终极版-第二节-计调人员采购业务要点.ppt

第二节计调工作中的采购管理 YourSubtitleGoesHere 计调人员是如何降低采购成本的 在旅游旺季中的小淡季期间 某旅行社有一42人的团于某个周末到周边旅游 为期三天 计调人员在操作此团队时 谈下的车费是3800元 辆 房费为80元 人 2天 当计调部经理回来时 该计调人员向计调部经理汇报了此团队的操作情况 经理对于地接社给予的价位并不满意 对车费也有异议 因此 经理在于车队和地接社洽谈后把车费降到3200元 辆 房费调为75元 人 2天 由于团队人多时值淡季 地接社又让出5 75元的优惠 这样算下来 团队的利润增加了1185元 由此可见计调人员的口才是很重要的 一 计调部门采购的内容 旅游交通服务旅游住宿服务旅游餐饮服务旅游参观游览项目娱乐服务购物商店保险服务异地接待服务采购 航空交通铁路交通公路交通水运交通 二 计调采购的原则 1 保证供给原则保证客人进的来 住得下 散的开 吃得满意 玩的开心 出的去 即保证住宿 车 火车票或机票等服务完全实现 2 质量保证原则3 成本领先原则 三 计调采购方式 1 集中采购旅行社以最大的采购量去争取最大的优惠价格 过大采购批量 减少采购批次 降低采购价格 2 分散采购一团一购 分散采购 从不同类型供应商获得所需3 建立采购协作网络比较广泛 覆盖面广 运用经济规律 互惠互利 加强公关活动 建立良好的人际关系 接待计划 A业务员签收 三 计调采购工作实务 订车 船票 B业务员负责 订房 C业务员负责 市内交通 D业务员负责 安排游览活动 E业务员负责 订文艺节目 F业务员负责 向接待部下达接团通知 G业务员负责 一 与交通部门合作的步骤和注意事项 与交通部门合作的步骤 1 向交通部门申请建立合同关系 2 及时领取最新价格表和时间表 3 将各种票务的规定了解清楚 然后进行整理 打印 4 与财务部门协商 设计 印制一些订单 如 飞机票的采购 预订 旅游者的信息 游客的全称 同行人的信息 旅游者的联系电话 目的地 旅游时间 支付方式 特殊要求等 航空公司的信息 飞机设施设备 机票价格等 购买 团体客票 只开一张客票 团体客票误机 不退款 散客客票确认 退订和退购 若退购时 航班离开时间24小时以前申请退票 支付原票款5 退票费 航班离开前2小时 24小时内10 的退票费 2小时内退票50 的退票费 飞机票预订单 火车票预订单 机 车票变更 取消通知单 深航机票变更通知单深航客服部 现通知贵部 我公司协议号是 原计划申请办理的以下机票需要做以下变更 特此通知 通知人 签名 联系电话 客户单位公章 年月日 温馨提示 变更通知单仅适用于改变乘机时间的办理 请您保留好原件交给我们的工作人员 以方便机票变更的及时办理 本表由经办人签名并加盖单位公章后方可有效 二 与饭店部门合作的步骤和注意事项 住宿服务设施的选择 1 饭店的位置 价格 不同类型的旅游者对于饭店的不同要求和偏好 2 饭店设备 客房配置 卫生条件 隔音 有无会议室 宴会厅 健身设备等 3 服务水平 行李服务 娱乐场所 早餐情况等 4 停车场所 饭店预订渠道的选择 1 直接预订 组团社直接预订优点 1 能够直接从饭店获得客房信息 2 直接与饭店达成预订协议 既能保证游客住宿需要 又能免去中间环节所需费用 降低成本 3 直接订房能够不断加强和饭店的联系 可以与之建立密切的合作关系 缺点 1 采购人员必须同各家饭店逐一打交道 不仅在预订时要联系 还要在随后寄送预订申请 确认住房人数及名单 付房费等 占用大量人力和时间 2 有时外地的饭店不愿意了解组团旅行社 因而不愿向组团社提供优惠价格 不远给予优惠 2 代订委托地接社预订 优点 1 往往能够根据旅游者的要求 比较称心地安排饭店 2 能够拿到组团社接收的价格 3 外地的组团社只能通过地接社才能预订到该地区的饭店 缺点 1 地接社截留饭店给予的一部分折扣作为代订的佣金 2 若没有选择到实力和信誉的地接社 容易造成代订失约 从而导致组团社工作失误 3 委托饭店代订中心预订 客房价格的确定1 门市价格2 团体价格3 协商价格4 净价格 扣除折扣 加上税收 服务费 饭店客房预订手续的办理1 提出预订申请 1 旅行社名称 客房数量和类型 入住时间 离店退房时间和结算方式 2 游客国籍或居住地 游客姓名或旅游团代号 游客性别 夫妇人数 随行儿童及年龄 3 旅游者的特殊要求 1 订房时 