启航A3傻瓜进销存操作手册.doc

前 言人类社会大踏步迈进21世纪，信息技术和经济已表现出卓越的发展趋势，信息技术从模拟向数字化、从单一媒体向多媒体、从低速传输向畅通的“信息高速公路”、从一般网络向智能化广域网络转变；经济从物质经济向信息经济、从实体经济向虚拟经济、从本地经济向跨区经济甚至全球一体化经济转变。革新企业管理，加快信息建设势在必行，企业管理软件成为当今经济需求和技术发展的必然产物。启航软件厦门典通科技有限公司成立于2003年，位于风景秀丽、环境整洁、拥有“国际花园城市”美誉的厦门。公司是一家专业从事企业管理软件开发、实施及咨询辅导的综合性软件高科技公司。公司长期致力于提供拥有自主知识产权的企业管理应用软件和解决方案，并在企业信息化和软件外包等领域占据主要市场地位。几年来，我们坚持“为中小企业管理现代化服务”的宗旨，不断向市场推出优秀的产品，向用户提供优质完善的服务，深得客户好评。短短几年的时间内，就相继诞生了启航A9管理软件普及版、启航A9管理标准版、启航A9管理软件ERP版、启航A9管理软件IT通信行业版、A9管理软件医药版、A9管理软件商超版、A9管理软件汽修版、启航A9管理软件食品流通行业版、启航A9傻瓜进销存系统、启航A5食品生产监管专业版等，使得启航产品得以在中国迅速扩张。目前已通过5万多家用户的使用，在产品稳定性、安全性、实用性、功能完整性等方面受到用户的一致好评。其中就启航A9食品电子台账这个版本在2010年全年全省安装量就达到4000多家，全面覆盖全省各县市。启航A3傻瓜进销存系统是针对小型企业开发的一套企业管理软件。软件界面直观、操作简便，该软件以进销存为基础，以财务核算为核心，集采购、销售、存货、收入支出等管理功能于一体，可有效实现对企业各项经营活动的掌控和跟踪，帮助中小企业实现全面的财务核算和业务管理。全方位的决策分析帮助决策者快速做出反应，让您管理企业游刃有余！本操作手册仅适用于启航A3傻瓜进销存系统。借助帮助系统您可以了解“启航软件傻瓜进销存系统”的详细信息和具体操作方法。本手册以总揽、图表、操作步骤及实例等各种形式对启航软件傻瓜进销存系统的各个子系统做全面介绍，使您深入浅出地了解启航软件傻瓜进销存系统，灵活、有效的应用该系统，提升管理，帮助您获得成功。本文指导您如何应用系统，实施系统，如何解决管理问题。它将强大的系统功能按应用过程划分为前期设置操作、日常单据操作、期末操作三大部分，详细阐述，使您在遇到应用难题时也不必为找不到头绪而烦恼，顺藤摸瓜就能轻松搞定，贴心的“傻博士”提醒还会为您带来更多的惊喜。附录部分为您提供专业词汇的解释，使您更加准确的了解启航产品的外延及内涵，以及蕴含丰富的管理思想。按功能操作介绍系统，简单易懂详细的索引，查找方便图文并茂、清晰明了连接 站点，了解软件更新信息和启航软件其他产品。 2011厦门典通科技有限公司版权所有翻版必究目 录前 言1第一章 系统概述4第一节 系统特性6第二节 功能介绍9第二章 账套设置13第一节 账套管理17第二节 新建账套13第三节 账套管理常用菜单项功能介绍19第三章 系统向导20第一节 系统设置20第二节 用户管理24第三节 基础资料29第四节 初始化管理45第四章 业务单据公用功能53第一节 模糊查找功能54第二节 业务单据的编制55第三节 业务单据的其他操作56第四节 业务单据信息查询58第五节 报表公用功能60第五章 采购管理60第一节 采购订单61第二节 采购入库64第三节 付款单69第四节 采购退货71第五节 退款单75第六章 销售管理76第一节 销售报价77第二节 销售订单80第三节 销售出库84第四节 收款单87第五节 销售退货88第六节 退款单91第七章 仓存管理93第一节 其他入库93第二节 其他出库95第三节 产品进仓97第四节 领料单99第五节 退料单101第六节 组装单103第七节 拆卸单106第八节 仓库调拨109第九节 仓库调价110第十节 盘点作业113第十一节 库存查询116第十二节 期末处理117第八章 商品借欠管理119第一节 借货单119第二节 借货归还单121第三节 借出单123第四节 借出还回单125第九章 现金银行125第一节 其他收入125第二节 费用开支127第三节 借款单129第四节 借款还回单130第五节 借出单132第六节 借出归还单134第七节 收款单136第八节 付款单138第九节 银行存取款140第十节 收款冲账141第十一节 付款冲账144第十章 调账业务147第一节 应收增加147第二节 应收减少148第三节 应付增加148第四节 应付减少149第五节 账户盘点增加150第六节 账户盘点减少151第十一章 工资核算152第一节 基础设置153第二节 工资录入155第三节 工资支付156第一章 系统概述系统概述启航A3傻瓜进销存是取代原来的A9傻瓜进销存。