日常办公事务管理.docx

日常办公事务管理 企业的行政人员每天绝大部分时间面对的主要是一写日常办公事务，这些事物通常都比较繁琐。如果将这些日常繁琐的事务加以梳理，进行有效的管理，就可以大大提高行政人员的工作效率，进而提升企业的综合竞争力。在实际工作过程中要想将各项工作真正落到实处，就必须有明确、具体的制度作为依据，将各项事务的管理工作规范化、标准化、制度化。企业的日常行政办公事务主要包括：办公设备管理、办公用品管理、印信管理、证照管理、图书资料管理、办公文书管理等内容。本章从实际角度出发，首先明确了办公事务主管及其秘书的岗位职责及任职条件；其次为行政管理人员提供了办公设备管理、办公用品管理、印信管理、照管理、图书资料管理、办公文书管理等方面详尽的制度参考，并用流程图的形式讲个环节的管理活动更加直观、鲜明地呈现出来；最后还为行政管理人员提供了日常行政事务管理中常用的办公设备请购单、办公设备采购审批表、办公设备入库登记表、办公用品申购单、办公用品申领表、 办用品订购进度控制表、归档案卷目录表、档案调阅申请表、印章使用登记表、图书借阅登记表、发文登记表等一系列实用的表单工具，帮助行政管理人员从容面对工作中各项繁杂的日常事务。日常办公岗位职责及任职条件 本节重点介绍办公事务主管和办公事务秘书的岗位职责与任职条件，通常情况下，办公事务主管是企业行政事务的主要管理者，也是主要领导者和决策者，其负责企业日常行政实物的计划、组织、协调及监督工作。办公事务秘书则是办公事务主管的助手，主要协助其处理企业中具体的日常行政事务，以及其他的一些程序化工作。二者相互配合支持，对日常办公事务进行有效的管理，以确保企业的正常运营。日常办公主管岗位职责日常办公主管的直接上级是行政经理，直接下级是日常办公秘书。其岗位职责如下： 职责1：根据企业的发展总目标完成本部门工作目标的制定，本部门月度、年度工作计划的拟定，报请上级领导审批后、组织实施并落实情况实施加以监督和检查。 职责2：负责公司办公事务管理规章制度的组织起草工作，报清上级领带审批后，严格执行。 职责3：负责管理好公司的财产物资，建立行政财产资帐并定期进行盘点。 职责4：按照公司年度财务预算，对办公费用支出进行审核和控制，并确认费用分摊范围。 职责5：负责管理公司的档案、印信、图书及各种公文、信件。 职责6：负责公司内外部的信息传递，协调公司内外部各部门，个相关单位间的关系。 职责7：负责公司内部的治安管理 职责8：负责组织对本部门人员的培训及绩效考核工作。日常办公主管岗位任职条件 一名优秀的日常办公主管须具备以下任职条件： 条件1：具备行政管理、企业管理、人力资源管理、公共关系、新闻、中文等相关专业及以上学历。 条件2：具有3年以上的相关工作经验。 条件3：具备行政管理方面的基本技能。 条件4：了解企业管理、人事管理、财务管理等方面的基础知识。 条件5：具备较强的综合能力和组合字管理能力。 条件6：具备较强的书面及语言表达能力。 条件7：具备敏锐的感知力和良好的公关能力。 条件8：有亲和力，善于与人沟通；责任感强，工作态度严谨。 条件9：具备良好的心理素质及身体素质，能够承受较强的工作压力，有服务意识。日常办公秘书岗位职责 办公事务秘书在日常办公主管的直接领导下完成日常工作，。其岗位职责主要为以下几点： 职责1：协助日常办公主管完成办公事务管理制度和工作计划等文字材料的的草拟。 职责2：负责购置、保管及发放办公设备、办公用品等行政财产物资。 职责3：做好公司档案、印信、图书以及各种公文、信件的归档和管理工作。 职责4：协助日常罢工主管做好日常接待。 职责5：协助日常办公主管沟通、协调各部门，做好信息的上传下达工作。 职责6：负责提出合理化建议，协助日常办公主管搞好本部门的建议。日常办公秘书任职条件 担任日常办公秘书的人员应具备以下任职条件： 条件1：具备文秘、中文、行政、人力资源、公关关系管理等相关专业大专以上学历。 条件2：具有文秘等相关工作经验。 条件3：具备行政管理方面的基本技能。 条件4：学习能力强，有较广泛的知识面。 条件5：具备较强的书面及语言表达能力，及良好的沟通能力和上传下达的能力。 条件6：领悟能力强，善于理解领导意图。 条件7：能够熟练地操作电脑及常用办公软件。 