[管理学]行政管理制度培训赵彪

,生命人寿重庆分公司行政管理制度培训,人事综合部2009年12月编制,目 录,第一部分 公 文,第二部分 O A,第三部分 印 章,1、公文的概念公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料,是办理公务的重要工具。公文的作用主要表现在五个方面(1)领导和指导作用。(2)行为规范作用。(3)传递信息作用。(4)公文联系作用。(5)凭证记载作用。,2、公文的分类：(1)从公文的来源来划分：对外文件、收来文件、内部文件。(2)从公文的行文关系上来划分：上行文：下级机关、部门向上级领导、指导机关、部门报送的公文。平行文：向平级或不相隶属机关传递的公文。下行文：上级机关、部门向所属被领导或被领导的下级机关、部门发送的公文。(3)从公文的秘密程度和阅读范围来划分：秘密文件、普通文件、公布文件。(5)从公文内容的性质和特点来划分：指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文。,3、公文类型报告，是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。报告的主要特点是重陈述和有主见。请示，是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。请示可分为三大类：请求批准类、请求帮助类，请求批转类。批复，是答复下级机关请示事项的指示性公文。批复的主要特点有针对性和指导性。函，是机关之间办理日常公务的交往性公文。函大体可分为四类:商洽函、问复函、请准函和知照函。函的写作总的来说，要注意：一事一“函”。,会议纪要，是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文体。根据会议纪要的性质和拟写会议纪要的目的，把会议纪要分为三大类；决议性会议纪要、协议性会议纪要和研讨性会议纪要。 决议，是经领导机构主持召开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指导性公文。 通知，是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。根据适用范围的不同，通知主要可分为六大类：发布性通知、批转性通知、转发性通知、指示性通知、任免性通知、事务性通知。 通告，在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项的公文。,4、行文规则,5、公文格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。公文的书面格式在文面上一般分为：文头、主体和版记三个部分,文号,发文号由发文机关、发文年份、发文顺序号构成，如“生保渝发 2009 5号”,公司代字,分公司所在地,发文年份,发文序号,发文年份应写全4位阿拉伯数字，以六角号插入，不能使用（）、【】、；发文顺序号不在前面添0补位。,标题,主送,黑体小二号字体居中排列，字数较多可分行排列，分行不可拆分人名、地名、词组、“的”字不可置于行首。,主送机关名称应使用全称或规范化的统称，位于标题下空一行，左顶格3号仿宋GB2312标识,附件,公文的主体、实体、用以表述公文的内容,主送机关下一行，每自然段左空2字，回行顶格，字体号同主送机关。文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1”，第四层 用“（1）”。,正文,附属于公文正件的其他文件或材料。,在正文下一行左空2字，用与正文相同字体号标识“附件”，如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。附件名称长需要回行时，应当与附件名称的文字对齐序号后面用小圆点。附件名称后不加标点符号。例如“附件：1XXXXXXXXXX” 2XXXXXXXXXX 附件位置：正文后页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及阿拉伯数字的顺序号。