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第五章计划工作 在一个组织中 计划工作是管理的首要职能 其他工作都只有在确定了目标 制订了计划以后才能展开 并将围绕着计划的变化而变化 但在我国的管理实践中 计划工作普遍不受重视 致使各项工作缺乏明确的目标 短期行为严重 结果不确定程度较大 案例 难道我没有计划吗 个体户小赵得知近来某高档啤酒销售的差价利润丰厚 就托关系以预付30 款项的方式从厂家批发5000箱 同时招一批临时工以每瓶2角回扣的报酬组织促销队伍 并安排饮食店和宾馆代销 但因促销不力 2000箱啤酒积压在库房 小赵的爱人骂他做事没有计划 小赵感到很委屈 你认为小赵有计划吗 从管理学上来说 如何界定 计划 呢 计划是管理的首要职能 首先 计划从明确目标着手为实现组织目标提供了保障 其次 计划还通过优化资源配置保证组织目标的实现 再次 计划通过规划 政策 程序等的制定保证着组织目标的实现 为什么不做计划 变化太快 计划跟不上变化快 计划完成不了 有计划太约束 不自由 没有时间做计划 计划没有用 不知道如何做计划 正因为有变化才需要做计划 有了计划才知道有问题 计划保证我们首先做好重要的事 不做计划不知如何利用时间 计划用没有用 怎么做 做了才知道 这是因为计划可以管理者和非管理者指明方向 通过计划促使管理者展望未来 预见变化 考虑变化的冲击 以及制定适当的对策 减少变化的冲击 计划还可以使浪费性和重叠性减至最少 最后 计划设立目标和标准以利于控制 没有计划 就没有控制 为什么要做计划 本章主要内容 计划工作的含义和内容 计划工作的种类和特征 计划工作基本要求和原则 计划工作的程序 编制计划的方法 一 计划概述 一 计划工作的概念 1 制定计划 执行计划 检查计划 广义概念 1 广义的计划工作是指管理者制定计划 执行计划和检查计划执行情况的过程 一 计划工作的概念 2 狭义 制定计划 2 狭义的计划工作是指管理者事先对未来应采取的行动所作的谋划和安排 二 计划工作的内容 内容 WHAT WHY WHEN WHO HOW WHERE 目的性 主导性 普遍性 效率性 二 计划工作的基本特征 1 目的性 计划的性质决定着计划必须设定一个目标 必须在管理工作中居于领先地位 目的性 是生物界和人类社会普遍具有的一种性质 例如生物的进化 就显出一种目的性 而在人类社会中 目的性则表现为人的一种有意识的活动 多年以前 美国一家名叫麦凯 希尔兹协会的经济咨询公司在向美国休斯敦航空公司的政策委员会提供建议时就指出 企业计划的发展 与技术革命一样 也是一场革命运动 计划的性质决定着 计划必须设定一个目标 必须在管理工作中居于领先地位 计划目标和如何实现目标 什么样的组织结构 组织 需要什么样的职工 何时需要 怎样最有效的指导和领导职工 提供控制标准 人事 领导 控制 解决 2 主导性 制定计划是各级主管人员的一个共同职责 各级管理人员所制定的计划的范围 内容不同而异 高层管理人员制定组织的总体计划 把握全局方向和目标 中层管理人员制定部门计划 诸如财务计划 市场计划 人事计划等 确定在整体目标实现过程中 各部门自身的具体目标 而基层管理人员则要制定具体的作业计划 以配合生产计划的最终实现 3 普遍性 4 效率性 效率性是指从组织目标所作贡献中扣除制定和执行计划所需要费用及其他因素后的总额 指在资源一定的情况下 如何使方案产生最大的效益 对于营利性组织来说 效率是指计划的成本收益比率 计划的编制和实施是要支付成本或费用的 如果其收益大于成本 就可以称之为有效率的 反之 就是没有效率的或效率低的 对于非营利性组织 