公司出口贸易流程分析.doc

南通纺织职业技术学院经济贸易系 毕业论文（设计）题目：昆山金百凌家居有限公司出口贸易流程分析专 业:国际贸易实务/商务英语班 级: 06国英（1）班 学 号: 10号 姓 名: 杨娟娟 指导老师: 储玲 答辩日期:2010年5月15日 昆山金百凌家居有限公司出口贸易流程分析摘要随着经济全球化进程的加快，企业为了寻求新的资源和发展空间，适应日益激烈的国际竞争，纷纷走向国际化道路，并积极开展出口贸易。本文首先对昆山金百凌家居有限公司做基本介绍，接着对金百凌家居有限公司的外贸流程做了一个较详细的分析，包括下单前准备阶段、进行生产阶段、工厂验货阶段、租船订舱阶段、付款阶段等。同时分析了金百凌家居在出口贸易中存在的问题，最后根据这些问题提出了一些自己的建议。关键词：贸易流程 存在问题 建议目录前言 1一、中国家具行业发展现状 1二、金百凌家居公司概述2三、金百凌家居出口贸易流程分析2（一）下单前准备阶段 3（二）进行生产阶段 3（三）工厂验货阶段 4（四）租船订舱阶段 4-5（五）付款阶段 6四、金百凌家居出口贸易中存在的问题6 （一）出口产品结构单一 6 （二）付款方式存在风险 6 （三）装柜制度不完整 7 （四）业务管理制度不完整 7五、金百凌家居出口贸易中存在问题的解决对策8 （一）优化产品结构 8 （二）合理选择付款方式 8（三）完善装柜制度 8 （四）完善业务管理制度 9参考文献 10致谢 11昆山金百凌家居有限公司出口贸易流程分析前言进入21世纪后，住宅作为一种商品进入市场，为各类家具和配套产品提供了发展空间。中国家具行业蕴藏着巨大的市场潜力。中国家具行业经历了第一个高速发展期，以量的扩张为主，初步建立起了门类齐全、与国际接轨的完整的工业体系，产品能满足人民生活需要和国际市场的需要。在未来5到10年，在国际家具产业转移的大背景下，中国家具行业将迎来第二个高速发展期。作为一家出口家具的私营企业，昆山金百凌家居有限公司出口的产品主要是办公椅子和沙发，出口的产品符合现代人们对家具的需求。本人结合实际工作对金百凌家居有限公司出口贸易流程进行分析。我由刚开始工作时的全然不知，到现在慢慢熟悉了出口业务的流程，并在工作中结合实际情况看到了公司的存在的一些问题提出自己的建议。一、中国家具行业发展现状近几年以来,中国家具行业发展速度迅猛,家具市场总体呈上升趋势，特别是家具出口行情走势上扬。中国在全球家具市场中扮演着领导性的角色。在2009年，中国的家具生产超过了800亿美元，其中有三分之一销往海外。在过去的十年里，中国的家具生产以每年2个百分点的速度向上增长，远远超过同一时期其它国家。这其中有几大因素，低成本劳动力、对外资强大吸引力、丰富的相关原材料和国内需求的不断增加。中国家具有两个较突出的弱点：劳动生产率低和高度依赖进口原材料。高度依赖进口原材料使得中国家具行业在国际贸易价格中十分易受攻击而导致其价格不稳，并且这也一定会使另一项传统竞争优势低成本劳动力逐渐地遭到侵害。 然而，这所有的形势都正在改变着。行业专家提出了中国家具行业应该不断的扩大出口，将中国的家具推向世界。因此，中国企业将越来越多地扩大出口，开展企业的出口贸易。二、 金百凌家居公司概述昆山金百凌家居有限公司成立于2005年10月，是一家集开发、加工制造、经营销售为一体的专业家具生产企业。公司地处长三角腹地、经济高速发展的昆山经济开发区，毗邻上海、苏州，占地面积约30000平米，建有现代化标准厂房18000平米，总投资2000万人民币。公司现有员工260人，其中专业技术人员20人，拥有先进的生产设备与一流的管理技术人才。公司视产品质量为企业生命，严格按照ISO9001：2000国际质量标准进行生产和管理。产品主要销往欧、美、澳等国家和地区，产品质量和企业信誉赢得了很多客户的信赖。公司主要出口产品为：餐椅、中高档转椅、休闲椅、高档沙发等。产品设计简洁大方、舒适耐用、款式新颖，还可根据顾客的特殊要求进行产品设计，基本上能满足各类客户的需求。