知识库操作指南.doc

长沙华恒园企业知识库管理信息系统操作指南长沙有色冶金设计研究院 综合管理信息系统（二期）U5企业知识库管理操作指南2012-12长沙华恒园信息科技有限责任公司目录第一章简介41.1.概述41.2.系统构成41.3.编制目的41.4.使用对象41.5.系统操作界面5第二章操作指南62.1.企业知识库管理系统（后台）62.1.1.知识分类62.1.2.目录管理82.1.3.法律法规82.1.4.标准规范142.1.5.企业标准142.1.6.电子图书152.1.7.体系文件182.1.8.获奖成果212.1.9.论文及考察报告242.1.10.专利262.2.企业知识库网302.2.1.标准规范30.标准动态3.现行版本3.标准规范3.法律法规3.特种设备3.资质标准3.资料互提352.2.2.电子图书352.2.3.体系文件372.2.4.获奖成果39第一章 简介1.1. 概述企业知识库是以建立工程数据库为单位，企业知识库由标准规范管理系统、电子图书管理系统、ISO质量体系文件系统、科技成果管理系统、论文及考察报告管理系统、专利管理系统等子系统组成。针对管理员对知识库各个子系统数据更新与维护的一系列操作，所有用户对企业知识网的检索浏览操作。1.2. 系统构成企业知识库管理系统分为两个部分，一个是企业知识库后台管理系统，主要是进行系统的数据的更新与维护，是专门供管理员来使用的，另一个是企业知识库网是供院所有在册人员，提供检索及在线浏览。1.3. 编制目的企业知识库管理系统操作指南是有色院有限公司综合信息管理系统（二期）中，针对企业知识库后管理模块、企业知识网的具体应用操作描述，其目的：l 使用户了解整个知识库后台管理系统的业务及操作流程；l 作为用户的操作使用指南；1.4. 使用对象l 标准管理员l 技术发展部及管理人员l 所有在册人员1.5. 系统操作界面第二章 操作指南2.1. 企业知识库管理系统（后台）登录公司综合管理系统9/CinqU5后可以看到如下界面，界面左边红色框中就是我们的知识库管理模块。2.1.1. 知识分类各个分类的结构建立可以在知识分类中建立，可以对结构进行新增、修改、删除、查询等操作，其操作主界面如下：新增：在左边结构树中选定要新增分类，点击界面左上角【新增】按钮。如下图所示：修改：可以对以上字段进行修改再保存删除：确认便可进行删除查询：可以根据类型、名称、上级分类、分类编码进行查询2.1.2. 目录管理目录管理：对各个类别目录的进行管理与维护、根据编号及名称进行目录建立、还可以将目录下的文件进行上传，也支持批量上传，目录管理相当于一个目录库，可以将各个类别的目录分配到指定的模块下。有新增、修改、删除、查询、分配、批量上传等操作功能2.1.3. 法律法规法律法规是供用户查询和编辑某法律法规结构下的法律法规目录，可以直接到目录管理中去引用所需要法律法规目录及文件，同时可以及时对法律法规的状态进行变更操作，【废止】【变更记录】【废止记录】模块，是方便管理员及时查看标准的状态的。新增：根据编号、名称、颁布日期、颁布部门、实施日期、截止日期、等字段进行建立修改：可对已建立的数据进行修改删除：勾选其中一条，点击确定，便可删除成功，可以勾选全部进行删除，但一般为了安全考虑，使用时需谨慎。查询：可以根据名称、编号、状态、目录名称、分类名称进行查询引用：到目录管理中进行目录的引用变更：法律法规是即时动态的，根据法律法规的属性进行变更，变更记录：方便标准管理员即时查看变更的记录废止记录：方便标准管理员即时查看废止标准的记录2.1.4. 标准规范维护标准规范，以及该规范下的标准文件及变更历史等信息。可以进行新增、修改、删除、查询、变更、废止、变更记录、废止记录2.1.5. 企业标准维护企业标准结构，以及该结构下的引用标准规范，可以到目录管理中直接引用所需的标准，同时提供修改、删除、查询企业标准。