货代系统主要功能.doc

货代子系统 设计方案目录一、 概述-2系统简述-2系统目标-2二、 货代功能设计-2业务操作-2货物跟踪-4财务管理-5业务员考核-6在线交易-7数据查询-8报表管理-8客户管理-9运价查询-10组织管理-11数据接口-12三、 流程描述-13系统流程-13一、概述1 系统简述编写此货代系统时，考虑到主要针对货代公司的业务情况，将其功能项目分为：业务操作、货物跟踪、财务管理、在线交易、客户管理和组织管理等几个部分。通过该货代系统，货代企业将可以实现从接到货主企业委托，到订车配载，到合同和应收帐管理，再到运输及追踪整个业务过程的信息化管理，充分利用系统优越、合理的功能，对每一笔业务的数据进行输入、修改、查询和打印输出。在新的委托进入系统后，货代企业将完整的企业信息输入系统，进行信息化的管理；并可以在关系企业中或在交易服务中心中寻找合适的车辆，从而拥有更为广阔的车辆来源。系统的帐务功能还能够帮助货代企业管理其每一票托运货物的应收应付帐，做到帐务清晰，管理有序。此外，系统还能够提供人力资源管理，公司客户信息管理，及公司业务资料管理等功能。该货代系统的在线交易功能更是领先于电子商务的潮流。应用本系统后，可以节省大量的人力，减少工作中的失误，对客户的询问可以迅速及时地从电脑中提取资料回复客户，从而提高了对客户的服务能力，使客户越加信赖。管理人员通过系统提供的分析报表，可以及时调整经营策略，有利于在和同行的竞争中时刻处于领先地位。2 系统目标开发贴切货代公司需求，符合行业特色的货代系统，为公路货代公司从接手新的委托到寻找车辆、运送货物、跟踪货物到财务管理、资料维护提供统一规范的信息化管理。使业务的操作、管理、查询、修改简单快捷；使业务的流程、帐务一目了然。在业务上充分利用信息化、网络化的特点，提高业务运转速度，提升企业形象和价值，增强企业的市场竞争力。推出领导潮流的新一代国际货运在线交易平台服务。在电子商务对传统物流业提出了巨大的技术挑战的同时，让客户尝试E时代完全网上交易，同时也充分享受到各种传统化、个性化的增值服务。除了可以查看所参与的所有交易记录之外，还可以发布询价或报价，进行议价，修改注册信息等二、货代功能设计1 业务操作1.1 概述业务操作是货运系统中的核心子系统，它包含系统中绝大部分的业务信息、货物信息、运输信息、财务信息，它的功能与性能将直接影响到业务的工作效率、准确率，是货运系统输入、查询、输出的关键。业务操作通过一套操作，完成四重功能体系，包括业务的基本信息、货品资料的基本信息、运输体系的基本信息、财务项目的基本信息。1.2 子系统目标1） 对业务资料的输入尽量详细，包含业务的所有信息，包括基本业务、货物情况、运输体系、财务的应收应付。在某些内容的输入上可提供快速选择，使用户以最便捷的方法准确输入。2） 对每一票业务资料的浏览做好提前读入，使用户可以快速浏览业务的所有内容。3） 在财务方面可以根据用户提供的基本公式换算出总金额、毛利等等。1.3 功能描述对于运输方式，业务大体可分为海运出口、海运进口、空运出口、空运进口、国内运输五大类，国内运输又可分为国内陆运，国内水运、国内空运、快递四个小类。1.3.1基本信息对于每一票业务系统自动产生一个不重复的业务流水号（该编号也可由用户自行定义）便于系统统一管理。业务基本信息（包括业务员名称、提单号、客户名称、付款方式、付款期限、接单日期、装载方式、数量、发货地、目的地、发货时间、运输条款、运费条款、货名、装箱车队、进仓编号、仓库名称、仓库联系人及电话、代理名称、发货人、收货人、通知人等各项相关数据）可用普通的输入框输入，对于一些常用而且有关联的内容可以用代码管理的方式提前输入，在业务基本信息输入时可提供下拉列表进行选择。对于每一票业务的基本信息存放在基本信息库中。示范性页面见下图1.3.2 货物装箱对于货物信息包括货品名称规格、件数、包装名称、毛重、箱数、箱型、箱类。包装名称等信息可以在代码维护中统一输入，在信息输入的时候提供下拉列表进行选择。