办公室质量工作手册.doc

重庆市黔江区烟草专卖局（分公司） 办公室 质量管理体系工作手册批准/日期： 审核/日期： 编制/日期： 发布日期：二九年七月三十日目 录01 市局（公司）质量方针02 市局（公司）质量目标03 黔江 区局（分公司）质量目标04 办公室质量目标05 部门组织结构图06 部门职能07 部门岗位职责08 主要工作流程09 执行制度或管理办法10 各类记录表格清单11 支持性文件清单01市局（公司）质量方针服务至诚 行动致远阐释：认真贯彻落实“三诚服务，以心换心”的服务理念，以服务创造卓越，以至诚创造感动；紧跟行业战略发展航向，以科学管理、务实创新精神，把客户满意作为无限追求，以行动创造未来。注1：本方针符合GB/T190012000质量管理体系标准对方针要素的要求，即方针应与组织的宗旨相适应，并体现满足要求和持续改进的承诺。注2：质量管理关注的是产品和顾客，重庆烟草的产品是服务。方针紧扣 “三诚服务、以心换心”的服务理念，强调以客户为关注焦点，把服务做到最优，这正是质量管理的目的。注3：“行动”出自于“渝烟之道行动者创造未来”，是企业文化的延展；“致远”出自于诸葛亮戒子篇“非淡泊无以明志，非宁静无以致远”。“行动致远”，突出了执行力的地位，蕴涵了持续改进的目标，与深入学习实践科学发展观的时代背景相吻合；强调行动不仅着眼现在，更应放眼未来，彰显了追求永无止境的管理境界。概之，“服务至诚，行动致远”秉承了企业文化的精髓，具备体系要求的要素，作为重庆烟草质量方针能够指导组织在质量管理方面的无限追求。02 市局（公司）质量目标1.专卖行政处罚案卷合格率95%；2.专卖行政许可案卷合格率95%；3.订单合同满足率95%；4.顾客满意度90%；5.烟叶收购上等烟比例40%、中等烟比例45%；6.烟叶工商交接等级合格率60%；7.物流分拣品牌互错率0.3；8.物流配送准确率100%。03 黔江区局（分公司）质量目标1.职工教育培训率100%2.工程项目质量合格率100%；3.工程项目立项执行率100%4.数据统计准确率100%；5.质量体系认证合格率100%。6.公文处理流程差错率3%；7.档案管理达标率100%8.专卖行政处罚案卷合格率95%；9.专卖行政许可案卷合格率95%；10.举报投诉处理率100%；11.文明执法评议满意率80%以上；12.打假指令执行率100%；13.打假打私（查案）目标完成率100%；14.内管系统预警信息处理率100%。15.预算管理执行率90%；16.固定资产保值增值率80%以上17.订单合同满足率95%；18.订单获取准确率99.95%；19.顾客满意度90%；20.销量指标目标达成率100%；21.销售结构同比增长7%；22.骨干品牌同比增长2%；23.卷烟零售价格综合到位率70%；24.销量预测吻合度90%；25.网上订货客户比35%；26.网上订货成功率85%；27.信息维护准确率100%；28.烟叶收购上等烟比例40%、中等烟比例45%；29.烟叶工商交接等级合格率65%；30.收购烤烟等级合格率70%；31.送货装载率85%；32.物流分拣品牌互错率0.3；33.物流配送准确率100%。 04办公室质量目标1. 信访办结率100%；2. 档案归档率90%；3. 政务督查办结率100%；4. 文字差错率3。05部门组织结构图06部门职能(一) 承担公文管理、档案管理、信访稳定、行政事务管理等职责；(二) 负责政务信息、机要保密、法制建设、宣传报道等工作；(三) 负责督办局（分公司）党组会议、办公会议决定的事项；(四) 负责协助领导了解和掌握全面情况，协调部门间的工作；(五) 负责承办综合性重要会议，组织起草重要材料；(六) 负责质量管理体系和职业健康安全相关法律法规的收集、处理与更新；(七) 负责质量管理体系文件和记录管理工作；(八) 全面完成局（分公司）下达的质量管理体系建设工作。部门职能（按重要性排序）序号概述内容描述1制度建设1拟定与本部门职责相关的规章制度，确保符合相关法律法规要求；2组织、检查与监督由本部门主管的相关制度的落实情况；3不断修改和完善与本部门相关的各项规章制度；4组织对违反本部门主管的相关规章制度的事项进行分析，并提出考核意见。2领导服务1安排分公司领导的日常服务工作；2负责领导的日常工作纪要、重要活动的日程安排与事务处理；3协调各部门工作；4督促、检查分公司领导布置的主要工作任务的贯彻落实情况。3公文管理1组织起草分公司综合性文件；2审核分公司自制行政文件；3制定公文管理规范和办法，负责行政文件的文印、收文、发文、归档、销毁及机要文件管理，指导监督各部门的公文管理；4负责外来行政公文的签收、送批、传阅、保管、归档。4档案管理1负责局（分公司）文书档案的资料收集、整理及归档工作；2指导各类业务档案的资料收集及整理归档，并接收其移交管理；3承担综合档案室在库档案资料的计算机录入、日常维护管理及查阅利用工作。5会务管理1安排落实各种综合性重要会议的资料及会务准备，做好会议记录；2负责局（分公司）各类会议协调安排及会议室的日常维护管理。