条件8：工作态度严谨，责任心强，认真细致，有耐心。 条件9：仪容仪表大方、得体，性格开朗，为人热情，具备良好的品德修养。 条件10：身材素质良好，能够出库耐劳。特别提示 从事文秘工作的人员应具备的基本素质就是办事认真细致，对于行政办公事务秘书而言，更是如此，比如接待来访人员时，应根据具体情况进行分析，区别对待不同的来访者；对主管待处理的事项根据轻重缓急进行整理，制定合理的日程表，必要时给予主管相应的提醒；制作常用物品的明细表，以防主管临时外出时手忙脚乱总之，用心关注细节是帮助文秘人员在工作中获得事半功倍的效果，赢得更高的工作认可度的有效手段。办公设备管理 公司的办公设备一般包括用于文字或图片资料的打印机、复印机、装订机；用于处理音像资料的录像机、影碟机、收录机、照相机；用与办公通讯的电话机、传真机；还有日常办公所需的电脑等。对办公设备的管理具体体现在采购管理和使用管理两个方面。采购办公设备时应本着合理节约，降低成本的原则，结合自身的财力及实际需要制定采购计划。采购的方式可采用定点采购或招标采购，也可采用即时询价的方式，或综合运用三种方式，尽量做到采购成本的最低化，采购质量的最优化，采购效率的最快化。对办公设备的使用管理可根据不同设备的使用特性分类进行管理，并明确地划分使用和保管的责任，以防出现互相推卸责任的情况。办公设备管理制度 办公设备管理制度通常涉及到办公设备的采购、使用、报修，报废等环节。以下列出xx公司的办公设备管理制度，以供读者阅读参考。xx公司的办公设备管理制度执行部门档案编号审批人员批准日期第一章 总则 第一条 本制度制定的目的是为了加强对公司内部办公设备的管理，有效控制行政经费的支出，以确保办公设备在工作中的正常使用。 第二条 本制度中所指的办公设备包括：公司内部的电话、电脑、的打印机、传真机等所有办公设备。 第三条 公司的办公设备属于公司的工作资源，只可用于公司内部以工作为目的的各项业务，禁止将公司的办公设备用于处理私人事务。第二章 办公设备的采购 第四条 办公设备采购管理职责 （1）公司行政部负责统一的采购计划的制定和实施。 （2）公司财务部负责审核采购费用。 （3）公司总经理负责审批采购计划、采购合同以及采购费用。 第五条 办公设备采购审批程序 （1）根据部门实际情况，设备需求部门填写办公设备清购单提交行政部。 （2）行政部每季度对请购申请进行一次统计汇总，根据汇总结果和公司现有设备的使用情况制定采购计划，填写办公设备采购审批表，经行政部经理核准后提交财务部审核，最后报请总经理审批。 （3）根据审批意见，行政部实施办公设备采购程序。 第六条 办公设备采购程序（1）行政部必须选择超过三家的供应商进行询价。（2）采购经办人员应对报价资料进行认真地分析，并参考以往的采购记录及当时的市场行情与供应商进行议价。（3）经办人员填写办公设备讯议价情况报告表，经行政部经理审核后，提交总尽力审批。（4）根据审批意见，经办人员实施采购，必要时应于供应商签订采购合同。 第七条 办公设备的验收入库工作程序（1）设备到货后，行政部应对设备进行仔细地检验，必要时设备需要部门给予协助支持。（2）检验人员在办公设备验收单上确认签字后，设备方可登记入库。第八条 设备采购费用付款程序（1）采取预付款方式时，经办人员需凭办公设备讯议价情况报告表或采购合同，填写借款单，经财务部经理审核，总经理审批通过后办理预付款手续。（2）采取货到付款方式时，在设备到货后，经办人员需凭办公设备讯议价情况报告表或采购合同、办公设备验收单及购货发票，办理财务报销手续。 第九条 设备被采购管理规定（1）行政部必须严格准守公平公开的原则，在保证质量的前提下综合考虑价格、交货费、售后服务等因素，选择信誉度高的供应商。（2）公司主要设备的采购应有35家资质完备、质量可靠、诚信度高的备选供应商。（3）所采购设备单价超过3万元时，必须采取公开招标的方式进行采购。（4）设备采购人员必须严格遵守公司规章制度，秉公办事，任何人不得在采购设备过程中收受回扣。如有违反，一经发现，公司将严肃处理。（5）行政部与供应商订购买合同时，须对售后服务明确约定，设备验收不合格时，应按照合同的约定，进行退，换货或索赔。（6）供货商提供报价的设备规格与办公设备采购审批表中所列的设别规格不同或属于代用品的，应及时与设备需求部门沟通，由需求部门经理签字确认后，方可购买。