,成文时间,公文形成和生效的时间标志，一般以机关领导人签发时间为准。,右空字，与正文相同字体号标识，如：二九年十二月三十日,印章,除会议纪要和印制特定版头公文以外，都应加盖发文机关印章。,单一机关制发的公文落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。加盖印章距正文，端正、居中、下压成文时间。,抄送,位于公文末页下端，“主题词”用3号黑体字，左定格标注。一份公文至少2个，最多不超过5个。之间不加标点符号，空一字为距。,指除主送机关以外其他需要告知的上级、下级、不相隶属机关。,主题词下一行，左空1字用3号仿宋GB2312标识，后标全角冒号，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后标句号。,主题词,6、分公司发文体系,说明：“字号”栏目中的“X”（如，渝X会纪等）为发文主体的简称，例如财务部的发文字号为“渝财会纪”，以此类推。,说明：“字号”栏目中的“X”（如，生保X X等）为发文主体的地名，例如万州中心支公司的发文字号为“生保万州”，以此类推。,分公司：生保+地区缩写+年份+序号 生保渝发20091号分公司部门：生保+ 地区+部门+年份+序号 生保渝银20091号三四级机构：生保+地区+年份+序号 生保江津20091号,总公司层级,分公司、部门、不相隶属机关,部门+ 通知+ 年份+序号 营销部通知20091号,分管总,各级负责人,分公司：地区缩写会纪年份序号 渝会纪20101号 部门：地区缩写+ 部门缩写会纪年份序号 渝办会纪20101号 三、四级机构：地区+ 会纪+ 年份+序号 江津会纪20101号,目 录,第一部分 公 文,第二部分 O A,第三部分 印 章,2、操作界面：智能、快捷、易操作,1、操作地址：生命人寿保险股份有限公司新OA办公系统 3:8001/oa/,申请人部门负责人主办部门（确定是否会签，哪些部门会签；是否用印，用印文件，用印名称及相关事项；明确最终审批人）用印：主办部门确定用印相关问题会签，合规最终审批人文档流转人员印章系统其他：主办部门确定会签部门人员和最终审批人会签最终审批人主办部门选择是否归档,3、操作流程,部门负责人添加会签1、必添加人事综合部负责人2、涉及费用添加财务部负责人3、涉及其他部门添加部门负责人,发文流程：申请人部门负责人分管总流转人员 （ 添加会签）（完善排版）,制度性、对外文件,工作通知书、会议纪要,合规会签,办公室负责人,机构负责人,流转人员,用印,归档,发文拟稿用红头文件格式，地址：分公司办公室公用。发文需注意格式，最好先在邮件上与文秘沟通，避免造成OA上反复更改的情况,5、注意事项,1、规范内请标题 “重庆分公司+部门+关于+内请事项+请示 如：重庆分公司人事综合部关于购买办公耗材的请示2、申请人应严格按照分公司OA系统中的相关内请填写内容，对应是否用印、是否包含合同、用何印章、具体份数，具体加盖印章位置及是否需要加盖骑缝章等相关内容进行明确描述。3、上传附件要求：附件名称必须和用印文件的名称相符写完全明附件中所有的文件标题（有几项写几项）被上级退回需要添加内容的公文请在原件上更改，不能重新拟稿。,4、拟稿中出现错误，无法更改或未通过批准的，请部门负责人注明原因，发到文秘处归档。5、需要会签的公文一定先会签再主送领导签批。6、需其他部门协作或给出意见的会签公文，在“待办公文”查阅是否全部完成会签，完毕后才能发送到分管领导签批意见。7、公文到达下一节点时，可在“公文跟踪”里查找，并自行催办相关人员。8、提交用印申请后由申请人进行追踪、催办。9、公司文秘人员负责版面、格式的调整，但不对文字内容进行更改。,突出主办部门职责：主办部门根据内请的内容及公司制度有关规定确定公文的会签部门、人员和最终审批人，以及确定用印事项的最终用印文件名，均由主办部门负责人指定（旧OA最终用印文件名由合规指定） ，表单中有相应的选项和栏位供主办部门填写，公司制度对会签部门、人员和最终审批人无明确规定的，由主办部门酌定；,新流程改进项目介绍,取消部门内部会签（包括处经理、部门总级）。需内部会签可线下进行，或使用系统中的“协商”功能。此功能仅限发送人及接收人查看协商内容，其它人员无权限查看。（旧OA可进行内部处经理会签）。