以及与工程建设有关的设备 材料等的采购 批量物资的采购 设备 运输等本办法第十五条规定限额以上的采购 必须进行招标 第四条招标投标活动应当遵循公开 公平 公正和诚实信用的原则 大型招标项目 应由公司董事会 监事会或委托国家公证机关参加整个 招标投标活动 进行现场监督 证明招标投标行为的真实性 合法性 第五条公司董事会或公司董事长 总经理等高层领导明确不需要招标 的以外 公司的任何部门或个人不得将必须进行招标的项目化整为零或者以 其他任何方式规避招标 必须进行招标的项目 其招标投标活动不受地区或 者行业的限制 第六条招标投标活动及其当事人必须接受依法实施的监督 第二章第二章 组织机构及职责组织机构及职责 第七条公司招标领导小组及其职责 21 60 公司成立以董事会成员和公司总经理 副总经理组成的招标领导小 组 招标领导小组主要负责 1 对500万元以上重大招标项目进行全过程的领导 指导 2 负责对500万元以上重大项目招标评标委员会上报的评标报告进行审 议 3 对500万元以上重大项目评标委员会推荐候选中标单位排序进行审定 并确定中标单位 第八条 公司招标办公室及其职责 公司招标领导小组下设招标办公室 招标办公室主任由公司总经理兼任 成员由公司副总经理 财务总监 市场开发中心 经营采购中心 设计院 工程管理中心 财务管理中心主要领导和有关人员组成 具体负责招标 评标的组织工作 并受董事会委托根据评标委员会的评标结果确定500万元 以下项目的中标单位 主要内容 1 确定招标方式 自行招标或委托咨询公司招标 2 编制或审定招标文件 评标细则 3 拟定或预选投标单位 发招标邀请函 4 组织评标委员会 根据招标项目拟定评标委员人选 5 对500万元以下的候选中标单位排序 审定并确定中标单位 对重大项目 候选中标单位排序进行排序 并招标领导小组确定中标单位 6 发预中标通知书 7 定标后的合同洽谈和签订 第九条 评标委员会及其职责 评标委员会具体负责 1 标书初评 详评 22 60 2 组织答疑 撰写评标报告 第十条 招标监督小组 重大项目可以由公司总经理根据需要成立监督小组 第三章第三章 招招 标标 第十一条 招标项目按照国家有关规定需要履行项目审批手续的 应当先履行审批手续 取得批准 第十二条 招标方式 根据招标项目的不同可以采取公开招标 邀请招标和议标三种方 式 第十三条 一般情况下 达到下列标准之一的 必须进行招标 1 施工单项合同估算价在100万元人民币以上的 2 重要的设备 材料采购 单项合同估算价在50万元人民币以上的 3 勘察 设计 监理 运输 调试等服务项目采购 单项合同估算 价在30万元人民币以上的 第十四条 有下列情况之一的可不实行招标 1 可供选择的投标单位不足三家 2 配套产品指定厂家 3 公司董事会或公司领导认为不适合招标或有其他原因不适合招标 的项目 因上述情况不具备招标条件的 采购前应报总经理或董事长批准 第十五条 公司可以选择招标咨询单位 委托其协助办理招标事宜 公司具有编制招标 23 60 文件和组织评标能力的招标项目 公司可自行办理招标事宜 第十六条 公司采用邀请招标方式的 应当向三个或三个以上具备承担招标项目的能力 资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书 特定项目或设备不 具备公开招标和邀请招标条件的 报公司总经理批准后 邀请单位数量可为 两个或采取直接议标发包方式 第十七条 公司可以根据招标项目本身的要求 在招标公告或者投标邀请书中 要求潜 在投标人提供有关资质证明文件和业绩情况 并对潜在投标人进行资格审查 第十八条 招标项目应编制招标评标工作计划 招标文件 评标细则等项文件 招标评 标工作计划 招标文件 评标细则等应经招标办公室确认 第十九条 招标文件应根据招标项目的特点和需要编制 招标文件应当包括招标项目的 技术要求 对投标人资格审查的标准 投标报价要求和评标标准等所有实质 性要求和条件以及拟签订合同的主要条款 国家对招标项目的技术 标准另有规定的 应当按照其规定在招标文件 中提出相应要求 招标项目需要划分标段 确定工期的 应当合理划分标段 确定工期 并在招标文件中载明 第二十条 招标项目如设有标底的 标底必须保密 