6公共关系1负责接洽局（分公司）对内对外的工作业务事宜；2负责局（分公司）综合性工作联系方面的接待，受理其他部门对口接待申请。7车辆管理1负责分公司公务用车的调度安排、日常管理、维护保养、行车安全等工作；2对所属部门管理的车辆实施监管，组织驾驶人员的学习培训。8后勤行政管理1负责局（分公司）的水电、通讯设施设备的管理工作；2负责局（分公司）各类证照印鉴的审验、使用及管理工作；3负责局（分公司）的水费、电费等缴纳工作；4管理局（分公司）的环境保护、绿化及卫生工作；5负责局（分公司）职工食堂及招待所的管理工作。9政策法规宣贯1督查行业内部管理规定的执行情况；2督查党和国家方针政策的贯彻落实情况；3组织相关法律法规的培训学习。10其他1负责组织与本部门职能相关的企业内部培训工作；2负责本部门预算管理；3完成领导临时交办的任务。07 部门岗位职责07.01主任职责主要工作职责（按重要性排序）序号概述内容描述1领导服务1组织安排局（分公司）领导的日常服务工作；2负责局（分公司）领导的日常工作纪要、重要活动的日程安排与事务处理；3组织协调局（分公司）各部门工作；4督促、检查局（分公司）领导布置的主要工作任务的贯彻落实情况。2公文管理1组织起草局（分公司）综合性文件；2审核局（分公司）自制行政文件；3组织制定公文管理规范和办法，负责行政文件的文印、收文、发文、归档、销毁及机要文件管理，指导监督各部门的公文管理；4负责外来行政公文的签收、送批、传阅、保管、归档。3档案文书管理1负责局（分公司）文书档案、人事档案的资料收集、整理及归档工作；2指导各类业务档案的资料收集及整理归档，并接收其移交管理；3承担档案资料的计算机录入、日常维护管理及查阅利用工作；4负责局（分公司）公章印鉴及介绍信的使用及保管。4会务管理1安排落实局（分公司）各种综合性重要会议的资料及会务准备，做好会议记录；2负责局（分公司）各类会议协调安排及会议室的日常维护管理。5公共关系1负责接洽局（分公司）对内对外的工作业务事宜；2负责县局（分公司）综合性工作联系方面的接待，受理其他部门对口接待申请。6车辆管理1. 组织制定局（分公司）车辆管理制度，对驾驶员进行考核，开展驾驶员的学习培训工作；2. 负责局（分公司）车辆管理及维修维护工作，建立健全车辆管理档案、驾驶员档案；3. 负责局（分公司）机关公务用车的调度安排、日常管理、维护保养、行车安全等工作。7行政后勤管理1负责局（分公司）的水电、通讯设施设备的管理工作；2负责局（分公司）各类证照印鉴的审验、使用及管理工作；3负责局（分公司）的水费、电费等物业费用的收缴工作；4管理局（分公司）的环境保护、绿化及卫生工作；5负责局（分公司）职工食堂及招待所的管理工作。8政策法规宣贯1督查行业内部管理规定的执行情况；2督查党和国家方针政策的贯彻落实情况；3组织相关法律法规的培训学习。9部门建设1. 负责部门年度工作计划的编制与预算管理；2. 负责部门规章制度与流程的编制、完善及贯彻与执行；3. 负责部门内部管理：部门内部工作安排；组织部门内员工考评；协助组织部门内员工招聘、培训等工作；4. 负责本部门的企业文化建设和员工的思想政治工作。10其他完成上级领导临时交办的任务。07.02后勤副主任职责主要工作职责（按重要性排序）序号概述内容描述1车辆管理1.拟定局（分公司）车辆管理制度，并负责监督考核实施； 2.负责建立健全局（分公司）车辆管理台帐、档案和驾驶员档案； 3.负责局（分公司）机关公务用车的运行管理、维护保养、行车安全等工作。4.负责驾驶员的安全学习、业务知识培训、工作考核；2后勤管理1负责局（分公司）的水电、通讯设施设备的管理工作；2负责局（分公司）的水费、电费等物业费用的收缴管理；3负责局（分公司）各类证照印鉴的审验、使用及管理工作；4管理局（分公司）的环境保护、绿化及卫生工作；5负责局（分公司）职工食堂及招待所的管理工作。3政策法规宣贯1组织督查行业内部管理规定的执行情况；2负责督查党和国家方针政策的贯彻落实情况；3负责相关法律法规的培训学习。4会务管理1落实局（分公司）各种综合性重要会议的资料及会务准备；2负责局（分公司）各类会议协调安排及会议室的日常维护管理。5公共关系1协助接洽局（分公司）对内对外的工作业务事宜；2协助局（分公司）综合性工作联系方面的接待，负责受理其他部门对口接待申请。6部门管理1 组织草拟、修改分管工作范围内的工作职责及相关制度；2分配下属工作任务，指导、检查和考核下属日常工作； 3草拟下属员工绩效考核指标，并实施绩效考核和面谈； 4审核工作报表；5培训下属员工、协调内部事务，指导下属基础工作痕迹管理并督促检查。7其他完成上级领导临时交办的任务。07.03文秘副主任职责主要工作职责（按重要性排序）序号概述内容描述1领导服务1.做好部门之间的协调； 2.督促检查公司各项决策的执行情况；3.参与办公会议，做好会议记录。2宣传报道管理1.实施宣传报道工作计划，并监督执行； 2.协调内外宣传报道工作；3.