企业内部控制中信息的有效性沟通

企业内部控制中信息的有效性沟通201105710040 企业管理 肖安娜摘要：企业有效信息沟通是企业管理的重要方面，同时也是内部控制的保证。企业管理者必须重视在信息沟通中由于信息传递者的沟通意识、传递渠道、沟通环境与机制、手段等因素而导致的信息不对称的情况，避免因此造成信息沟通不良。通过分析研究沟通不良的现象探寻影响企业信息沟通有效性的原因，进而采取一系列的文化建设、沟通机制建设、信息化建设等措施，从内部控制的角度出发，重点加强企业内外部沟通机制建设，以促进企业信息与沟通的有效性。关键词：内部控制 信息沟通 机制建设管理的过程是一个通过发挥各种管理功能，优化人力资源配置，提高机构的整体效能，实现企业共同目标的过程。沟通是管理的精髓，而信息是沟通的载体。现代管理理论之父大师切斯特巴纳德认为，组织的存在及其活动是以有效的信息沟通为条件的。美国著名未来学家奈斯比特也指出：“未来竞争是管理的竞争，竞争的焦点在于每个社会组织内部成员之间及其与外部组织的有效沟通上。”在企业组织内部，信息交流对于提高管理水平，建立和谐稳定的劳动关系，完成企业的使命，达到企业组织的目标和设计员工的职业生涯发展方面，具有非常重要的意义。管理离不开信息沟通，信息沟通渗透于管理的各个方面。没有沟通，就没有管理。沟通不良在很多企业中已经屡见不鲜，而低效率的沟通对企业的管理造成了极大的障碍。财政部等五部委制定的企业内部控制应用指引第17号内部信息传递提出了内部信息传递应关注的风险和相应管理措施。对于企业，沟通本身是管理的重要活动内容，没有沟通或者沟通无效将导致组织内部信息严重不对称，进而影响正确决策，形成管理漏洞，造成组织损失。基于内部控制，企业如何建立建设有效的内外部信息沟通机制倍受关注。一、企业信息的有效沟通对于企业，所谓有效的沟通是指基于企业目标的实现，把企业有用的信息及时、准确、完整地传递给系统中的利益相关者，并恰当地利用这些信息进行决策判断，最终实现企业的经营管理目标。简单的说，就是企业组织内部无论是上行沟通还是下行沟通、平行沟通，都最大限度地减少信息不对称现象。影响信息沟通有效性的主要有两方面的因素：信息的透明度以及信息的反馈度。信息的传递者和接受者必须确保对方能够理解信息的内涵，否则可能降低信息的准确度。同时，信息的传递是一个动态的双向的过程，及时充分的反馈不仅有助于管理者的决策制定，也有助于及时对其进行修正调整。二、企业内部控制中信息沟通不良的表现关于企业内部控制信息沟通的实践调查分析已有许多相关结论，通过对内部控制信息技术运用情况、管理信息系统运用情况以及信息与沟通具体内容进行调查，在调查的基础上借助COSO报告的“企业风险管理综合框架”为依据，分析企业内部控制中信息沟通存在的主要问题。据相关调查显示：第一，计算机网络技术使用率低。仅有一半的企业建有内部网，但是使用率很低。第二，管理信息系统落后。50以上的企业仅实现了会计信息系统自动化，但其它信息处理仍为手工方式，会计信息不能与其他信息及时对接。第三，企业纵向沟通不畅。75的企业没有一个开放和畅通的信息反馈渠道。第四，企业横向信息沟通不畅。30的企业在采购、生产、销售、财务等环节所拥有的各自内部信息缺少信息交换平台，没有实现资源共享和及时的交流，也不能对这些信息进行高度集成和整合。第五，企业与外部沟通不充分。企业与顾客、供应商、外部审计人员等的交流较少，不能及时获取企业所需的外部信息。三、影响企业内部控制中信息有效性的因素（一）管理信息化观念落后企业不重视信息与沟通管理，忽视信息传递，长期下去就会形成不利于信息传递的不良氛围。员工有什么问题看法，既不想方设法去解决问题，也不主动去找领导沟通寻求解决方法，任由问题存在或发展。同时管理信息化方面却投入很少，重视程度低，企业管理手段落后，导致企业在管理方面的计算机网络技术使用率低，各业务环节的管理信息系统水平落后。（二）沟通渠道单一、僵化相当一部分的企业管理者对于信息在现代企业管理方面所发挥的作用认识不足。只习惯于通过设计合理的组织结构，制定有效的制度来强化对人、财、物的管理，而不重视通过建立开放的沟通渠道，借助传递于其中的信息来达到对企业及时而有效地控制。企业自上而下的信息传递还主要表现为上级对下级的行政命令，带有强制性、灌输性和层级性，缺乏充分的讲解和沟通交流，因此自上而下的信息传递缓慢，容易造成信息发生歪曲和遗失；自下而上的信息获取主要途径还是依赖于制度设计好的定期报告制度，管理者对此之外的信息反馈没有强烈的倾听愿望，不会给予重视和及时进行处理，因此自下而上的信息交流缺乏源动力，沟通受阻。同时，在企业内部管理中，即使在已经广泛应用计算机和网络技术的情况下，受传统的工作方式和理念的影响，信息仍然大量采取书面或口头的方式单向传递。在此过程中，信息在每一个节点都要滞留一段时间，经过层层的取舍和整理后，信息的真实性、完整性、可信性会大打折扣，信息传递的速度和质量都会受到影响，从而加剧了内部信息的不对称。