xx档案管理制度.doc

档案管理制度1 总则 1.1 为规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 1.2 办公室为公司合同及档案管理的主管部门，负责公司档案的统筹管理，集团各部室负责本部室档案的收集、整理、归档，并按本制度定期办理移交工作。1.3 各部室负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责。工作变动或离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。2 归档范围2.1 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、报告、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。2.2 公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料。2.3 公司股东会、董事会、监事会、党委会、党政联席会等形成的文件材料。2.4 资金借贷、业务往来方面的文件材料，包括合同、重要报表、银企联系函件等。2.5 政府及上级部门下发的法规性文件材料、项目批文、合同等。2.6 公司制度体系、章程、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）。2.7 工程进度计划、节点控制文件（含各业务单位往来函件等）。2.8 集团总部各部门年度工作计划、目标责任书及资金计划等。2.9 公司签定的各类合同，（含商品房买卖合同、租赁合同等）。2.10公司有效证照、证件、印章等。2.11法律、审计文书资料，具有法律效力及保存价值的文件。2.12公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。2.13公司劳资人力资源资料。包括公司各部门的人力资源任命、调整，人力资源考核、奖惩，人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。2.14集团总部、各项目公司获得的资质证书、社会荣誉等资料。2.15其他有必要归档管理的资料。包括以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料；上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。3 立卷归档要求3.1 坚持各部门收集、管理文件材料的制度。对本部门承办的文件材料应及时收集归卷，在次年3月30日前应将文件材料归档完毕，并移交集团办公室。3.2 各类档案材料的移交必须办理移交手续。档案移交档案室须填写详细的档案移交清单，交接双方经办人、双方部门负责人、监管领导签字确认，并各存一份，以备查考。3.3 归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，必须使用黑墨水，禁止使用圆珠笔、复写纸、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等书写材料。3.4 归档的文件材料必须去除易生锈的金属物，对破损的文件材料进行托裱，然后以件为单位用胶水、不锈钢钉或细线装订。3.5 归档的文件要完整、系统、准确。保持归档文件材料之间的有机联系，区分不同价值，进行科学分类，立卷和编目、编号。3.5.1归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3.5.2在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起立卷，不得分开。3.5.3卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。3.5.4卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。3.5.5按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。3.6. 归档的文件必须是原件，对不是原件的文件必须做出书面的说明。3.7 案卷题名应确切反映卷内文件内容。4 档案借阅利用制度4.1. 公司员工都有保护档案、借阅档案的权利和义务。4.2公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案须经本部门领导批准，办公室主任同意后，到档案管理员处填写查阅档案登记簿，方可借阅。4.3各部门因工作需要借阅非本部门的业务档案，必须办理借阅审批手续，须经借阅人的部门负责人、办公室主任、分管领导签字审批（重要的档案按公司流程审批）方可借阅。4.4公司员工因个人需求，要取走其本人人事档案的，必须经人力资源部部长、办公室主任、分管领导审批后，方可取走。4.5借阅人员对所借档案负有保护、保密之责，不得泄密、遗失、折叠和拆散，不得擅自转借他人；严禁在档案上填注、涂改或抽取翻印，违者依法追究责任。4.6借出和归还档案时，档案管理人员应办理清点手续，如发现有丢失或损坏现象，应立即查原因，报告有关领导，并作出处理；丢失机密、密级档案，要及时报告公司相关领导，并进行追查处理。4.7借阅人员在节假日放假前，要将所借档案归还档案室，节后如需要可继续借用，以保证档案的安全。4.8外单位人员借阅本公司档案，须凭所在单位介绍信和本人身份证，经公司主管领导批准，只允许在档案室内查阅，概不借出；密级档案不供外单位借阅。4.9借阅档案的人员，不得携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任批准。5 档案保管制度5.1档案室接收档案必须认真验收，如发现有不符合归档制度要求的，应要求有关人员，按规定重新整理，移交时要办理交接手续。5.2存放档案必须有专门铁制柜架。在排列上架时，应按照档案类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。5.3存放胶片、相片、录音带、录像带、光盘等磁性介质档案要用特制的卷盒，按编号顺序排列在专门箱柜内。5.4定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作，做到帐物相符，对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。5.5档案库房是集中保管档案的基地，须有铁门、铁柜等防盗设施。5.6档案库房应配置调控温、湿度的设施和设备，使库房温、湿度基本保持在温度14-24，相对湿度45-60%之间的规定要求。5.7档案库房不应靠近易燃、易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。5.8档案库房要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯。5.9库房内要配备消防灭火器材，严禁吸烟和使用明火。5.10应保持档案库房整齐干净，档案入库前，必须严格检查、消毒，档案柜内应放置防霉、防虫药剂。5.11档案的接收、移出、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。6 档案的鉴定与销毁制度6.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行，鉴定小组由主管档案的领导、办公室主任、相关部门负责人和档案管理人员组成，日常鉴定工作由档案员负责。6.2确定公司档案的保管期限。6.3对本公司有长远利用价值并能反映公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。6.4凡是在一定时期有利用价值的档案作长期或短期保存。6.5凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。6.6档案销毁时通过鉴定将要销毁的档案列成清单，附上书面报告，说明理由，报总经理、董事长审批，由档案人员和专派的监销人员进行销毁。6.7档案销毁后，监销人员要在销毁清单上签名，销毁清单由档案室永久保存。6.8销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密对公司造成损失的，将根据国家和公司有关规定进行处理。7. 档案保密制度7.1机密、绝密档案一般不能摘录和借出，如确因工作需要借出机密、绝密档案，必须经部门负责人、主管领导批准，并在保密本上登记，借出机密、绝密档案要妥善保管，借阅时间不得超过一天。7.2非档案工作人员，未经批准，不准进入档案库房。保密守则：不该说的机密，绝对不说；不该问的机密，绝对不问；不该看的机密，绝对不看；不该记录的机密，绝对不记录；不在非保密本上记录机密；不在私人通信中涉及机密；不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项；不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。8. 档案统计制度8.1做好档案入库移交清册，对每次入库的案卷，应及时进行核对，办理移交手续，无论其数量多少，均应进行登记；年终做好入库情况统计。8.2建立“档案接收”、“档案借阅审批”等情况登记簿，在接收、利用查阅或借出档案时，应及时办理登记手续，对已到保管期限档案的销毁要做好清单；年终做好上述情况统计工作。8.3定期填制档案基本情况统计表，做到准确、及时并按规定向有关部门报送。9. 档案库房管理制度9.1非库房工作人员不得擅自进入库房。9.2库房内严禁吸烟和堆放易燃易爆物品及与档案无关的东西。9.3做好库房的防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等“八防”工作，每天进行库内温湿度登记，及时采取调节温湿度措施。9.4消防器材要定期检查，加强库房设备的保养，使之处于良好状态。9.5接收的档案经过除尘、杀菌处理后，及时入库上架保管。9.6每月定时对档案保管情况进行检查，发现情况要及时采取保护措施。9.7每天下班时，应对电源、水源、门窗等进行检查，确保安全。10 档案员岗位责任101认真贯彻执行上级关于档案工作的各项方针政策和业务规范。102. 热爱档案事业、忠于职守，努力钻研业务。103制订公司档案管理制度，编制档案分类方案及档案 检索工具。104负责接收公司各部门移交的各类档案，对其进行鉴定、验收、立卷、登记和入库。105档案整理要符合统一标准，方便利用和管理。106加强档案库房管理，定期对档案库房进行检查，确保档案的安全。107做好档案