企业资源计划系统（ERP）与采购管理初探.docx

企业资源计划系统（ERP）与采购管理初探一、 绪论随着市场的全球化和经济的开放，当今世界正进入一个新的发展时期。科学技术的发展，使得知识转为技术再成为产品的时间周期日益缩短；随着市场竞争以及计算机信息技术不断向产品渗透，产品结构日趋复杂，生命周期也越来越短。企业为了在残酷的市场竞争中取得胜利，必须要降低成本。而作为企业成本之源的采购管理就显得尤为重要。在新信息技术的背景下产生的企业资源计划ERP系统能够为企业更好地优化采购供应管理，所以怎样实现采购管理与ERP系统的集成，是企业面临的重大问题。本文的研究内容是企业的采购管理和企业资源计划ERP系统。通过改善企业的采购管理来降低物料成本是企业增加利润、提高企业竞争优势的一个极具潜力的途径。因此，优秀的采购管理系统是ERP系统中实现企业降低成本的重要环节之一。二、 采购管理介绍（一）采购管理的主要内容采购管理指的是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票收集直到采购结算的采购活动的全过程，对采购过程中物流活动的各个环节进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。在市场经济的条件下，采购管理是一个非常普遍的概念，大到政府采购，小到个人购买商品或者服务。因此，可以把采购管理分为广义与狭义两类。广义采购管理是指社会采购，其中包括政府采购、教育采购、医疗采购、军事采购、消费采购等等。狭义采购管理指的是企业采购，是以盈利为目的的，为提供社会最终产品或服务而购买生产物料的活动。（二） 采购管理的流程各个企业虽然生产的产品各式各样，但是其采购管理的流程是类似的。大部分企业的采购管理流程如下：1、供应商的选择；一个好的供应商是确保供应物料的价格、质量、交货期的关键。因此，供应商的选择是企业采购管理中的非常重要的部分。那么供应商的选择依据是什么呢？企业总是在不断地寻求最好的供应，即交货及时、物美价廉的供应，而且不同的企业对供应商的要求也各有不同，由于供求双方分别掌握着各自不同的需求信息，这就要求企业对供应商有一定程度的了解，建立好供应商企业的评估体系和评估报告，并随时掌握供应商企业的变动状况。供应商产品的价格、质量、交货期一直是最重要的选择要素，也是保证企业最终产品价格、质量、及时性的最关键因素，是企业有效降低成本、获得最大效益的前提。在目前的市场经济形势下，与供应商的合作模式越来越受到企业的重视。企业不仅要管理好本企业的采购，还要与供应商之间建立起互惠共赢的协作关系，信息共享，共同保证和提高产品的质量，提高市场竞争能力，最终实现企业利润最大化的目标。2、 请购管理；请购管理主要是根据中长期的采购计划和生产、库存等部门所提出的采购需求信息的申请而进行的管理工作。请购单主要是采购部门根据企业的生产计划、产品的消耗额等信息而产生的企业采购的中长期计划产生的。但企业的生产有时也会受到很多不可控制的因素的影响。因此，采购的需求信息也会随之不断变化，人工输入请购单的商品需求信息是必不可少的，它可以对请购作适当的调整，以更适合企业生产变化的需求。请购单生成后，还需要汇总合并及审批。将所有的请购单汇总后，进行合并，一项请购拆成不同供应商、交货日期及交货地点的多项请购。一般情况下，通过指定的条件，立即出示欲处理的请购单，并自动按规则拆分、合并，生成请购审批单：同一供应商的请购合为一张审批单的一行或多行，不同供应商生成不同的可方便采购的审批单，采购数量由该物品的批量政策最终决定，单价则通过供应商报价库自动索取，完成后，交主管部门审批，对不妥之处，可对自动合并的结果作适当调整，直至审批通过，对于没有通过审批的请购单，暂停生成订单。