美国留学详细流程.doc

中智留学中央直属企业美国ELS业务操作流程欧美部：真世基。更新日期：2007-7-301免费咨询与评估1.1：热情接待，介绍ELS课程背景及升学途径，并对客户自身条件进行专业评估；1.2：对于评估合格的客户，进入下一环节；不合格者，给出理由及其它项目建议；1.3：填写客户资料登记表，不强求各项内容都填写完整，至少留下客户姓名和联系方式，以便日后回访；1.4：对于情况较为复杂或尚处于摇摆状态的客户，应当为其制作一份留学规划书，便于客户进一步理清思路，早下决心；而对情况简单、目标明确且意向强烈者，此环节可酌情省略，省出时间用到其它更重要的工作上。2签订留学委托合同书2.1：签订合同，双方签字/盖章；2.2：全额缴纳中介服务费，个别客户坚持要求分期付款的，可先交半价，余额须在收到录取通知书后一周内交齐。2.3：所有交费都应为客户开具收据。3按照要求准备并提交学校申请所需材料3.1：与客户商定想要申请的学校，为增加录取机率，通常至少选定三所学校；3.2：请客户完整、详实地填写ELS学生信息表及UPS学生信息表；3.3：发给客户学校申请材料清单，指导办理相关材料的步骤和注意事项等；3.4：每次接收客户提交的文件时，都应填写客户材料签收表并请客户签字；3.5：严格按照外方学校的各项要求整理和翻译客户提交的材料。注：在此过程中应密切保持与客户的沟通交流，随时了解各项材料的办理进度，及时解答客户遇到的困难与疑问。4缴纳学校申请费，我方递交入学申请4.1：海外各院校收取的申请费数额有所不同，要求客户交费时，应向其出示校方正规文件（或其网站）上的相关收费信息，并为客户开具我公司收据。外方学校通常不给正式发票，此款假如学生未获录取校方也不予退还；4.2：将学校申请费汇入上海总公司帐户，并将汇款底单传真给行政助理唐静燕；4.3：将整理好的全套材料快递给上海总公司美国部助理张楠，请其代为申请学校。5按照要求准备并提交签证申请所需材料5.1：发给客户签证申请材料清单，并指导办理相关材料的步骤和注意事项等；5.2：每次接收客户提交的文件时，都应填写客户材料签收表并请客户签字。注：此过程应在等待外方院校录取通知书的同时进行，要密切保持与客户的沟通交流，随时了解各项材料的办理进度，及时解答客户遇到的困难与疑问。6取得录取通知书如顺利取得录取通知，可立即进入签证申请程序；如未获录取，应当与客户坐下来开诚布公地分析原因，探讨申请其它学校的可能性。如客户愿意继续履行合同，我方应立即为其申请其它学校；若客户决定解除合同，应按合同约定退款。7缴纳签证申请费，我方递交签证申请7.1：严格按照使馆相关要求整理和翻译客户提交的签证申请材料；7.2：美国大使馆收取的学生签证申请费目前为780元人民币（随时有可能调整，以最新信息为准）。客户需要亲自去中信银行缴纳申请费，同时在该银行购买美国使馆专用电话卡。申请费的两联发票应保留好，面签当日要交给使馆；7.3：及时向客户索要其在中信银行购买的电话卡的密码，提早为其预约面签时间；7.4：对学生进行严格的面签培训，必要时可送至北京中智曲士鹏老师处代为培训。8取得留学签证学生在约定的面签时间到达美国驻北京大使馆（通常须提前半小时到），遵从使馆工作人员的指挥，排队进入。假如遭到拒签，当时就能知道结果并领回护照；而如果通过，则需要履行按手印等一系列程序，并于2-3天后返回使馆领取签证。学生也可以留下自己的通信地址并预付快递费用，使馆将以快递形式寄回护照。注：鉴于美国必须由申请人亲自面签的特点，获签后的护照必然首先由学生而非我们得到，因此应保持与学生的密切联系，一旦获知其收到护照，就应敦促其尽早携带护照来我公司接受行前培训，以确保我们能够获得宝贵的签证复印件，不仅为存档之用，更为今后向新客户展示我公司成功案例积累材料。9领取护照及后续工作9.1：客户送来护照后，应立即将签证页复印（扫描为佳）留底。鉴于美国签证 必然由学生首先拿到的特点，因此客户不必在签证复印/扫描件上签字确认；9.2：此时如客户要求，可凭中介服务费收据换领发票；9.3：将体检信息告知客户（目前是去青岛卫生检疫局体检，通常需要打免疫针）；9.4：给以行前培训及相关指导资料，使客户做好出发准备，顺利开始留学之旅。注：如成功获得签证，即可展开体检及行前培训等后续工作；如未获录取，应当与客户坐下来开诚布公地分析原因，探讨再次申请的可能性。如客户愿意继续履行合同，我方应立即为其再次申请；若客户决定解除合同，应按合同约定退款（当然，应尽力争取让客户考虑转到我公司其它国家业务的可能性）。10案卷存档将终结的案宗予以存档，以备将来取阅参考之用。存档文件应至少包括合同书、海外学校录取通知书、学生护照及其签证页这四项最重要的材料，其它诸如学习计划书、在读证明和任职证明等对于今后工作有指导和借鉴意义的文件也可酌情存留。我个人以为，能够做到这些就足够了，不必强求所有文件都整套保留。上海中智国际教育