一个招标文件只能编制一个标底 第四章第四章 投投 标标 第二十一条 24 60 投标人是响应招标 参加投标竞争的法人或者其他组织 依法招标的科研 项目允许个人参加投标的 投标的个人应符合本办法有关投标人的规定 第二十二条 投标人应当具备承担招标项目的能力和招标文件对投标人规定的资格条件 第二十三条 投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件 投标文件应当对招标文件提 出的实质性要求和条件作出响应 投标文件应密封 并加盖单位和法定代表 人的印鉴 招标项目属于工程建设勘察 设计 施工 调试 监理的 投标文件的 内容应当包括拟派出的项目负责人与主要技术人员的简历 业绩 拟对本项 目的服务时间 属于勘察 施工 调试 监理的 还应当包括拟用于完成招 标项目的机械设备 测试设备等 第二十四条 投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前 将投标文件送达投 标地点 公司收到投标文件后 应当签收保存 不得开启 在招标文件要求提交投标文件的截止时间后送达的投标文件 应当拒收 第二十五条 投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前 可以补充 修改或者撤 回已提交的投标文件 并书面通知本公司 补充 修改的内容为投标文件的 组成部分 第二十六条 招标文件应要求投标人在提交投标文件的同时提交投标保函 或保证金 第二十七条 投标人不得以他人名义投标或者以其他方式弄虚作假 骗取中标 否则一经 发现 没收投标保证金 取消中标资格 25 60 第五章第五章 开标 评标和中标开标 评标和中标 第二十八条 开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间后进行 开标地点应当为 招标文件中预先确定的地点 第二十九条 开标会邀请所有投标人参加 开标时 由投标人或者其推选的代表检查投标 文件的密封情况 经确认无误后 由工作人员当众拆封 宣读投标人名称 投标价格和投标文件的其他主要内容 第三十条 评标由公司评标委员会负责 评标过程要采取必要的措施 保证评标在严格 保密的情况下进行 第三十一条 评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法 对投标文件进行评审 和比较 设有标底的 应当参考标底 第三十二条 中标人的投标应当符合下列条件之一 能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准 能够满足招标文件的实质性要求 并且经评审的投标价格最低 第三十三条 评标委员会经评审 认为所有投标都不符合招标文件要求时 可以否决所有 投标 必须进行招标的项目的所有投标被否决的 应当依照本办法重新招标 第三十四条 中标人确定后 公司经营采购中心负责向中标人发出中标通知书 将中标结 果通知所有未中标的投标人 退还投标保函 或保证金 中标人放弃中标项 26 60 目给公司造成损失的 应当依法追究法律责任 第三十五条 公司和中标人应当自中标通知书发出之日起10日内 特殊情况可适当延长 按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同 中标人应当按招标文件确定的时间及时提交履约保证金 同时公司向其退还 投标保函 或保证金 27 60 第六章第六章 附附 则则 第三十六条 本办法自发布之日起实行 本办法由公司经营采购中心负责解释 某有限公司某有限公司 招标结果汇总审批表招标结果汇总审批表 工程或设备名称 估算价承办人招标方式 发标时间截标时间开标时间 投标单位 技术评分 排名 报价 商务分总排名 简要评估 推荐预中标排序 评标小组人员 签名 公司招标 办公室成员 签名 备 注 28 60 某有限公司某有限公司 第第三三部部分分 经经济济合合同同管管理理办办法法 暂暂行行 第一章第一章 总总 则则 为规范合同管理 防范经营风险 提高合同履约率 维护公司的合 法权益 根据 中华人民共和国合同法 和有关法律 法规 并结合本 公司实际情况 特制定 