对于审批通过的请购，生成采购订单，交给采购部门按采购单的要求进行采购。3、 订货及订货跟踪；订货的手续各不相同。有时可能一个电话就完成了订货手续，而有时在订货过程中要处理各种文书，手续很繁琐。但在信息技术快速发展的今天，企业与供应商的沟通更加便捷，通过网络在无纸办公的情况下，就可简洁、迅速地完成订货手续。订货跟踪主要是指订单发出后，对采购进度的检查、监控、联络等日常工作，目的是为了防止到货延误或出现数量、质量等方面的差错，影响生产计划的完成。因此，定时生成催货单，并提醒管理人员催促已到期但尚未收到的货物是必不可少的工作。4、 收货；如果是第一次合作，货到验收这一步是非常关键的，因为这是企业和供应商双方建立长期供应关系的前提；如果是长期合作的供应商，货到验收这一步有时就可以省略，直接将货物入库。综上所述，确定合理的定货量、选择优秀的供应商、保持最佳的物料储备是采购管理的重点所在。企业采购管理的目标就是随时提供订购、验收的信息，对外购或委外加工的物料进行跟踪，保证供应商按时交货，避免停工待料，建立供应商的能力、信誉等信息档案，提供最新的成本信息以调整库存的成本，保证合理的库存、大大降低成本，使企业的资金调用更加合理，进而为企业获取更大的经济效应。（三） 采购管理的重要性及其在企业中的地位20世纪中后期以来，企业所处的商业环境发生了非常大的变化。客户的需求往往瞬息万变，科学技术创新不断加速，导致产品的生命周期不断缩短，市场的竞争也日益激烈，企业加快提升自身管理水平的需求也越来越迫切。目前，大多数企业之间的竞争已经由单打独斗转变为相互之间的团队博弈，借助于供需链上下游的合力，从而获得成本、质量和时效性的完美平衡即使采购管理追求的终极目标。一般来说，企业采购的成本约占企业总成本的60%以上，此案够成本的高低将直接影响到企业最终产品的定价和最终的收益情况，所以说采购是公司的成本中心，是控制成本、提升企业竞争力的必然措施，是企业获取利润的重要一环。采购物流部门的上游环节、采购的速度、效率以及订单执行情况，都将直接影响到企业是否能够快速灵活地满足下游客户的要求。同时采购管理在企业经营管理和生产运作管理中是非常关键的问题。任何一个企业或组织在生产运营的投入上都离不开物料，而且在企业的运营中物料的采购成本占有相当大的比重。因此，通过采购管理降低物料的采购成本是企业增加收益的一个很重要的途径。除此之外，采购与库存之间的关系密切，如果采购管理不当，就会产生大量的库存积压，最终导致企业大量的资金被占用，相应的管理成本也会增加。还有，采购管理本身的优劣，也会影响到供货的价格、质量和及时性，从而影响到企业最终产品的价格、质量和供应的及时性。采购管理作为企业项目经营活动的初始环节之一，对项目的供应、生产、销售各个环节的影响很大，直接影响着生产经营过程、企业业绩，并构成企业竞争力的重要保障。物料采购和组织货源是项目活动的基础，它对于保证项目活动的开展具有决定性的作用。采购不及时或采购不当不仅增加了项目周期，而且会给项目造成重大损失。随着消费者需求的多样化，企业必须以小批量、多品种生产方式提高市场的快速反应能力，这就要求采购管理活动更加频繁、准确和及时，做好物料的配套性、规格化和准时化可以为先进的生产方式奠定良好条件。同时，采购管理成本是产品成本中的主要部分，是决定产品价格水平和竞争力的主要因素。物料采购需要占用大量的流动资金和生产经营设施和场地，因此做好采购管理工作对于减少资金占用、提高设施和场地的利用率具有非常重要的意义。采购管理活动与企业外界的联系十分紧密，它对于促进企业的开放性具有战略意义。有效的采购活动首先可以促使企业避免重复建设，促使企业培育核心竞争力。