（7）设备在投入使用前需要厂家现场指导的，由行政部负责相关事宜。（8）设备采购人员应树立服务意识，若因缺货等原因无法按时完成采购时，应及时通知设备需求部门，并积极与其协商处理。（9）各生产部门对办公设备有紧急需求时，可直接将部门经理审核的购买申请提交公司总经理审批。审批通过后，由行政部安排单独采购。第三章 办公设备的使用及维修 第十条 办公设备的使用和保养（1）公司全部的办公设备都要指派专人管理，严禁其他人员擅自使用。（2）使用设备前应认真阅读说明，操作必须严格按照操作规范进行。（3）如因人为原因导致的设备丢失或损坏，应追究相关人员的责任。（4）行政部应指派专人根据产品的保养手册定期对办公设备进行检查养护，排除隐患，以免因设备故障影响公司的业务。（5）需要由厂家进行专业保养的，由行政部负责相关事宜。 第十一条 办公设备的维修（1）当设备发生故障时，应报请行政部安排维修，因私自处理导致设备损毁的，由负责人承担相应的损失。（2）行政部应对设备的维修情况做详细的记录，包括设备编号、维修日期、故障现象及原因，维修费用、维修单位等、并建立维修档案。（3）行政部应根据各类故障产生呢过的原因提出预防措施，并及时通知各部门在使用设备的过程中加以防范。 第十二条 办公设备使用监督（1）各部门经理负责本部门所用办公设备的日常使用监督。（2）行政部负责不定期地对办公设备的使用情况进行检查。（3）行政部有权提请处罚违反使用办公设备的人员。 第十三条 办公设备的报废认定及处理（1）办公设备因故障无法修复或无修复价值需要报废的，行政部应提交办公用品报废清单，由公司总经理签字审批。（2）行政部负责处理报废的办公设备，所得现金应立即交财务部入账。同时，财务部负责对已报废的办公设备进行销账。第四章 办公设备的分类管理第十四条 电脑的使用情况（1）本制度中所称“电脑”包括：主机、显示器、键盘等全部附属设备以及各类应用软件。（2）公司内部网络管理员负责计算机的管理，其有权对公司任何一台电脑实施操作，设置等管理。（3）公司电脑的使用实行“专人专管”原则，即由每台电脑的使用者负责电脑的日常操作及保养，使电脑及其附属设备的始终处于整洁、良好的状态。（4）未经允许，公司网络管理员之外的任何人均不得擅自使用他人电脑。（5）电脑的使用者应设置开机密码，且未经公司批准，不得将密码泄露给他人，以免信息外泄导致公司遭受损失。（6）电脑上必须安装杀毒软件并及时进行更新，不得使用未经病毒检查的U盘、软件等，以防止病毒入侵。（7）电脑上不得存放会影响、破坏公司计算机网络正常运行的软件，如黑客程序、网络代理服务器软件等。一经发现，网络管理员有权立即删除。（8）严禁使用公司电脑玩游戏，看电影以及进行其他娱乐活动。（9）行政部指派专人对公司电脑的硬件进行维护，其他人不得随意拆卸电脑设备或更换配置。（10）电脑使用者应定期对电脑内的资料进行整理和备份，删除无用的文件，确保电脑有总狗的运行空间，备份的资料可由部门统一保管。（11）电脑使用者离开时应退出系统并关闭电源。第十五条 电话的使用管理（1）电话由行政部统一进行分配和管理，未经允许，其他人不得擅自调换分机号码或私自拉线分号。（2）各部门经理负责对电话的日常使用情况进行监督和控制。（3）通话时要简洁扼要，避免长时间占线，浪费时间和资源。（4）因工作原因需要拨打长途电话时，应事先征得部门主管的允许。第十六条 打印机、复印机的使用管理（1）打印、复印机由行政部指派专人负责使用，其他人不得擅自使用。（2）在不适用打印、复印机时，应关闭电源，降低损耗。第十七条 传真机的使用管理（1）传真机由行政部指派专人负责使用吗，其他人不得擅自使用。（2）涉及公司机密文件必须经公司领导签字批准后方可传送。（3）每天下班后，应将传真机设置为自动接收状态，以防遗漏重要文件。第十八条 其他办公设备的使用管理（1）公司全部办公设备均应指派专人负责保管与使用，未经允许其他人不得擅自使用。（2）设备负责人应定期保养设备，以确保设备的正常运转和使用。（3）由于设备使用人员操作不当造成设备损坏的，应按照设备的购置价格赔偿。（4）员工进行岗位变动或离职时，应将指定的办公设备交予行政部审核。