负责单位政务信息的上报工作。3文字秘书工作1.按要求起草单位报告、领导讲话、总结、通知等综合性文稿，起草修改各部门文稿，并送审、打印、发放；2.负责单位发文的核稿及公文质量的达标4效能监察1.负责整顿规范情况的收集，整理及上报，协助主任做好日常事务性工作；2.参与政务督查工作，对各部门审批效能、会议效能、办文效能、办事效能、执法效能、服务效能实施有效督查；3.参与办理人大代表建议、政协委员提案，搞好协调催办。5部门日常事务的管理负责安排文秘事务，培训人员、协调事务、组织实施办公室职业健康管理体系、质量管理体系和企业文化建设事务。6其它完成领导交办的其它工作。07.04秘书职责主要工作职责（按重要性排序）序号概述内容描述1文字材料起草1承办局（分公司）工作计划、总结、报告等综合性材料的草拟；2初核各部门拟订的公文稿件。2会议筹办1承办局（分公司）重要会议、专题会议的汇报、讲话等发言材料的起草工作；2承办局（分公司）会议通知及会议室的安排；3承办局（分公司）会议考勤与记录，负责会议纪要的整理、行文。3政务督察1协助督察局（分公司）各部门的工作效能，并督促整改；2收集掌握各部门落实局（分公司）党组会、办公会的部署和领导交办工作的情况。4宣传报道1承办局（分公司）宣传报道及信息报送工作，负责各部门对外宣传报道稿件的审核；2承办局（分公司）内部宣传刊物的编辑、发布；3承担通讯员队伍日常管理工作。5指导服务承担基层调研工作，撰写有参考价值的调研报告。6文献编审1承办重庆烟草年鉴的组稿及报送；2承办局（分公司）大事记的收集、整理、编写。7其他完成上级交办的其他工作。07.05档案文书管理员职责主要工作职责（按重要性排序）序号概述内容描述1公文管理1.外来文件的登记、处理、催办、存档；2.内部文件的排版、登记、校对、发放、存档；3.负责办公自动化管理工作。2印章管理1.妥善保管公司印章，严格按要求使用，经领导签字同意后方可用印章和借用印章；2.及时、准确填写印章借用登记和印章用印登记。3证件管理1.妥善保管局（分公司）证件，经领导签字同意后方可借用；2.及时准确地记录证件借用时间、借用人及用途，确保证件的安全性；3.准确记录证件的年检时间，及时年检。4档案管理1承担局（分公司）文书档案的资料收集、整理及归档工作，建立档案统计台帐；2承办各类业务档案的资料收集及整理归档，并接收其移交管理；3承担档案资料的计算机录入、日常维护管理及查阅利用工作；4. 按要求对需要销毁的档案进行鉴定，经鉴定后销毁。5日常事务1.承担局（分公司）报刊、信件、包裹、汇款单等物品的收取登记、发放工作。2承担党政信息网络管理及资料收发运转处理；3承担局（分公司）值班电话的接转和办公室内部事务性工作；4承担局（分公司）公文材料的打字、复印及打印文件的登记工作。6其他完成领导交办其他工作。0706行政事务管理员职责主要工作职责（按重要性排序）序号概述内容描述1车辆管理1.草拟局（分公司）车辆管理制度，并负责督导实施； 2.建立健全局（分公司）车辆管理档案、驾驶员档案，负责对驾驶员进行考核；3.承担局（分公司）机关公务用车的调度安排、日常管理、维护保养、行车安全等工作。4.定期组织驾驶员安全学习，做好学习记录。2办公用品管理1.编制办公用品预算，并对办公费用实施考核；2.严格按照采购管理制度协助做好办公设施（用品）的采购；3.做好办公用品的仓储管理、发放登记工作；4.控制安全库存量，保证物品及时供给，适时提出采购申请；5.建立合格供应商档案，保障所购物品的调换、维修、保养。3接待管理1.制定接待方案，经批准后实施；2.按要求做好接待往来物资的登记、保管和处置；3.做好礼品和业务用烟的采购、仓储管理及发放登记工作；4.严格控制业务招待费的开支。4通讯管理1.起草通讯费用管理办法；2.根据上年度通讯费用发生额，预算下年度的通讯费用；3.做好日常通讯费用的审查与结算；4.协调解决、处理日常通讯故障。5其他完成领导临时交办的其他工作。0707后勤事务管理员职责主要工作职责（按重要性排序）序号概述内容描述1车辆管理1.草拟局（分公司）车辆管理制度，并负责督导实施； 2.建立健全局（分公司）车辆管理档案、驾驶员档案，负责对驾驶员进行考核；3.承担局（分公司）机关公务用车的调度安排、日常管理、维护保养、行车安全等工作。4.定期组织驾驶员安全学习，做好学习记录。2办公用品管理1.编制办公用品预算，并对办公费用实施考核；2.严格按照采购管理制度协助做好办公设施（用品）的采购；3.做好办公用品的仓储管理、发放登记工作；4.控制安全库存量，保证物品及时供给，适时提出采购申请；5.建立合格供应商档案，保障所购物品的调换、维修、保养。3接待管理1.制定接待方案，经批准后实施；2.按要求做好接待往来物资的登记、保管和处置；3.做好礼品和业务用烟的采购、仓储管理及发放登记工作；4.严格控制业务招待费的开支。4通讯管理1.起草通讯费用管理办法；2.根据上年度通讯费用发生额，预算下年度的通讯费用；3.做好日常通讯费用的审查与结算；4.协调解决、处理日常通讯故障。