经济合同管理办法 以下简称本办法 第二章第二章 适用范围适用范围 本办法适用于公司对外签订的所有经济合同和协议 以下均简称合同 第三章第三章 经济合同管理机构和管理职责经济合同管理机构和管理职责 一 经济合同管理实行公司统一领导 归口管理 分工负责 监督管理 的原则 二 经济合同范围和种类 1 本办法所指合同的范围包括以本公司为合同主体对外签订的所有发包 合同 公司对外承包合同管理办法另行制定 2 公司管辖的合同分为以下几类 A类 项目前期可研 初步设计 勘测设计合同 咨询 评估监测及科学 试验合同 土地及建构筑物征迁 补偿合同 技术引进 转让合同 教 育培训等有关合同 B类 工程施工承包合同 工程调试合同 工程监理合同 质量监督合同 安全监察合同 维修 技改 维护合同 财产租赁 工程设备 材料 29 60 备品备件采购合同 非标设备加工合同 货物仓储保管合同 后勤生 活涉及的有关办公设备 房屋 机械租赁合同 运输以及其它与其相关 的合同 C类 借贷合同 财产保险合同 资产评估合同 以上各类合同的补充协议均与原合同属同类合同 3 根据上述合同分类 确定本公司合同谈判 草拟签约的主办部门和协 办部门 1 A类合同 市场开发中心主办 设计院 经营采购中心 工程技术中心 财务管理 中心 法务部协办 2 B类合同 经营采购中心主办 市场开发中心 设计院 工程技术中心 财务管理 中心 法务部协办 3 C类合同 财务管理中心主办 经营采购中心 市场开发中心 法务部协办 特殊情况公司董事第或总经理可指定承办部门或承办人 以上各类合同 的补充协议由原主办部门办理 三 合同管理职责 1 公司经营采购中心是公司合同的归口管理部门 对合同管理负有规范 管理 指导 监督和检查的职责 2 合同主办部门职责 1 调研论证 组织合同谈判 草拟合同文本 组织合同评审 依据授权 签约 30 60 2 负责合同的履行以及履行过程中合同的变更 包括单价 总价 图纸 期限 质量 价款支付方式变更 书面材料收集 保管归档 3 合同履行过程中发生违约及工期 质量等争议 及时向公司领导汇报 并及时协调调解 仲裁 诉讼 确保公司权益不受损害 经营采购中心设合同专管人员1人 市场开发中心 工程技术中心 财务 管理中心设兼职合同管理人员或主办人员 3 合同专管 兼职 人员职责 1 保管合同及分发 合同正本保存在公司档案室 合同副本按附表1确 定的分发范围办理分发手续 合同电子文本由主办部门负责发公司领导 并按合同分发范围上公司局域网供相关人员浏览查询 2 负责检查合同是否符合法律和有关规定 3 及时检查合同执行情况 并督促合同执行人员做好合同的付款 催交 来往函件处理及相应的保管工作 4 汇总反馈合同执行主要情况 5 汇编和编制合同签订和执行情况一览表 附件2 6 重大问题 资金问题 技术问题 质量问题 应及时书面向分管领导 汇报 来不及时可先口头汇报 并于三天内补写书面报告 4 合同主办人员职责 1 负责合同签约前的各项具体工作 2 负责合同签约后的具体执行工作 如催交 付款等 3 牵头与其他部门相关人员的协办工作 4 来往函件的收发和管理工作 5 各专业人员职责 31 60 1 按专业分工负责相关条款的执行工作 2 经常检查该部分的执行情况 3 及时处理有关来往函件 但函件的原件须及时交主办部门专管人员保 管 如需用则保留复印件 4 执行情况及函件处理结果及时和主管部门专管人员联络 并以书面形 式交主管部门专管人员 6 合同管理总结会议原则上每半年召开一次 根据项目进展情况有关部 门可分别召开协调会处理有关事宜 第四章第四章 合同的订立合同的订立 一 公司是合同主体 任何职能部门一律不得以其名义对外订立合同 二 公司合同评审采取会议评审和会签制度 合同文本由主办单位或合 同另一方草拟 由招标确定中标单位的合同文本应与招标文件中合同主 要条款相一致 三 合同评审 1 30万元以上的A类合同 100万元以上的B类合同 10万元以上的C类合 同 融资合同除外 采取会议评审 2 会议评审由公司总经理或副总经理主持 设计院 工程技术中心 经 营采购中心 法务部 财务管理中心相关专家参加 主办部门记录会议 结果 见附件2 如需要修改的不同意见则由合同主办部门与对方洽谈 