采购部会议纪要.doc

会议纪要会议时间：2013年11月18日会议地点：出席人员：经营部：采购部：记录： 会议主题：经营部对*进行培训并对目前合同签订的问题进行纠正；各处汇报近期重点工作；传达公司班子会精神；安排部署采购部近期重点工作。会议内容：一、经营部孙总就目前备件采购系统的工作给予了肯定并对现存的问题提出以下几点要求：1、认真阅读学习2013年11月13日出台的材料及备品备件计划管理试行方案，认识自己的岗位责任。材料及备品备件计划管理试行方案是在现有OA计划的基础上，强调了追补计划和加紧计划。*厂的常规计划是每个月上报一次，如有遗漏的情况下会有追补计划和加紧计划，但如果超过限定的次数（1次）机电公司将对其考核。大家互相督促把计划落实，20日经营部和企管将组织专题会议对二级单位的领导宣贯材料及备品备件计划管理试行方案。2、要求备品备件管理库根据2013年1月-10月进销存数据配合经营部做好2014年材料备件资金需求的预测，要做到数据的真实性。3、采购部要配合经营部完善2014年考核明细。在2013年的考核中备件三处的考核成绩相对领先，备件一处的考核成绩相对落后。根据公司领导指示，2014年要将外协管理处、备件库都纳入考核单位。考核范畴也将会进一步细化，如加强职业道德教育、培训等。如果是因个人原因造成合同变更修改的，将对其个人进行考核，切实做到将考核落实到实处。4、签字既是一种权利也是一种责任。从基层科段长到处长都有要严格把关。工作要讲原则，一定要按照流程走。以后备品备件材料计划要做到签字到人。5、K3升级，K3系统不仅仅是库房的事情，它涉及整个备品备件采购、及计划的模块。大家对K3系统升级要重视，因原来基础比较粗放，升级后的模块大家是否能够认识理解要多提意见，软件升级后有助于提高我们的管理水平和采购效率。6、加强沟通。经营部和采购部的沟通目前很欠缺。有问题不要只是电话沟通，要面对面沟通。按照李总要求，采购工作出现问题时我们要在现场找答案。如二总厂炼钢“炉门子”计划，备件二处就应做到去现场核实该不该买。相比之下备件三处的工作做得很好，阀门问题在现场找出了答案。管理提升中张教授讲到：库存是万恶之源。采购部门不能只是为了满足生产单位的需要进行采购，生产单位报的计划采购部要考虑该不该买，买了用在哪，使用周期等因素。经营部对采购部签订的合同情况做了以下分析：2013年1月-10月共送审合同7485份：备件一处签订4209份、备件二处1883份、备件三处1573份。其中被退回共165份：备件一处103份，错误率2.26%，备件二处41份，错误率2.22%，备件三处21份。错误率1.35%。合同出现的问题分析及汇总，注意以下几点：1、 合同文本错误。1）单位名称与合同章不符。2）合同金额错误。3）大小写不一致。4）合同履行地错误。5）计划单位和验收单位不一致。2、合同规定内容与技术协议不一致。3、合同和比价单内容不符。4、合同金额和合同清单不一致。5、对备件专业性比较高的，在考虑价格的同时要考虑到厂家的专业性。6、计划与合同不符。7、合同计划重复。8、原来没有的设备计划要走新增。9、煤气仪消防器材计划要求安环处签字并。10、水处理滤芯购买时要求动力厂建立台账。11、 空压机购买时也要有台账。12、 仪器仪表方面摄像机摄像头签订技术协议上要有规范一定要有图片，避免以次充好。13、 顺签合同，一定要有现有市场价格。采购部长要求：经营部举出的合同案例极少数是因为业务能力问题造成的，都是因为马虎不认真没有一个良好的工作习惯造成的，我们要平时培养一个认真严谨的工作态度。会后以科为单位各科组织科室人员对经营部举得合同案例进行学习，提高认识，正确对待指出不足，完善自己。二、会议传达并集体学习了公司下发的*文件各处汇报本单位近期的重点工作；副部长作以下发言：1、保温工作钢铁总厂制定的工期为50天，按照目前的掌握情况有几个分厂的材料还未到。工期紧张，采购部和外协处共同督促其按期完工。2、 焦化厂要注意从钢铁厂协调过去的2车保温材料不要包含被钢铁厂退回的不合格材料，备件三处要注意保温材料验收。3、 轧钢维修电机使用着急，采购部做好去现场查勘工作。4、 对于目前合同出现的问题：入账不及时、入库不及时、供货不及时等现像备件一处正在准备起草给供货商的一封信，春节前发给供货商。在下一步考核工期时我们能做到先礼后兵。三、部长传达了11月15日班子会的主要内容：1、 一总厂保温工程进度慢。主要受保温岩棉少的原因。2、 二总厂针对炼钢炉门子计划问题董总规定今后备件计划要董总审阅再由杨总签字，备件二处落实好此项工作。3、 焦化总厂LNG项目问题11月份非标计划大量要陆续到位，备件三处要做好供应商预备工作，打好提前亮。4、 一总厂原料厂对除尘风机的改造项目如果达到预期效果将会在全公司推广，或代替洗涤塔，采购部要提前了解。5、采购部配合解决动力总厂超高压发电机等级问题。6、监察部关于废旧物资清理工作做了前期工作总结，备件库要针对现有问题抓紧时间处理。7、企管部根据环保要求提出厂容厂貌治理，门窗修好后如何保持企管部出台相关制度。8、生产经营计划编制工作要求各单位完成统计13年数据并制定14年规划。公司领导要求供应销售和采购部在经营部牵头下认真制定明年计划。四、部长对采购部各单位汇报的近期重点工作进一步安排强调：1、目前采购部基层后备干部储备力量极为单薄，不符合九江的发展形势。要求各科、处室按1:1比例推荐一名基层后备干部报综合科，我们研究汇总后再上报公司。基层后备干部的选拔既要符合公司政策也要满足我们工作需要 ，对于考核通过的基层后背干部机电公司会内部定期进行考察。2、认真对待2013年度总结并以职责为主题制定2014年的目标和措施。总结要求用数据说话，要有实例分析。数据要实事求是，实例符合九江特点。对经验要肯定，对于存在的问题要找准，不要泛泛之谈。切记总结和计划谈官话，要实事求是，并能做到日常自我检查和落实。各处按照综合科要求按时上报。3、业务水平有待提高。1）工作中我们要客观现实的分析问题，面对现实我们不能抱怨，关键是找到方法。备件一处在张总的带领下工作有明显进步，但和其他处室相比还比较落后。外协处工作认真严谨，但今后如何走向正规和标准化？如何在公司推广普及？还需进一步完善。2）