5其他完成领导临时交办的其他工作。0708驾驶员职责主要工作职责（按重要性排序）序号概述内容描述1车辆驾驶按照派车任务要求，保证局（分公司）生产和公务用车。2车辆保养1.做好驾驶车辆的日常保养及维护工作，做到常检查、勤保养，确保车辆车况良好、正常运行。2.做好驾驶车辆的卫生保洁工作，保持车辆清洁卫生。3.承办车辆维修计划的申报，并协助车辆维修和审验工作。3后勤服务负责乘坐领导的日常性服务工作，为领导提供优质高效的后勤服务。4安全学习定期参加驾驶员安全教育、培训学习并做好记录。5其他完成上级交办的其他工作。08 主要工作流程0801电子公文处理（发文）流程0802电子公文处理（收文）流程0803信访工作流程0804协调处理重大信访事项工作流程0805政务督查工作流程09 办公室相关文件（非通用部分）09.01相关文件清单序号文件名称文件编号类别版次主控部门保存期限备注01机关公文处理实施细则CQYC-Q-QJQ-020非通用A/0办公室三年02电子公文处理暂行办法CQYC-Q-QJQ-021非通用A/0办公室三年03文件收发规定CQYC-Q-QJQ-022非通用A/0办公室三年04文件制发复印工作制度CQYC-Q-QJQ-023非通用A/0办公室三年05黔江区烟草专卖局（分公司）记录管理办法CQYC-Q-QJQ-024非通用A/0办公室三年06重庆市黔江区烟草专卖局（公司）工作规则CQYC-Q-QJQ-025非通用A/0办公室三年07政务督察办法CQYC-Q-QJQ-026非通用A/0办公室三年08保密工作规定CQYC-Q-QJQ-027非通用A/0办公室三年09印信管理制度CQYC-Q-QJQ-028非通用A/0办公室三年10黔江区烟草专卖局（分公司）信访稳定工作制度CQYC-Q-QJQ-029非通用A/0办公室三年11报告重大情况的规定CQYC-Q-QJQ-030非通用A/0办公室三年12黔江区烟草专卖局（分公司）内部沟通制度CQYC-Q-QJQ-031非通用A/0办公室三年13广告宣传活动管理制度CQYC-Q-QJQ-032非通用A/0办公室三年14黔江烟草专卖局（分公司）办公设施维护维修管理方法（试行）CQYC-Q-QJQ-033非通用A/0办公室三年15物资器材管理规定CQYC-Q-QJQ-034非通用A/0办公室三年16办公用品管理方法CQYC-Q-QJQ-035非通用A/0办公室三年17房屋租凭管理方法（试行）CQYC-Q-QJQ-036非通用A/0办公室三年18房屋租凭管理规定CQYC-Q-QJQ-037非通用A/0办公室三年19职工住房售后维修管理规定CQYC-Q-QJQ-038非通用A/0办公室三年20职工宿舍物业管理规定CQYC-Q-QJQ-039非通用A/0办公室三年21车辆管理方法CQYC-Q-QJQ-040非通用A/0办公室三年22中国烟草总公司重庆市公司黔江分公司绩效目标考核办法CQYC-Q-QJQ-052非通用A/0综合科三年09.02相关作业文件机关公文处理实施细则（CQYC-Q-QJQ-020）第一章 总则第一条 为了使局（司）公文处理工作规范化、制度化，结合局（司）的实际情况，特制定本实施细则。第二条 公文是传达贯彻党和国家的方针政策，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，必须认真做好公文处理工作。第三条 公文处理必须做到及时、准确、安全，要发扬实事求是，认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。第四条 办公室是公文处理的管理部门，主管本企业的公文处理并指导各部门的公文处理工作。公文统一由办公室文秘人员收发、分办、用印、立卷。第五条 公文处理工作，必须实行严格的保密制度，确保国家机密。第二章 公文种类第六条 公文种类主要有：(一)请示请上级指示和批准，用“请示”。(二)报告 向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，用“报告”。(三)公告向国内外宣布重大事件，用“公告”。(四)通告在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。(五)批复答复请示事项，用“批复”。(六)通知传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，任免人员用“通知”。(七)通报表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。(八)决定对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。(九)决议经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。(十)函平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。