上述限额以下的合同采取会签制 附件3 合同会签由主办部门根据与 合同另一方初步洽商情况草拟文本 经主办部门 协办部门会签后 报 公司领导批准 进行合同签订 如会签中有不同意见需要对合同条款进 行修改 由主办部门负责与合同对方进行再次洽商后报公司领导批准 32 60 进行合同签订 公司对外工程承包合同原则上由公司法定代表人或法定代表授权委托人 审批并签署 分包工程或物资采购合同原则上由董事长授权总经理审批 总经理根据授权范围认为需要董事长审批的合同 由主办部门报董事 长批准 如总经理因事外出不能及时审批 合同又急于签订时 经过总 经理同意可由委托分管副总经理审批 分包合同文本经过董事长或总经 理审批后 可委托公司主办部门有关人员和公司分管领导签署 四 合同签订前的准备 1 签订各类合同人员必须熟悉并掌握相关法律 法规 政策 严格执行 各类合同法定程序 本着平等互利 等价有偿 诚实信用 协商一致的 原则 依法进行 2 合同签订前应做好资质审查工作 详细了解合同另一方的法人资格 经营范围 资质等级 企业信誉及业绩 履约能力 财务状况等事项 3 工程合同签订前 合同主办部门及业务人员应详细了解标的 市场行 情 做好合同对方报价 概预算的审核以及招标等有关工作 4 合同主办部门在合同签订前 草拟合同文本 组织合同谈判前的准备 会议 公司领导 合同协办部门参加并提出谈判意见 合同主办部门汇总并整理各方意见 组织与合同对方的合同谈判工作 公司领导 合同协办部门人员参加谈判 五 合同的内容可根据合同性质具体约定 但应包括以下条款 当事人的名称 姓名 和住所 标的 数量 质量 价款或酬金 付款方式 履行的地点 期限和方式 违约责任 解决争议的方式 生 效与失效时间 合同份数 各类合同应按以下原则由合同管理人员统一编号 编号规则及及含义如 33 60 下 1 合同 ZF A B C 201 振发 合同类别 项目代码 年月份 顺序号 2 补充协议 ZF A B C 201 振发 合同类别 项目代码 年月份 原顺序号 补充协议序号 3 技术协议 为确保设备符合设计上明确的技术参数 以及设备间的系统互连 合同应有技术协 议做为附件 合同技术协议 附件 由设计院根据设计要求拟制 工程技术部审核确认 合同文本应做到文字规范 严谨 表达准确 具体 重要的概念 专业 术语应作专条定义 以仲裁或诉讼作为争议解决方式的 应当争取将仲 裁机关或管辖法院确定在本地 六 合同签订 签约前应对合同主体 签约资格 对方资信进行审查 各类合同签订的当事人 应具有法定代表人资格或持有有效的 法定代 表人授权委托书 公司对外签订合同 在履行批准程序并由公司法定代表人或法定代表授 权委托人签字 加盖合同专用章后方可生效 七 所有合同应采用书面形式签订 可参照国家有关部门推荐的合同示 范文本 八 合同专用章由公司授权经营采购中心负责保管 合同专用章是合同 的专用签章 任何其他部门不得私自乱刻合同章或借用 冒用合同专用 章 合同签署后必须加盖合同专用章 不得用其他签章形式代替 九 实行招标或议标发包的合同 其合同的主要条款 应当与招标文件 投标文件和中标通知书的主要内容相一致 招 投标文件差异部分的 澄清应补充到相应条款 34 60 十 A B类合同我方不得少于5份 即正本1份 副本4份 其他合同 我方一般不得少于3份 即正本1份 副本2份 第五章第五章 合同的履行合同的履行 一 合同一经签订生效 即具有法律效力 应当按照约定 认真 全面 地履行 二 合同生效后 主办部门及协办部门要认真履行合同 对质量 数量 价款有异议的要在法定期限或规定期限内以书面形式向合同另一方提 出 同时对合同另一方在质量 数量 价款的异议也要在法定期限内给 予书面答复 对确需变更或解除的合同 以书面形式经双方确认 合同 履行中发生争议或有违约现象发生 要及时向公司有关领导书面汇报 以便及时有效的解决争议 三 合同履行期间 合同管理人员和经办人员须及时了解合同履行情况 汇总整理相关资料 合同履行中必须严格按照合同的约定予以进行 相关的通知 送货单 催收通知等相应证据需妥善保存 四 超出授权范围和期限签订的合同对公司不具有法律效力 其后果由 责任人个人承担 五 严禁以签订合同名义谋取私利 损害本公司利益 