计划的结果取决于决策者的价值标准 三 计划的种类 一 按期限分 长期 一般五年以上 中期 介于长 短期计划之间 和短期 一年或一年以下 这种划分不能绝对化 要结合行业特点和环境变化的速度 二 按职能分 就是按管理活动的类型分有生产 设备 技术 销售 财务 人事等 一般是根据总体计划来制定的 并考虑各部门的相互关系 三 按层次分 战略计划和战术计划战略计划是关于企业活动总体目标和战略方案的计划 应用于整体组织的 为组织设立总体目标和寻求组织在环境中的地位的计划 侧重于确定企业要做什么事 WHAT 以及为什么 WHY 要做这事 战术计划主要用来规定企业经营目标如何实现的具体实施方案和细节 则是由何人 WHO 在何时 WHEN 何地 WHERE 通过何种方法 HOW 以及使用多少 HOWMUCH 资源来做这事 四 按表现形式分 预算 数字或金额的计划 方案 主要的 次要的 支持的 程序和规则 政策 主要的和次要的 战略 目标 目的或使命 目标 是组织在一定时期内要达到的具体成果 是宗旨的具体体现 这个成果可以定量的 如 某企业的计划目标是在所底实现销售收入5000万元 某企业的目标是某类产品3年内达到本市30 的市场份额 其成果也可以定性的 如 让消费者买到满意的商品 让学生的德 智 体全面发展等等 政策 是管理者决策时考虑问题的指南 政策的制定是计划的指导方针 是指导和沟通决策的思想指南 给出了决策的范围或方向 或者说给出了决策者在一定范围的自主权 程序 也是一种计划 确定活动的先后时间顺序 它规定了某些经常发生的问题的解决方法和步骤 是行动的指南 而不是思想的指南 并以此提高工作的效率和效果 规划 重点在于划分总目标实现的进度 不仅包含组织的分阶段目标 其内容还包含实现该目标所需的政策 程序 规则 任务委派 所采取的步骤 涉及的资源等 是一份综合性的 但也是粗线条的 纲要性的计划 规则 是一种最简单的计划 是允许或不允许采取某种特定活动的明文规定 组织的规章制度都属于规则 规则同程序是有区别 有些规则没有时间顺序 如 禁止吸烟 仅仅是不允许做什么 并不存在活动的顺序问题 但反过来 程序却属于规则 预算 一种数字化的计划 预期的结果用数字化的方式表示出来就形成了预算 一般说来 财务预算是组织最重要的预算 组织管理职能分类 长短期业务计划财务计划人事计划 四 计划工作的程序 1机会分析 2确定组织目标 3制定计划的前提 4制定可供选择的方案 5评价各种方案 6选择方案 7制定派生计划 8用预算形式使计划数字化 编制计划中的制定可供选择的方案 评价各种方案 选择方案 几个步骤完成后 就进入了制定派生计划阶段 指总计划下的制定各个部门的计划 如服装公司的总计划完成之后 就要制定生产计划 原材料采购计划 库存计划 人力资源计划和财务计划等等 这些分计划是完成总计划的保证 用预算形式使计划数字化 计划离不开资源的分配 资源的分配是用预算来体现的 预算一方面是对各部门所要使用的资金的统筹规划 另一方面又是衡量计划完成程度的标准 五 编制计划的方法 PDCA计划循环法 戴明循环管理法 滚动计划法网络计划技术法线性规划法 一 PDCA计划循环法 戴明循环管理法 1 含义 是指任何一项工作均要先有个计划 plan 然后按照计划的规定去执行 do 检查 check 和总结 action 这个过程周而复始 不断循环前进 并进一步地提高水平 执行D 计划P C检查 A总结 2 工作程序 4个阶段8个步骤 制定计划 P 提出工作设想 收集有关资料 进行调查和预测 确定计划的目标和方针 提出各种工作方案 并选出比较满意和理想的方案 编制具体的计划 并下达执行 执行计划 D 具体落实到各部门和有关人员 贯彻执行 