(十一)会议纪要传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。第三章 公文格式第七条 公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送单位、公文字号、主题词等。(一)公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。(二)向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄送的形式。(三)发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。(四)公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位的公文编号。(五)公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。请示需在日期之后注明联系人和联系电话。(六)收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。(七)文字一律从左至右横写横排。第八条 公文纸一般用A4纸，在左侧装订。“通告”等用纸大小，根据实际需要确定行文关系。第九条 对上级单位党组织的请示或报告，用单位党组织名义发文。第十条 对区政府及政府各部、委、局，对市局及各专业公司的请示或报告，与不相隶属单位协商工作等，用行政名义行文。第十一条 内部行文，可按问题的种类和性质，用分公司、专卖局或者联合发文名义行文。各部门不得对外发文，不要用发文形式解决一般性的问题。第十二条 各部门、金叶公司一般不得越级行文。因特殊情况，必须越级行文的，应当抄报越过的单位。第十三条 向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导者个人(除领导直接交办外)；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。第十四条 按照一级抓一级的管理原则，公司行文原则上只发到各部门和金叶公司，不直接发到个人或者金叶公司下属机构。第十五条 发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。向市局报送的请示、报告一律送市局办公室，不得直接送市局处室和领导者个人。请示送3份，报告送6份。第四章 公文处理程序第十六条 收文处理遵循“统收统送，同一归档”的管理制度。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。（一）上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。送领导和有关部门处理的文件，全部由收发人员统一分送。办公室主任或者副主任注批有关部门承办的文件，由有关部门提出具体的拟办意见后，直接送分管领导审阅。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批，如领导出差，立即送办公室主任、副主任处理。（二）收文注批实行文件处理签制度，各类收文由收发人员收文登记后，送办公室主任、副主任注批拟办意见，并送有关领导或部门。除特殊情况外，局（公司）领导不受理和审批未经办公室登记、注批的文件。（三）各类收文注批的基本原则是：按本局（公司）领导分工以及结合来文的性质、类别和重要程度，或注批分送有关领导阅知，或提出建设性拟办意见，或注批由职能部门科室承办。对涉及两个或者两个以上科室的文件，由办公室主任、副主任根据文件的内容（或请示有关领导）确定承办单位。1区委政府文件，如属周知性文件，分呈局（公司）领导传阅，如属应贯彻执行的文件，按领导批示意见由有关科室办理。2市局党组、市局、市局办公室文件，如属综合性文件，分送局(公司)领导传阅，并按主要领导的批示意见由有关科室处理；如属单项性工作安排文件，办公室批注初步意见，呈送分管领导和有关科室传阅。3区委、政府各部门文件主送件，呈分管领导阅示后，按领导批示由有关科室办理；抄送件，送分管领导和有关科室传阅。4各部门上报的文件、请示、报告类文件，属综合性工作的，办公室注批初步意见 ，呈分管领导批示后送有关科室处理；属单项工作的，送有关科室提出具体的承办意见，呈分管领导批示后办理。调查报告、情况报告（含对领导交办事项的回复）类文件，呈分管领导阅示后送有关科室阅知。5上级各单位、各部门的内部参阅资料、工作通报、政务信息等，按其传阅范围、保密程度要求，分别呈送局（司）领导和有关科室传阅。6各下级部门的抄送件重要的呈送分管领导和有关科室传阅，一般的，留一份存查。（四）承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递，以免积压或传失。