最近公司与丹麦 “Actona Company” 公司达成长期合作协议，共同致力于沙发产品的设计开发事业，将不断以新产品、新技术来满足市场和顾客的需求。“Actona Company”公司在中国广东、福建、上海都设有分公司和办事处，该公司在我公司一直都有着大量的订单，主要产品是布艺沙发、躺椅、转角沙发。最近正与我公司合作开发休闲椅。休闲椅主要是采用真皮、PU、铁架为主要材料，休闲椅能够满足现代都市白领的生活需要。在近两年，金百凌家居加大对国际市场的开拓力度，在对外出口贸易上取得了很大的进展，出口的产品主要销往欧洲、美洲、南美洲以及澳洲等几大主要国家，丹麦、美国市场尤为明显。2008年，金百凌出口到美国的家具只有73万美元，2009年出口到美国的家具已经达到了104万美元。金百凌对丹麦的家具出口规模也在不断扩大，2009年的出口额达到了146万美元。至今丹麦已成为金百凌最大的贸易伙伴。此外，金百凌还注重对新兴市场的开拓，逐步形成多元化格局。三、 金百凌家居出口贸易流程分析在国际贸易中一般是由产品的询价、报价作为贸易的开始。当客户看重公司的某个产品时，就会要求公司发一份报价单给客户，如果报价满意，客户才会与之洽谈相关事情。（一）下单前准备阶段1客户询盘：一般在客户下原始订单之前，都会有相关的调查给业务部，做一些细节上的了解，例如客户就会向金百凌公司询问其沙发、椅子的目录本、价格单、样本或样品等方面的一些资料。2报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，发送形式发票给客户做正式报价。我公司与丹麦“Actona Company”公司签定合同的初期时2009年的9月份，客人在首次与一家新公司合作时，会要求对很多产品进行报价，这样就需要我公司的技术人员将每个产品的初步价格核算出来，然后由业务部制作样品报价单和成本分析表发给客户，客户觉得你的报价合理的话，他会先让我公司开始样品打样。3得到订单：经过洽谈，收到客户正式的原始订单。对金百凌公司而言，新老客户在下单上有着一定的区别，一般新客户，需要客户自己来工厂确认样品并签样，再决定是否下大批量定单；而老客户有时则会直接下大货定单。（二）进行生产阶段1下试产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下试产订单，安排生产计划。像金百凌公司就有自己的工厂，所以在得到客人最终确认意见就可以直接安排试产。在试产时要进行包装和装柜测试，只有货物通过试产，才能进行大批量的生产，这样可以更好的节约成本。 2合约审查：业务部收到订单后，首先做出合约审查表。合约审查需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交副总审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。金百凌公司主要是由业务员做出审核表，由业务部经理进行核对审批，审核内容主要包括定单的来源和所订沙发的款式、型号、用料、数量、质量、单价、交货期限、交货方式、付款方式及包装要求等。然后会召开合约审查会议，要求相关人员参加，在对合约审查无异议的情况下，采购部门先签字确认能够在规定的交期内完成原材料的采购，然后由生产部门签字确认能够在规定的交期内完成生产，技术和品管部门协助技术和质量检验。所有人签字确认以后就开始正式下发订单。3.下达生产通知：业务部在确定交货期后，则可下达生产通知, 通知工厂按时生产。接下来就时生产部门要在规定的交期内完成生产。（三）工厂验货阶段工厂验货主要有三种方式：（1）在交货期前一周，要通知公司验货员验货。（2）如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知生产部。（3）如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。金百凌公司的办公椅的验货主要是第三种方式，而在沙发则是通过第二种方式进行验货的，因为客户是丹麦公司，在上海有办事处，所以客人自己会过来验货，客人对于大货要求比较严格，所以都需进行验货。