检查计划执行情况 C 检查执行情况 发现问题 找出原因 总结处理 A 提出解决问题的办法 对这次解决不了的问题 要转入下一轮工作循环中予以解决 3 特点 大循环套中循环 中循环套小循环 环环相扣 形成一个有机体 每个循环都含有4个阶段 循环是螺旋式上升和发展的 循环是综合性的循环 二 滚动计划法 1 含义 是一种定期修订未来计划的方法 是在原计划的基础上 每经过一段固定时期 称为滚动期 便根据计划的执行情况和环境变化情况定期修订计划 并逐期向前推移 使短期计划 中期计划和长期计划有机结合起来 该方法主要应用于长期计划的制定和调整 其具体做法是用 近细远粗 的办法制定计划 滚动计划法图示 2 特点 1 计划分为若干个执行期 其中近期行动计划编制得详细具体 而远期计划则相对粗略 计划执行一定时期 就根据执行情况和环境变化对以后各期计划内容进行修改 调整 3 评价 优点 推迟了对远期计划的决策 增加了计划的准确性 提高了计划工作的质量 同时这种计划方法使长 中 短期计划能够相互衔接 即保证了长期计划的指导作用 使得各期计划能够基本保持一致 也保证了计划应具有的基本弹性 特别是在环境剧烈变化的今天 有助于提高组织有应变能力 缺点 在于加大了计划的工作量 三 网络计划技术法 1 含义 是利用网络理论 制订计划 并对计划进行评审的技术方法 最适用于复杂工作项目的管理 又称为关键路线法 统筹法计划评审术 2 基本原理 首先应用网络图的形式来表达一项计划中各项工作 任务 活动 工序等 的先后顺序和相互关系 其次 通过计算找出计划中关键工序和关键路线 然后通过不断改善网络图选择最优方案 并在计划执行过程中进行有效的控制监督 保证取得最佳的经济效益 开始 1 3b 2a 4b 6b 5a 7c 8 1天 2天 2天 2天 4天 1天 1天 1天 开始 1 3b 2a 4b 6b 5a 7c 8 1天 1天 2天 2天 1天 1天 1天 1天 3 优点 简单易行 可迅速确定计划的重点 四 线性规划法 又是一种现代计划方法 1939年 苏联经济学家康脱诺维奇首先提出用线性规划的方法进行经济计划工作 后来经许多经济学家的深入研究 目前它已经成为一种相当成熟的计划方法 在目标已定 资源有限的情况下 可以用线性规划的方法来确定计划 该方法解决的问题是 如何在有限的资源条件下 对实现目标的多种可行方案进行选择 以使某项既定的目标达到最优化 不过 这种计划方法要求有关变量间必须具有线性的关系 否则 在非线性关系的情况之下 就需要借助非线性规划来解决相应问题 例 假设A公司在三个地点P1 P2 P3组装某型号的家用空调机供应M1 M2 M3三地市场 从各产地到各市场之间的运输可采用不同的路线 如空运 水运 铁路 公路等 每种路线运输的费用不同 如果产地P的产量和市场所在地M的需求量已知 则线性规划问题就是在尽可能保证产销平衡的前提 又称约束条件 下 求得一组调运方案 以使总运输费达到最小 也就是说使成本目标最优化 通过建立线性规划模型 来求解最优方案 例 某厂主要生产纸杯和纸饭盒两种产品 其售价分别为每只2元和每个3元 生产一只纸杯或一个纸饭盒各需要1单位硬板纸 现已购得4000单位硬板纸 根据调查市场上最多需要2000只纸杯 企业应如何安排生产 解 设生产纸杯X1个 纸饭盒X2个 则有目标 Z 2X1 3X2最大企业受到的约束是 X1 X2小于或等于4000X1小于或等于2000X1 X2大于或等于0 线性规划的图解法 X2 X1 4000 4000 2000 X1 0 X1 2000 X1 X2 4000 X2 0 甘特图是一种线条图 横轴表示时间 纵轴表示要安排的活动及其进度 二十世纪初由亨利 