如有重点团队或旅行社代理人团队 就是团中有VIP客人 旅行社应事先通知饭店销售部或营业部在其客房内摆放鲜花或水果等 2 对旅游团体需要举行小型欢迎仪式 或需挂欢迎横幅的 应事先征得饭店同意 并在指定地点举行 避免影响饭店的正常营业 2 缴纳预定金缴纳时间 比例 取消预订的退款比例等事项3 办理入住手续凭团号 确认函等办理 订房通知单 收件单位 大酒店发件单位 省中旅部收件人 杨经理发件人 传真号 0833 6530548团号 CTSJ20090702A入住时间 2009 7 2入住人数 26 3入住标准 双人标间价格 87元 含早餐 中晚餐标 无特殊要求 无备注 2011 7 2请确认 谢谢合作 负责人签字 发件日期 订房回执单 兹收到 旅行社 旅行团订房委托书 房价按元每间结算 结算方式 已列入计划 饭店 酒店 联系人 付款按照达成的协议执行 三 订房业务中常见的问题及应对措施1 饭店无房 无法确认预订2 无法拿到理想房价3 在旅游者前往的目的地旅行社无协议饭店4 因故临时增加或减少甚至取消订房 与饭店部门合作的注意事项 1 订房时 如有重点团队或旅行社代理人团队 就是团中有VIP客人 旅行社应事先通知饭店销售部或营业部在其客房内摆放鲜花或水果等 2 对旅游团体需要举行小型欢迎仪式 或需挂欢迎横幅的 应事先征得饭店同意 并在指定地点举行 避免影响饭店的正常营业 三 与餐饮行业合作的步骤和注意事项 定点订餐 旅行社经过对采购的餐馆 酒店进行综合考察筛选后 与被筛选的餐馆 酒店进行洽谈 就旅行社送客人数 各类旅游者 团队的就餐标准 付款方式等达成协议 与餐饮行业合作的步骤 1 先实地查看餐馆 并签订有关经济合同与协议书等 2 与财务部门协商印制和打印专用的 餐饮费用结算单 3 将下列有关内容整理列表打印分发给接待部并报财务部备案 签约餐饮单位名称 电话 联系人的姓名 风味特色等 旅游者 团 的标准 豪华不同等级的价格 便餐 风味最低标准 饮料单价等 4 与业务部协商 设计 印制一些订单 用餐预订单 用餐变更通知单 有些单位是用笔在彩色纸上写上内容 加盖变更 取消章 用餐取消变更通知单 有些单位是用笔在彩色纸上写上内容 加盖变更 取消章 5 根据接待计划或订餐单 将用餐地点 联系人姓名转告接待部门或陪同人员 以便搞好接待工作 6 根据 餐饮费用结算 与财务部门共同进行复核 并由财务部门定期统一向签约餐馆结账付款 与餐饮行业合作的注意事项 1 选择餐馆时 餐点不宜过多 应少而精 而且要注意地理位置的合理 2 订餐时 及时把旅游者 团 的宗教信仰和个别客人的特殊要求转告餐馆 3 提醒餐厅 结算用的 餐饮费用结算单 上 必须有陪同的签字 否则无效 四 与游览点部门合作的步骤和注意事项 与游览点部门合作的步骤 1 与旅游单位就以下内容进行洽谈 并签订协议书及经济合同书 旅游团门票记账事宜 门票的单价 殿堂庭院厅院的单价 大 小车进园的单价 结账的期限 2 与签约单位协商印制结算用的 参观游览券 将以下有关签约单位的规定事宜整理列表 打印后分发给接待部并报审计 财务备案 签约单位的名称 电话 联系人 将带团前往某旅游参观点的进门方向 去某旅游参观点的行车路线 停车地点 游览参观券参观游览券存根中国 旅行社游览参观券团名 旅游团名称 人数 旅游团人数 大写 地点 收款单位 陪同 陪同签名 日期 日期 年月日 五 与商店部门合作的步骤 1 根据国家及地方旅游行政管理机构的有关规定 与定点商店签订协议书 2 兼顾利益 鼓励多劳多得 制定内部分配政策和奖励措施 3 将所签约的商店名称 导游带旅游团 者 购物手续 附属的有关规定打印后 分发给接待部 4 与财务部和接待部协商后 设计 印制 购物结算单 并明确使用方法 5 由财务部按所签协议书上的规定从签约商店领取劳务费或按股分红 然后根据旅行社内部分配政策对各方实行奖励 六 与娱乐行业合作的步骤 1 与娱乐单位就以下事宜进行合作洽谈 并签订协议书 2 将下列事宜整理列表 打印后分发给接待部 并报审计 财务备案 3 随时与娱乐单位保持联系 有新节目上演时 了解节目内容 索取节目简介并通报接待部 4 与外联部协商后 设计 印制一些单子 并明确其使用方法 其中包括 5 根据接待计划或定票单 实施定票并把定票情况如实转告接待部或陪同 6 财务部按协议统一结账或一次一报 计调采购的注意事项 1 建立广泛的采购协作网络2 正确处理保证供应和降低