严禁在合同谈判 合同签订 合同履行过程中收受礼品 收受回扣 要严守商业秘密 保证合同安全履行 六 合同履行终结后 主办部门应将合同正本包括其他书面文件整理装 袋并按公司相关要求附有移交文件目录 电子版本 扫描件 等交档案 室存档 35 60 第六章第六章 分包合同付款分包合同付款 一 合同必须严格按合同规定条款付款 付款程序按公司财务付款程序 办理 二 分包工程合同和服务合同其至工程或服务结束 竣工验收前 付款 一般不超过总价的80 质保金一般为结算款的5 10 三 设备采购等合同一般付到合同总价的90 后停止支付 待质保期满 合格后 再付余款 四 在合同结束付最后一笔款项时 采取会签制度 由主办部门会同协 办部门负责人签字 确认没有遗留问题 并注明 付清余款 字样 按 有关批准程序批准后再予支付 详见 承包商管理办法 五 承包合同和技术转让等合同的应收款由财务部按照合同约定及时足 额办理 第七章第七章 合同的变更 转让和解除合同的变更 转让和解除 一 对外合同发生变更时 在收到对方的书面通知后 在规定的期限内 做出书面明确答复 二 合同履行中 对方提交的有关合同附件及相关文件 文本不作合同 变更处理的依据 三 我方将合同责任转让给第三方时 应以书面形式通知合同对方 并 进行协商 协商一致后再行变更 四 合同变更导致合同价款 付款方式等变化时应签订补充协议 当价 款变更超过原合同价款的三分之一时 应按原合同签订审查程序办理会 议评审或会签 36 60 五 未经与对方协商一致或未出现约定的解除条件的 不得单方解除合 同 但发生下列情形之一的 可书面通知对方解除合同 1 因不可抗力致使不能实现合同目的的 2 在履行期限界满之前 对方明确表示或者以其行为表明不履行合同义 务的 3 对方延迟履行主要义务 经催告后在合理期限内仍未履行 4 对方其他违约行为致使不能实现合同目的的 第八章第八章 合同索赔合同索赔 一 在履行对外合同中当发生下列情形之一时 应向对方提出合同索 赔 1 对方拒绝或疏于其应尽的合同义务而导致我方遭受损失或损害的 2 对方无法或没有能力承担在合同中约定的责任和义务 3 由对方引起的合同的变更 转让和解除对我方产生影响或使我方遭受 损失的 4 由于不可抗力导致合同不能继续执行而造成的对我方的影响或损失的 二 合同索赔应注重证据 合同主办 协办部门和合同管理人员应及 时收集与合同索赔有关的资料和证据 了解合同执行中存在的问题 实 事求是 合理索赔 如系双方共同责任 则由双方协商处理 三 合同主办 协办部门和合同管理人员应熟悉合同 研究合同 认 真执行合同 及时纠正履行合同中的偏差 作好反索赔工作 37 60 第九章第九章 合同纠纷的处理合同纠纷的处理 一 在执行对外合同中因合同发生纠纷时 可先行协商 调解 达成一 致的 应形成书面协议 协议签订前应当送交法律事务部门审查 二 合同纠纷协商 调解未果的 可以按合同的约定申请仲裁或提起诉 讼 当采用诉讼方式时 要写明地域管辖条款 采用仲裁方式时 应明 确仲裁机构 第十章第十章 合同信息管理合同信息管理 一 合同主办部门应建立合同台账 对本部门全年承办的合同按时间顺 序进行登录 对每一份合同应分类建档 每类中应收有该合同自订立至 履行的全部资料 合同主办部门每月末向公司领导和有关部门通报合同执行情况报表 并在公司局域网上共享 重要的合同应由公司档案室按照档案管理办法编 目归档 38 60 第十一章第十一章 附附 则则 本办法自发布之日起实行 本办法由经营采购中心负责解释 附表 1 某有限公司合同分发范围表 2 合同评审会议记录 3 合同会签表 4 月度采购付款申请表 5 设备 物资付款审批单 39 60 附表附表1 1 合同分发范围表合同分发范围表 序号序号合同名称合同名称正本正本副本副本 1 A类合同档案室 合同执行单位 财务管理中心 经营采购中心 工程技术中心 设计院 2 B类合同档案室 合同执行单位 经营采购中心 财务管理中心 工程技术部 设 计院 3 C类合同档案室财务部 经营采购中心 40 60 附表附表2 2 合同评审会议记录合同评审会议记录 公司领导 有关部门 合同经过与发 承 包方初步洽商 形成合同文本 初稿 根据公司 经济 合同管理办法 规定 现将合同文本 