1.3.3 运输体系对于运输体系信息包括装箱单位、装箱地址、联系人、电话、传真、装箱时间、车队名称、联系人、电话、传真。在货物输入的时候只要选择装箱单位（或车队），系统自动搜索代码库，自动显示单位地址、联系人、电话、传真，从而提高输入的效率。装箱的信息存放在装箱信息库中，以业务编号与基本信息库相联系，系统自动统计装箱的数量、毛重、体积，便于核对。1.3.4 单证管理对于报关信息，包括报关行，接报关日期，送报关日期，报关完成日，一系列单证名称、编号、条款，退我司日期，我司签收人、退客户日期、客户签收人。1.3.5费用管理对于费用信息将包括各类费用名称、数量、单价、换算系数、总金额、收付单位。对于费用名称可以在代码维护中统一输入，在名称输入的时候可提供下拉列表进行选择。系统自动根据数量单价和换算系数算出总金额。示范性页面见下图2 货物跟踪 建立货物跟踪服务系统，利用它来实时掌握车辆和货物的在途运输情况，实时及全面的跟踪车辆的精确位置与当前状态，保障了整个物流过程的快速运转。 3 财务管理3.1 概述从计算机系统最初应用于商业事务以来，其高速、精确的性能就决定了它在财务管理上将越来越重要。本系统将在财务方面提供查询、对帐、销帐、催帐等功能，使管理者对财务帐款一目了然。本系统提供的财务管理方面功能可以对在业务中输入的数据进行应收应付查询、应收应付对帐、应收应付销帐、统计15天以内应收帐款、应收帐款余额、催帐提醒、归档、发票销毁等功能，以简单而规范的界面，全面周到的数据内容，使财务管理的帐务、流程清晰明了。3.2 子系统目标1） 应收应付查询简单明了。2） 根据到帐金额自动计算应收帐款。3） 对应收应付进行分类统计。4） 对业务员销售情况进行统计考核。3.3 功能描述3.3.1 应收应付查询将在应收应付查询中提供根据不同的条件（包括业务编号、业务员、经营单位名称、应收应付金额范围、货名等等）查询业务的详细内容（本系统提供模糊查询功能），对于搜索到符合条件的业务可生成到相关的业务利润明细表、业务费用明细表（列出业务中的应收应付情况）。示范性页面见下图3.3.2 应收应付对帐可以列出所有用户的应收应付情况（可分人民币、美金等多种货币的情况），根据所指定的用户生成并打印相应的对帐单。3.3.3 应收应付销帐可列出结清应收应付帐款的业务单，进行销帐。3.3.4 催帐提醒经验告诉我们，对欠款越早采取行动进行追收，收回的成功率越大。公司应收帐款过多，将影响公司资金运转， 使得公司流动资金紧张，资金成本会增加；应收帐款拖欠时间长，容易造成呆帐与坏帐，噬蚀公司所有的利润。公司辛辛苦苦的经营成果，可能因一次坏帐，导致利润骤减。更甚者，坏帐将使公司破产倒闭。本系统可以列出未销帐的业务的应收应付情况，并显示帐龄，对于超过指定帐龄的业务提出报警，便于财务管理者及时核对应收应付帐款情况。3.3.5 归档对于重要的信息，应防止其被误修改或误删除。用户输入业务编号，系统便可以根据该项业务的销帐情况进行归档（本系统留有反归档功能），归档以后，该业务中所有的信息就不可以修改。3.3.6 若干天以内应收帐款对于应收帐款，系统可以根据用户设定自动统计在指定的天数内的应收帐款，便于财务管理人员及时了解应收帐款的帐龄。3.3.7 应收帐款余额对于到帐的帐款金额，本系统自动计算出应收帐款余额。4 业务员考核4.1 概述业务员的销售情况是关系到货代公司营运成功与否的关键。对业务员、销售主管实行业绩考核，结合个人销售费用、资金回笼率、坏帐损失承担比例和奖惩措施，杜绝人为因素的干扰，做到奖罚分明，协肋企业建立一支高效率、高素质的销售队伍。4.2 子系统目标1） 根据财务状况对业务员进行统计。2） 根据销售状况对业务员进行统计。4.3 功能描述对于业务员的销售情况，本系统提供统计功能，使管理者对业务员工作情况有了数字化的认识，并及时采取相应的措施。围绕销售工作的主要工作，管理和监控业务员的行动，使业务员的工作集中在有价值项目上。5 在线交易5.1 概述网络的发展使信息的传播方式和速度都产生了质的飞跃。