管理沟通PPT课件第八章管理群体与会议沟通.ppt

Part8管理群体与会议 学习目的 了解组织中的群体沟通明确会议的目的与类型掌握有效会议的策略 第一节群体沟通 讨论1某服装公司决定加快工艺流程改造 并进行工艺重组 但以前在进行工艺重组时 工人的反应非常强烈 对工艺的改动持敌对态度 为了实施计划的改革 公司管理层采用了三种不同的策略 策略一 与第一组工人采取沟通的方式 向他们解释将要实行的新标准 工艺改革的目的及这么做的必要性和必然性 然后 给他们一个反馈的期限 策略二 告诉第二组工人有关现在工艺流程中存在的问题 然后进行讨论 得出解决的办法 最后派出代表来制定新的标准和流程 策略三 对第三组工人 要求每个人都讨论并参与建立 实施新标准和新流程 每个成员全部参与 如同一个团队一样 结果令人惊奇 虽然第一组工人的任务最为简单 但结果他们的生产率没有任何提高 而且对管理层的敌意越来越大 在40天内有17 的工人离职 第二组工人在14天里恢复到原来的生产水平 并在以后有一定程度的提高 对公司的忠诚度也很高 没有人离职 第三组工人在第二天就达到原来的生产水平 并在一个月里提高了17 对公司的忠诚度也很高 没有工人离职 启示 基于充分的沟通后 员工的自我管理能力 创新能力 信息共享 员工参与程度和工作绩效都比传统的管理方式下的员工要好 群体沟通指组织中两个或两个以上相互作用 相互依赖的个体 为了达到基于各自目的的群体特定目标而组成集合体 并在此集合体中进行交流的过程 正式群体与非正式群体 群体的不同阶段 第一阶段 群体的形成第二阶段 群体的震荡第三阶段 群体成熟第四阶段 群体衰老第五阶段 群体解散 影响群体沟通的因素 一 群体变量 二 环境变量 三 任务变量 一 群体变量群体规模群体的凝聚力和士气成员的身份和角色领导风格 群体凝聚力 领导的要求与压力成员的共同性群体的规模信息沟通的程度群体与外部的关系成员对群体的依赖性群体的地位目标的实现 群体士气 对组织目标的认同合理的经济报酬对工作的满足感优秀的管理者同事间和睦的关系良好的沟通奖励方式得当良好的工作心理环境 群体沟通中成员的角色 1 工作维护性角色 以任务为中心 2 组织维护性角色 以结构为中心 3 自我维护性角色 二 环境变量群体自然位置 个人空间与人际状况 群体在组织等级制度中的位置群体间的关系 三 任务变量任务的性质 难度 任务要求 群体决策 优点 产生更多的承诺 产生更好的决策缺点 时间和效率 群体压力 从众心理 专家和领导压力 推卸责任 说而不做 群体决策的模式 头脑风暴 尽可能多的创造性德尔菲法 第二节组织和参加会议 为什么会议如此重要 为什么会议会失败 如何在会前作充分的准备 如何计划会议影响会议成效的因素有哪些 什么是有效会议沟通的策略 经常困惑人们的会议沟通问题 群体或组织中相互交流意见的一种形式 它是一种常见的群体活动 普遍性目的性组织性集体性 一 会议的定义 不开会的原则 如果已经有每周的例会如果会议的成本过高如果还有比开会更好的方法如果没什么特别重要的事如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理的人 如果必须把信息同是传达给很多人如果需要当众表扬或批评一些人如果要让多些人参与决策的问题如果需要听取部门汇报工作如果要给小组委派任务 开会的原则 二 明确会议目的 交流信息通过会议 管理者可以将有关政策和指示传达给下属或员工 同时 管理者也可以从他们那里及时得到反馈及获得其他方面的有关信息 给与指导企业通过把员工组织起来进行培训 以提高他们某个方面或某些方面的技能 使他们更好地适合工作环境 解决问题会议可以帮助澄清误会 处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题 作出决策会议可以帮助营造民主的气氛 给管理者提供共同参与和共同讨论的机会 最终作出良好的决策 三 Typeofmeeting 谈判目的是解决双方在利益上的冲突 采用互动的方式讨论 力求达成一致的意见 通知目的是为了传播信息 采取单项的方式 一般没有讨论 解决问题目的是为了利用团体的力量解决问题 通常 要将待解决的问题摆在桌面上 与会者应提出解决的方法 在这类会议上 人们夺回未探求解决的方法而努力 不会停留在过去的状态中 决策目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择 与会者不仅会讨论和决策 而且还要遵守会议的决议 交流目的是在于集思广益 常采用 头脑风爆法 讨论 即安排5 7人 每一位与会者都可以将自己对问题的看法 并从相互间的发言中得到启发 激发灵感 产生创意 这类会议鼓励讨论 四 会议沟通模式谁发言 历时多久 他 她 对谁讲话 与谁交谈 其后会有谁发言 有几人 五 确定与会者构成 同质性和相异性的平衡竞争性和合作性的平衡任务导向和过程导向的平衡 六 明确与会者角色职责 自我检测 根据你所了解的群体沟通性质 你认为作为会议主席有哪些责任 在会议中 你若作为与会者 又有哪些责任 你怎样能够受益于会议和其他小组成员的讨论 会议主席角色 情形一 