初稿 提请本次会议评审 主办部门 名称 将根据本次评审意见再次与中标单位洽商 主办部门名称 主办人 年 月 日 评审意见 或结论 参 加 人 员 董事长 总 经 理 分管领导 分管领导 设 计 院 工程技术中心 财务管理中心 法务部 主 办 部 门 41 60 附表附表3 3 合合 同同 会会 签签 表表 公司领导 有关部门 合同经过与发 承 包方初步洽商 形成合同文本 初稿 合同金额为 元 根据公司 经济合同管理办法 规定 现将合同文本 初稿 报请相关部 门会签和领导审批 主办部门 章 主办部门主管 主办人 年 月 日 领导 部门意 见签 名 总经理 或董事长 分管领导 法务部 设计院 工程技术中心 财务管理中心 其他有关部门 注 部门会签不分先后 请相互传递 部门会签完后送主办部门主办部门汇总会签意见 分包和采购合同原则 上由董事长授权总经理签署 总经理根据授权认为需要董事长审批时 由主办人部报董事长批准 42 60 第四部分第四部分 物资付款流程物资付款流程 第一条 目的 为规范经营采购中心采购各阶段付款 确保公司资金合理使用 保证采购 物资及时满足项目现场需要 现结合公司实际情况 制定本流程 第二条 适用范围 适用于振发新能源经营采购中心各项目材料及设备采购款项支付 第三条 部门职责 1 1 经营采购中心主要职责 1 1 1负责根据采购合同要求负责办理采购付款手续 负责收集财务 收据 采购发票 到货证明等付款证明 1 1 2合同预付款的支付 由经营采购中心根据合同规定填报 设备 物资预付款审批单 同时附收款单位财务收据 报财务总裁 董事长 审批 1 1 3设备进度款的支付 由经营采购中心根据采购合同和财务部门 提供的月度付款信息编制 月度采购付款申请表 每月10号前报公司资 金平衡会议讨论 讨论通过后签字形成 月度采购付款计划表 交财务部 门 1 1 4 经营采购中心根据 月度采购付款计划表 编制 设备 物资进度款审 批单 经过项目经理签字确认报采购总裁审批后送报财务部审核付款 送 财务部应同时附到货证明 安装完工证明或质保期完成证明 1 2 财务部门主要职责 1 2 1每月初第二个工作日提供前一个月项目合同付款情况表 包括 43 60 合同当月付款 累计付款等信息 1 2 2审核经营采购中心提供的月度付款计划 1 2 3审核经营采购中心申报的项目合同 设备 物资预付款审批单 审核无误后付款 1 2 4按照付款条件审核各进度设备 物资付款资料的完整性 在资 料满足付款条件时及时付款 第四条 月度采购付款申请表 的编制和审批 采购工程师根据采购合同付款方式 到货凭证 销售发票 财务已付 款信息等情况编制 月度采购付款申请表 部门经理审核后交公司资金 平衡会议讨论批准 第五条 设备 物资付款审批单的编制和审批 未列入 月度采购付款计划表 的临时性付款由采购工程师根据采购 合同付款条件 设备 物资付款审批单 经过财务审核后报公司董事长 批准 第六条 付款 1 1 除支付预付款和已签有合作协议付款以及合同另行规定发票到票情况外 原则上必须收到供应商的正规增值税发票和供应商财务对账单后 才能办 理最后一笔货款支付 1 2 当接到对供应商提供的产品或服务提出投诉或出现重大不良品事故时 采 购工程师应及时向上级主管领导汇报 得到上级领导授权后 通知财务部 停止对该供应商的付款 直到投诉或不良品问题得到妥善解决后 方可继 续付款 第七条 发票资料管理 对于采购收到的发票做好及时审核工作 包括开票名称 44 60 开票明细和开票金额 并录入发票台帐 入库手续办齐后及时上交公司财 务 财务收到发票后需签收发票复印件并交与采购合同管理员存档 附附 物物资资付付款款流流程程图图 经营采购中心根据合同和 财务提 供的实际付款情况表编制 工程部有关人员 资金平衡会议 讨论批准 经营采购中心有 关人员 采购总监 月度采购付 款计划表 月度采购付 款申请表 财务部有关人员 财务总监 财务部办理 付款 董事长 预付款审批表预付款审批表 提货款 到货款等 进度付款审批表 1 收据 发票 2 合同 1 收据 发票 2 收料单 入库单 完工 验收证书 45 60 附表附表1 1 月度采购付款申请表月度采购付款申请表 XXXXXX光伏并网发电项目光伏并网发电项目X