（五）凡需办理的公文，应先送办公室主任签批意见，再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。办公室主任在签批公文时，认为无需送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。有关部门办结后应将原文退归办公室。各部门收到急件时，应在3天内答复并退回文件，一般要办理的文件，1周内应办理并退文件，最迟不能超过15天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。（六）加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。（七）领导或其他人员参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交文秘人员立卷归档。第十七条 发文处理。一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。本局（司）机关发文流程为：承办部门拟稿-承办部门负责人审核-办公室主任或副主任审稿、标注主题词-分管领导或者部门会签-领导签发-办公室登记、编号、打印-承办部门校对-办公室制作、用印-承办部门装封-办公室发出。 （一）草拟公文的要求：1要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。2情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。3引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。 4草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。5数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。6章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四为“(1)”。7.不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。（二）公文审核。公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿。以工会、群团组织名义发文的，由分管领导审核。审核的重点：1是否需要行文。2是否符合国家的方针、政策、法律、法令；与本单位发过的公文是否衔接。3提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。4处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。 5.文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办单位修改，改动过大的，要重新抄正。（三）公文签发。公司行政文件，由分管领导签署意见后，由局长经理签发。工会、群团组织的一般性文件，由分管领导签发，重要文件，由局长经理签发。（四）公文拟稿、改稿和签发，一律用兰黑或黑墨水钢笔，禁止使用铅笔、圆珠笔和纯兰墨水钢笔。（五）签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。（六）公文签发后，由文秘室负责打印、盖章、装订、登记、分发。打印文件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章。（七）公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。第十八条 公文办理完毕后，要及时送交文秘人员整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。第五章 文件的管理第十九条 各部门要有专人负责文书的处理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文薄检查归档，以防遗漏。第二十条 各部门工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，移交文书或有关人员核对整理后，于次年2月份送交档案室归档，各部门、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。第二十一条 没有存档价值和存查必要的公文，由档案室鉴别、登记后销毁。本细则从2006年1月1日起施行，过去有关公文处理的规定与本细则不一致的，以本细则为准。电子公文处理暂行办法（CQYC-Q-QJQ-021）第一章 总则第一条 为进一步做好重庆市黔江区烟草专卖局（公司）机关的电子公文处理工作，实现电子公文处理的规范化、制度化和科学化，提高办公效率，根据重庆市烟草专卖局（公司）机关电子公文处理暂行办法的规定，结合局）公司）机关的实际情况，制订本办法。