行政部经理确认后，员工方可办理异动（离职）手续。第五章 附则 第十九条 公司行政部有权提请出发违反本灰度的人员。第二十条 本制度的最终解释权归公司行政部所有。第二十一条 本制度自颁布之日起开始实行。办公设备管理流程 在进行办公设备管理时，可参照如下流程：（1）各部门向行政部提出购买办公设备申请。（2）行政部对请购申请进行审核、汇总后，提交公司总经理审批。（3）经领导审批通过后，行政部负责询价并初步选定供货商。（4）行政部根据初步选定的供货商情况提交公司总经理审批。（5）行政部根据总经理的审批意见实施购买。（6）行政部负责将新设备登记入库，并将相关资料存档保管。（7）各职位部门按需要领用设备，行政部负责监督使用及日常养护。（8）设备发生故障时，职能部门报请行政部安排维修。（9）能够修复的设备投入正常使用。（10）无法修复或无修复价值的设备，行政部提交报废申请，由公司总经理审批。（11）批准报废的办公设备按照报废程序予以处理，相关资料归档保存。xx公司办公室设备管理流程图执行部门档案编号审批部门批准日期相关部门行政部总经理领用审批审批审批继续使用故障报修资料存档保管报废申请报废续修日常养护资料存档保管实施购买初步选定供应商登记入库筛选供货商审核、汇总设备申购单是 否办公设备管理表格 行政部在对办公设备管理时要经常使用一些表格，下面列出企业经常使用的表格部分，以供企业在管理时选择运用。 办公设备请购单办公设备请购单填制部门档案编号申请部门 填表日期： 年 月 日设备名称规格型号数量特殊要求申请原因备注部门经理审核意见 办公设备采购审批单办公设备采购审批表填制部门档案标号设备名称型号规格数量申请部门预算单价备注说明12345预算金额总计行政部经理审核意见： 日期： 年 月 日财务经理审核意见： 日期： 年 月 日总经理审核意见： 日期： 年 月 日 经办人： 填表日期： 年 月 日办公设备讯议价情况报告表办公设备讯议价情况报告表填制部门档案标号填制日期： 年 月 日设备名称型号规格申请部门供应厂家资质报价备注说明123经办人意见经办人（签字）行政部经理审核意见签字：日期： 年 月 日总经理审核意见签字：日期： 年 月 日 办公室设备验收单办公室设备验收单填制部门档案编号设备名称型号规格数量供应厂家联系方式到货日期验收结果检验人员（签字）备注说明注：验收结果分为“合格”与“不合格”，请根据验收情况如实填写。 验收日期： 年 月 日 办公设备入库登记表办公设备入库登记表填制部门档案编号登记日期: 年 月 日设备名称品牌名称型号规格购买时间使用期限出厂日期环境需求存放地点附属设备主要功能简介使用部门责任人姓名 办公设备明细表办公设备明细表填制部门档案编号设备名称型号规格计量单位数量单价金额使用日期部门使用备注说明12345制表人： 制表日期： 年 月 日 办公设备领用表办公设备领用表填制部门档案编号设备名称编号型号规格数量具体用途备注说明行政部审核意见签字： 日期： 年 月 日 主管审核意见： 签字： 日期： 年 月 日总经理审核意见签字： 日期： 年 月 日 领用时间： 年 月 日 办公设备报修单办公设备报修单填制部门档案编号设备名称编号使用部门报修时间故障现象简述备注说明责任人姓名部门经理审核意见 办公设备报修记录表办公设备报修记录表填制部门档案编号设备名称编号使用部门保修时间故障现象解决办法经手人姓名备注说明 报废办公设备清单报废办公设备清单填制部门档案编号编号设备名称数量单价使用年限实际使用时间报废原由使用部门备注说明123部门经理审核意见行政主管审核意见总经理审核意见特别提示 随着科技水平的日益提高，现代科学的办公设备管路系统已经逐渐代替了传统的管理方式，办公设备管理系统实现了对设备的购置、使用、维修等各环节的科学管理，能够全面反映设备的增加、减少以及相关变动情况，并同过对设备单品进行全生命周期的跟踪管理，为现代企业提供了一种可选择的专业性更强，功能更全面，管路手段更先进的全新的管理方式。办公用品管理这里所说的“办公用品”指传真纸、打印纸、签字笔、胶水等易耗品以及计算器、订书机、白板等耐用品，它们是企业工作人员的必备办公工具。由于办公用品种类繁多，而且每日所需数量比较大，通常需要投入大量的行政经费。