验货须在交货期10天前发送验货计划给丹麦公司在东莞的管理代表，他们会安排人员来我公司进行验货。在金百凌公司，公司内部同样会安排品质检验人员对大货进行检验，检验合格后才可以进行包装，等待客人公司验货人员前来验货，验货完成后，方可出大货，客人QC在检验时一般采取抽检的方式，如果抽检没有问题，这批货物就可以顺利出货。（四）租船订舱阶段1租船订仓：（1）在金百凌公司基本上都是使用FOB Shanghai条款，都是客人指定货代公司，同时公司有专门负责租船订舱的船务，他是负责这项工作，当订单下发后，船务会根据订单交期去订舱位，会在交期前20天与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。同时船务会在交货期两周之前向货运公司发出书面订舱通知，通常在开船一周前拿到订舱纸。（2）如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司，开船前两周书面定仓，程序同上。（3）如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求等内容。金百凌公司在运输办公椅时有时候会走散货货或拼柜。（4）向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。2商检：因为金百凌公司同时出口木艺沙发，且客户对大货要求较高，所以需要进行商检，在出货前公司船务会去商检局进行商检，经商检局合格后才可以出大货，同时也应在检验书规定的有效期内将货物装运出口。3安排拖柜：（1）货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。金百凌公司在验货完毕后会请来拖车公司装柜，金百凌与上海的一家拖车公司签订了长远协议，已经是他们的老客户了，所以会保证安全准时。（2）传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。（3）要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。金百凌公司一般货车装箱完以后还要填写一份提货单包括大货的体积，重量，数量以及上柜时间，同时还要核对柜型、订仓号、订单号、车牌号、装箱号码和封条号码。装箱号码和封条号码千万不能弄错，否则比较麻烦。有次我们公司的船务请假，我帮忙装柜，就不小心将装箱号码和封条号码弄反了，后来经过了很多手续才解决。4制备基本文件：根据工厂提供的装箱资料，制作出口商业发票，装箱单等文件。金百凌公司的这些基本文件主要是由船务员进行制作，再交由跟单员进行核对，核对无误，发送给客户电子档文件，当正本提单到时，再将正本提单与商业发票、装箱单一起寄给客户总公司（以T/T付款方式结算）。（五）付款阶段1交单：（1）采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。（2）采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。（3）如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。金百凌公司是采取T/T30天收汇的，由船务员做完全部单证交由部门经理严格审核，在取得提单后马上传真提单给客人。2业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。金百凌公司主要采用电脑登记，并在每单业务完成后都要做出货明细给财务，自己留底一份，以供日后查询和对账。3文件存档：所有的文件必须留存一整套以备查用。四、金百凌家居出口贸易中存在的问题（一）出口产品结构单一金百凌公司产品主要就是办公椅和沙发，产品结构比较单一，在价格选择上面没有竞争优势，同时由于现在国内家居行业的公司较多，如果公司没有独特的产品和专利，市场竞争就比较激烈，抵御市场风险的能力较弱。