通过采购这一纽带，企业可以构建外部合作体系，充分利用外部资源，因此采购管理活动对于发展虚拟企业、战略联盟和业务外包等新型管理模式具有非常重要的意义。三、 企业资源计划ERP介绍（一） 企业资源计划ERP概念本世纪90年代初，美国著名的IT分析公司Gartner Group Inc根据当时计算机信息处理技术的发展和企业对供应链管理的需要，预测信息时代制造业管理信息系统的发展趋势和即将发生的变革，并提出了企业资源计划ERP这个概念。近几年来，伴随着全球经济一体化进程的不断加快，IT技术飞速发展，企业所处的商业环境已经发生了根本性变化。顾客需求瞬息万变、技术创新不断加速、产品生命周期不断缩短、市场竞争日趋激烈，这些构成了影响现代企业生存与发展的三股力量：顾客(Customer)、竞争(Competition)和变化(Change)(简称3C)。过去在工业经济时代通过规模化生产以降低成本的大型企业已难以取得现在市场上的竞争力，过去在工业经济时代的商业规则、“科层制”管理模式和以MRPII应用为主的管理手段已经不再适用于当今企业的发展，甚至严重影响到企业的生存。为了适应以“顾客、竞争和变化”为特征的外部环境，企业必须要进行管理思想上的革命(Revolution)、管理模式与业务流程上的重组(Reengineering)、管理手段上的更新(Reform)(称之为3R)，这使得在全球范围内引发了一场以业务流程重组BPR(Business ProcessReengineering)为主要内容的管理模式的革命和以ERP系统应用为主体的管理手段的革命。（二） 企业资源计划ERP发展过程回顾过去，ERP的发展经历了大概五个阶段：1、20世纪40年代的库存控制订货点法；2、20世纪60年代的时段式MRP；3、20世纪70年代的闭环MRP；4、20世纪80年代发展起来的MRP II；5、20世纪90年代出现的ERP。以下着重看一下MRP II阶段是怎样过渡到ERP阶段的。20世纪90年代人类社会从工业经济时代开始步入知识经济时代，企业所处的时代背景与竞争环境发生了非常大的变化。首先知识经济时代的目标是创新。制造性能更高更新的产品，或者是用新的工艺把部件组成优质低价的现有产品。同时知识经济时代中的创新，则主要是集体合作的产物，很少有单独个人的创新；其次在知识经济时代中，那种“生产什么就卖什么”的时代已经一去不复返了，市场的需求在迅速变化，同时创新过程也在创造需求；再者，随着各国市场的逐步开放，信息化管理手段的运用，企业逐步形成规模化发展并进入国际化发展大环境。竞争不再受地域限制，任何企业都要承受来自国际化企业发展的竞争压力。在以上的情形下，企业管理一方面要在现有基础上，进一步考虑提高生产效率，适应市场竞争并取得竞争优势。另一方面还要适应持续创新过程造成的市场需求的变化和企业生产流程不断调整的要求，以及企业怎样在更广阔的竞争环境中取得竞争优势。企业资源计划ERP(Enterprise Resource Planning)就是在这种时代背景下出现的。它在MRPII的基础上拓展了企业管理范围，定义出了新的结构。在ERP系统设计中要考虑到仅依靠个人企业的资源是不可能有效地参与市场竞争，还必须把经营过程中的有关各方如供应商、制造工厂、分销网络、客户等纳入到一个紧密的供应链中，这样才能有效地安排企业的生产、供销活动，满足企业利用全社会一切市场资源快速高效地进行生产经营的需求，以期进一步提高效率和在市场上获得竞争优势。同时也考虑了企业为了适应市场需求变化不仅要组织“大批量生产”，还要组织“多品种小批量生产”。事实上ERP发展所经历的每一个阶段在一定程度上都是对企业采购供应链管理的进一步完善。