团购配送制度

团 购 配 送 管 理 制 度第一条 实施目的为加强公司的电话订购、配送管理，妥善保管仓库库存物资，使采购物资入库及领用、产品出入库、以及相关的配送运输的规范化，降低配送成本，提高配送服务水平，避免发生不必要的损失，特制定本规定。第二条 适用范围本制度适用于配送活动中发生的仓储、库存、送货，以及成本管理活动。第三条 配送流程整个流程确保客户订单的顺利进行，达到保质、保量、保证交期以满足客户交货的要求和目的，如下图：顾客订单处理流程描述序号步骤内容执行部门和执行人涉及控制程序及表单1流程开始 2销售部与顾客沟通后产生订购单销售部顾客管理规定是特殊颜色或紧急订单由总经理审批通过后，由销售部开出货物销售单. 5销售部合同评审表6没有通过审批的，由销售部重新与客户沟通总经理 销售部合同评审表7销售部根据货物订购单，开出销售送货送单，一式三份，销售部一份，客户一份，备案一份销售部、仓库部领料单8配送部门接到通知后发货销售部发货清单9配送后提交配送单及客户签收单配送部配送流程表10流程结束第四条 出库管理规定1、出库条例（1） 办理出库时要认真审核“出库单”或“出货单”，核查出库批准手续是否齐全，严格依据所列项目办理出库，并核签有关单据。发现计算有误时要立即通知开票人员更正后发货。（2） 发放货品时要坚持“推陈储新、先进先出、按订单供应、”的原则，发货坚持一盘底、二核对、三发货、四检数。同时坚持单货不符不出库、包装破损不出库、残损变形不出库、如遇包装破损，又是急需货品，需与客户联系，确认之后才能发货。（3） 优先保证自提商品，及时准确交给货主并当面点清。（4） 打包人员在打包时要注意包装完好，箱子封口严实。由于打包质量直接导致货物受损，相关人员要受经济惩罚。（5） 出库时配货员要认真查抄出库单号，填写出库号码单。每日业务终了，及时将出库号码单报至仓库助理处与网帐核对。2、出库验收：（）销售部开具出库单ERP系统指示，经部门主管系统审核后，仓管员按出库单指示所列款号、编号、型号、规格、数量、客户等内容准备货物，等待发货。若有内容不明确应即时与销售部核对、确认。（）特殊紧急出库时，业务人员必须以手机短信方式或借条将所需物品的款号，型号、数量、发货时间、地址等发送给仓管人员。仓管人员根据手机短信或借条开具物品出库通知单，并报部门主管批准后方可发货，并于上班后当日上午补办手续，通知销售部补开出库单。紧急发货时，原则上要求两人（含两人）以上签字方可放行。（）凡属公司内部人员借用物品，一律使用物品借用单。金额较高、较为贵重、或数量较大的物品需由所属部门经理签字同意后，方可借出。（）物品出库时，仓管员应摘录产品序列号、出库日期，若无产品序列号，贴以本公司产品编号，以便识辩，并在货物出库记录本上登记，以便核查。（）严禁无任何单据货物出库，严禁配送员无任何单据自提自发！3、交货期限：（）正常库存产品接获公司销售部开具的出库单，当日出库。（）因缺货等原因不能当日出库的，仓管员应及时联络销售部相关业务人员并说明原因，便于告知客户，协商发货期。货到时，应按协商过的日期即时发货，如因仓库延误发货导致客户取消定货，仓管员对此负全部责任，仓库主管负连带责任。3、物品出库时，若无特殊要求情况下，须遵循先进先出原则。4、任何物品出库，仓管员均应于出货当日登记入账，以便存货的控制。5、为防止错发、重发和漏发，要求做到：“三核对”、“五不发”，“三核对”：出库单与实物相核对、出库单与装箱清单相核对、装箱清单与实物相核对。“五不发”：无计划不发、手续不齐不发、涂改不清不发、规格型号不对不发、未验收入库不发。6、货物出库记录本按序编号，每季度交至上级领导查看。第五条 发运管理规定1、货物的包装：（1）货物出库封箱前，仓管员应仔细核对出库单所要出库物品的款号、编号、型号、规格、数量是否相符，经核实无误签字确认后，附上装箱清单后方可封箱。（2）所有物品必须按其性能、属性包垫好，采取完好的保护措施，以防止货物的损坏。（3）所有发运物品，必须附有货物装箱清单壹份。装箱人员须在装箱清单上签字，并在发货记录本上登记签字。（4）发送快递,必须附有清单壹份,相关人员在清单上签字。发货人员并在快递记录本登记。（5）如有其它特殊要求的,按销售部要求包装。2、物品的搬运：（1）按类搬运，搬运货物时应小心轻放，不能猛撞，严禁一切人为可能损坏货物的形为。搬运人为损坏，由相关责任人负责，并按货物实际价值赔偿。（2）搬运时要注意人员和货物的安全，避免人员伤亡和货物损坏。