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作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 1 56 高高校校121121工工程程创创新新人人才才培培养养平平台台 Platform For Training Creative Students Of Universities 121 Project 软软件件外外包包专专业业方方向向 Office 培训教程 作作成成者者张勇 作作成成日日2011 12 7 审审阅阅者者 版版次次 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 2 56 目目录录 1 1 PowerPointPowerPoint教教程程2 2 WordWord教教程程3 3 Excel教程 1 PowerPoint工作窗口1 Word工作窗口1 Excel工作窗口 2 空白幻灯片2 Word的视图模式2 Excel页面设置和打印预览 3 文本框操作3 基础排版技术3 单元格格式设置 4 插入图片4 插入图片4 数据筛选排序 5 文本格式设置5 插入符号和特殊字符5 单元格输入有效性设置 6 项目符号和编号6 插入表格6 练习题1 7 自定义动画7 绘制图形7 条件格式 8 播放幻灯片8 引入目录8 公式计算 9 练习题9 练习题9 添加批注 10 行列操作 11 工作表操作 12 练习题2 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 3 56 1 1 PowerPointPowerPoint工工作作窗窗口口 1 启动PowerPoint 点击菜单 开始 所有程序 Microsoft Office Microsoft Office PowerPoint 2003 即可以打开一个窗口 2 PowerPoint窗口分为三栏 中间宽大的是工作区 左边是幻灯片的序列 右边是任务属性窗口 幻灯片主要是在中间的工作区中进行的 3 工作区中间的虚线框里面写着 点击此处添加标题 就是一个文本框 可以输入文字 PowerPoint中添加文字都是在文本框中完成的 幻幻 灯灯 片片 的的 序序 列列 工工作作区区 任任 务务 属属 性性 窗窗 口口 文本框 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 4 56 2 2 空空白白幻幻灯灯片片 1 左边幻灯片序列栏中通过单击右键选择 新幻灯片 菜单可以添加新的空白幻灯片 2 在幻灯片序列中选中幻灯片单击右键选择 删除幻灯片 菜单可以删除一个幻灯片 3 在幻灯片序列栏选中幻灯片单击右键选择 幻灯片版式 菜单 右边的任务属性窗口会显示可选的幻灯片版式 1 2 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 5 56 3 3 文文本本框框操操作作 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 6 56 1 将鼠标指针放置在文本框的边缘处 鼠标指针会变为十字形 点击鼠标左键选中该文本框 按下 Delete 键可删除文本框 2 选择 插入 文本框 水平 垂直 菜单 在幻灯片工作窗口处绘制文本框 3 双击文本框的边框 弹出文本框属性窗口 颜色和线条 属性页可以设置文本框的填充色和边框样式 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 7 56 尺寸 属性页可以设置文本框的大小和缩放比例 文本框填充色 边框色 边框宽度 粗细 边框线条样式 设置文本框的绝对尺寸 和旋转角度 通过缩放比例设置文本 框的相对尺寸 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 8 56 位置 属性页可以设置文本框在幻灯片中的相对位置 设置文本框的绝对尺寸 和旋转角度 通过缩放比例设置文本 框的相对尺寸 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 9 56 文本框 属性页可以设置文本框内文字的排版位置 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 10 56 4 4 插插入入图图片片 1 选择 插入 图片 来自文件 菜单 从文件选择对话框中选择图片文件 选中的图片被加载到幻灯片中 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 11 56 2 拖动图片可以改变在幻灯片中的位置 在图片边角处按下鼠标左键拖动鼠标 可以改变图片的尺寸和比例 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 12 56 5 5 文文本本格格式式设设置置 1 在文本框中选中需要设置格式的文本 在工具栏处选择字体 字号 字体颜色 样式 对其方式等按钮 