而制定办公室用品管理制度就是为了从购买、领用、发放、使用、监督等各环节着手，在保证供应的同时合理的加以控制，杜绝浪费现象、减少消耗，从而减少行政经费的支出。因此，办公室用品管理的核心就是“节约”。本节内容以制度李雯的形式，主要介绍了办公用品的采购、领用、发放、保管和使用等方面的内容，同时以表格的形式介绍了办公用品的管理流程和日常的工具表单等。办公用品管理制度办公用品管理制度通常包括办公用品的采购、保管、发放和使用等方面的内容。以下列出xx公司的办公用品管理制度，以供阅读者阅读参考。XX公司办公用品管理制度执行部门档案编号审批人员批准日期总则本制度制定的目的是为了规范办公用品的采购、发放等日常管理工作，方便公司员工领用办公用品，合理控制办公用品的费用支出，以节约公司资源。本制度适用于公司所有办公用品的采购、发放和使用管理。行政部统一负责办公用品的采购、发放、保管、使用和监督等日常事务。 办公用品的采购管理办公用品采购程序行政工作人员须实时掌握办公用品的库存情况，并根据平时的消耗水平制定采购计划，明确订购数量，填写,办公用品申购单。将行政部经理审核的办公用品申购单，提交给总经理审批。审批通过后，根据审批意见，行政部负责采用订购或直接购买的方式实施购买。所订购办公用品到货后，行政部应严格根据送货单进行验收。核对型号规格。品种、数量和质量，以确保不存在任何问题。验收人员在办公用品验收单上填写验收结果并确认签字。针对直接购买的办公用品，经办人可凭办公用品申购表以及有效发票，到财务部办理报销手续：针对采用订货方式购买的办公用品，经办人须凭办公用品申购单以及办公用品验收单，到财务部办理领款手续。 办公用品采购规定经办人本着“合理节约”的原则实施采购，避免重复购买造成库存积压：选择供货商时应货比三家，尽量选择质优价廉的办公用品。各部门如因工作原因而对某种办公用品的需求规格发生更改时，需向行政部提出书面申请，以便行政部及时对订购计划进行调整。行政部应填写办公用品订购进度控制表，表中应详细、一目了然的记录订购日期、数量、单价、供应商以及到货数量和日期。如遇特殊情况，办公用品需求部门可在采用电话或传真的方式通知行政部后，自行选择购买所需物品，但事后及时补办相关手续。否则，所产生的费用公司将不予报销。验收结果为不合格时，由行政部负责与供应商沟通协商，惊醒退换货等相关事宜的处理。对于验收结果不合格的用品，财务部有权拒绝支领相关费用。经办人应秉公办事，采购过程中严谨收受活口及其他礼品，确实无法拒绝时，应上交公司，如有违反，一经发现，公司将根据情节轻重对其警告、罚款、降薪甚至辞退处理。办公用品的领用和发放办公用品的领用和发放领用办公用品时，需以部门为单位，在规定的时间内向行政部提交办公用品申领表，写明所需领用的用品名称与数量，并由部门主管签字核准。公司规定每月的1日-3日为统一提交申领表时间，遇节假日顺延，其他时间均不予受理。行政部根据申领表的内容备齐所有所需物品，于每月5日前向个部门分发。同时进行办公用品发放的登记工作，写明分发物品的名称、数量、型号规格及分发日期，最后由申领人签字确认。员工离职时，其已领取或保管的订书器、计算器等耐用品必须交换行政部，如有丢失或损坏，行政部负责折价后向其索取赔偿。经公司总经理批准的特殊办公用品可随时申领。新员工入职时，可按照核定的岗位标准领取一套办公用品，具体内容如下表所示： 办公用品岗位领用标准岗位标准配置员工水性笔、记事本、文件夹各一个财务部员工水性笔、记事本、文件夹、计算器各一个部门主管铅笔、水性笔、记事本、文件夹、计算器、订书器各一个部门经理级以上人员铅笔、圆珠笔、水性笔、皮面笔记本、计算器、笔筒、书架、活页夹各一个备注说明因工作原因需领用标准配置以外的办公用品时；需按照常规的办公用品申领程序进行申领 办公用品的保管和使用办公用品的保管及使用管理行政部应建立存放办公用品账，明确掌握办公用品的库存情况。办公用品仓库须经常清扫整理，并定期进行盘点。盘点时如有账物不符的情况，应及时查明原因，做到账物相符。行政部应根据办公用品的采购价格核算出物品单价，并根据各部门的领用情况计算出相应的费用，将其作为年度考核的依据，并定期进行整理、汇总及存档。水性笔、圆珠笔等首次领用后三个月内，职能领用笔芯，不得重复领用。离职人员交回耐用办公用品由 行政部安排重新发放，申领人不得以其新旧为由拒绝领用。