,新流程改进项目介绍,设置“主办回复”。如文件无需分管或总经理批示，在主办部门即可决定的情况下，在下一步时应选择“送主办回复”，此文再次转入主办部门节点（旧OA转入流转人员节点）；如公文需要相关部门会签，则主办部门将其流转至会签部门，并综合会签部门意见出具主办意见，综合后的意见需填写在“主办部门回复意见”栏内，“主办部门回复意见”即为此内请的执行意见（旧OA内无此项）；,新流程改进项目介绍,会签完成及撤回。会签发出后，在历程中可点击“详细情况”查看会签是否返回。如果未全部返回，则不可送下一审批节点。如因其它原因不需会签，则可点击该页面中的“撤回”，即可终止会签，进行下一环节审批。,新流程改进项目介绍,主办部门指定归档。主办部门在出具最终意见后需将此文转入“送主办部门处理结果”，即再次转入主办部门节点，为增强事项执行监督性，需主办部门再次确认，此文是否“归档”或“不归档”，在填写执行结果后方可交由公文流转人员进行公文归档（旧OA无此项）。,新流程改进项目介绍,一、首问负责及限时办结制度方面,二、印章管理办法对新OA系统修订方面,三、需重点强调的几方面, “首问负责”，是指接受需办事项的各级机构职能部门（即“主办部门”）作为牵头处理的责任部门，对需办事项处理的时效和质量负责。 本制度适应工作范围包括不限于以下情形： 1、公司下级机构（或部门）通过OA系统上报上级机构（或部门）的各类内部请示公文（以下简称“内请”）； 2、机构内部通过OA系统申请的需其他部门受理的各类内请； 3、需办理的外部（包括政府及监管部门、企事业单位、个人等主体）来文来电来函等公文； 4、上级机构（或部门）交办给下级机构（或部门）的各类事宜。,一、首问负责及限时办结制度方面,概 念, “限时办结”，是指主办部门及其分管领导负责在规定审批时限内完成或会同有关部门和领导共同完成需办事项的审批流转，并出具明确的、可执行的审批意见。 一般事项的处理时限原则上为3个工作日；紧急事项的处理时限原则上为1个工作日；其他重要事项的处理时限由发起机构（或部门）根据事项紧急程度与主办部门沟通限时办结。 因材料不齐或质量等原因被主办部门退回的，自原发起机构（或部门）补充材料或修改后再次提交之时，重新计算限时办结的审批时限。 主办部门因适当理由不能在审批时限或事项发起人要求的时限内办结的，应在收到需办事项后由主办部门分管领导确认，由主办部门与事项发起人沟通并确认最终审批时限。,一、首问负责及限时办结制度方面,概 念, 主办部门根据内请的内容及公司制度的有关规定确定公文的会签部门、人员和最终审批人，公司制度对会签部门、人员和最终审批人无明确规定的，由主办部门酌定。 如果公文需要相关部门、人员会签，则主办部门将其流转至相关会签部门、人员，并综合会签部门、人员意见出具主办意见。 主办意见应该明确、可执行，并明示此公文的最终审批人。除非其分管领导或上级审批人（当分管领导不是最终审批人时）更改其主办意见，主办意见即为此内请的执行意见。,一、首问负责及限时办结制度方面,重点说明,1、用印事项的审批权限与该事项审批权限合为一个事项审批，该事项审批同意，即可用印。用印不再作为单独内请流转申报。 2、用印审批流程中“合规意见”不再作为必经节点，主办部门认为必要时作为会签意见。,二、印章管理办法对新OA系统修订方面,1、主办部门在内请处理中起主导决定作用，承担四项主要任务： （1）确定是否需要会签和最终审批人； （2）职责范围内，限时给出明确可执行的审批意见； （3）若需征求会签部门时，负责流转至会签部门并分管领导，根据会签意见限时给出明确可执行的审批意见； （4）负责审批公文是否执行完毕和是否存档处理。,三、需重点强调的几方面,OA系统操作注意事项一、内请（一）拟稿部门需注意事项1.表单的填写：内请表单的基本要素在拟稿人节点必填选项必须填写完整，如标题、内容、主送、会签等选项，填写完毕后内请方可送核稿节点。2.关于（新）OA“部门负责人审核”节点与（旧）OA的区别：（1）关于部门会签（旧）OA：可送部门会签，部门会签未完成也可送下一审批人员；（新）OA：可送部门会签，会签未完成不能进行下一步操作。（2）取消“部门负责人审核”节点可送“流转人员”路径（旧）OA：“部门负责人审核”完成后可送“流转人员”节点；（新）OA：“部门负责人审核”完成后不能送“流转人员”节点。