不论是最初的库存管理，还是后来的采购、生产、销售的管理，再到后来的财务、工程技术的管理，企业外部资源的管理等等，都是针对企业采购供需链管理而不断完善的一个过程。并且ERP的发展还与计算机信息技术的发展密切相关，计算机信息技术是实现ERP的必要工具，计算机软件则是ERP的主要载体。（三） 企业资源计划ERP基本特征ERP是先进的现代企业管理模式，它的主要实施对象是企业。目的是将企业的各个方面的资源（包括人、财、物、产、供、销等因素）合理配置，以使之充分发挥效能，使企业在激烈的市场竞争中全方位地发挥能量，从而获得最佳的经济效益。ERP系统在MRPII的基础上扩展了管理范围，提出了新的管理体系结构，把企业的内部和外部资源有机的结合在了一起。这里充分贯彻了采购供应链的管理思想，将用户的需求和企业内部的制造活动以及外部供应商的制造资源一同包括了进来，体现了完全按客户需求制造的思想。ERP管理系统的主要特点如下：1、ERP更加面向市场、面向经营、面向销售，能够对市场进行快速响应。它将采购供应链管理功能包含了进来，强调了供应商、制造商与分销商之间的新型伙伴关系，并且支持企业的后勤管理；2、 ERP更强调企业流程与工作流，通过工作流实现企业的人员、财务、制造与分销间的集成，支持企业过程重组；3、ERP纳入了产品数据管理PDM功能，增加了对设计数据与过程的管理，并进一步加强了生产管理系统与CAD、CAM系统的集成；4、ERP更加地强调财务，要求具有较完善的企业财务管理体系，这使价值管理概念得以实施，资金流与物流、信息流更加有机地结合在一起；5、ERP较多地考虑人的因素作为资源在生产经营规划中的作用，也考虑了人的培训成本等；6、在生产制造计划中，ERP支持MRP与JIT混合管理模式，也支持多种生产方式(离散制造、连续流程制造等)的管理模式；7、 ERP采用了最新的计算机信息技术，如客户/服务器(B/S)分布式结构、面向对象技术、基于WEB技术的电子数据交换EDI、多数据库集成、数据仓库、图形用户界面、第四代语言及辅助工具等等。四、 企业资源计划ERP的采购流程及其在采购管理中的作用（一） 传统采购管理方式存在的问题在说ERP系统实施改善企业采购管理之前，有必要先了解传统模式下采购管理存在的问题：1、采购流程复杂，职责分散；企业的管理层一般较少关注采购，但又不放心花钱于采购。因此，最常见的现象就是企业把采购职责分散，同时安排多个部门进行监控，各部门之间责任不清、各自为政、缺乏协调，责任难以落实。最普遍的现象就是采购周期长，流程运作效率低，采购过程中各种抱怨事情比较多，很多时间都耗费在内部协调和解释上，采购人员没有时间来做市场分析与采购控制，更多的是考虑怎样分散采购责任。2、采购计划控制不力；采购计划是采购控制的源头，如果缺乏对采购需求的有效分析和控制，最直接的结果就是采购随意性大，库存积压现象严重。一方面生产部门经常抱怨某个物品经常缺货，不得不多次紧急采购，采购成本必然增加；另一方面是仓储管理部门为积压物资和高额库存而头疼。而采购部门则疲于应付各个部门的需求，使公司流动资金占用严重。3、采购业务信息共享程度弱；由于大部分的采购操作以及与供应商的谈判是通过电话来完成，没有形成必要的文字记录，采购信息和供应商信息基本上由每个业务人员自己掌握，信息没有共享，由此带来的影响是业务的可追溯性弱，一旦出了问题，难以调查。同时采购业务的执行优劣在相当程度上取决于个人，人员的岗位变动对业务的影响大。4、采购控制通常是事后控制；主要是缺乏有效的工具和信息平台对采购控制效果进行跟踪、评估、分析和科学决策。究竟怎样的采购才是满足企业利益最大化的？到底采购价格为多少才是合理的？在普遍存在采购阴影的大环境中怎样才能实施有效的监督检查？怎样才能事前控制而不是亡羊补牢？