浅析医院档案管理工作的重要性.doc

浅析医院档案管理工作的重要性浅析医院档案管理工作的重要性张碉(荆州市中心医院湖北?荆州434000)摘要医院档案管理是医院管理工作的一个重要组成部分.医院要切实加强对档案工作的管理,努力提高档案管理人员业务素质,建立健全医院档案管理制度,重视档案开发利用,提高服务水平,加强医院档案管理信息化建设,以更好地为医院管理和发展提供服务.关键词医院;档案管理;重要性;档案开发档案是一种能够再现历史真实面貌的原始文献,档案能为各项工作的开展提供丰富,真实的历史凭证和参考的依据.随着时间的流逝,一个单位的领导层会不断更迭,而档案却能长期保存甚至永久保存,只要单位各种档案资料齐全,完整,即可以有效保障该单位持续发展下去.实践证明,对一个单位而言,档案所产生的社会经济效益是巨大而深远的.医院档案是医院在各种工作和活动中形成的具有保存价值的文件,簿册,图表,声像等各种门类和各种载体档案,它是医院管理人员和全体医务工作者辛勤劳动和集体智慧的产物,是医院极其宝贵的无形资产.因此,必须加强医院档案管理,这对于维护医院历史真实面貌,保持医院健康,持续发展具有重要的现实意义.一,档案管理在医院发展中的重要性分析医院档案部门的职能主要是配合医院中心工作,为医院改革发展和日常管理提供全方位的各种档案信息.随着改革的不断深入和发展,医院各项管理工作愈来愈离不开医院档案的支持,可以说医院档案在医院发展过程中具有举足轻重的地位.其一,医院档案能真实而全面地反映医院历史.医院档案是医院人在长期社会实践活动中留存下来的历史真迹,记录了整个医院在各个历史时期有关医疗,教学,科研,设备,财务,技术,基建,党建,人事及其它日常管理方面的情况,记载着医院全体干部职工为医院的建设和发展不断探索的特定历史过程.通过档案,我们能完整,清晰地了解医院过去的工作轨迹,从而更好地认识医院,发展医院.因此,档案管理工作是一项维护医院历史真貌的重要事业.其二,医院档案是医院开展各项工作的重要基础,医院的众多日常管理工作必须紧紧依靠医院档案才能有效展开.如:医院的人事档案,它是医院人才队伍状况的重要记录,是医院组织人事工作的信息库,是医院开展人才队伍建设,发掘培养,考核评价和合理配置人才的主要依据.离开了人事档案,医院的人力资源管理将无从进行,在医院这样一个人才密集型单位,如果人力资源管理失效,则医院很难创新和继续发展.再如,在处理医患纠纷时,由于医疗行业的特殊性,医患双方掌握的知识,信息不对称,根据相关法律规定,医院属于举证责任一方,如院方无法向法院提供充分有效的证据来证明自己无医疗过错,将最终承担败诉的责任.就医院而言,各种档案就成为医院维权的重要工具.医院通过病案及其它相关档案的准确利用,向法院提供有效证据,完成举证责任,确保案件及时,公平,公正审理,以便进一步查清事实,明确责任,从而有效解决医患纠纷,保护患者,医院及医务人员的合法权益.因此,解决医疗法律纠纷也离不开医院档案的支持.其三,医院档案在积累和传播知识方面功不可没.医院是专业性相当强的单位,在积累和传播知识方面,医院档案具有十分显着的作用.如病案,详细记录了患者从接诊到出院的整个治疗过程,是医学的宝贵资料,也是教学科研的重要资料来源.一个成功治愈的病案无疑会对以后同样病情的诊治提供宝贵借鉴,同时病案也是教学工作的活教材,通过教授年轻医生,可帮助他们在业务上少走弯路,有助于其尽快成长.此外通过对成功病案的理论分析和研究,能总结出经验和科研成果,有利于新疗法的推广普及,能使更多类似患者得到及时救治.其四,医院档案对于医院文化形成具有不可替代的作用.