字体样式 字号 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 13 56 黑粗样式 斜体样式 下划线样式 阴影样式 左对齐 居中 右对齐 文本颜色 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 14 56 6 6 项项目目符符号号和和编编号号 1 选中文本框中的多个段落 选择 格式 项目符号和编号 菜单 项目符号属性页中设置段落开始位置的符号 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 15 56 2 编号属性页中设置各个段落的数字编号 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 16 56 7 7 自自定定义义动动画画 选中需要加载动画的文本框 单击右键选择 自定义动画 菜单 右边任务属性窗口标题变为自定义动画 点击 添加效果 按钮可以选择多种现有的动画效果 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 17 56 8 8 播播放放幻幻灯灯片片 1 按F5键从第一页开始播放整个演示文稿 2 按Shift F5键直接从当前在幻灯片序列中选中的幻灯片开始播放 9 9 练练习习题题 要求 1 创建一个演示文稿总结本次课程内容 文件名为 PowerPoint实训练习 学生名 ppt 主题为 PowerPoint实训总结 2 文稿包含封面 目录 正文和结束页 3 封面中必须插入图片文件 标注作者和作成日期 4 目录至少包含两条索引 5 正文页至少由两张幻灯片组成 每页中至少使用一种动画效果 6 每页的标题格式为 宋体 36号 黑粗体 斜体 下划线 阴影 蓝色 7 每页正文内容的格式为 宋体 18号 第一页使用 项目符号 第二页使用 样式的数字编号 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 18 56 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 19 56 1 1 WordWord工工作作窗窗口口 1 启动Word 点击菜单 开始 所有程序 Microsoft Office Microsoft Word 2003 即打开一个窗口 2 当同时启动多个文档时 可以通过菜单 窗口 内的子菜单进行切换 文本编辑区 任务窗口 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 20 56 2 2 WordWord的的视视图图模模式式 1 Word2003有5中不同的视图模式 普通视图 Web版式视图 页面视图 大纲视图 阅读版式视图 2 点击 视图 菜单 可以在不同视图中进行切换 普通视图 不现实页面和段落设置效果 有些格式被忽略 运行速度快适于文本录入和简单的编辑 页面视图 显示所有影响文档外观的设置结果 其效果在屏幕看上去与打印在纸上效果一样 在页面视图下操作方式 类似于普通视图 适用于进行图表 页眉页脚 页边距 分栏等操作 阅读版式 以图书的分栏样式显示文档内容 一些功能区工具栏图标被隐藏 Web版式 以网页的形式显示文档 web版式适用于发送电子邮件和创建网页 大纲视图 主要用于显示文档的标题层次结构并可以方便地折叠和展开各种层级的文档 广泛用于长文档的快速浏览 和设置中 3 3 基基础础排排版版技技术术 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 21 56 1 文字的格式 在Word文本编辑区选中需要设置字体的文本 单击右键菜单 字体 或者选择菜单栏中的 格式 字体 显示字体属性设置对话框 字体选项卡 设置选中文字的字体字形字号颜色等属性 选中某一种格式的同时 底部的预览框中会同步显示文字的格式 字符间距选项卡 设置文字的缩放比例 文字的间距和位置 文字效果选项开 为选中文字设置简单的动画效果 2 添加边框和底纹 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 22 56 选中文字点击菜单 格式 边框和底纹 显示边框和底纹设置窗口 边框和页面边框选项卡用于设置文字边框的样式 线型 边框颜色 边框宽度和边框显示属性 底纹选项卡用于设置边框内的背景颜色 底纹图案和应用范围 选中某一属性后 右边的预览窗口实时显示边框和底纹的效果 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 23 56 3 段落格式设置 把光标定位在要设置的段落中 选择 格式 段落 菜单 打开段落对话框 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 24 56 缩进和间距选项卡 常规 对齐方式 设置相对于文档的左边距和右边距对齐段落 大纲级别 选择一个大纲级别以应用于选中的段落 缩进 左 输入需要段落从左边距缩进的量 