诸如此类的问题每天都在困惑着管理者。其根本原因在于没有找到一个有效的工具进行采购的跟踪、评估、分析以及科学决策。（二） 企业资源计划ERP系统下的采购流程ERP系统对于采购管理的重点是要确定合理的定货量，选择优秀的供应商，保持最佳的安全储备。ERP系统中实现的采购管理的目标就是随时能够提供订购和验收的信息，对外购或委外加工的物料进行跟踪，保证按时到货，避免停工待料，建立供应商的能力、信誉等信息档案，提供最新的成本信息。以便调整库存的成本，保证合理的库存，大大降低成本，使企业的资金运用更加合理，进而使企业获取更大的经济收益。我们可以把ERP系统下的采购流程总结为以下几点：1、 建立供应商资源；运行ERP下的采购管理系统时首先是要建立供应商档案，同时对首选、次选等供应商加以分类，并建立供应商的供应货物明细（包括品种、价格、供应期、运输方式等），资料必须进行最终确认才有效。系统在执行采购订单时，要读入相应的供应商资料，并且初始化供应商的有关账务资料。初始化完成后才能处理采购业务。供应商资料是采购子系统的基本资料。2、 生成采购申请；根据ERP的物料需求计划生成的采购申请，同时综合考虑物料的订货批量、采购提前期、库存量、运输方式以及计划外的物料申请，进行系统自动物料合并，也可以人工干预和修改。另外有些原材料的采购提前期很长（有的进口件要半年以上的采购周期），因此有可能超过主生产计划制定周期。这类采购的采购计划应经过销售、财务与计划等部门的综合讨论与评估来确定所需的数量和时间，然后制定物料的中期或长期采购申请。3、确定优选供应商；该过程是落实采购供应商。采购业务人员根据系统中的供应商资源，综合考察有关供货价格、交货数量、交货期、质量要求与技术要求，进行供应商优选评价，落实每种物料的优选供应商。对新开发的供应商资源还要进行供应商的认证过程，经过相应的评审合格后才能作为许可采购的供应商。4、生成用款计划；生成采购计划后，系统自动生成用款计划，并根据询价结果进行维护。由财务对用款计划进行确认之后反馈意见给采购部门。5、 下达订单；根据订货批量、采购提前期、库存量、运输方式、用款计划以及计划外的物料申请进行物料合并，生成采购订单。并经过确认后即可进行订单输出，最后下达给供应商。也可以网上发布订单。对于临时追加的采购任务，可以通过与供应商协商直接下达采购订单。6、 采购订单跟踪；采购人员对下达的采购订单按计划进行跟踪，系统可以设置跟踪的时间周期，形成订单跟踪计划。在订单跟踪的过程中，要了解供应商的生产进度以及质量情况，并及时对供应商给予必要的支持。7、货物验收；由采购业务员对供应商所供货物按订单进行验收，并录入收货单。也可以根据系统集成的特点与企业的实际流程直接由货物管理员对货物按订单验收，并对不按计划交货的供应商进行管理控制。8、 结账与费用核算；应由采购部门配合财务部门来完成，根据物料的采购结算单据对采购各项费用进行统计，计算出物料的采购成本。9、采购订单结清；在采购订单交货、收货、入库、付款和考核后，要及时结清采购订单。系统可提供自动结清功能，可选择交货、收货、入库、付款、考核等结清方式。一般系统按付款结清的方式处理，也可以进行强制结清。10、 系统基础数据维护；采购子系统的基本数据有采购人员资料、供应商资料、采购提前期以及业务流程设置等等。对这些数据应及时加以维护；11、 采购子系统运作带来的效益；采购子系统的实施可以给企业采购部门的管理工作带来显著地变化与改善，这主要体现在以下几个方面：（1） 提高采购工作效率；例如催促已下达订单的时间，可以从实施前占总时间的50%下降到12%，日常查询库存的时间也可以大大减少。（2） 流程变革带来的效益；例如通过采购订单，可以直接完成验收货物、发票录入等工作，并且简化了所有数据的查询，这些都会带来流程效益。