建立企业网站，是企业宣传自我、拓展业务的有力工具，是拉近企业和用户距离及增进企业内部、外部交流的一个有效途径。网站作为一个交互媒体，其上的信息始终是多线索的，所有的信息不是单一的线性分布，而是多角度呈网状分布。同一信息的表达和获取可以通过多种不同的途径。针对不同的用户，既有详尽资料供用户查询、浏览；又有重要、有趣的信息主动呈现给用户，并时刻考虑让用户参与其中。网站是公司市场营销的一个手段，应成为公司形象、业务推广、客户联络和直接交易的有力工具。对于货代企业，建立其企业网站，向客户介绍自己的服务，显然是非常有效的宣传手段。而提供在线交易功能，更是为即将到来的电子商务时代跨出了领先的一步。5.2 WEB特点具有较高的灵活性及易用性;主要的开发与维护集中在Web服务器端，客户端只需安装浏览器（IE），操作简单，可发布静态与动态信息;通过接口能够很好的与数据库结合，提供大量动态数据，并通过代理服务器技术发布企业内外信息;对于有大量的统计、计算、大量的录入、修改等工作提交性能较差;适合发布企业信息，是辅助决策、综合信息查询系统的首选应用，并可满足各类、各层人员对信息的需求;5.3 .系统结构及数据库随着用户业务需求的增长及Internet/Intranet的普及，将以三层或四层体系结构取而代之。三层结构就是把用户端的业务逻辑独立出来，并与数据库服务器中存储过程合并在一起，构成应用层，以提高计算能力，实现灵活性。在这种结构中用户端仅仅是处理图形用户界面(GUI)，而目前趋势是采用具有交互功能的浏览器，即形成瘦终端的工作方式，为此，中间又增加了一层，称为Web服务器层，形成了四层体系结构。采用MISCROSOFT提供的ODBC来连接企业数据库；系统的三层结构和完整的权限控制机制将对数据的安全性完全有保证。数据库访问接口：ASP实现、集成ActiveX控件，可以为用户提供强大的管理功能。ASP易于开发、维护和调试，而且不依赖某种浏览器。微软的Visual InterDev更是为 ASP的开发提供了一个高效的集成开发环境，它提供了基于NT的完全站点管理解决方案;在具体的程序设计中，充分利用先进数据库管理系统的自动优化查询策略功能，通过研究数据库的查询执行规划，优化接口程序所采用的检索策略，致力于提高系统运行效率;充分考虑多用户、多线程可能引起的问题，为用户创造稳定、可靠、高效的执行环境;加强安全控制管理，切实保障系统的安全性;5.4 系统扩展性系统采用的系统平台和开发工具具有良好的开放性和兼容性，可同各种数据库进行连接；软件的升级改造过程可以完全不影响用户的使用。5.5 系统结构货代系统数据库客户Web服务器客户E-Mail服务器（系统结构图）6 数据查询6.1概述查询是数据库管理体现数据库管理迅速、便捷的必要手段，是统计各项业务工作情况的方法。查询的要求统计方法随着用户需求的变化而变动，因此有必要建立一套完善的报表子系统，通过该子系统用户可以对业务的各项内容进行查询、统计，可以使管理人员、决策者及时得到第一手资料，从中获得必要的信息，从而作出相应的反应。6.2子系统目标1） 系统提供精确查询、模糊查询、范围查询。2） 系统对查询出符合要求的业务提供显示相关内容的连接。6.3功能描述对于业务的各项主要内容包括客户、经营单位、发货地、目的地、发货时间等等系统提供多种查询方法（精确查询、模糊查询、范围查询等等），使用户可以以最快的速度、最简便的方法查到相关的内容，并可以浏览详细资料。7 报表管理7.1概述报表是货运企业体现经济效益的重要工具，是各项业务工作结果的载体。报表的格式和统计方法随着需求的变化经常变动，因此有必要建立一套完善的报表子系统，通过该子系统用户可以对业务的各项内容进行统计并生成报表，上级单位何以直接调用下级单位的报表数据进行汇总分析，以便辅助决策。7.2子系统目标1） 报表的格式统一、简洁。2） 报表数据的统计准确、无误，统计方法可以灵活选择。3） 报表打印的方法多样话，可以通过传真、电子邮件等方式传送。7.3功能描述本系统可以根据用户的要求对货运方面的内容生成指定格式的报表，在打印前生成打印预览，便于管理层进行管理。