医院文化是医院在长期实践活动中形成的,能为全体员工普遍接受和共同遵循的理想信念,价值观念和行为规则.医院文化是医院的精神所在,是办院宗旨的重要体现.医院文化不是一朝一夕塑造出来的,而是由几代人在办院实践中逐步积淀而形成的.档案中对一代又一代的办院人的精神文化都进行了真实的历史记载,这对于医院精神文化的传承与积淀起着重要的作用.显而易见,如果没有档案,就永远形成不了医院的精神文化.其五,档案资料是医院制定发展规划的科学依据.医院档案记载着整个医院发展史上的优秀成果,对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料,是进行科学分析,扬长避短,制定发展方向的基础.做好档案管理工作,依据档案资料进行分析论证,可为医院管理者及时了解医院整体运营状况,适时调整发展策略提供准确依据,为管理决策提供支持性证据.二,做好医院档案管理工作的几点举措(一)加强领导,注重宣传,增强全员档案意识医院要切实加强对档案工作的领导.领导重视是做好档案管理的前提,要把档案管理纳入重要议事日程,将档案建设工作贯穿于整个医院管理中,做到经常研究档案管理,及时解决档案工作中出现的问题,为提高档案管理水平创造条件.同时,要大力宣传档案工作,使医院领导,中层干部,职工都充分认识档案的重要性,认识档案与自己日常工作和生活的密切关系,增强全员档案意识,保证档案管理工作的顺利进行.(-)努力提高医院档案管理人员业务素质医院档案管理是一项专业性较强的工作,需要档案管理人员具备相应的档案管理知识和医学常识.因此,医院应经常组织对档案管理人员进行培训,使他们系统地了解档案的新知识,新技术,新发展方向以及相关医学知识,不断提高其专业技能和综合素养.同时,还应经常组织他们考察学习及进行学术交流活(下转154页)团瞳嘲157不得弄虚作假;(3)作废的收据,要加盖作废专用章,各联要连同存根联一起保管;(4)使用人须将已用完的收据存根交保管人核销无误后,才能领用新的空白收据.票据管理员对销号的票据须核对收入是否人账.(二)实施多元化挂号方案,提升挂号效率优化门诊收费服务流程,推进其标准化运行,可以减少患者在门诊的停留时间,以达到科学管理的目的.同时,这对提高医院管理水平,树立医院良好形象,也能起到积极作用.笔者认为,可以通过以下几个方案实现多元化挂号,以提高门诊收费的效率.1.预约分段挂号医院可通过对每时段接诊能力的估算,在互联网上预先发布相应时间段门诊信息,引导患者采用预约挂号的方式选择专家和专科就诊,从而达到缓解高峰时段压力,加快患者流转速度的效果.2.分诊分层挂号,有效分流人群针对有些医院集中设立挂号窗口,造成患者排队时间过长的现象,医院也可采取分诊分层挂号的方法,分散患者的密集度.分诊分层挂号是医院充分利用楼层资源,在各楼层分设挂号窗口,以方便患者在挂号结束后即可快捷就诊的方案.这一方案的运行不仅有效分流高峰人群,也可减少患者往返挂号窗口的时间,提高患者满意度.3.采用智能自助挂号系统,提升工作效率随着电子科技的创新,医院可以引进电子设备,用智能自助挂号的方式提升工作效率.智能自助挂号系统易于操作,患者在短时期内即可顺利取号,挂号费用则与其他医疗费用捆绑后在患者完诊时合并支付,大大提升了挂号效率,可有效缓解挂号高峰.(三)规范门诊退款流程由收费人员自身操作失误产生的废票,须经收费室负责人签字确认后,收费人员方能办理退款手续.对于患者已交费的检查单,治疗单,由于种种原因不能进行相应的检查治疗,患者要求退款的,如收据和核算联齐全,经门诊办公室主任在收据和相对应的核算联背面签字后,收费员即可办理退款手续.