启航傻瓜进销存软件是一套专门针对中小商户的进销存管理软件。系统采用“简单实用，易学易用”的开发设计风格，采用极富人性化设计的导航图界面，系统的模块化程度较高，众多功能经过精心设计，巧妙地集成于一个模块中，使业务操作变得一目了然，简单快捷，无需培训就能够轻松上手，省时又省心。只需将每天的进货和销售等单据数据录入电脑，启航傻瓜进销存软件便会帮您处理这些数据，包括自动增减库存，自动增减供应商的收付款、客户的应收款，统计任一时间的进货、销售、商品毛利等汇总数据等。以智能化的操作做到懂生意就会管帐，满足老板能亲自参与管帐的心态，帮助企业全面管理商品帐、资金帐、往来帐、费用帐，清晰地了解每一件商品、每一分资金、每一笔欠款、每一笔费用以及盈亏的来龙去脉，自动生成经营报表。系统界面应用价值 实现对食品生产过程的食品质量安全有效的跟踪和监管，完全符合国家对食品安全的管理要求，完全符合通用规范的要求。 帮助食品生产加工企业建立起一种高效的集业务、生产、质检、财务于一体的信息化管理模式。实现企业信息流、资金流、物流的全方位管理。用经营数据引导企业经营决策，降低经营风险。 在仓库、质检、生产管理的基础上，提供了索证管理、索票管理、进货台账、销售台账、食品添加剂台账、食品保质期管理、过期食品锁定等体现食品安全管理规范的功能。 让企业管理者随时了解企业每天的业务状况、生产加工状况、食品质量安全状况及财务状况 食品生产加工企业只要安装了该系统，在日常经营活动中，就可以自动生成符合质监部门监管要求的相关台帐，所开出的供货凭证又能作为食品经销商的进货台帐。第一节 系统特性一、 方便企业信息化管理该系统将通用规范的要求同企业信息化管理需求相融合在一起，是集供应链管理、财务管理、生产管理为一体的企业综合管理平台，在满足企业自身信息化管理要求的同时又能满足相关监管部门的监管需求。二、行业应用结合食品加工生产企业的特点，充分解决食品加工生产企业存在产品品种多、存在大小包装、生产量大、保质期短销售、客户数量多、业务频繁等问题。三 、流程优化优化企业业务流程，从订单下订原料采购生产下达质量检验产品入库销售发货收付款结算，各个岗位职权分明，流程清晰，并可详细追溯业务全过程。四、完善的批次管理用户可以根据企业的实际情况，自定义设置批次管理的范围、宽严程度等。如可以针对所有产品进行批次管理，也可以只对部分货品进行批次管理等；通过自定义批次生成规则，使得批次管理还能跟保质期管理有效的结合起来。如批号前面几位数字就是生产日期，后面加流水号就成为了产品的批号。五、保质期管理能够根据预定义的规则，自动推算食品的保质期； 能根据定义，提醒保质期的天数。如到期前一个星期、一个月、一年提醒等等； 能够根据保质期查询产品数量；保质期管理能够跟批号管理结合使用。六、自动预警提供超期订单、库存上下限、超期应收报警、用料上下限等，提醒用户及时补货、催收货款等。七、分支机构管理系统支持分支机构管理，从基础数据、各业务单据到各类分析统计报表都引入了分支机构的概念，可以充分满足多工厂、多办事处的管理要求。八、单据多核算类别业务单据支持多种核算类别，改变以往传统的业务核算关系，如采购入库单可以往来核算供应商、客户、部门、职员，充分解决了即是客户又是供应商等的复杂业务关系问题。九、易学易用，轻松管理易安装、易实施、易维护、易操作、易扩展，帮助企业快速建立实施方案，保障企业顺畅使用，降低企业信息传递和信息收集成本。十、查询快捷，决策方便无论是对进销存数据，还是对生产管理、质量管理以及利润报表都能做到快速准确的查询和分析，为用户提供强大的自定义报表功能，为企业经营决策提供及时、准确的数据依据。十一、快速稳定，安全性好构建在先进的开发平台和数据库之上，性能高度稳定，数据处理快速、准确，数据之间关联紧密，远程连接方便。强大的数据授权管理，不同操作员只能处理不同的业务信息，确保数据信息安全。第二节 系统安装1、双击启动安装过程，如图1-1：图1-12、点击“下一步”进入许可协议，并点击“同意”许可协议，进入目标目录C:启航软件，建议不放在系统盘，可存放在E盘。如图1-2、图1-3：图1-2图1-33.点击“确定”并选择“下一步”，按系统提示操作选择“下一步”至程序安装成功，最后点击“完成”即可。4.系统安装完之后会在桌面上创建个启航A3傻瓜进销存程序的快捷方式，双击运行进入系统登录界面，输入后期设置好的账套和密码即可。