输入负值时表示超过左边距的缩进量 右 输入需要段落从右边距缩进的量 此处同样也可以输入负值 特殊格式 单击 首行缩进 可仅缩进段落首行 单击 悬挂缩进 可缩进段落 除首行外的所有行 单击 无 可取消特殊缩进格式 度量值 输入首行或悬挂缩进的缩进量 特殊格式为 无 时将清除该框 间距 段前 设置选中各段落上方的间距量 段后 设置选中各段落下方的间距量 行距 设置文本行之间的垂直间距 若选择最小值 固定值 多倍行距 则需在 设置值 框中输入一个值 换行和分页选项卡 分页 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 25 56 孤行控制 防止在页面顶端单独打印段落末行或在页面底端单独打印段落首行 段中不分页 防止在段落中出现分页符 与下段同页 防止在选中段落与后面一段间插入分页符 段前分页 在选中段落前插入分页符 取消行号 防止选中段落旁出现行号 该选项对未设行号的文档或节无效 取消断字 防止段落自动断字 中文环境下 中文版式一般保持默认选项 此处对中文版式选项卡不做特别说明 4 项目符号和编号 选中需要设置项目符号的段落 选择菜单 格式 项目符号和编号 显示项目符号和编号窗口 项目符号选项卡只为选中的段落设置开头的符号 点击自定义按钮可以设置开头符号的特殊字符字体或者图片等格式 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 26 56 编号选项卡为选中的多个段落设置数字编号 点击自定义按钮可以设置编号的格式 编号的起始号码 编号位置 文字的位置等自定义属性 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 27 56 多级符号选项卡为选中的多个段落设置多级层次的标题样式 如果点击确定按钮后未出现分级标题时可以在第二级处按Tab键缩进即可出现分级效果 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 28 56 5 格式刷 格式刷可以复制现有文本段落的格式并应用到其他文字上 复制的对象包括文本字体格式 段落格式及图表图形格式 使用方法 文本格式复制 选中要引用格式的文本 单击 格式 工具栏上的 格式刷 按钮 此时鼠标指针显示为 I 形旁一个刷子图案 按住左键拖选要应用新格式的文字 段落格式复制 选中要引用格式的整个段落或将插入点定位到此段落内 也可以仅选中此段落末尾的段落标记 单击 格式 工具栏上的 格式刷 按钮 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 29 56 在应用该段落格式的段落中单击 如果同时要复制段落格式和文本格式 则需拖选整个段落 注意 单击 格式刷 按钮 使用一次后 按钮将自动弹起 不能继续使用 如要连续多次使用 可双击 格式刷 按钮 如要停止使用 可按键盘上的Esc键 或再次单击 格式刷 按钮 执行其他命令或操作 如 复制 也可以自动停止使用格式刷 复制格式的组合键 Ctrl Shift C Ctrl Shift V 而且Ctrl Shift V还有一个特点 只要曾经复制过某种格式 就可以反复使用此快捷键将此格式应用到 其他段落或文字上 不受其间其他操作的影响 直到复制了一种新的格式 使用上述方法 可以在不同的Word文档间进行格式复制 4 4 插插入入图图片片 选择 插入 图片 来自文件 菜单 从文件选择对话框中选择需要插入的图片文件 使用格式刷复制 使用格式刷后 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 30 56 5 5 插插入入符符号号和和特特殊殊字字符符 选择 插入 符号 特殊符号 菜单 开启符号选择对话框 通过双击或者点击插入按钮可以向文本编辑区中的光标处插入选中的特殊符号 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 31 56 6 插入表格 在Word可以选择 表格 插入 表格 菜单在光标处插入一个指定行列数的表格 选中一行表格通过右键菜单可以删除行 在每行的最后一个单元格处按下Tab键可以增加一行单元格 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 32 56 7 7 绘绘制制图图形形 1 选择绘图工具栏中的图形集按下左键拖动鼠标可以绘制出指定的图形 2 绘制图形时如果按下Shift可以绘制等高等宽的图形 如正方行和圆形 3 按下Ctrl键用鼠标拖拽已经绘制的图形 即可复制图形 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 33 56 8 8 引引入入目目录录 1 选择 插入 引用 索引和目录 菜单项 打开索引和目录画面 在目录选项卡处选择目录的层级和格式 点击确定按钮即可在文档的开头处添加目录 2 如果文档添加或者删除内容时 可以在目录处单击右键选择 更新域 菜单保持目录与文档内容的同步 