某公司的年终市场销售分析会议正在进行 公司总经理担任会议的主席 在会议进行过程中 公司负责市场工作的副总经理提出 公司明年的市场营销重点应从 以巩固国内市场为主 转向 以开拓国际市场为主 他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过 但在会议进行过程中 负责市场营销的部门经理 副经理对这个设想提出了反对意见 他们认为国内的市场潜力还很大 而企业的资金实力不够 如让其全面开花 还不如采用 各个击破 的方略 先在国内市场取得绝对优势地位 结果双方争论得不可开交 如果你是会议主席 面临与会代表这种相争不下的局面 你准备如何解决 如果最终需要你就这次分析会议作总结 你又如何对 市场营销的重点 问题作总结 会议主席角色 情形二 某高校科学馆会议厅内正在召开 中国二十一世纪的管理教学发展趋向 的研讨会 会议进行期间 就MBA教育的发展方向问题 不同的与会者提出了不同的看法 有的认为MBA教学应该以 案例教学 为主 有的则认为应以理论修养的培养为主 也有的主张像美国哈佛商学院那样采用大量的案例教学 甚至可以取消传统的教师讲解的形式 这些不同观点在讨论过程中 争论得比较激烈 眼看讨论时间将近尾声 但与会代表为了充分表达自己的主张 很难 刹车 如果现在你是这次研讨会的主席 面对这种不同主张分立的局面 你如何应付这种局面 你又如何就研讨的问题作总结 会议主席的职责 会议控制 决定讨论主题 明确讨论范围 确保人们围绕主题依次发言 公正 尽全力避免与会者的争论 确保其他成员了解会议进展情况 会议引导 识别主题 问题 交换和开发建议 评价不同方案 选择行动计划 5W1H 会议主席的职责 促进讨论讨论 提问处理不同意见 澄清观点 分析分歧原因 了解协调的可能性 展开全面的讨论 把会议引向深入 若分歧难以弥合 那就暂时放下 作出决定 会议开始 常用的介绍方法 自我介绍 互相介绍 主席介绍 名片介绍会议中可应用的技巧 造成 我群感 深究所有与会者参加会议的 归类 处理好会议的显在目标与潜在目标的关系 利用与会者的经验 专长 对与会者的错误采取宽容态度 得分为27分或27以下 您的会议主持得很好得分在36以上 可能预示您在主席角色方面存在某些问题 2 其他与会者的角色 决定是否需要出席会议准备准时与会就某些疑点或模糊问题征询清晰解释给出信息时 力求精确切题倾听支持他人确保公平参与反对要有根据以能提高团队绩效的方式行事 七 会议的组织准备工作1 确定会议主题和目标2 制订会议活动计划3 制订会议议程4 发放会议举办通知5 会场布置安排 会场的选定 会场内设备的准备 会场的布置 八 会议议程 议程 一词来源于拉丁文 意为 必须做的事 一般也就把会议议程定义为 在会议上要考虑的事务 会议时间 开始时间 结束时间 和地点 会议目的 会议议题的顺序 表7 4会议议程实例M计算机公司一号项目检查会议日期 2001年12月4日 星期五时间 下午2 30 3 45地点 B大厦第二会议室会议目的 研究一号项目进展情况议程1 公司第四季度销售情况 2 上次会议记录 3 上次会议记录中提出的问题 4 关于CPU进展报告 5 关于Case设计进展报告 6 关于软件进展报告 7 下次会议日期 时间 地点 附件1 软件进展报告 第7号 2 Case设计进展报告 第2号 3 关于软件问题的短文 议程设计的原则 明确议题确定主次注重实效适时调整提供背景资料 会议记录 充分了解会议主题 目的和议程可以采用多种方式记录记录时要紧跟会议进程及时确认要点 澄清含糊不清的观点避免夹杂自己的主观意见会后校对 会议记录 表7 5会议记录形式实例 M计算机公司一号项目第6次检查会议纪录 时间 地点 会议于2001年12月4日 星期五 在B大厦第二会议室举行 下午2 30开始 出席情况 出席会议者包括 钟楚义 周亦梅 周敏 唐婉 庄子期 主席 无故缺席者有 李杰 张明 吴倩发来了请假条 上次会议记录 与会者都同意 认为这是上次会议的准确记录 上次会议记录中提出的问题 周亦梅报告说 有关客户仍在度假 所以她没能邀请到他们来参加会议 同意的行动 目亦梅在有关客户度6归来后邀他们参加会议 完成的时限 下次会议前 进展报告实例 周敏报告说 软件发展已在目标之列 可望在三月底前完成第二版 然而 仍存在吴倩对制图程序可行性不予协作的问题 同意的行动 周敏与吴倩会谈 由唐婉解决问题 完成的时限 2001年12月21日 下次会议的时间 地点 下次会议 2001年12月25日 星期五 下午2 30在B大厦第二会议室举行 有效会议的组织 会议效果的影响因素 会议目的不明确会议持续太久简单问题复杂化发言者过于健谈 组织有效会议的策略 不搞形式主义明确会议的目标提前分发会议备忘录选择适合的与会者控制会议进程发给会议简报 讨论题 1 策划以下三种具有代表性的会议 说明你应当考虑哪些问题来保证会议的有效性 可以从以下问题来考虑 1 会议应在哪里召开 2 座位 房间怎样布置 3 会议前应当通知哪些事项 何时发出通知 4 会议前和会议间你准备为会议成员提供哪些资料 三种会议分别是 1 新近组成的小组每周召开一次例行会议 讨论下一个星期的工作计划安排