第二条 电子公文，是局（公司）在行政管理、生产经营过程中形成的通过办公自动化系统处理的，存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并通过网络传输的具有规范格式与纸质公文同等法律效力的文件。局（公司）办公自动化系统是依托局域网，实现局（公司）与市局（公司）、行业各单位以及机关各部门之间公文流转办理、远程传递的业务平台。第三条 电子公文处理，是电子公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 电子公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第五条 电子公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和行业有关规定，确保国家秘密和行业、企业秘密的安全。第六条 机关各部门负责人应当高度重视电子公文处理工作，严格遵守本办法并加强对本部门电子公文处理工作的指导和检查。第七条 办公室是电子公文处理的管理机构，主管本机关的电子公文处理工作并指导各部门的电子公文处理工作。第二章 发文办理第八条 发文办理，指制发公文的过程，包括拟稿、审核、复核、签发、签章、分发传送等程序。第九条 电子公文拟稿，应根据办公自动化系统设置要求，正确选择发文类型及相应的稿纸。局（公司）发文包括“中共重庆市黔江区烟草专卖局党组文件”、“中共中国烟草总公司重庆市公司黔江分公司党组文件”、“重庆市黔江区烟草专卖局文件”、“中国烟草总公司重庆市公司黔江分公司文件”、“重庆市黔江区烟草专卖局办公室文件”、“中国烟草总公司重庆市公司黔江分公司办公室文件”。根据需要，可发“中共重庆市黔江区烟草专卖局党组、中共中国烟草总公司重庆市公司黔江分公司党组文件”、 “重庆市黔江区烟草专卖局、中国烟草总公司重庆市公司黔江分公司文件”。除办公室外，其他部门不得对内、对外行文。电子公文正文默认格式为A4型纸，拟稿人可直接在发文正文档内起草，或上传已起草好的word文档。第十条 电子公文拟稿，需完整、准确地填写公文各要素。公文要素由公文标题、主送机关、抄送（报）机关、分送、会签部门、主题词、缓急程度、行业密级、附注等组成。其中，主题词必须由烟草行业公文主题词表中选取，一份文件的标引最多不超过5个主题词词组；附注标明的“此件可上网”文件成文后可供局（公司）查阅正文，“此件不上网”文件成文后只供承办部门人员查阅正文，其他人员只可浏览公文条目信息；密级设定为行业“秘密”、“机密”的文件，成文后不在局（公司）局域网网站中查阅浏览。其中局（公司）机密级文件的办理不在办公自动化系统进行，仍纸质方式办理；局（公司）秘密级文件的办理在办公自动化系统进行，并采取流程控制的方式，承办人员在办理完毕后，在自己的“已办公文”中只显示标题，不再显示其正文，亦不能查阅打印。局（公司）秘密级公文成文后，按发放范围在办公自动化公文内部流转系统中分送机关各部门，在公文远程传输系统中向各部门发送，并按保密规定进行阅办。拟稿人拟写公文要素如不准确，审核（核稿）人可以修改。填写以上公文要素的同时，拟稿部门、拟稿人和拟稿时间等当前拟稿人的相关信息由办公系统自动获取。第十一条 拟制正文应做到几点：一是符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。二是情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。三是公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。四是拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。五是人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。六是结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 七是应当使用国家法定计量单位。八是公文的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中的词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。九是拟稿时发文如有相关附件或增加附件，应扫描成电子格式在网上报送。对于特殊介质或扫描后太大的附件，可不在网上传送，但应在电子公文正文中予以说明，在附件寄送时应标明正文的标题与发文字号。第十二条 公文审核。由拟稿部门的负责人修改电子公文、增删附件并填写审核意见。系统将根据当前审核人信息和修改内容自动留痕并自动获取审核意见及签名。第十三条 公文会签。凡发文内容涉及其他部门职能范围的，需要其他部门提出会签意见，先行在网上会签；如意见不一致，会签部门要在网上填写会签意见，并经会签部门负责同志签字后，退回主办部门。