（3） 较少文件流转，提高系统处理信息的效率；（4） 提高业务人员素质；有统计显示，实施ERP后，采购业务人员的工作时间分配会发生较大的变化。业务人员研究怎么才能降低采购成本额时间从26%增加到40%，而总的采购成本可以下降6%。这就说明实施ERP系统会提高采购人员的工作效率和整体素质。（5） 提高基础管理工作水平；采购业务的规范性将得到加强，采购部门管理人员将有更多的时间抓业务培训、供应商开发等基础管理工作。（三）企业资源计划ERP在企业采购管理中的作用传统模式下的采购管理影响企业提高自身核心竞争力,那么通过ERP系统的实施,可以解决采购管理环节中存在的一系列问题,并通过系统运行为采购管理带来持续改进的效果。这主要体现在以下三个方面：1、 依据流程服从思想建立新的采购管理体系；在传统的管理模式下,其贯穿的管理思想是直线职能式的部门管理。而ERP系统强调的是流程管理，系统将采购活动细分为采购申请、合同签订、合同审批、检验、入库、付款、供应商管理等子流程，将属于某个子流程的职责组合成一个工作组或业务部门，并将所要完成的工作分解成相关的职责。因此，同类业务得到集中处理，能充分利用资源，并减少许多协调工作。要建立这样全新的采购管理系统，要求一是有效控制储备资金。将属于库存的职责从原有的采购职能部门分离出来，这将有利于加强业务监督。因为从库存管理角度来讲，希望存货的资金占用最少。存货的数量越少管理也越容易，而采购部门希望存货的数量多些以保证生产要求，这一矛盾使得库存管理部门尽可能地结合生产消耗来制定相关的库存补充计划，而采购部门通过对存货的定期检查来避免缺货。经过一段时间的运行，其存货必然会调整到一个相对合理的水平；要求二是制定准确的采购计划。在信息化管理推进之前，企业通常只能通过经验上的判断来制定采购计划。在企业面临市场需求变化时，一旦判断失误就会造成市场有资源却供不上货，或者是大量的物资积压在仓库里，占用了大量的资金还要承担相应的库存风险。这时,如果通过对ERP系统提供的数据进行准确分析和合理规划，就能及时制订准确的需求计划。可以在恰当的时间得到恰当的物料，减少库存资金占用，提高库存资金周转次数，降低相应的成本和风险；要求三是资金流与物流高度统一。将结算、付款职能放到财务部门，采购订单执行信息及时传到应付账款模块，财务人员可直接对采购单价、检验结果、入库数量进行检查审核，确保结算金额及付款发票的准确，体现了资金流随物流而动的管理思路，避免了供应商付款中的人为因素干扰。而且因为付款的权利不在物流部门，对盲目采购也起了相当的限制作用，同时可以监控采购部门合理安排企业资金，确保公司的付款信用。2、 依靠强大信息系统完善采购监控体系；“事前控制、事中监督、事后分析”这一管理理念在ERP系统中的具体运用，是ERP系统与传统信息系统最明显的区别。这就对采购管理提出了几点要求。一是订单信息透明。一方面按流程运作的思路，可以实现对采购订单的物流、信息流、资金流进行全过程的跟踪，并依靠流程的透明化，操作标准的制度化，从而达到简化采购订单的编制工作。另一方面，通过掌握供应商的相关信息，加强供应商的管理。加之可以有效改进采购物资入库的质量、数量、到达时间、储备地点的控制；二是审批流程严格。通过ERP系统建立采购单据的审批控制流程，可以控制不同职责的员工可以采购哪种物料，其采购金额上限是多少，超过一定的金额必需经主管领导审批，否则ERP系统中将无法继续处理该单据，包括接收相应的货物、进行付款等；三是监督体系健全。ERP系统要求所有的采购信息都要在系统中进行记录，高度共享的基础信息有效规范了采购活动，且业务的可追溯性强，可随时通过系统查询任何时候与任何供应商发生的采购业务，该笔业务进行的状态，包括库存接收的数量、采购退货的数量、结算数量、付款时间等。