如患者无法凭原核算联退款,无论是全额还是部分退款,均须检查,治疗的相关科室填写退款通知单一式两联,先由相关检查,治疗科室主任签字后,交由门诊办公室主任审核确认,最后到门诊收费窗口办理退款.所有退款过程必须采用冲账方式,保留操作痕迹,以便财务部门的监督检查,防止舞弊现象的发生.(四)提供门诊清单,建立价格公示查询,保障患者花明白钱为了让患者明明白白看病,明明白白付费,放心而来,满意而去,医院可在门诊大厅显着位置设立了电子滚动屏,电子触摸屏,悬挂价格公示牌,公布诊疗项目,药品及医用卫生材料名称,收费标准.为患者提供有效发票和医药费用清单,对收费有疑问时可在门诊大厅通过电子触摸屏查阅当日费用明细,若有进一步需要可由专人负责解答,从而减少医患纠纷,杜绝多收,少收,漏收,乱收费现象的发生,使患者在医院真正享受到看病放心,检查放心,消费放心.参考文献:【l1付金文门诊收费系统管理初探【J】.现代医院,2010,(1O).【2】江亦民.浅谈门诊收费处的管理【J1.管理观察,2010,(29).【3】冀晓莉加强门诊收费工作的管理和监督【JJ.中国商界,2010,(6).4】尉晓红,雷鸣.加强医院编外合同制收费人员管理J】.卫生经济研究,2009,(6).5】杨慧.浅谈如何做好医院门诊收费审核工作.管理观察,2009,(22).【6】夏晓梅.加强医院门诊现金管理的对策JJ.现代预防医学,2008,(35).(上接157页)动,以开阔其视野,并积极引进外单位先进管理技术,不断提高服务能力,更好地为医院发展建设服务.(三)建立健全医院档案管理制度建立健全医院档案管理制度,是促进医院档案工作规范化管理的关键.医院档案工作具有内容繁多复杂,部门众多而又分散,专业性技术性强,档案保管要求及机密程度高低差异悬殊等特点,因此,医院应参照档案法,医药卫生档案管理办法等有关法律,法规,密切结合本院档案工作实际,制订一套比较规范,科学,系统,切实可行的档案收集,整理,保管和利用等管理制度,促进医院档案管理与医疗业务同步发展.(四)重视档案开发利用,提高服务水平当前医疗市场竞争日趋激烈,这也对医院档案管理工作提出了新的要求.重视和开发利用档案信息资源,提高档案服务水平是医院管理工作中的一个重要环节.医院档案只有最大限度地为临床一线服务,为科研服务,为社会服务,才能适应医疗模式的转变,才能真正发挥利用医院档案信息资源促进医院发展的作用.这就要求医院档案管理者要树立信息观念,增强档案的服务和利用意识.档案管理人员应经常深入到各职能部门及临床第一线调查,有针对性地为医疗和科研,教学工作提供信息.只有将档案信息提供给各方面利用时,才能使各部门在实践中充分认识到档案工作的价值,从而更进一步地支持档案工作.154豳嘲I(五)加强医院档案管理信息化建设医院档案管理信息化是市场经济下对医院管理更加专业化和职业化要求的产物,是提升医院市场竞争力的重要手段.档案信息化使档案的检索和使用更加快捷方便,将档案信息化处理后,采用了电子目录和电子文档归档,能提供快捷的电子信息查询系统,检索速度快,效率高,范围广.同时,档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享.将档案信息化处理后,利用医院全院电脑联网,可增强对原始档案的应用程度和应用范围,更有利于医院各部门,各医疗科室按需浏览,并保持随机存取,提高了档案原件的利用率,最大限度地实现档案信息资源的共享.总之,医院档案管理是医院管理工作的一个重要组成部