第三节 功能介绍启航A3傻瓜进销存管理系统向导界面，如图1-4：图1-4一、系统核心功能三、功能键介绍：功能键描述快捷键新增基础信息的上级组别新增一条记录或增加一张新的单据Ctrl+N修改编辑当前选择的信息Ctrl+M删除选择的记录弹出条码框录入商品条码一次性录入多个商品信息保存本单据的内容Ctrl+S取消当前记录的修改、新增等操作复制当前数据或将单据的内容复制并增加Ctrl+R禁用选择的记录无将已经禁用内容重新启用无审核选择的记录F4反审核选择的记录Shift+F4关闭订单即停止订单的执行将手工关闭的订单再次启用刷新当前数据F5设置单据字段栏目的格式打印预览打印退出信息界面或单据界面(Esc)Ctrl+Q过滤数据按条件查询明细值Ctrl+F查看本条记录详细内容查看选中记录的源单查看于选中记录为源单的记录选单操作选取可以选择的源单转单将此单转入下一步的业务单,新一个以此单为源单的下一步新单据增加一条记录删除一条记录设置单据或报表中的字体引出单据数量为EXEL删除选中分录冻结单据报表中的前几列,使其无法移动取消冻结列复制单据可以选择全部或部分复制.选项有两个打开帮助文档第二章 账套设置当您开始使用本系统时，您首先要做的就是根据企业的实际情况开设一个适合的账套，并进行相应的初始化操作，即输入与您公司业务有关的各种基本数据和资料，以方便今后在系统中直接调用，从而减少重复操作，加快操作速度。第一节 新建账套新建账套是指建立一个可以进行业务数据处理的空白账套。在新建立的账套内，没有任何进销存数据和会计数据。账套新建步骤如下。1、双击软件客户端图标，在弹出的提示框里点击【确定】按钮，进入系统登录界面，点击【高级选项】进入SQL系统输入框，如图2-1、图2-2：。图2-1 提示界面图2-2 SQL设置界面2、将系统口令和数据服务器等相关信息配置好后点击【确定】返回登录界面，点击【新建账套】进入建账向导界面，如图2-3、图2-4：图2-3图2-4 建账向导3、填写企业名称，确认无误后点击【下一步】进入账套配置界面，如图2-5：图2-5 建账向导小博士：1、账套代号，计算机管理账套是按照文件的方式进行管理的，因此每个账套必须有一个文件名，在这里我们称之为账套代号。请您在【账套代号】后输入此账套的代号。账套编号可由字母、数字或汉字组成；2、账套名称，指的是账套的标识名，一套系统可以建多个账套。请您在【账套名称】后输入此账套的名称。账套名称可由字母、数字或汉字组成；3、数据目录，数据库文件与日志文件的存放位置指的是此账套的存放路径，点击“”选择账套的存放路径。4、将以上信息配置完毕确认无误后点击【下一步】进入另一个设置界面，如图2-6：根据您的需求设置相关信息。图2-6 建账向导5、将以上信息设置确认无误后点击【下一步】至最后一个设置界面，如图2-7，确认无误后点击【完成】即完成了新建帐套。返回账套维护界面即可看到新建的账套了。图2-7 建账向导第二节 账套管理账套是存放各种数据的载体，各种财务数据、业务数据、一些辅助信息等都存放在账套中，是处理业务数据的基本单位，账套本身就是一个数据库文件。它包含一套完整的数据，在这套数据中，包括本企业内的各种货品信息、供应商/客户信息以及各种业务单据等。一个公司可能有不同类型互不关联的业务需要处理，这时可以设置多个账套。账套管理可以完成针对账套的各项操作，包括新建、修改、删除、备份，恢复、注册和取消账套注册等。一、如何进入账套管理系统？1、启航A3傻瓜进销存应用程序，进入登录界面，点击【账套管理】进入账套管理界面，如图2-8、2-9：图2-8图2-9 账套管理登录界面2、账套管理的登录密码是可以修改的，修改的方法是：（1）进入账套管理系统后，选择“【系统】【更改密码】” ；（2）在“更改密码”界面中，输入旧密码（此时系统默认为空）、新密码和确认密码；然后单击确定，登录密码就修改成功了； （3）下次登录账套管理时，就必须以用户Admin和修改后的密码进行登录。温馨提示：在进入系统之后，建议用户立即修改账套管理的密码，以确保系统的安全性。第三节 账套管理常用菜单项功能介绍一、修改账套属性修改账套属性：账套新建后，允许用户修改账套的名称。账套名称可以不同于用户的单位名称，它是用来区分单位内部不同的账套。具体操作是：选择一个账套，选择【数据库】【账套属性】或直接点击工具栏上的【属性】按钮，在弹出的账套属性界面中，修改账套的名称。单击确定，系统就会保存所作的修改。二、账套备份策略1、完全备份：执行完整数据库备份，也就是为账套中的所有数据建立一个副本。备份后，生成完全备份文件。2、增量备份：记录自上次完整数据库备份后对数据库数据所做的更改，也就是为上次完整数据库备份后发生变动的数据建立一个副本。备份后，生成增量备份文件。增量备份比完全备份小而且备份速度快，因此可以更经常地备份，经常备份将减少丢失数据的危险。 