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 34 56 9 练习题 要求 1 创建一个Word文档总结本次课程内容 文件名为 Word实训练习 学生名 doc 主题为 Word实训总结 2 文档包含封面图片 目录 正文内容 3 文档使用1 1 1的3级标题结构 一级标题格式为 宋体小一黑粗字体 二级标题为 宋体小二黑粗斜体 三级标题为 宋体四号黑粗字体 文档内容为宋体五号 4 使用表格形式罗列本次课程介绍的知识点 5 绘制基本图形和插入特殊字符标注本次课程的重点内容 6 为第一段内容设置段落的边框和底纹 7 提交文档之前将文档以页面视图模式保存 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 35 56 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 36 56 1 1 ExcelExcel工工作作窗窗口口 菜单栏 状态栏 切换工作表 表格编辑区 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 37 56 2 2 ExcelExcel页页面面设设置置和和打打印印预预览览 1 选择 文件 页面设置 菜单打开页面设置对话框 设置Excel的版式 页面选项卡设置Excel页面的版式方向 缩放比例和打印纸张 页边距选项卡设置页面正文内容与纸张边缘的距离 页眉页脚高度等 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 38 56 页眉 页脚选项卡设置整个工作表的页眉页脚 可以通过打印预览按钮查看效果 工作表选项卡可以设置打印区域 打印标题 打印附加效果和打印顺序 2 选择 文件 打印预览 菜单或工具栏上的 图标显示当前编辑Excel文档的打印预览效果 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 39 56 在对日外包开发过程中 对文档的打印效果要求非常严格 所以打印预览的功能是经常用到的功能 主要功能 1 通过上一页 下一页按钮预览整个文件 的所有页面 2 点击缩放按钮 鼠标指针变为放大镜图 标 可以放大显示预览中显示不开的页面 3 打印按钮可以在预览过程中直接打印 4 设置按钮可以调出页面设置画面 重新 设置页面的打印版式 5 页边距按钮可以在预览画面中显示标尺 用鼠标拖动标尺线手动调整页边距 6 普通视图按钮可以从预览视图模式返回 到普通视图模式 7 关闭按钮可以退出预览视图模式返回到 先前的编辑模式 3 3 单单元元格格格格式式设设置置 1 选中一个或多个单元格 单击右键选择 设置单元格格式 菜单 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 40 56 对齐选项卡可以设置单元格中文本的对齐方式 缩进的字符数和文字方向 a 如果文字过长无法在单元格中全部显示可以选择 文本控制 的 自动换行 数字选项卡可以设置单元格显示数字类型的格式 如下图所示 选择单选项可以使文字自动换行 百分比格式 在单元格出填写20后 自动变为20 的样式 b 如果文字字体过大无法在单元格中显示 可以选择 文本控制 的 缩小 字体填充 单选项 c 选中 文本控制 的 合并单元格 选项 可以将选中的多个相邻的单元格 合并成一个单元格 也可以通过工具栏上的 按钮实现合并单元格 也可以对合并的单元格进行分割 字体选项卡可以设置单元格中文字的字体格式 由于使用方法相似边框选项卡可以设置单元格边框样式 线条样式颜色等属性 可以参考Word教程中 基础排版技术 章节 可以选择预置的边框样式也可以用鼠标点击边框空白区手动添加或取消边框 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 41 56 图案选项卡可以设置单元格的背景色和背景图案 此处可以鼠标左键点 击设置边框 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 42 56 4 4 数数据据筛筛选选排排序序 1 为了大数据量的表格中定位某些特定数据 需要对数据进行筛选显示 隐藏不满足条件的数据 如下图所示 选中需要筛选的表格 点击 数据 筛选 自动筛选 菜单即可实现筛选功能 筛选后只显示Column2中为 A1的记录 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 43 56 2 为了将大量无序数据排序显示 选中数据表 点击 数据 排序 菜单 在排序选项对话框中选择排序方式 最多可以设置3个排序关键字 筛选后只显示Column2中为 A1的记录 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 44 56 5 5 单单元元格格输输入入有有效效性性设设置置 在Excel表格中经常需要约束某些单元格输入数据的类型和范围 可以通过 数据 菜单实现 