3、因客户业务需要，收货人非订购客户或其收货地点，应由订购客户出具收货指定通知单，其出库单应经销售部主管核签后方可办理交运。4、仓库接获出库单方可发货，但有指定交运日期的，依其指定日期交运。5、客户在需要日期上注明“不得提前交运”的，仓库若因库位问题需提前交运时，应先联络销售部人员转告客户同意后，并有销售部门出具的出库单后方可提前交运。若是紧急出货时，应由销售部门主管通知仓库主管先予以交运，再补办出货手续。6、未经办理入库手续的物品不得交运，若需紧急交运时需于交运同时办理入库手续。7、若因工作失误，发错货物或发错地方，造成经济损失。相关责任人应对来回运输费用、及丢失、损坏的货物承担全部经济责任，并视情节轻重处以1-2倍的罚款。8、承运车辆调派与控制：（1）由公司领导指定专人负责承运车辆与发货人员的调派。（2）如因公司车辆不够调派的情况下，可另行雇车，但需填写雇车申请单，经部门主管或经理签字后方可生效。（3）如承运车辆可能于营业时间外抵达客户交货地址。货物交运前，仓库发货人应将预定抵达时间通知销售部门转告客户准备收货。10、物品的交运：（1）物品直接交运客户时，仓库人员应开具出库单的同时另开具送货单，发货人及承运人应于送货单上签字。物品送达客户时，请其验收，并签收送货单回联。送货单客户签收回联由公司指定专人妥善保管。（2）客户要求自运时，仓库应先联络销售部门确认。物品装载后，承运人（客户）应在出库单上签字，并注明“自提”字样。（3）物品通过承运公司发运时，发货人及承运人应在发运单据上签字，并注明发货日期。发运单据由指定专人妥善保管，便于查对和月底复核、结账。11、发货通知：（1）货物发出后，仓库相关责任人必须及时通过传真、电话方式或手机短信等形式通知客户货物到达的车次、时间和代理货运公司的情况。（2）如因未及时通知对方造成货物遗失，由相关责任人承担全部责任，并且视情节轻重处以罚款100元-200元。12、运费审核及控制：（1）单次运输费用在100元（含）以上，应填写费用审核单，报请部门主管审批。（2）仓库每月接获承运公司送回的签收单回联，“运费明细表”及发票存根，应于日内审核完毕，送至财务部整理付款。（3）仓库审核运费时，应检查核对开具的回联，是否有逾期送达或相关异常签收（如货物损坏等情况），均依合同规定罚扣运费。（4）对运输公司的选择应遵循“货比三家”的对比原则，对其价格、安全性、服务快捷进行综合评估，选择最适合的运输公司和运输方式。（5）运费的控制：无论是公司付款，还是到付，发货人都必须选择最节省、最快捷、最安全的运输公司和运输方式，违“常规”者公司将严肃处理。第六条 配送员管理规定1、 出车前检查水、油情况；2、 保证所载货物在装卸、运送过程中，完好无损；3、 出车前认真检查核对派车单和商品，保证商品货单一致；4、 配送结束后，执行单据的流程交接工作；5、 团购配送，途中耽误不能及时送达，要及时主动联系客户；6、 要求配送员必须懂得配送路线的优化与选择，学会制定配送计划，分析最优的配送成本。7、 员工每天要按照工作流程认真工作,合理安排工作。学会沟通，勤于沟通，确保工作流程和谐顺畅，保证配送货品的时间要求及质量要求。8、 员工上班须着公司规定的工装。在工作时间内经常使用文明用语“你好!谢谢！请问，别客气！让您久等了！再见！欢迎再来”等等。 对待客人态度要自然、大方、热情、稳重、有礼。9、 必须遵守公司的一切规章制度，按时上下班，服从领导，听从分配。10、 在上班时间内必须在仓库待命或协助仓库其它工作，以便听从公司的出车安排。11、 必须熟知交通法规，服从交通指挥，接受交通检查，确保生命财产的安全，否则因违章行车造成的一切后果由司机个人负责。12、 司机应熟知所驾使车辆的性能，对车辆应按月进行两次检查和一级保养，确保车辆安全运行，因检查失误，出现事故，后果由司机负责。13、 车辆需要维修时，要先和领导打好招呼，经同意后方可修理。如果实行零件拆旧换新，应在指定点维修站修理，签单时应写清配件名称、价格、功用、修理工签字，再带回凭证单到财务挂帐，无特殊情况，未经领导批准，不准私自修车。14、 未经领导同意，不准私自出车或外借他人，不许拉私活、带客，不许酒后驾车，否则出现的一切后果由司机本人负责。15、 开车精力集中，保持良好的精神状态，不许超速行驶，不许强行超车，野蛮行车，尽量减少损耗，减少油耗。16、 出车要填好行车线路记录，节约用油，如有发现虚报油票、燃油外漏现象，扣发当月工资。17、 妥善保管好随车工具和各种证件，出车时保证证件齐全，如有丢失由司机照价赔偿和补办，因证件不全被罚款的，费用不予报销。