印信(证照)管理制度84.doc

印信（证照）管理制度1 目的为了规范印信（证照）管理工作，明确使用范围，规范借用流程，保证印章的安全使用，杜绝违规用印及印章管理混乱现象的出现，特制定本制度。2 适用范围 本制度适用范围为助剂厂公章、法人章、财务专用章、发票专用章、合同专用章和其他业务章的管理及使用。3 职责权限 本制度归口管理部门为助剂厂行政部，负责公章、合同专用章；其他业务章由业务部门进行管理；财务科负责财务专用章、法人章及发票专用章的管理。4 工作程序4.1印章的刻制行政公章、业务专用章和党组织机构以及工会组织的印章，须经行政部主管领导核准，报请厂长批准后，方可办理刻制事宜，凡是刻制的印章印模必须在行政部登记备案。4.2印章的启用和废止4.2.1新印章（包括专用印章）一律须经行政部发出加盖印模的正式文件通知后方可启用。4.2.2印章的废止，由有关职能部门提出，经行政部主管领导审核，报请厂长批准后办理废止事宜，启用新印章的同时必须废止旧印章。4.2.3废止的印章，必须由厂长批准可以销毁后,由印章管理人员与行政部负责人一起对其销毁。4.2.4行政部要建立印章启用、废止、销毁印章的档案，以便存查、核对。4.3印章种类及作用印章种类各类印章的适用范围及作用公章在所有印章中具有最高的效力，是法人权利的象征，除法律有特殊规定外（如发票的盖章），均可以用公章代表法人意志。凡是以公司名义发出的信函、公文、合同、介绍信、证明或其他公司材料均可使用公章法人章在规定的有限用途使用，如税务申报、开支票等财务专用章用途为办理单位会计核算和银行计算业务等发票专用章是企业开具发票使用的印章合同专用章企业对外签订合同时使用，可以在签约的范围内代表单位，企业需承受由此导致的权利、义务；公章可以代替合同专用章使用其他业务章1、包括档案专用章、企业隶属各级职能部门、基层单位的公章等2、这些印章主要是在企业内部使用的，或者是在企业集团内部、上下级对口业务部门之间使用的。一般来说，不能在企业外部使用。这些章的加盖仅是对该事实的确认4.4印章的管理和使用(a)行政印章、合同章、工会组织印章由行政部设专人统一保管，业务印章由各部门负责管理和使用，财务专用章、发票专用章、法人印章由厂长委托财务部专人保管，严格使用，上述所有印章不得私自使用或外借，避免丢失。由各部门保管的印章及保管人须在行政部登记备案，如发生人员调动须及时办理变更手续。(b)发生印章遗失，应立即报告主管领导，并由行政部办理报失事宜。因印章遗失给企业造成损失，视情节轻重追究责任者和有关领导的责任。(c)申请使用公章须填写印章使用审批单，由申请部门负责人签字，经行政部主管领导审核，厂长或厂长委托人（授权人）批准后，由印章管理人员填写印章使用登记表，方可盖章；厂长或厂长委托人（授权人）不在时，行政部领导须事先口头请示，获准后再由行政部印章管理人盖章，但事后必须补办手续。未经批准印章管理者不得擅自使用公章，对不符合审批手续的使用者，印章管理人均有权拒绝盖印。(d)印章严禁外携使用，如遇特殊原因须携带印章外出使用必须由当事人填写印章借用审批单，经厂长批准（含厂长已授权的人员），可以准予带出，印章管理人员需随行到场监印，印章使用后及时办理归还手续。(e)如印章保管人有特殊情况不在，印章交于他人保管时，认真办理交接手续。(f)下发或上呈的文件，需加盖公章时，需履行发文审批手续，经批示后行政部即可用印。(g)签定的合同、协议需将合同评审确认表所列项填写完整后方可盖章。(h)授权委托书必须由法人代表亲笔签字后方可用印，否则一律不予办理。(i)一般性的（不涉及经济、重大决策事项或不能对我厂造成不良影响的），行政部主要领导审核后即可用印。(j)印章一律禁止盖在空白信笺、空白票据和文件（文书）上。(k)印章必须和落款名称相符，盖章应端正清晰，齐年印月（日）；多页材料另要齐缝用印。需签名盖章的，必须遵循先签名后盖章的原则用印。 (l)使（借）用公章、证照必须建立严格的登记和存档制度，审批单及使用登记簿定期存档，永久保存，备查。刻制、启用、废止印章的印模簿行政部必须存档。4.5介绍信证明证照的使用4.5.1介绍信、证明、证照统一由行政部掌管。参照公章使用管理规定履行审批手续方可开具正式介绍信、证明。4.5.2开具介绍信或证明，必须一信