金百凌公司基本是靠人力生产，技术部打样的图纸还没有经过电脑处理，都是人工作业，该公司的产品结构存在着技术含量低、产品功能差等问题，靠“以廉（低价）取胜、以量取胜”，导致低档产品过度竞争。规模大的企业尚且暂时可以以量取胜，但像金百凌这样规模小的企业就难以为继了。（二）付款方式存在风险金百凌家居有限公司的付款方式主要有两种：T/T付款方式和L/C付款方式。T/T分预付，即期和远期。T/T属于商业信用，也就是说付款的最终决定权在于客户，有一定的风险性。采用T/T远期，要确保买家没有可能在未拿到正本提单的情况下提货。而如果出口商没有对目的国有个了解，提单的Consignee上直接写客户的名字，就会存在很大的风险，因为有些国家，只要确认了此货物属于此客户，就会比较容易放货；信用证付款方式中有一种电放提单，为了使收货人可以在某些无法及时取得提单、而船公司又不愿意凭保证书交付货物的情况下能及时提取货物，实践中就产生了“电放”的做法。电放对收货人是不具备完全追索权的，出口商选择做电放提单具有很大的风险性。金百凌家居在办公椅付款方式上面跟利比亚的客户合作时有选择电放提单，信用证付款方式。曾有一次办公椅已经装柜出去了，电放提单也给客人了，可是客人却迟迟没有付款，客人可以根据电放提单直接提取货物，跟客人联系时客人那边说负责这事的主管出差了，根本没有人管理这件事情，这样没有保障，选择这样的付款方式存在很大的风险。（三）装柜制度不完善在金百凌公司，装柜时只有6个装柜工人负责装柜，一个仓管负责填写集装箱号码和封条号码，以及负责每个集装箱需要装柜的货物，有时候一天可以出20多个货柜，装柜人员只知道将货柜装满，不看每个货物的号码，导致客户发来客诉，说明有集装箱漏装、混装的情况，公司因此而赔偿货款。（四）业务管理制度不完善出口工作涉及方方面面，且两头在外，易出现问题。如果企业没有完整的业务管理办法，一旦出现官司，会造成有理打不赢的局面。目前，公司在业务管理上主要存在以下问题：（1）没有完善的客户档案体系由于每年企业的客源在扩大，为了企业在贸易中有的放矢，必须要对每一个客户建立业务档案，包括资信度、贸易量等等，逐年进行筛选，降低业务风险。（2）部门之前缺乏沟通，影响工作效率公司各部门之间由于信息不能及时传递，容易造成工作上的脱节，各部门之间的工作协调性较弱，造成工作效率较低。（3）新客户开发途径单一公司只有业务经理一个人来开发新客户，而且基本都是通过展会和老客户的介绍的途径来获得新客户，这样导致公司目前的客户资源较少。五、 金百凌家居出口贸易中存在问题的解决对策（一）优化产品结构金百凌公司应该调整产品结构，生产多种产品积极研究开发带有公司特色的产品。合理利用自身优势，环境优势以及资金优势。金百凌公司要坚决压缩低档产品生产能力，加大资金的投入，加快产品开发，提高产品竞争力和附加值，提高经济增长的质量和效益。目前较为现实的是做好休闲椅的研发与创新，这关系到公司以后的发展。（二）合理选择付款方式在选择付款方式上，金百凌应该尽量选择T/T30%预付的付款方式和L/C付款方式。1.对于老客户和信誉较好的客户，选择T/T30%预付的付款方式比较安全，在合同成立时客户会选择先付款30%的定金给我公司，当货物发出以后客户会将剩下的余款全部付款我公司，选择这样的付款方式对于我公司来说有一定的保障。选择T/T30%预付的付款方式，即使有的客户诚信度不高，我公司的损失相对来说也会降低。2.对于新客户，选择信用证付款相对来说也是比较安全的,因为信用证是银行信用,只要你的单据做得天衣无缝就可以得到货款,即使进口商不肯付款,你还有开证行的保证,如果他们挑不出毛病,他们就一定要付款,不管进口商付不付款,这就是银行信用的体现。（三）完善装柜制度1.金百凌公司应该培训装柜人员，要求装柜人员在装柜时按对应的货物号码装柜，同时在装柜时需要拍照片，这样就不会引起客诉。2.在生产时将每个产品按货物号码、数量分开放好，这样货物的数量就不会容易出错。3.在装柜的同时应安排仓管和品质管理人员对货物进行验收和检查，以确保货物能够完整的装柜且不会出现漏装、混装的情况。（四）完善