18、 司机应每周两次擦洗自己所开车辆，以保持车辆的清洁（包括车内、车外、引擎的清洁）；出车前要例行检查车辆的油及其它性能是否正常，发现所驾车辆有故障时，应立即检修；下班后，将车辆开到指定区域停放，锁好车门和货厢的门；车辆停驶后，有空闲时间，司机在不影响本职工作的情况下，要参加力所能及的劳动。19、 司机对管理人员的工作安排，应无条件服从，不准借故拖延或拒不出车，对工作安排有意见的，事后可向领导反映。12、司机如果不服从相关领导管理，每次罚款20元，如果三次不服从相关领导管理罚款100元。20、 如果司机在送货物期间丢失货物、开回的单据数量不对、没有注明付款方式、发生送错货现象等；损失应由自己承担 ，而且还要给予相应的处罚或辞退。21、 如果在出车期间由于以下原因造成交通事故的：22、 由于自身原因造成交通事故的：未有人员伤亡，只造成车辆损坏的，司机应负责一切损失和责任（包括公司车辆维修费用）。23、 有人员伤亡的，应根据相关法律裁定来划分责任和承担相关费用。24、 由于客观原因造成交通事故的；公司根据相关法律规定来承担责任。25、 如果利用自己出车之便偷盗公司物品、弄虚作假、欺骗公司给公司造成损失的，应赔偿公司的损失，并扣发一个月工资给予辞退。26、 车辆加油必须提出申请，写出申请经相关领导批准，经才可以加油；严止私自加油或是加不合格油，加油后油票第一时间上报财务上账。27、 出车在外必须以工作为重，不得在外面办自己的私事或消极怠工，经发现给予严肃处理，如果一个月内有三次怠工现象给予辞退。28、 对于工作勤奋，遵守制度，表现突出，全年安全行车，未出交通事故，送货未出差错的，年终公司给予相应奖励。配送员须填写配送计划表（如下）：序号客户名称物品名称物品规格配送数量配送时间车辆状况相关部门可在特定时间对配送情况进行抽查，分析配送是否已达到理想的状态以便为往后的指导工作作为参考。第七条 退库管理规定1、办理退库手续时，销售部应开具退库单，并注明退库原因，通知物流部提货。（1）退库物品外观保持完好的，须由退残组数量验收，品管质量鉴定，确认完好并在退库单上签字，货品对应的仓管员签收，方可退货。（2）退库物品，仓管员应在物品上贴上标识及退库单编号。2、货物报损：（1）退货物品经品管部门鉴定为无法修复的，经部门主管签字后，由相关退货人员申请报损。（2）客户遗留的无法修复、使用的物品，转入报损物品入库，报销售部入账。3、退回的物品如需特别处理的，仓管员应及时上报主管部门，主管部门应督促相关部门及时处理。第八条 考勤/通讯管理规定1、物流部考勤时间：08：00-18：00以上考勤时间仅对员工的一种考核，非仓库、物流部门的实际工作时间。因工作的特殊性及不定时性，所有仓库、物流部门员工必须保证当日事当日毕，保证当日工作的及时、连贯完成后方可下班或休息。2、严格遵守公司规章管理制度，上班时间穿着工作制服，坚守工作岗位，不得聊天，不得打私人长途电话、声讯电话，非业务电话不得长时间占线。如有违反，视情节轻重处以30元-100元的罚款，或警告、记过等处分。3、通讯管理规定：（1）星期一到星期六8：00-18：00手机保持畅通。（2）若因通讯原因，造成工作延误，情节严重者，取消当绩效考核。第九条 奖惩管理规定1、奖励规定：（1）全年配送货物无错误，公司予以奖励200元-500元。（2）对仓管员所保管的货物，全年盘点无丢失，无损坏，予以奖励仓管员500元-800元。（3）发现并能及时制止重大错误形为的发生，避免公司遭受经济损失，视情况给予奖励。（4）工作认真负责，恪守职责，遵守公司各项规章制度。年终予以奖励500元-2000元。（5）积极进取，努力钻研。对仓库的管理，提出合理化的建议，为公司开源节流做出贡献者。公司予以奖励200元-500元。2、惩罚规定：（1）违反仓库管理规定，造成经济损失，仓管员对此负全部责任，仓库主管负连带责任。（2）公司安排的工作应在规定的时间内执行，如因特殊情况未能及时完成，应主动反馈沟通。情节轻者处以罚款100元-500元。（3）多次违反规定、情节严重者按实际价值赔付，并给予警告、记过、降级、记大过、或调离工作岗位，辞退等处分。3、 配错货品处罚：（1） 配错一件罚款10元 （2） 配少一件罚款10元(配货承担5元点货承担5元)（3） 配错三件以上5件以下罚款20元（4） 配少3件以上5件以下罚款30元（配货承担15元点货承担15元）（5） 当次货单配错超过5件以上10件以下罚款30元（