3、 引入ERP先进理论提升采购管理理念；随着ERP系统的实施，相应的一些理论也被引入到企业管理运作中，建立采购供应链一体化的管理经营模式已成为各企业降低成本、加速发展、提高市场竞争力的重要手段之一。采购模式在大环境下也发生了深刻转变，即由传统的保供服务型采购模式向效益型采购模式转变，由简单的被动型采购向市场化经营的采购理念转变。具体有下面几点：一是以市场为导向，以需求为根本，通过深入市场、把握市场，做到对市场资源的有效配置和调控，构筑面向市场，适应企业战略发展，实现物流成本最优化的高效率现代企业供应链管理的采购运作模式。这一目标已成为企业在日益激烈的市场竞争中提升自身实力的有力手段；二是建立稳定的高素质供应商合作群体。供应链与供应链之间的竞争就是要求供应链中的各个环节形成协作关系，共同降低成本，面对市场的压力。而ERP系统的发展也是基于采购供应链理论的企业资源计划的整合，因此要提高采购供应链的整体竞争力，就必须不断对供应商进行优化，在此基础上建立稳定、协作的供应商合作关系；三是实施战略策划实现增值采购。能否快速反应市场变化和内部需求，是检验企业采购体系运作效率的标准之一，也是企业适应市场经济发展需要的基本条件之一。而针对变化的市场和需求，实施成功的战略策划，达到增值采购，是对采购提出的高于单纯以保供为目的的新形势下的要求。（四） 企业资源计划ERP提高企业采购管理效率ERP系统通过业务处理流程规范化，对降低企业采购成本起到一定的保证作用。这可以有以下几点来概括：1、 减少采购成本，降低采购管理费用；通过物资分类查询，对每一类物资按需求的多少，规定优选原则，以简化采购物资的品种规格，保持一定批量，争取优惠。2、 周密计划，更好地保证物资供应；ERP系统的计划可以延续到未来某个任意日期，这样不但可以按需采购，而且可以保证足够的采购提前期和采购预算，防止因突发性采购而增加额外的采购费用。3、控制采购权限；要严格控制成本，首先要控制资金流出。ERP系统设置了每一个采购员的采购物料范围和支付权限，同时规定超过限额的审批层次和权限，以规范采购管理。4、控制库存量，减少超储浪费；在ERP系统中，要对每一种物料规定最大储存量和最长储存期限。超过最大值时，系统会发出提示信号，以便管理人员采取纠正措施。从而降低库存量，降低超储浪费，减少库存资金占用。5、供应商认证，保证物资质量；根据IS0900l的要求，为了保证产品质量，首先要保证进厂材料的质量。各种物料的供应商都必须经过认证，建立供应商文件档案。向没有建立文件档案的供应商采购，系统将拒绝执行。6、跟踪采购合同，提高交货履行率；系统可以提供多种查询途径，从合同编码、物料号、供应商号、采购员代码、交货日期等进行查询，跟踪采购合同执行情况，提高交货履约率。7、严格控制付款程序，减少财务差错率；付款前，系统将自动进行一系列的对比。ERP系统要求必须几方面都相符才能执行付款程序，严格控制不良资金的流出。8、设置标准成本，严格控制采购成本；每一个会计年度，企业都必须通过运行ERP系统的模拟成本，确定标准成本，也就是必须严格控制的成本限额。企业ERP系统是有效、先进的管理工具。一旦有效运转ERP系统，企业将获得无法估量的经济效益，使得企业在日益激烈的市场竞争中立于不败之地。五、 采购管理与ERP的集成（一） 基于ERP系统下采购管理注意事项ERP系统的实施在完善采购管理方面可以取得非常好的效果，但ERP项目并没有终点，相反是进入了一个新的阶段，即管理持续改善的开端。同样对于采购管理也存在一个不断优化的过程，在实施过程中也不要完全依赖于ERP系统。只有充分了解实施风险，在结合实际情况的基础上不断推进和完善,才能较好地驾驭系统。