温馨提醒：增量备份是基于完全备份之上的。因此在增量备份之前，必须先做完全备份。三、恢复账套将一个已备份好的账套还原到软件中。选定要还原的账套后按“数据库”菜单下的【恢复账套】或直接点击工具栏上的【恢复】，进入“恢复账套”界面进行操作。四、注册账套注册账套是将已经存在于其他数据服务器上的启航账套，加入到当前的账套管理环境中，以实现一个中间层对多个数据服务器、多个账套的管理。可以通过此功能连接网络内的其他机器上的启航账套，从而方便用户操作。具体操作是：选择【数据库】【注册账套】，打开“注册账套”界面。如图2-10：按系统提示填写相关信息即可。图2-10注册账套界面五、取消账套注册取消注册账套与注册账套的功能作用刚刚相反，是将当前账套从账套管理工具中取消。具体操作是：选择一个账套，选择【数据库】【取消账套注册】，单击【是】，即可取消账套注册。小博士：1、在取消注册之前，系统会做一些检测账套信息的工作，测当前账套是否正在使用。在账套真正删除前，系统会检测当前账套是否正在使用，如果检测到当前账套正在使用，则不会删除当前账套，并会给出相应的提示。2、检测是否该账套已被其他中间层注册。如果检测到当前账套有其他注册信息，系统会给出提示，如果已经确定要删除，则单击【是】就可以了。第三章 系统向导第一节 系统设置一、 账套选项账套选项主要是对账套属性的设置。选择【系统向导】【系统设置】【账套选项】，进入账套信息和业务参数的界面，如图3-1，图3-2：图3-1图3-2二、单据设置选择【系统向导】【系统设置】【单据设置】，进入单据设置的界面如图3-3，按照系统提示操作，对单据类型、编码规则等相关信息进行设置即可。图3-3 单据设置界面三、单价设置选择【系统向导】【系统设置】【单价设置】，进入单据设置的界面如图3-4，按照系统提示操作，对采购模块、销售模块、仓存模块的货品价格进行设置即可。图3-4 单价设置界面第二节 用户管理用户管理是对账套使用者的管理，包括新增用户，删除用户，用户授权。如果给特定的用户授予了管理员的权限，以该用户登录后，也可以在客户端进行用户管理。选择【系统向导】【系统设置】【用户设置】进入“用户管理”界面，如图3-5：图3-5 用户管理界面一、新建组第一步，选择【系统向导】【系统设置】【用户设置】，在菜单栏点击【新增组】或者在界面空白处右击选择【新增组】，进入“用户组属性”窗口，如图3-6：图3-6 用户组新增界面第二步，录入用户组编号与用户组名称，说明项用于录入此用户组的备注信息。相关信息录入完毕后，点击确定按钮完成用户组的新增。二、删除组删除不需要的用户组先选定组，如：销售组，右击选择删除，弹出“是否删除用户组”确定框，选择确定用户组即被删除。注意：若用户组有成员用户，则该组不能删除，必须先修改/删除组下的各成员用户，用户组才可删除。三、用户组属性的查询与修改选定某一用户组，如：采购组，右击选择组属性，弹出“用户组属性”框，在属性框可以查询到用户组的相关信息，可以直接在属性框进行用户组信息的修改操作。四、新建用户第一步，选择【系统向导】【系统设置】【用户设置】，在菜单栏点击新增用户，弹出“用户属性”窗口，如图3-7：图3-7 明细用户新增界面第二步，选择用户组，录入用户编号与用户名称等信息第三步，“禁用账号”勾选后，该用户就被禁止使用了，将不能作为账套的登录账号了。如要恢复启用，则双击该条信息，将勾选取消即可。系统默认的有Administrators组与Users组供用户选择，可以先去用户组下新增需要的用户组后再回到用户属性框下选择归属组。选择指定组，点击添加或删除按钮来增删用户隶属组别。一个用户可以同时归属于多个组，但必须选择一个且只能是一个主要组。相关信息录入完毕后点击确定按钮完成新用户的添加。五、用户禁用和启用1、用户禁用，选中要禁用的用户，点击菜单栏的【用户管理】【用户禁用】或者直接右击选择【用户禁用】，确定后该用户则被系统禁用，且字体颜色变为红色。2、用户启用，选中要启用的用户，点击菜单栏的【用户管理】【用户启用】或者直接双击该明细信息进入客户属性界面，将“禁用账号”取消勾选，确定后该用户则被系统重新启用，且字体颜色变为黑色。六、删除用户当某个登录用户由于一些原因不再需要使用时，可以使用删除功能删除不需要的用户。选定某一具体用户，如：李小小，右击选择删除，弹出“是否删除用户”确定框，选择确定用户即被删除。七、用户属性的查询与修改选定某一具体用户，如：李小小，右击选择属性，弹出“用户属性”框，在属性框可以查询到用户的相关信息，可以直接在属性框进行用户信息的修改操作。八、字段设置系统中的基础资料数据、单据数据、报表数据对于一个组织机构来说，都是比较重要的资料，为了保证数据的安全性。