选中需要限制输入数据的单元格 点击 数据 有效性 菜单 数据有效性对话框中输入数据范围 单元格以下拉框形式 输入 如果手动输入 范围外数据将会弹出 警告 此处选择序列 表 示单元格内只能输 入特定的数据项 允许输入的数据 项 中间用半角 逗号隔开 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 45 56 6 6 练练习习题题1 1 要求 1 创建一个Excel形式的学生成绩表 文件名为 Excel实训练习1 学生名 xls 主题为 学生成绩表 2 成绩表头样式为 蓝色背景 宋体12号字 表格内容样式为 白色背景 宋体10号字 3 表格边框为外边框和内边框黑色实体细线 4 成绩表至少包含学生姓名 考试日期 3门以上的成绩 5 成绩表要求按科目升序排序 按学生姓名筛选 6 学生姓名列的单元格不能输入学生姓名之外的其他任何数据 成绩列只能输入0 100之间的数字 单元格以下拉框形式 输入 如果手动输入 范围外数据将会弹出 警告 此处选择序列 表 示单元格内只能输 入特定的数据项 允许输入的数据 项 中间用半角 逗号隔开 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 46 56 7 考试日期要求使用yyyy mm dd的形式表示 8 表格主题要求合并2行 4列的单元格 字体为宋体18号黑体 示例 主题 7 7 条条件件格格式式 Excel 条件格式 功能可以根据单元格内容有选择地自动应用格式 它为Excel增色不少的同时 还为我们带来很多方便 选中需要设置条件格式的单元格区域 选择 格式 条件格式 菜单 显示条件格式对话框 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 47 56 以问题票为例 当状态列为 回答完毕 时 该条问题背景色为蓝色 当状态为 确认完毕 或 关闭 时 该条问题背景色为灰色 注意 上图中 条件处选择 公示 公示内容为 B5 回答完毕 注意 B5的单元格引用方式 符号表示绝对位置引用 如果该行的条件格式可以套用的其他行 都是根据状态列 B列 设定格式 可以使用格式刷复制该行的条件格式到其他行 每个选中的单元格区域可以最多设置3个条件格式规则 点击添加按钮即可新建一条 按照上图方法 添加其他条件格式 选择符合条件的格式 使用复合条件时可以使用逻辑或OR 逻辑 与AND 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 48 56 选中设置条件格式的单元格 选择格式化工具按钮复制条件格式 使用格式刷图标的鼠标 选中其他需要设置条件格式的行即可完成复制 注意 在设置条件格式的公示时 可以使用 B 5和B 5的方式引用单元格 再将格式复制到其他行时 对比与上图有什么不同 8 8 公公式式计计算算 公式是EXCEL工作表中进行数值计算的等式 公式输入是以 开始的 简单的公式有加 减 乘 除等计算 复杂一些的公式可能包含函数 函数 函数是预先编写的公式 可以对一个或多个值执行运算 并返回一个或多个值 函数可以简化和缩短工作表中的公式 尤其在用公式执行很长或复杂的计算时 引用 运算符 运算符 一个标记或符号 指定表达式内执行的计算的类型 有数学 比较 逻辑和引用运算符等 和常量 常量 不进行计算的值 因此也不会发生变化 1 求和函数SUM2 平均值AVERAGE 条件格式被完全复制 其他行的格式不会根据 B5的值变化 使用复合条件时可以使用逻辑或OR 逻辑 与AND 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 49 56 注意 上图公式中使用B1 B10表示单元格范围 如果是计算不连续单元格的总和时可以使用逗号将单元格隔开 例如 SUM B1 B6 B9 公示不止能计算工作表内的单元格还可以跨表引用单元格 例如 SUM Sheet1 B1 Sheet2 A1 Sheet3 E4 3 最大值函数MAX 最小值函数MIN 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 50 56 4 条件计数函数COUNTIF range criteria 5 统计不为空的单元格数COUNTA 9 9 添添加加批批注注 在Excel中 可以通过插入批注来对单元格添加注释提高文档的易读性 1 添加批注 单击要添加批注的单元格 选择 插入 批注 菜单或者单击右键选择 插入批注 菜单 在批注中填写注释内容 作成日 2020 1 10 青岛东合信息技术有限公司 DongHe Co Ltd 51 56 注意 默认情况下 只有当鼠标移至单元格处 批注才会显示 为了引起读者的注意可以通过选择右键菜单的 显示 隐藏批注 使批注始终处于可见状态 对于无效的单元格可以选择右键菜单的 删除批注 删除单元格的批注 2 批注的格式与单元格类似 也可以通过格式工具栏或边框栏设置字体和边框格式 双击批注的边框弹出属性框也可以设置格式 设置标注字体 设置边框样式 作成日 2020 1 10 青岛东合信息