第十四条 公文核稿。凡以局（公司）及党组名义和办公室文件形式的发文，均由承办部门在完成审核、会签后，发至办公室主任核稿，由办公室提出拟办意见，呈领导签发。对发文中内容如材料不齐、格式错误、表达不清、不准确或未征求有关单位意见等，办公室可退回发文拟稿部门重新办理。特殊情况，可由办公室协商有关单位进行修改、补充后上报。第十五条 公文签发。机关各部门不得将发文直接送局（公司）领导签发。领导亦不直接接收或横传各部门呈报的发文，而必须由办公室进行转发登记。特殊情况，呈报部门急需送领导的发文，应及时告知办公室，并在领导批阅后，与办公室联系，在网上补办手续。第十六条 公文编号、排版、签章、发送应根据烟草行业公文格式规范中相关要求执行。所有发文完成签发后均由办公室进行编号、排版、签章后发出，其中若有纸质文件由公文拟稿部门发出。第十七条 电子公文签章全部采用电子签章系统，签章之后的公文未经批准不得私自保存或打印。第三章 收文办理第十八条 收文办理指对收到的电子公文的办理过程，包括签收、分办、批办、承办、催办等程序。第十九条 签收和登记。电子收文均由办公室使用网上办公系统签收和登记。登记后转办公室主任进行分办。办公室主任按照文件类型可分为阅件和办件。第二十条 阅件，根据其内容由办公室呈送局（公司）领导阅示或直接送一个或多个部门进行传阅。各部门信息管理员可根据部门负责人批示的阅知范围进行发送，阅毕即时终结，系统自动记录阅知的时间。第二十一条 办件，办公室主任对收到的公文进行审核分办。经审核，对符合本办法规定的公文，应当及时提出拟办意见并通过网上公文办理系统送领导批示或者发有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。第二十二条 承办。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回办公室并说明理由。同时办公室可在网上实时查询办理情况并进行催办。第二十三条 收文转发文，是针对收文需答复而办理电子公文时，将收文及其处理意见作为发文的办文依据。第二十四条 各部门电子公文处理人员应每天至少两次登录系统处理文件。电子公文办理情况纳入局（公司）政务督查内容。第四章 电子公文归档第二十五条 电子公文办理结束后转入档案管理系统，由办公室根据中华人民共和国档案法和其他有关规定进行分类整理并归档。第二十六条 归档公文应齐全、完整，包括电子公文的正文及附件、领导签发后形成的留痕版本、公文处理单及办理流程。客观正确反映文件形成的全部过程，便于保管和利用。第二十七条 归档后的电子公文按照档案管理借阅权限在档案管理系统中进行查阅或借阅。第五章 电子公文管理第二十八条 自本办法实施之日起，各部门传送的电子公文，均通过行业办公自动化系统分发办理；局（公司）发文均采用电子公文格式，并通过该系统处理。第二十九条 通过办公自动化系统形成的电子公文与相同内容的纸质公文具有同等效力。第三十条 电子公文的种类、形式、行文规则与纸质公文相同，依照国家行政机关公文处理办法、国家烟草专卖局中国烟草总公司机关公文处理办法和重庆市局烟草专卖局机关公文处理办法的规定执行。第三十一条 电子公文中，使用办公自动化系统实现的电子签名与书面签名具有同等效力。第三十二条 电子印章由办公室统一签章。局（公司）对盖有本单位电子印章的电子公文负责。第三十三条 办公室应当指定专人负责电子公文的接收、发送及电子印章软件的保管工作，并按用印规定使用，保证电子公文的及时办理和电子印章的安全。第三十四条 使用办公自动化系统形成的具备电子印章的电子公文是有效的电子公文。第三十五条 接收电子公文后，办公室相关人员应根据公文的办结时限对接收公文进行查对、催办或督办，发现问题及时与来文单位和局（公司）办理部门联系。第三十七条 涉及国家秘密的公文未经批准任何人不得擅自翻印、拷贝、录制或通过其他途经盗取公文信息。第三十八条 局（公司）文件实行标注“此件可上网”或“此件不可上网”。此件可上网，是指在局（公司）内部局域网站上发布，供局（公司）全体人员在“局发文件”栏目中查询。其范围为通发、普发性的文件，即方针政策、行政规章、工作部署以及重大事项的决定、通报和人事任免的通知等。此件不上网，是指成文后的公文不在局域网上发布。凡秘密级文件均不上网发布。第三十九条 机关工作人员因出差等原因不能及时办理公文时，需提前在“工作委托”中选择相关人员进行委托。被委托人员负责委托期间委托人所有待办公文的审阅办理。委托期结束后，委托人员应及时取消工作委托，并在“已办公文”中查阅委托公文的办理情况。第四十条 局（公司）的收文和发文由办公室统一管理，各单位、各部门不得自行向外印发或拷贝、传抄。如有外单位需要借阅局（公司）的文件，需经办公室主任批准后方可提供。第四十一条 发文电子版由网上办公系统自动存档，拟稿部门可按有关规定随时查询本部门拟制的历史发文信息。纸质发文仍按有关规定存档。第四十二条 为切实提高公文办理效率，所有公文自收文之日起，普通公