采购制度(第七稿修改版)201215.doc

西安经建餐饮文娱有限责任公司采购规章制度及流程一、 总则：西安经建餐饮文娱有限责任公司是委托西安真爱产业有限责任公司经营管理的运营模式，为了加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，特制定本制度，所有的采购及相关人员均应以本采购制度规定的程序及工作流程执行。采购部应该根据真爱公司经营的的需求，库存原材料的种类、数量、考虑物资材料供求形势，供应商的交货期和供货率、运输时间、价格涨浮等因素，最终确定采购时间、采购批量、采购批次和物品报价，确保物资材料的及时供应，保证公司经营能够连续进行及采购的最佳经济效益。供货合同的签订及叫货由采购部进行，如遇部门私自联系供应商叫货，财务部不予结款，货款从叫货人工资中支付供货商。二、目的作用：1、可作为采购部开展工作的规范依据；2、可作为公司领导考核采购部工作业绩的衡量依据；3、可作为采购部人员工作中相互监督与协作配合的依据；三、采购人员的职责及管理制度：1、热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积累。廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。2、负责公司生产所需材料的采购工作。负责原辅材料、包装材料、备品、备件、办公用品、检验用品及燃料等的采购供应工作。根据公司的需求计划，编制与之相配套的采购计划，并组织具体的实施，保证经营中的物资供应。积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况，早知道，早处理，协助财务部及时安排对供应商的付款。3、负责供应商的开发、管理及维护工作，材料报价必须三家供应商以上参与。加强物资供应档案的管理，做好物资信息情报的工作，建立起牢固可靠的物资供应网络，并不断开辟和优化物资供应渠道。 4、完成领导交办的其他工作。四：采购流程（一）、紧急采购1、各部门因经营紧急需要购买，不经常采购的临时性零星物资且价值在1000元以下，会所总经理同意后采购部实施，采购回物资送库房履行验收入库手续，后将发票报会所总经理处签批，然后持发票、入库单至财务部复审，履行报销程序。（二）、临时采购：临时采购是指公司没有长期供应商，因经营需要必须要从其他供应商处采购。1、采购申请：（1）部门因工作需要购买某物品，在确认库房没有存货后提出采购申请，须提前填写“采购申请单”（附件一）、“采购申请单”一式四联，第一联：库管，第二联：采购部门，第三联：财务部，第四联：申请部门留存；（2）“采购申请单”上须列明申请部门、日期、要货日期、请购原因、货品名称、规格、型号、数量，由使用部门负责人签字确认；（3）财务部库管审核库存量确属需要购买物品签字确认；（4）将填写完毕的采购申请单送交采购部，由采购部履行询价工作，并提供三家报价；如所需采购物品在前一个月中有过采购记录，则可以直接提供当时供货的供应商报价资料，由采购经理签字确认最终供应商及单价。对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失；（5）将采购部确认采购单据转交财务部，财务副经理、财务经理签字确认；（6）会所总经理、董事长签批，方可执行；（7）签批后的“采购申请单”，采购部不能随意变动价格，除非价格变动再经会所总经理、董事长批准方可实施采购程序。采购人员对采购物资的数量、质量、规格、价格等负全责；（8）使用部门应提前10个工作日将采购申请递交采购部，特殊定制物品应同采购部商定要货日期；（9）采购物资必须在部门要货日期前到货，不能影响部门运营，否则承担相应责任； 2、合同：（1）采购部购买物品时，必须尽量在同一家购货商处购买货品，并统一签订供货合同。（2）必需要在超市、百货商场购买的货品可根据采购申请直接购买。由经办人持发票、超市小票或盖章（发票专用章）的销售清单、入库单办理付款手续。（3）固定资产的采购根据供货单位、售后维修等情况，由采购部根据采购申请单确定是否预留质保金并签订采购合同。由经办人持采购申请、发票、供货商盖章（发票专用章）的销售清单、使用部门办理的固定资产验收单、合同、合同审批手续，办理付款手续。（4） 同一家供货商供应的货物1万元以下，可根据采购申请采购，由经办人持采购申请、发票、供货商盖章（发票专用章）的销售清单、入库单，办理付款手续。（5）1万元以上的物品，除超市、百货商场外必须签订采购合同，执行合同审批程序进行采购。（6）10万元以上的物品采购、工程项目等合同的签订需招投标小组组织招投标。（7） 如遇特殊情况不能签订合同的物品采购，可在采购申请中注明原由，经总经理、董事长签批后可进行采购。3、合同审批：经办人填写合同（业务）审查传递单（附件二），经送审部门、财务部、法律顾问、会所总经理、经建餐饮文娱公司董事长签署意见后由采购部与供货商签订采购合同。（三）、月结供应商采购： 1、合同签订：所有货品由采购部统一，按每年签订一次合同，如遇合同价格变化调整，执行真爱会所价格审批手续。采购部根据真爱产业集团提供的通传文件中长期供应商明细表，核实供应商资质、货品价格、质量等问题后，予以签订合同。其他各部门不得自行联系供应商签订供货合同。2、合同审批：临时采购合同审批程序采购部在第一次付款凭证后附采购部签字稿的供货合同复印件，供货合同原件存采购部，由采购部统一保管。3、价格体系：（1）价格按西安经建餐饮文娱有限责任公司每月审定的价格执行。（2）酒水部商品及营业物品每年年初由采购部协同财务部进行供货合同签订。如遇价格变动，由采购部提供市场调查报告审批为准。经真爱会所部门负责人、采购部、财务副经理、财务经理、会所总经理、董事长签字后，财务部方可进行成本核算。当期报价单中没有报价的货品，由库管先按供应商报价核算成本，并通知采购部进行市场采价，采购部应在当月月底前将会所汇签（同价格表签字流程）过的价格表报财务部，财务副经理（成本）做好报价单核对。4、叫货流程：生鲜食品的请购由厨房、吧台或者采购部根据每日所需用量填写每日订单，此单视同采购订单。每日订单一式三联（附件三），由厨师长、吧台经理签字确认后，由厨房