行政部对已无价值、决定报废的办公用品应做好登记，写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他事项。树立节约意识，提倡无纸化办公，尽量使用网络资源，降低易耗资源的消耗。 办公用品的使用监督各部门经理负责监督本部门办公用品的日常使用情况。行政部应定期对各部门的领用申请以及实际使用情况进行核对。行政部每月填写办公用品使用情况汇总表，一式两份。一份存档用于年终各部门的绩效考核，另一份提交各部门经理，了解本部门办公用品的消耗情况。实行“走动管理”，发现问题及时提醒解决，杜绝浪费。 附则 第十三条 本制度的最终解释权归行政部所有。 第十四条 本制度自公布其开始实行。办公用品管理流程行政部在对办公用品进行管理是可按照下面的流程进行：（1）行政部根据办公用品的库存量以及平时的消耗量确定购买数量。提交购买申请。（2）行政部经理审核购买申请后，提交总经了审批。（3）行政部根据审批意见实施购买。（4）供应商保质量如期发货。（5）行政部负责验收货物，验收不合格时，与供应商联系协商安排退换货事宜。（6）验收合格后。将所购物品登记造册入库管理，已备领用。（7）各部门按需领用办公用品。XX公司办公用品管理流程执行部门档案编号审批人员批准日期供货商行政部相关部门总经理发货 不合格审核申请购买实施购买验收货物登记入库 合 格 按需领用审批办公室用品管理表格行政部在购买、验收、分发、盘点、报废办公用品时都离不开表格，下面列举关于办公室用品管理方面的表格，以供读者阅读参考。办公用品申购单办公用品申购单填制部门档案编号日期： 年 月 日物品名称型号规格数量单价金额需货期限具体用途备注说明123456申请人签字：行政部经理意见：总经理审核意见：办公用品验收单办公用品验收单填制部门档案编号验收人员： 验收日期： 年 月 日物品名称型号规格数量供货厂商到货日期验收结果备注说明12345注： 此单验收人员签字后视为有效。 办公用品申领表 办公用品申领表填制部门档案编号申请部门申请人姓名申请日期物品名称型号规格数量具体用途备注说明123领用人（签字）部门经理（签字） 办公用品订购进度控制表办公用品订购进度控制表填制部门档案编号填表日期： 年 月 日物品名称单价订购数量订购日期到货日期供应厂商承办人 姓名备说明名123 办公用品领用记录办公用品领用记录填制部门档案编号日期物品名称领用数量领用人姓名归属部门备注 办公用品使用情况汇总表办公用品使用情况汇总表填制部门档案编号使用部门： 日期： 年 月 日名称数量单价金额名称数量单价金额签字笔打印纸圆珠笔文件夹铅笔胶水白板笔订书机荧光笔胶带圆珠笔芯双面胶软皮笔记本档案袋硬皮笔记本便签书架壁纸刀笔筒打孔机信笺纸回形针大头针剪刀订书钉印泥复写纸电源插排直尺计算器卷尺涂改液编制： 审核： 办公用品库存盘点表办公用品库存盘点表填制部门档案编号盘点日期： 年 月 日用品名称计量单位库存数量帐存数量差异数量单价差异金额备注说明盘点人： 监督： 办公用品报废清单办公用品报废清单填制部门档案编号经办人员填表日期名称型号规格使用期限数量报废原因备注说明1234使用部门意见：部门经理签字：行政部经理审核意见：行政部经理签字：特别提示办公用品管理的核心是“节约”，这种“节约”具体体现在办公用品的采购和领用两个环节。采购办公用品前，用明确了解所采购用品的日常使用情况，并检查库存，根据行政经费情况合理的决定采购数量，不免积压浪费或供应中断：尽量选择质优价廉的产品，节约行政经费：在领用环节应认真执行办公用品领用制度，按需领用，做好发放登记工作，同时加强“走动管理”，杜绝使用过程中存在的浪费现象。企业档案管理企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对社会和企业自身具有保存价值的各种形式和载体的文件材料，是企业生产经营活动的历史记录，记载着企业发展过程中的优秀成果。档案管理是企业行政管理工作中一项重要内容，做好档案管理可为企业高层领导制定和调整经营策略提供准确的决策依据，是企业良性发展的必要条件。档案管理的科学化，规范化和制度化，是衡量企业管理水平的一个重要尺度，对于提升企业在市场经济中的竞争力有重要意义。