我们对系统资料设置了权限控制功能，只允许相应权限的用户才可以对系统资料进行相应的操作。在没有设置之前，所有字段均是可以使用的。字段设置是对整个系统进行字段是否开放的设置。点击菜单栏【权限管理】选择【字段设置】进入字段设置界面，如图3-8：选择要控制的字段，点击【应用】然后【退出】。图3-8 字段设置界面九、字段权限前面已经做了字段设置，接下来就可以对指定的用户做字段权限设置了。如果没有前面的字段设置，字段权限功能是没办法做的，打开界面时将是灰色界面，没有可选项，如图3-9所示。所以如果要做字段权限设置必须先做字段设置。（已勾选的代表是要授权的字段。）图3-9 字段权限设置界面第一步，选定某一具体用户，如：小林，右击选择字段权限，弹出“字段权限控制”窗口，按您的需求选择相应的选项。(如图3-10)图3-10 字段权限设置界面第二步，详细授权：根据成员实际操作权限进行授权，如：小林销售员实际没有有录入单据的权限，打开进货单系统右侧弹出具体的系统功能列表，控制小林不可编辑、不可可查看采购单的权力，单击保存即可。第三步，快速授权，选中某一资料信息，如进货单，选择工具栏上的全选按钮，系统就会对该用户禁止相应的权限。使用全选按钮大大加快了系统各模块信息权限设置的速度。十、功能权限第一步，选定某一具体用户，如：小林，右击选择功能权限，弹出“功能授权”的设置窗口，如图3-11：图3-11 功能权限设置界面第二步，详细授权，即根据功能进行授权，单击某一资料信息，如采购订单，系统弹出具体的系统功能列表，您可以对每一具体业务功能的新增、删除、修改、复制、审核、反审核等进行授权。选择其中要授权的功能，单击保存即可。第三步，快速授权，选中某一资料信息，如采购订单，选择工具栏上的全选按钮，系统就会将采购订单的所有权限赋给用户。使用全选按钮大大加快了系统各模块信息权限设置的速度。小博士：只有系统管理员或系统管理员组用户才能进行权限管理和授权。系统管理员或系统管理员组用户本身已具有系统的任何权限，不需要再设置权限。第三节 基础资料基础资料的初始设置和日常维护是系统最重要、最基本的环节，系统的其他模块都需要调用基础资料的信息，其设置的合理性、录入的正确性、资料之间相互关系的合理性直接关系到初始设置的成功运作和整个系统的高效、正常运行。基础资料，就是在系统中使用的各种基础数据的总称。由于系统功能众多，囊括的范围很广，为了便于管理，对这些不同的基础资料进行分类管理。基础资料包含了：客户信息、部门信息、职员信息、计量单位、仓库信息、供应商信息、货品信息、辅助资料等。登陆账套后进入【系统向导】【系统设置】【基础资料】，即可对基础资料资料进行设置。小博士：本系统的基础资料都是采用小数点技术来区分基础信息的上下级关系。好处：分类清晰明了，方便管理；修改方便，改变上级组信息时其下级所属信息跟随改变，不需对下级明细做一一修改；基础资料改变，所有相关单据的对应内容也跟着改变；大大降低了操作的烦琐性。但需引起注意的是，部分基础资料信息被其他信息引用后，将不可再做修改，如货品信息的计价方法、仓库、单位、存货类型等等，以免影响正常单据的使用及数据的正确性。一、客户信息客户资料提供管理存货流转的消费者信息。客户是企业购销业务流程的终点，也是企业执行生产经营业务的直接外因，设置客户管理不仅是销售管理的重要组成部分，同时也是应收管理所不可或缺的基本要素，因此用户应对客户资料的设置给予高度重视。客户资料是用于登记与本公司有业务往来的客户信息。（一）客户资料组成系统提供的客户资料如下编号对象属性说明1编号直接输入客户编号（可以制定个编码方案），注：编号不允许重复，编号系统也会自动生成。2名称直接输入客户名称3简称系统根据客户名称带出其对应的拼音简称。4助记码直接录入，可以是编号的简码5开户银行客户对公业务所属银行6银行账号客户对公业务银行账号7联系人负责该客户业务的公司主要联系人8电话负责该客户业务的主要联系人电话9QQ号负责该客户业务的主要联系人的QQ号码10法人代表客户公司法人代表11行业客户所属行业12城市该客户所处的城市13联系地址客户办公所在地的地址（总部或分部地址）14传真客户主要办公传真15邮政编码客户办公所在地的邮政编码16邮件地址个人邮箱或企业级电子邮箱17公司主页客户公司网址18税务登记号客户税务登记号19客户状态客户业务往来的状态（使用、未使用、冻结），默认使用20法人代表客户的法人代表21国家客户办公所在地的国家，如中国、美国等，直接输入22区域客户办公所在地的所属地区，华东、华南等。