（3）取消“部门负责人审核”节点送“分管领导批示”路径（旧）OA：“部门负责人审核”节点可送“分管领导批示”节点；（新）OA：不可以直接送“分管领导批示”，必须送“主办部门”，由主办部门确定此事项的会签及最终审批人。,（二）主办部门操作需注意事项1.最终用印名称指定权限的变更（旧）OA：由合规负责人指定用印文件名称；（新）OA：由主办部门指定用印文件名称。2.增加送“分管会签”路径（旧）OA：主办部门不能送“分管会签”；（新）OA：主办部门可以送“分管会签”，但必须注意在送分管会签时，必须是送“部门会签”已完成。3.“部门会签”在“部门审核”及“主办部门负责人”节点送相关部门会签时，会签意见未返回，该公文不能进行下一步操作。4.对于“主办部门”与“发起部门”为同一部门时，“发起部门”必须先送“主办部门”也就送（自己），确定审批意见及最终审批人后，才能进行下一步操作。5.公文审批完成后，由“主办部门”确认处理结果，确定该公文是否作归档处理，如可以“归档”可送“流转人员”处理，如“不归档”，此事项仍在办理中或其它情况可将处理意见填写至表单内，选填“不归档”，记录处理情况，待处理完成后送“流转人员”作归档处理。,（三）合规意见“合规意见”不再是内请必经环节，只作为“会签部门”；用印类“内请”，“合规”不再指定最终用印名称，改由“主办部门”指定。(四)“部门会签”与“分管会签”并行目前所有送至“部门会签”的公文，所在会签部门分管总同时可以看见该公文，同时可以处理。（五）取消部门内部会签，改为线下商议。各部门可使用“协商”功能沟通，此功能可方便各部门及部门内沟通，沟通意见只限于协商双方之间可以看到，协商意见不会显示在审批表单上。二、发文（一）“排版”及“文字审核”流程前置（旧）OA：文件签发后转办公室“排版”及“文字审核”；（新）OA：现“排版”节点仍保持不变，在公司领导签发后，同时将“排版”及“文字审核”前置，增加领导签批前的排版，此节点安排在“部门负责人审核”节点后可进入“排版”及“文字审核”。（二）“合规审核”节点前置在“分管批示”之前，“合规审核”后进入“分管批示”及“分管会签”。,重点事项提示,用印事项的审批权限与该事项审批权限合为同一内请进行审批，该事项审批同意，即可用印。用印不再作为单独内请流转申报；“合规意见”不再作为必经节点，仅作为会签部门。最终用印文件名由主办部门指定；公文是否需其它部门会签由主办确定并流转；文档流转至会签部门负责人处时并部门分管总，他们都可以对此文件做出批示，一方同意即可进入下一环节，如存在分歧，协商处理。部门会签如未签批，不能进行下一环节流转；公文是否审批结束由主办部门确定； 取消部门内部会签，如需部门内部会签可使用系统中的“协商”功能进行操作。8. 分公司有关合同审核事项，按法律文件管理办法需提交总公司法律部的，由分公司合规负责人转总公司法律部会签。9. 为加强内请事项的执行监督，在主办部门未确认内请归档前，办公室流转人员暂不对此公文做存档处理。,目 录,第一部分 公 文,第二部分 O A,第三部分 印 章,一、印章种类,支公司、营销服务部公章由分公司办公室保管，并将公章印模、当地公安部门备案手续报总公司办公室备案；分公司公章目前印章人事专用章、总经理印鉴，其余全部上缴总公司办公室保管。,二、印章保管,三、停用、作废及销毁,四、印章的使用,五、加盖印章的规范,六、用印的审批流程,1、分公司用印：见操作流程、中心支公司用印：申请人部门负责人中心支公司负责人流转人员分公司办公室流转人员分公司负责人印章管理人员,涉及合同或法律文件,总公司法务,3、支公司/营销服务部用印：支公司营销服务部负责人提交中心支公司负责人分公司办公室分公司负责人印章管理人员4、跨级使用总公司印章：申请人各机构负责人分公司办公室分公司负责人总公司办公室总公司合规负责人（必要时提交）总公司流转人员,超出总经理权限,董事长审批,提交用印标准统一请示标题“重庆分公司XX部关于XXX的用印请示”印章名称需写全称：生命人寿保险股份有限公司重庆分公司用印份数需写明：1）如为多个附件，需写明“附件1：2份；附件2：1份” 2）用印份数以文件为准，如一份文件上需用3个章，仍是写一份盖