（三）缺乏高度集成的信息化系统信息在企业内部控制中的重要作用日益彰显，尤其是随着企业规模的不断壮大，业务的不断增多，管理控制的难度日益加大，管理者只有及时准确地掌握企业各方面的信息，才能驾驭企业。然而现实是企业缺乏个高度集成的信息化系统来实时、准确地提供供产销，人财物等信息。由于信息集成平台的缺失，客观上造成企业管理层和作业层的纵向信息传递和沟通不畅，各个业务环节的横向信息交流和整合受阻。这样，纵然管理者有需要，也因为不能够全面地、实时地了解企业业务的进展情况，从而识别并排解其中隐藏的风险，不得不放松对企业实施有效的控制。（四）沟通机制不健全企业如果没有建立和形成良好的内外部沟通机制，会直接导致公司的各种指令、计划信息不能通过诸如例会、座谈会、交流会等形式及时上传下达，相互协调；同时由于沟通渠道的单一和缺乏，信息传递会受到限制，久而久之，领导、员工和组织的价值观和目标取向的一致性受到影响，进而会影响企业目标的实现。沟通机制不健全突出表现在缺乏信息反馈机制，尤其表现为上级难以获得下级的信息反馈，难以掌握和了解实际情况，影响步调一致和目标统一。四、改善企业信息沟通的措施（一）改善沟通方式降低沟通障碍和干扰员工沟通不能独立于员工性格特点而独立存在，员工的精神状态、价值观念、交往习惯等诸种人格特征都可能形成沟通障碍。信息沟通者之间应以相互尊重、促进合作的心理状态实现沟通。同时，改善沟通方式，因人而异采取不同的方法。（二）重视管理信息化建设控制和信息是不可分的。任何信息的传递和处理都是为了控制，任何控制都要凭借信息。信息的获取、处理和利用对企业的运营和控制是不可或缺的。随着企业规模的壮大，企业内部的信息资源越来越多，而且经常需要同外部的信息进行交换和共享，只有保证信息获取的及时性、信息处理的正确性和信息利用的高效性才能满足企业控制和管理的需要，才能真正体现信息这一重要战略资源的价值。显然要达到上述目标，依靠传统的手工管理方式是不行的，尤其是大中型企业必须借助于计算机网络技术的信息基础支持，利用管理信息化软件，从而实现管理的信息化。（三）建立网络化沟通渠道信息系统的好坏直接影响到企业内部控制的效率和效果。企业应当实现信息在企业内部的整个空间内进行有效传递，建立起网络化的沟通渠道。(1)自上而下的沟通应当使每个员工都清楚地知道自己所担负的特定任务，他所负责的工作怎样与他人的工作发生关联，了解内部控制的各项规定，它们如何生效，以及他在控制系统中所扮演的角色和承担的责任。向下的沟通还应该使员工认识到在例外事项发生时，除了要注意该事项本身还应当关注导致该事项发生的原因，如此才能辨认潜在的缺失，采取行动，预防例外事项的再度发生。自下而上的沟通是基层员工向管理层反映信息的过程。企业很多重要的经营问题都是由第一线的员工发现和处理的，他们能最快地获得准确的信息。管理层要想尽快了解上述信息，就需要建立畅通的向上沟通渠道。一般而言，员工只有在确信上司有接纳信息的诚意时才肯提供所掌握的信息，所以向上的沟通不仅需要开放的渠道，还需要领导虚心聆听的意愿此外，管理层也应当建立一定的保护措施以消除员工的顾虑，适度的奖励机制以鼓励他们向上层及时准确的反映各种信息。 （2）横向沟通应当使层次相当的各个业务部门之间及时地、定期地进行信息传递和交流。企业各个部门之间的相互了解，一方面有助于企业信息的及时共享，培养企业各部门的整体观念和合作精神；另一方可以利用各业务部门相互影响、相互制约的特性达到控制企业运行的目的。(3)除了内部沟通外，企业还要加强和顾客、供应商、外部审计人员、政府等外部相关团体的沟通。外部的经常交流可以使企业掌握和强化内部控制有关的重要信息。例如，企业可以从顾客和供应商那里获得产品的需求信息、材料的供应信息来调整生产，还可以从外部审计人员那里获得有关企业会计信息质量的信息。（四）通过信息与传递机制建设强化内部控制基于内部控制，企业应该不断强化信息与沟通机制建设。关注信息的收集、加工、传递、报告与反馈。首先，建立和制定与企业经营目标相结合的信息沟通制度，包括会议制度、报告制度、信息发布与披露制度、反馈制度等。建设信息收集与加工的组织机构，明确职责和任务，并予以监督考核。其次，完善信息传递的机制，明确不同等级之间、同一等级不同部门之间、企业组织内外部直接信息传递的管理办法和要求，合理保证信息传递的有序。第三，建设和完善信息传递系统，建设网络安全控制机制，保证信息的安全准确和传递的及时。第四，利用反舞弊机制建设，发挥举报监督的作用，改善经营管理和防范组织风险。通过上述机制建设，减少信息的不对称，强化内部控制。没有沟通，就没有成功的企业。企业内部良好的沟通有助于内部控制的加强建设，逐步建立起一套成熟完善的沟通系统，增强企业的凝聚力和竞争力，使企业的运作更加顺畅高效。参考文献:1比尔维特主编,李正权译风险管理与危机解决M上海：上海人民出社,20042张宜霞,舒惠好内部控制国际比较研究M北京：中国财