企业档案管理的内容主要包括：明确档案的归档范围及归档要求，统一档案资料的分类方法，规范档案的保管方法和调阅办法等。企业档案管理制度 制定完善的企档案管理制度有助于规范企业档案资料的收集，整理和保管工作，提高档案管理的质量和效率。档案管路制度只要包括纸质档案立卷归档的方法，以及声像档案和电子档案的管理规定等方面的内容。档案管理制度 以下列出XX公司的档案管理制度，以供读者阅读参考。xx公司档案管理制度执行部门档案编号审批人员批准日期第一章 总则第一条 本制度制定的目的是为了加强公司文书档案的管理工作，提高档案管理的质量和效率。第二条 归档范围（1） 重要会议的通知、报告、决议、领导讲话。会议简报等资料。（2） 本公司对外的正式发文以及与有关单位的来往文书。（3） 反应本公司只要职能活动的报告和总结。（4） 公司各种工作计划、报告、请示、批复、会议纪律以及统计报表。（5） 公司有关单位签的合同、协议书等资料。（6） 关于干部任免、员工奖励、员工薪酬、福利津贴等方面的人事资料。（7） 公司大事记以及反映公司重要活动的祭敖包、照片、音像资料等材料。第三条 公司行政部负责归档资料以及日常管理工作第二章 归档资料的收集第四条 各业务部门须对办理完毕的文件材料进行挑选。立卷、定期移交至行政部归档保存。第五条 行政部应加强与各业务部之间的联系，掌握各部门呢的业务情况，主动及时的对有保存价值的文件资料进行收集。第六条 档案管理人员应按照下列要求点收移交的文件：（1） 检查文件的文本以及福建是否完整，如有短缺，立即追查归入。（2） 文件处理手续必须完备，如有遗漏。立即送回有关部门补齐。（3） 文件如经过抽查，应有主管部门负责人的签字确认。（4） 与案件无关的文件不应附按归档的文件，应立即送回有关部门。（5） 有价证券或其他贵重物品应送回有关部门，有经办部门送公司指定的保管部门签收后，在将文件进行归档处理。第七条 归档要求（1） 文书结案后，原稿由行政部归档，相关部门根据实际需要留存影本。如因工作需要，经办部门需保留原稿时，必须经过行政部经理批准，且妥善保管原稿，并将影印本归档，原稿使用完毕后，经办部门应及时送交行政部归档并换回影本。（2） 经办部门须对移交的文件进行系统的管理，尽量保持文件存在的联系，区分文件的保存价值，做到准确分类、合理立卷。（3） 案卷标题简明明确，编号符合公司规范。（4） 立卷文件应将正件和附件，请示与批复等统一立卷，避免分散。（5） 卷内文件应按照影成时间或常规顺序有序排列。（6） 文件篆订符合规范。不得出现破损、转折或参差不齐等现象。（7） 档案管理人员点收完毕后，应填写归档文件移交清单，经双方确认签字后各自留存保管，以备考察。（8） 文件的归档时间如下表所示：文件类型归档时间管理文件形成后的第二年上半年移交归档项目文件项目完成后的三个月移交归档涉及公司机密或由公司外部单位形成的文件资料，应随时归档会计文件会计年度终结后，由财务会计留存一年后移交人力资源相关文件办理完毕的一月内移交归档第三章 档案资料的整理和管理第八条 档案资料的整理（1） 档案管理人员应严格按照归档要求装订，保持案卷外观整洁。（2） 根据档案的来源、时间、内容、形式等将案卷分类，调整不规范的编号，填写案卷目录。第九条 档案的分类（1） 分类档案应根据内容、部门、项目等因素进行三级分类，先按部门区分，然后根据档案的性质分类，最后在同类中依序分为若干小类。（2） 档案分类应力求使用而不拘泥，若三级分类不够用，可增设第四级“细类”。（3） 每个档夹的封面内首页应设“日次表”，档案归档时依序编号、登陆，编号原则是每案一个“细类”。（4） 同一小细类或细类的大难应在一个档案中装订，一个档夹不够时，可用两个以上的档夹装订，并在小类或细类之后曾设“卷次”编号，一遍查找。第十条 档案名称及编号（1） 档案的各级分类应有统一的名称，名称不能含糊笼统，应以充分显示档案内容性质为原则。（2） 档案的表示方式为：A1A2-B1B2C1C2D1-E1E2其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档案卷次，E1E3我档案日次。（3） 各级分类，卷次以及日次的编号，均以十进位阿拉伯数字表示，其位数根据档案多少增长情形斟酌定制。