对于一些统计多项业务的报表，可以根据用户提供的条件进行分类统计，生成用户所需要类型的报表。报表分类如下：1） 提单（海运、空运）2） 预配清单3） 配仓清单4） 装箱清单5） 报关单6） 到货通知7） 送货通知8） 进仓通知9） 退佣回执10） 业务利润表11） 业务费用表12） 发票8 客户管理8.1概述在货运业务管理系统中为业务分析人员、业务主管、管理决策者，对客户分类、服务、地区、市场等进行分析，掌握客户的特性和服务关系、地区和市场，降低营运风险和成本，扩大市场，创造利润，并对潜在客户资源，进行相关资料分析统计，为管理者作出科学的计划、判断、决策，使得货运企业取得最佳的社会和经济效益。8.2系统目标1） 对客户资料的输入尽量详细，包含客户的所有信息，包括行业分类、地区分类、业务分类、市场分类。2） 对客户资料的查询满足系统用户的需要，可根据不同的条件、不同的内容、不同的范围进行查询，并对所查询出的结果可以联系到基本业务的详细内容，便于用户作出计划、判断、决策。3） 对客户资料的修改要做到方便、快捷、准确。8.3功能描述本系统将可以按用户要求添加、修改、删除客户，并输入客户的详细资料（包括客户的名称、部门、地址、联系人、客户指定的送货单位的信息等详细客户资料）。对于客户指定的送货单位也可以输入进本系统，并与客户数据库相关联。在客户查询方面将采用不同的查询方法（例如精确查询、模糊查询、范围查询等等），以最快的速度使用户找到指定的客户资料，并提供该客户相关的业务资料。示范性页面见下图9 运价查询9.1概述在考察了运价使用和其他运输费用的有关规定以及货运公司运价使用的实际情况的基础之上，设计统一完备的数据库，面对不同的环境和客户实际需求，是开发设计货运运价信息维护系统的根本思路，我们提供计算机系统服务的技术人员，会尽力帮助货运运输人员把这些“不会讲话的物品”送到该去的地方。运价的查询和计算通过本地系统完成。9.2子系统目标1） 系统在运价输入进行优化使输入过程简洁方便。2） 系统在运价查询搜索做到快速、准确。9.3功能描述系统根据在运价输入界面上输入的货主简码、路线、货物重量、商品类别的信息，在本地数据库中自动查找相应的运价，同时提示制单人员临界重量的货物应使用的运价和运费，以供制单人员进行选择。系统还根据用户的参数配置，实现手动或自动查询的自由切换。10 组织管理10.1概述组织管理包括仓储管理和车队管理。仓储管理的信息化是现代化仓库管理的趋势，随着信息技术不断发展，尤其是信息网络化的应用，仓储信息处理越来越复杂，信息数据量也更为庞大，来源分布广而复杂。如果仍采用手工收集数据，会大大增加信息采集人员和信息输入人员，降低信息正确率和信息系统的执行效率。为了实现信息的快速准确的输入，本系统提供一系列的解决方案。车队运输是现代化运输一项必不可少的运输手段，随业务量的扩大，车队管理为一项必不可少。为了实现车队管理的系统化，本系统也提供了一些列的解决方案。10.2子系统目标1） 仓库管理系统化，如入库、出库、库存调整、盘点仓库等等更有条理，管理更为方便。2） 对公司车辆进行管理，如派车申请审批、出车情况、车辆各种费用情况等，使公司车队的日常事务运行更有条理，管理更为方便。10.3功能描述10.3.1仓库管理10.3.1.1入库管理实现货物入库作业辅助和信息的管理，包括：入库单的录入、查询、修改、删除、审核，同时支持存储堆位的辅助生成功能。10.3.1.2出库管理实现货物出库作业辅助和信息的管理，包括：出库单的录入、查询、修改、删除、审核。10.3.1.3库存调整实现库存货物数量的调整管理，包括：调整单的录入、查询、修改、删除、审核。 10.3.1.4转仓管理实现库存货物转移存储位置的管理，包括：转仓单的录入、查询、修改、删除、审核。10.3.1.5盘点管理实现库存货物的盘点管理，包括：盘点计划的生成、盘点信息录入、差异表生成、自动调帐等。10.3.1.6 库存查询实现库存货物的库存状况与统计的动态实时查询和显示。10