X月份付款申请表月份付款申请表 序号序号设备物资名称设备物资名称对方单位对方单位合同金额合同金额 付款情况付款情况 未付款未付款 X X月应付款月应付款 建议付款建议付款 1 2 3 4 5 合计 采购部经办人 财务复核 总经理审批 采购领导审批 财务领导审批 董事长审批意见 46 60 附表附表2 设备 物资付款审批单设备 物资付款审批单 附表附表2 12 1 振振 发发 新新 能能 源源 科科 技技 有有 限限 公公 司司 设备 物资进度付款审批单设备 物资进度付款审批单 项 目 名 称 申请日期 设备合同物资名称合同金额 付款进度预付款提货款到货款安装款质保金 应付金额 合计已付 本次就付金额 大写 小写 收款单位全称 收款单位账号 收款开户银行 本款项经办人 项目经理 采购部经理 分管领导审批 财务审核凭证 付 款 备注 此表为资金计划批准后的财务付款审批表 由经营采购中心填制 财务 付款时按合同 进度应分别提供到货证明 安装验收证明 质保期证明及相应的财务收据和发 票财务 审核无误付款 附表附表2 22 2振振 发发 新新 能能 源源 科科 技技 有有 限限 公公 司司 47 60 设备 物资预付款审批单设备 物资预付款审批单 项 目 名 称 申请日期 设备合同物资名称 合同金额 付款进度预付款提货款到货款安装款质保金 应付金额 合计已付 本次应付金额 大写 小写 收款单位全称 收款单位账号 收款开户银行 本款项经办人 项目经理 年 月 日 经营采购中心 总经理审批 年 月 日 董事长审批 年 月 日 财务复核付款 说明 此表为预付款审批表 由经营采购中心根据合同填制 报批 报批时应附 合同 财务收据 48 60 附表附表2 32 3 振振 发发 新新 能能 源源 科科 技技 有有 限限 公公 司司 设备 物资设备 物资 计划外 计划外 付款审批单付款审批单 项 目 名 称 申请日期 设备合同物资名称 合同金额 付款进度预付款提货款到货款安装款质保金 应付金额 合计已付 本次应付金额 大写 小写 收款单位全称 收款单位账号 收款开户银行 本款项经办人 部门经理 年 月 日 分管领导意见 年 月 日 财务审核 财务总裁审批 总经理审批 董事长审批 年 月 日 说明 此表为计划外临时性付款申请表 由提出部门填报 按上表审批流程报 批 财务按照付款性质审核相应资料 49 60 附表附表2 42 4 振振 发发 新新 能能 源源 科科 技技 有有 限限 公公 司司 发票核销单 项目名称 XXXXXX MWpMWp项目项目 采购单位 江苏振发新能源江苏振发新能源 发票内容 XXXXXXXXXX 供应商 有限公司有限公司 合同编号 ZFC ZFC 合同金额 000 00000 00 发票清单 序号货物名称发票号码单位数量金额备注 1 2 3 4 5 合合 计 计 张张 合同未开票金额 经办人 审核人 接收人 50 60 第第五五部部分分 物物资资询询价价比比价价实实施施细细则则 暂暂行行 1 为了更好地执行公司 招标管理办法 便于询价比价工作的实 际操作 和管理 特制订本实施细则 2 本实施细则适用于公司 招标管理办法 和 物资管理办法 中 规定所有须询价比价的工作 3 公司招标办公室是询价比价工作的领导机构 承办部门 或项目 部 负责询价比价的组织工作 4 询价比价评标小组 根据询价比价项目情况 在公司进行的询价比价应临时成立询价比价评标 小组 成员必须有 承办部门 专业工程技术人员 财务部等人员组成 参加人员不少于三人 在项目部进行的询价比价工作由项目经理组织 指 定专人负责 参加人员不少于三人 5 询价比价准备 5 1 询价比价准备工作由承办部门或承办人负责 5 2 经营采购中心 或项目部 负责编写询价书 技术规范书由工程部技术人 员或项目部技术人员编写 5 3 承办部门根据询价比价项目进行询价邀请 并进行必要的资格预审 邀请 单位不得少于两家 重要物资不得少于三家 5 4 项目部负责的询价比价将上述资料发公司经营采购中心审核 审 核人员应在两个工作日内反馈意见 51 60 5 5 承办部门根据批准的询价比价申请表发放询价书 6 询价比价的投标 6 1 询价书的截止日期须在询价书中明确 6 2 询