下拉选择，取源于基础资料辅助资料下的区域，用户可自行添加23送货地址客户默认的收货地址24默认业务员默认负责此客户的业务员25手机号默认业务员的手机号26增值税率默认开票的税率，默认17%27备注该客户的其他需要补充说明的信息（二）新增客户信息在“【基础】【客户】”窗口内，选择【客户】根目录，此时菜单内容为对客户信息的操作。在客户信息界面的左边栏位，点击工具栏上的新增组别则表示要新增客户的上级组别，如图3-11；如选择新增组别则在弹出的界面输入客户信息上级组的编号和名称，输入完毕后，单击保存按钮保存新增的客户信息组资料。图3-11 客户信息上级组新增界面如果要新增明细客户，点中某一个客户上级组，然后点击工具栏上的新增客户，进入“客户信息新增”界面，在弹出的界面输入客户信息下级明细的编号、名称、电话、传真等等信息。输入完毕后，单击保存按钮保存新增客户信息的明细资料。如图3-12：图3-12 客户信息新增界面（三）浏览客户信息在“客户”窗口，选择某条客户信息分录，点双击某条明细分录，即可浏览客户信息的明细数据。如图3-13：在“客户”窗口主界面，可以浏览所有客户信息，如果客户信息较多，可以使用光标移动键或滚动条浏览所有客户信息。图3-13 客户信息明细浏览界面（四）修改客户信息如果要修改某一客户信息，则先选中该客户信息，然后在工具栏上选择修改或使用快捷键Ctrl+M，或者双击进入客户信息浏览界面再点击修改，弹出 “客户信息修改”界面，输入客户信息的修改内容即可。（五）删除客户信息如果要删除某一客户信息的上级组或下级明细，则先选中该客户信息，然后在工具栏上选择删除按钮删除客户信息。注意：如果预删除的客户信息上级组含有下级明细客户，则该客户组不允许删除，必须将明细信息全部删除后，才可删除上级组信息。（六）禁用客户信息如果跟某一客户不再有业务往来关系，则可以使用禁用功能禁用某一客户信息。先选中该客户信息，然后在工具栏上选择禁用，弹出禁用确定信息，点击确定即禁用了该客户信息。被禁用的客户信息将不在单据中显示。（七）反禁用客户信息若要恢复跟某一客户的业务往来关系，就使用系统的反禁用功能，恢复之间的业务关系。在菜单栏的编辑栏下选择反禁用，弹出反禁用客户信息界面，选中需要反禁用的客户分录，点击反禁用则再次启用了该客户信息。反禁用的客户信息又将显示于业务单据中。（八）复制客户信息使用复制功能，可以提高客户信息的录入速度。如果要复制客户信息，双击某明细客户信息，在工具栏上选择复制，复制客户信息的内容。（九）刷新客户信息使用刷新按钮可以即时刷新增设的客户信息。在工具栏上选择刷新，即可刷新客户信息。（十）查询客户信息在工具栏上选择查询，选取查询值，输入查询条件，系统会根据输入的查询条件，过滤出相应的客户数据。（十一）引出客户信息如果要引出客户信息，则在基础资料界面选中【客户】根目录，然后在菜单栏的文件栏下面选择引出，在弹出的引出界面输入文件名，选择一个文件保存类型，最后单击保存。（十二）设置客户信息客户信息的设置功能，主要是支持界面的自定义功能，用户可以根据公司内部的惯例叫法，对字段名称进行修改、调整字段长度，并设置是否可见。在菜单栏的选项栏下面选择设置，进入客户信息栏目设置界面。可以通过上移、下移两个按钮调整字段之间的位置，如图3-14：温馨提示：所有基础资料设置界面的长度都会有一个默认的初始值。图3-14 客户信息栏目设置界面（十三）字体大小设置 设置客户信息界面的字体的大小，在菜单栏里的选项栏下选择字体，进行设置。（十四）预览、打印客户信息设置并准备好打印机后，在工具栏上选择预览，即可预览客户信息，在预览界面点击打印，即可打印客户信息。二、部门信息（一）部门资料组成系统提供的部门资料如下：编号对象属性说明1编号直接输入部门编号，注：编号不允许重复2名称直接输入部门名称3简称系统根据部门名称带出其对应的拼音简称。4主管名称本部门的负责人，下拉选择，调用基础资料职员的内容5电话部门的主要办公电话6传真部门的主要办公传真7备注附属说明信息8助记码手工直接录入（二）新增部门在“【基础资料】【部门】”窗口内，选择【部门】根目录，此时菜单内容为对部门信息的操作。在部门明细界面点击新增部门，进入“部门信息明细新增”界面，如图3-15；在窗口内输入部门编号、部门名称等信息，输入完毕后，单击保存，保存新增的部门信息。在部门列表界面可对部门信息删除、修改、浏览、引出等操作。图3-15 部门信息明细新增界面三、职员信息（一）职员资料组成系统提供的职员资料如下：编号对象属性说明1编号直接输入职员编号，注：编号不允许重复2名称职员姓名，直接输入3简称系统根据职员名称带出其对应的拼音简称。