（4） 确定档案分类的各级名称后，应将所有分类的各级名称及其代表数字编号依照一定的顺序依次排列，即编制档案分类编号表以便查阅。（5） 档案分类的各级编号内应应有若干空当，以备将来组织规模扩大或业务增多时，随时增补。（6） 档案分类的各级名称及其代表数字已经确定，不宜修改，若确需修改，应事先讨论审查，并拟定新旧档案分类编号对照表，避免混淆。第十一条 档号的编订（1） 对于新档案，应从档案分类编号中查明该档案所属类别，卷次、目次顺序，以此来编列档号。（2） 档案如需归属前案，应查明前案的档号，将其一同号编列。（3） 如有一案叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。（4） 编列档号应自左而右，左方装订的档案，档号应填写于案件首页的右上角，右方装订者填写于左方上角。第四章 档案的保管 第十二条 归档文件须依日次号顺序以活页的方式装订于相关类别的档案夹内，并根据实际需要注明日次号码，以便查阅。 第十三条 应在档夹背脊上标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查找。 第十四条 定期清扫文件，保持档案整洁有序，必要时应采取防火、防盗、防潮、防虫等措施。 第十五条 将已达到保存期限的档案登记造册，呈送总经理审批后销毁。 第十六条 档案的保存期限如下表所示： 档案的保存期限保存期限范围永久保存公司章程 股东名册 组织规划及办事细则 董事会及股东会记录 财务报表 不动产所有权及其他债权凭证 其他经过核定应该永久保存的文书10年预算决算书类会计凭证事业计划资料其他经过核定应该保存10年文书5年期满或解除合约其他经过鉴定应该保存5年的文书1年结案后没必要长期保存的文书 第十七条 档案销毁时，必须由公司指派的专人与档案管理人员同时在场进行监督，防止资料外泄。第五章 调卷管理 第十八条 员工需要调阅档案时，应填写档案调卷申请表，写明调阅原因以及所要调阅档案名称，经部门主管核准后方可调阅。 第十九条 调阅涉及公司机密的档案资料时，必须经公司总经理批准。 第二十条 调阅后归还档案时，档案管理人员应认真核查、重新归档，并填写档案调阅情况记录表，写明所调阅文件的名称、调阅人、调出时间、归还时间等信息。 第二十一条 档案调阅时间一般不得超过2天。对调阅期限有特殊规定的档案应严格按照规定执行。对逾期为患者，档案管理人员负责催还。 第二十二条 调阅人员应爱护档案，确保档案整洁、安全、不得擅自涂改、翻印、抄录或损坏，更不得转接他人。第六章 附则第二十三条 本制度的最终解释权归公司行政所有。第二十四条 本制度自颁布之日起开始实行声像档案管理办法一下列出xx公司的声像档案管理办法，以供读者阅读参考。Xx公司声像档案管理办法执行部门档案编号审批人员批准日期第一章 总则第一条 本制度制订的目的是为了完善公司的档案管理制度，规范公司的声像档案管理，全面提高档案管理水平。第二条 收集范围（） 反应公司主要活动以及经营成果的声像资料。（） 公司组织并参加的重要会议和重大活动的声像资料。（） 公司外部形成的与本公司有关的重要声像资料。（） 其他具有保存价值的声像资料。第二章 声像档案的收集第三条 声响档案的收集方式（） 产生声像资料的各部门应及时将声像资料随同其他载体形式的档案移交归档。（） 档案宣应及时收集具有保存价值的声像资料。第四条 声像档案的收集要求（） 归档的 声像资料应齐备，文字说明应清楚完整。（） 归档的声像资料应为原版，如因特殊情况无法提供原版是，经主管领导审批科将复制件归档。第三章 声像档案的管理和分类第五条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门给予协助支持。第六条 声像档案的分类编号（） 录音带、录像带、摄像应按照行成年份、问题进行分类，按内容编号。同一内容分录几盘的视为一个案卷，编一个案卷号，然后再将每盘带予按照录制顺序依次编号。（） 照片应按照形成年份、问题进行分类。同属一类的照片应按照时间顺序编号，并填写底片号，底片在卷宗内编流水号，格式为：卷宗号-流水号。（） 声像档案应编注与其他载体档案相联系的参照