甘特开发的 甘特图可直观地表明任务计划定在什么时候进行和完成 并可对实际进展与计划要求作对比检查 这种方法虽然简单但却是一种重要的作业计划与管理工具 它能使管理者很容易搞清一项任务或项目还剩下哪些工作要做 并评估出某项工作是提前了还是拖后了或者按计划进行着 甘特图法 甘特图的例子 考试复习计划 管理学原理 电子商务 大学英语 1 2 3 0 六 计划文书的构成 七 计划书的构成样例 新商品计划书进入市场计划书促销活动计划书 店内促销 会议计划书 美味 饮食店商业环境调查计划书 新商品计划书 1 形成商品的概念 1 命名 2 包装 设计 2 目标市场 使用者 购买者 推荐者等 3 竞争商品 1 竞争商品 2 类似商品 4 本企业商品的市场定位5 顾客化基本战略 顾客计算机信息系统 6 产品制造方法 产品图纸 基本功能 安全性等 7 产品用途 使用场所 使用机会 使用方法 8 渠道 1 营销渠道 2 维修服务 9 市场导入策略 1 销售促进策略 2 市场导入手段 等等 10 广告计划 广告活动计划 11 价格 关于成本 价格等 12 开发推进 设计 试制 原材料等 进入市场计划书 1 主要商品 1 对象商品的概要 2 商品群展开2 目前市场状况 1 所售商品分析 2 销售状况分析 3 今后的方针与安排4 商品对象 目标 1 商品 目标 2 商品 市场 5 分销渠道分析6 进入市场所存在的问题7 广告宣传计划8 营业系统9 个别工具的设计案 1 样品方案 2 价格表 促销活动计划书 店内促销 1 计划的名称 1 活动名称 2 副标题2 计划的目的 销售促进等 3 计划的主题 活动主题 4 对象商品5 计划的内容 如 赠品种类 赠品的赠送方法 6 计划的对象 目标顾客 7 计划的目标 来店客人数 促销期间销售量等 8 促销场所 店内 9 促销时间10 店内装饰11 制品种类 广告传单 POP 卡片等 12 通知方法 广告等 13 运营计划 1 店内任务安排 2 与以往计划的区别14 计划的效果 顾客数 销量以外的预期效果 会议计划书 1 计划的名称2 计划的目的3 计划的主题4 计划的内容 1 整个会议 2 个别计划5 会议的目标人员及人数6 会议场所7 会议日期8 会场设计 1 会场设计 2 个别展示 3 展示品准备9 制品种类 广告 节目单 民意测验等 10 宣传方法11 运营计划 1 任务分配 报名 进行 闭会 2 人员计划12 计划的效果 费用计划 预想效果等 13 相关者一览表 主办者 协办者等 美味 饮食店商业环境调查计划书 封面目录结论概要开设饮食店的场所 条件 营销战略观点 实际运营观点 开店后的计划 1 前言 前提条件和条件设定 调查分析方法 本报告构成概要2 物品概要3 都市条件 位置 区域 人口迁移 收入水平 城市规模 饮食市场 市场前景 4 开设条件 场所条件 位置 环境 道路及交通5 商业环境条件 商业范围设定 商业范围人口 商业范围内商业设施 竞争状况 未来状况 商业环境条件概要 6 结论 各条件的概念 对所有条件的判定 店铺提案 潜在月销售额测算7 资料集 周边环境图示 周边竞争图示 城市关系图示 商业范围内人口资料 自我评估 你是一个称职的计划人员吗 提示 对下列的每一个问题只需回答是与否 1 我的个人目标能以文字的形式清楚地说明2 多数情况下我整天都是乱哄哄的和杂乱无章的3 我一直都是用台历或约会簿作为辅4 我很少仓促地做出决策 总是仔细研究了问题之后再行动5 我利用 速办 或 缓办 卷宗对要办的事情进行分类6 我习惯于对所有的计划设定开始日期和结束日期7 我经常征求别人的意见和建议8 我想所有的问题都应当立刻得到解决根据问卷设计者的观点 优