4部门职员所在部门，下拉选择，调用基础资料部门的内容5性别下拉选择输入，缺省为空6文化程度职员文化程度，下拉选择，取数来源于基础资料辅助资料下的文化程度，用户可根据需要添加7出生日期职员的出生日期，直接输入（年月日）8联系电话职员联系电话，直接输入9身份证号码职员的证件号码，直接输入10职务职员所胜任的岗位，下拉选择，取数来源于基础资料辅助资料下的职务，用户可根据需要添加11入职时间职员被录用日期12家庭住址职员所在地址13电子邮件个人电子邮箱14开户银行及账号一般是登记职员工资卡的信息15职员类别下拉选择（合同工、普通工、外调）可自行修改补充16离职日期职员离开公司的日期17备注附属说明信息18是否登录用户是，则产生对应的登录账号19职员隶属关系可选择职员管理的下属职员20助记码手工录入助记码21备注其他信息补充说明（二）新增职员信息在“【基础资料】【职员】”窗口内，选择【职员】根目录，此时菜单内容为对职员信息的操作。在职员明细界面点击新增职员，进入“职员信息明细新增”界面，如图3-16；在窗口内输入职员编号、职员名称等信息，输入完毕后，单击保存，保存新增的职员信息。在职员列表界面可以对职员信息删除、修改、浏览、引出等操作。图3-16 职员信息明细新增界面四、仓库信息仓库是货品的存放地点，是进行货品确认的基本标识之一。（一）仓库资料组成系统提供的仓库资料如下：编号对象属性说明1编号直接输入仓库编号，注：编号不允许重复2名称直接输入仓库名称3简称系统根据仓库名称带出其对应的拼音简称。4管理员本仓库的负责人，选择录入5地址仓库所在的地址6电话仓库的电话8仓库类型仓库所属类型，下拉选择，取数来源于基础资料辅助资料下的仓库类型，用户可根据需要添加，一般默认为普通仓。9助记码系统默认编号最后一个小数点后的编码，也可直接录入（二）新增仓库信息在“【基础资料】【仓库】”窗口内，选择【仓库】根目录，此时菜单内容为对仓库信息的操作。在仓库明细界面点击新增仓库，进入“仓库信息明细新增”界面，如图:3-17；在窗口内输入仓库编号、仓库名称等信息，输入完毕后，单击保存，保存新增的仓库信息。在仓库列表界面可对仓库信息删除、修改、浏览、引出等操作。图3-17 仓库信息明细新增界面五、供应商信息 供应商资料提供管理存货流转的供应者信息。供应商是企业购销业务流程的起点，进行供应商管理的重要性自不待言。（一）供应商资料组成系统提供的供应商资料如下：编号对象属性说明1编号直接输入供应商编号（可以制定个编码方案），注：编号不允许重复，编号系统也会自动生成。2名称直接输入供应商名称3简称系统根据供应商名称带出其对应的拼音简称。4助记码直接录入，可以是编号的简码5开户银行供应商对公业务所属银行6银行账号供应商对公业务银行账号7联系人负责该供应商业务的公司主要联系人8电话负责该供应商业务的主要联系人电话9QQ号负责该供应商业务的主要联系人的QQ号码10法人代表供应商公司法人代表11行业供应商所属行业12城市该供应商所处的城市13联系地址供应商办公所在地的地址（总部或分部地址）14传真供应商主要办公传真15邮政编码供应商办公所在地的邮政编码16邮件地址个人邮箱或企业级电子邮箱17公司主页供应商公司网址18税务登记号供应商税务登记号19状态供应商业务往来的状态，下拉选择，默认使用20法人代表供应商的法人代表21国家供应商办公所在地的国家，如中国、美国等，直接输入22区域供应商办公所在地的所属地区，华东、华南等。下拉选择，取源于基础资料辅助资料下的区域，用户可自行添加23送货地址供应商默认的收货地址24默认业务员默认负责此供应商的业务员25手机号默认业务员的手机号26增值税率默认开票的税率，默认17%27备注该供应商的其他需要补充说明的信息28合格状态对该供应商进行评估，是否合格状态（二）新增供应商信息在“【基础资料】【供应商】”窗口内，选择【供应商】根目录，此时菜单内容为对供应商信息的操作。供应商信息同客户信息新增相同如图3-18；在窗口内输入供应商编号、供应商名称等信息，输入完毕后，单击保存，保存新增的供应商信息。在供应商列表界面可对供应商信息删除、修改、浏览、引出等操作。图3-18 供应商信息明细新增界面六、货品信息货品资料主要记录了货品的品名规格、计价方法、参考进价、参考售价等有关资料，便于在以后发生业务操作时直接引用。货品是企业生产经营资料（原材料、半成品、产成品等）的总称，是企业经营运作、生存获利的物质保障，货品资料的设置也成为系统基本业务资料设置的最基本、也是最重要的内容。在“【基础资料】【货品】”窗口内，选择【货品信息】根目录，此时菜单内容为对货品信息的操作。（一）货品资料基本信息系统提供的货品资料基本信息如下：编号对象属性说明1编号系统自动产生或直接输入编号，注：编号不允许重复2名称直接输入货品名称3规格直接输入货品规格4简称系统根据录入的货品名称拼音自动生成5助记码直接手工录入6计价方法应用于存货核算系统，是存货发出，结转存货成本所采用的计价方法，默认使用移动平均法。 