因此，ERP项目实施中须注意以下几个方面：1、ERP软件本身只是管理软件，所以不同的企业运用ERP的体会与结果可能都不一样；如何去使用它，这可以通过培训实现。但是如何利用ERP系统提供的有效信息，使决策合理化,为企业取得竞争优势,这才是最终目的。2、 供应商管理；供应商管理是采购供应链管理中一个很重要的问题。它记录供应商的各种信息，包括供应商的供货范围、供货能力、供货质量以及与本企业合作关系的历史记录。这些信息一定要做到及时更新，尤其是金融危机的影响下好多企业发生了比较大的变化，一定要及时掌握信息，保证供应商信息的真实性。3、 ERP源于制造业，其管理思想产生于制造性企业关注的各个管理环节；因此，许多企业自身的业务特性并不是绝对地适合基于ERP思想的管理软件，也不可能达到符合ERP系统所要求的理想状态，而几乎所有的ERP系统为了满足大多数企业的需求，基于理想企业管理模式设计了很多庞杂的功能，需要一套复杂的操作流程支持。庞大而复杂的ERP系统在企业提高管理效率的同时，也使企业的运营成本增大。4、 在传统管理方式下，企业管理的变化可以采取渐进方式；实施ERP系统后，每一个管理上的变化都需要ERP系统作相应支持，这给企业带来的管理难度是显而易见的。随着外部环境的改变，企业不仅要求对已有的管理工作做相应的调整和变化，有时还会增加新的管理职能。因此，如何挖掘ERP系统功能的扩展性，往往成为是否制约企业管理工作延伸的重要因素。5、ERP系统是在市场竞争的动力下发展起来的，企业为了在市场中谋求生存和发展，必须不断地整合、优化与扩大企业的自身资源；ERP系统经过近十年的发展，其功能模块及其内部各个分系统的性能在不断增强，功能也在不断扩展和完善，涉及企业的领域也越来越广。但随着ERP系统的发展，它应用的局限性也越来越明显地表现出来。因此，随着计算机信息技术以及电子商务的出现和发展，ERP系统必须要谋求与其它信息系统集成，实现其功能不断扩展和增强，以便更好地适应企业发展的需求。6、 ERP系统是一个非常庞大的系统工程，不是光有软件就可以实现的ERP更多的是一种先进的管理思想，它涉及面广、投入大、实施周期长、难度、存在一定的风险，需要采取科学的方法来保证ERP实施的成功。同时，ERP的实施关系到企业内部管理模式的调整，业务流程的变化及大量的人员变动，没有企业领导的参与将难于付诸于实践。但同时ERP是企业级的信息集成，没有全体员工的参与也是不可能成功的。还有，ERP是计算机信息技术和先进管理技术的结合，无论是决策者、管理者还是普通员工都要求掌握一定的计算机信息技术，并将之运用到现代企业的管理中去。ERP系统实现了企业数据的全局共享，作为一个管理信息系统，它处理的对象是数据。数据规范化是实现信息集成的前提，在此基础上才谈得上信息的准确、完整和及时。（二） 采购管理与ERP集成一体化ERP系统是面向企业的整个业务流程的，其核心思想就是将企业的业务流程作为一条紧密相连的供应链，它将企业管理从企业内部延伸到企业外部，对企业供应链的所有环节进行管理和集成。1、在企业内部集成方面在企业内部，ERP系统将整个企业的相关部门通过信息共享有机地集成一个整体。而采购管理作为企业内部信息流、物流、资金流的源头。实现基于ERP的采购管理系统的集成对于整个企业ERP系统集成具有重要意义。ERP系统重视对人们已习惯的原有工作方式与工作流程进行重新改造和设计，改造范围越广，新系统的潜能越能充分发挥。企业所得的收益也就越大。在采购管理中不断追求高效的流程，先进的软件系统与业务流程结合在一起考虑，不断优化、磨合。 这种在企业内部进行的ERP的有效集成将提高采购管理的效率，实现企业资源最大限度的发挥作用