7默认仓库货品默认所存放的仓库8生产产商该货品的生产单位（下拉选择）9主供应商该货品的主要提供商（下拉选择）10库存单位货品统计库存时的默认单位，有库存业务时系统会默认带出所选的库存单位，在单据可手动修改11换算率各单位和基本计量单位之间的换算率12货品仓库货品所存放的仓库13存货类型系统分为原材料、半成品、产成品，下拉选择，取数来源于基础资料辅助资料的存货类型，用户可自行添设14是否启用序列号打勾表明货品启用序列号管理，序列号在系统是唯一的。启用序列号后，库存相关单据必须录入序列号15按保质期管理打勾表明货品启用食品安全管理，可对其进行食品监管。16保质期（天）货品的有效期限17启用批号管理打勾表明货品进行批号管理 注：启用食品安全管理系统默认启用批号管理。18是否可组装拆卸打勾标示货品可进行组装拆卸操作。19货品分类货品所属的分类（直接原料、添加剂、直接包装物等）20产地生产此货品的地址21批准文号该货品的批准文号信息22是否取得合格证明打勾标示货品已经取得合格证明，有合格的质检报告。23图片信息可引入图片信息24品牌货品的品牌，如：银鹭、喜多多等25备注附属说明信息（二）新增货品信息在“【基础资料】【货品】”窗口内，选择【货品信息】根目录，此时菜单内容为对货品信息的操作。在货品信息明细界面点击新增货品，进入“货品明细新增”界面，如图3-19；在窗口内输入货品编号、货品名称、计价方法、单位组等信息，输入完毕后，单击保存，保存新增的货品信息。货品的删除、修改、浏览、引出等操作在此不再赘述。图3-19 货品信息明细新增界面（三）货品信息单位价格设定在货品信息单位价格设定界面，可以根据货品不同的单位，设置不同的价格来供单据调用，如图3-20：如图3-20 货品信息单位价格设定系统提供的货品各个单位价格信息如下：编号对象属性说明1是否浮动打勾表示该单位换算率可以在单据中手工修改2单位类型选择单位的类型（基本单位、常用单位、辅助单位）3单位从单位信息中选择4换算率该单位对应基本单位的换算比例5条形码商品所对应的单位的条码，手工录入。6采购单位、销售单位、仓库单位、生产单位打勾表示该单位为对应单位（采购单据、销售单据、仓库单据、生产单据）的常用单位7零售价货品的零售价格，手工录入8会员价货品的会员价格，手工录入9最近采购价该售价为货品的历史最近一次进价，手工录入，默认为0，业务单据发生后，会根据历史单据比较后自动回填单价。10采购限价采购限定的最低（最高）价格，手工录入。 11采购单价默认采购单价，手工录入。12最近销售价售价为货品的历史最近一次售价，手工录入，默认为0，业务单据发生后，会根据历史单据比较后自动回填单价。13销售限价销售限定的最低（最高）价格，手工录入。14销售单价默认采购单价，手工录入。15一级采购价一级采购价，手工录入16二级采购价二级采购价，手工录入17三级采购价三级采购价，手工录入18一级销售价一级销售价，手工录入19二级销售价二级销售价，手工录入20三级销售价三级销售价，手工录入备注：这些货品的单价可以在系统设置中被相关的业务单据所直接调用。（四）货品库存上下限信息库存上限是指某种货品在某个仓库所允许的最大库存量，一旦超过该库存上限，则在采购进货时系统会自动给予超出库存上限的提示；库存下限是指某种货品允许的最小库存量，一旦低于该库存下限，则在销售出货时系统会自动给予低于库存下限销货的提示，请直接在空白编辑框中录入货品仓库信息及数量即可。（如图3-21）图3-21货品信息库存上下限设定界面注意：最低存量安全存量最高存量七、出库类别出库类别，用于货品出库用途的记录。选择【系统设置】【基础资料】【仓库】【出库类别】，进入“出库类别”设置界面，点击“新增”输入要添加的出库类别，选中要修改的出库类别点击“修改”修改出库类别。八、入库类别入库类别，用于货品入库用途的记录。选择【系统设置】【基础资料】【仓库】【入库类别】，进入“入库类别”设置界面，点击“新增”输入要添加的出库类别，选中要修改的出库类别点击“修改”修改出库类别。九、结算方式请参照出库类别的设置操作。十、结算账户请参照出库类别的设置操作。十一、工资项目工资项目、公式设置、基本工资等模块请参照“第十一章 工资核算”。十二、辅助资料辅助资料是一个具体的核算项目或者单据中经常使用的一些辅助属性或者信息。这些属性或者信息往往存在着多个属性结果值，这些属性值中有些是系统预先定义的固定的可选值，有些不是固定的，可以随时根据情况进行新增的。在系统中我们已经预先定义好了多种不同的辅助资料。比如说，核算项目“职员”下存在一个属性“职员的性别”，“性别