2.1.6. 电子图书电子图书主要根据院各科室各专业分类，来管理及维护电子书的目录及文件。提供新增、修改、删除、查询、引用等操作功能，详见以下操作新增：根据书号、书名、图书编著、出版社、出版时间、等字段进行建立修改：可对已建立的数据进行修改删除：勾选其中一条，点击确定，便可成功删除，也可批量删除。查询：可根据书号、书名、图书编著、上级分类进行查询，支持模糊查询引用：可以到目录管理中找到所需的电子书目进行引用2.1.7. 体系文件主要是管理及维护院内部体系文件，方便管理员及设计者查看使用，同时提供历史版本体系文件的浏览。提供（新增、修改、删除、查询、引用、变更、废止、变更记录、废止记录）等功能操作新增：根据编号、名称、等字段进行建立修改：对已建立的数据可进行修改删除：勾选其中一条，点击确定，便可删除，也支持批量删除。查询：根据文件编号、文件名称、上级分类、年份、文件类型等相关字段进行检索，支持模糊查询引用：到目录管理中引用所需的体系文件目录及文件变更：可直接在已有的体系文件，点击变更，进行版本变更2.1.8. 获奖成果主要对院里的获奖成果进行管理与维护，有新增、修改、删除、查询、引用等操作功能，详见下面具体操作：新增：根据（项目名称、获奖单位及人员、获奖单位及奖级、授奖单位、年份、备注、）来新增管理修改：可以对已建立的获奖成果目录及文件进行修改删除：勾选一条记录后，点击确定便可对该条记录进行删除查询：可根据获奖成果的年份、完成及单位人员、项目名称、获奖类别及奖级、授奖单位、文号进行查询检索，也只持模糊查询。引用：可以目录管理中引用所需的获奖成果目录及文件2.1.9. 论文及考察报告主要对院里的论文及考察报告进行管理与维护，有新增、修改、删除、查询、引用等操作功能，详见下面具体操作：新增：根据（名称、作者（考察人员）、发表刊物、发表（考察）时间、关键字、摘要、备注）等来新增管理修改：可以对已建立的论文及考察报告的目录及文件进行修改查询：可根据名称、作者（考察人员）、发表刊物、关键字、上级结构进行相关检索、并支持模糊查询引用：到目录管理把所需的目录引用到论文及考察报告指定的结构下2.1.10. 专利专利是按照各专业进行分类建立的，根据专利的专业及年份进行相应的管理。可新增、修改、删除、查询、引用、等基本功能操作，同时可以根据所建立的数据按照专业及年份导出相关的数据表格来。新增：根据年份、专利名称、专利分类、权属动态、入档编号、发明人、申请人、申请号、授权公告号、授权公告日、应用领域、简介、等字段进行建立相关专利数据。修改：可以对已建立的专利数据进行修改删除：勾选其中一条记录，但可进行删除，也支持全选功能查询：根据专利名称、专利分类、年份、发明人、申请号、授权公告号进行相关检索、并支持模糊查询引用：到目录管理把所需的目录引用到“专利”指定的结构下导出Excel：根据专业及年份可以生成相应的报表文件2.2. 企业知识网为所有在册人员，提供方便快捷的检索浏览，企业知识网包含（标准规范、科技档案、电子图书、体系文件、获奖成果、论文及考察报告、专利）各个子系统，（备注：其中科技档案子系统的操作会另有操作指南详细说明）。2.2.1. 标准规范. 标准动态显示最新动态标准，即时更新，可以直接查看及浏览. 现行版本可根据标准名称、标准编号进行检索，并支持模糊检索、以也点高级检索，根据更详细的属性进行检索以“中华人民共和国产品质量法”为例，在检索框输入“中华人民共和国产品质量法”，然后回车，便可查找相应的标准如需查看文件，直接单击，便可打开文件，进行浏览，(备注：请安装Adobe Reader 相关版本). 标准规范以下检索及操作方法同上：. 法律法规以下检索及操作方法同上：. 特种设备以下检索及操作方法同上：. 资质标准以下检索及操作方法同上：. 资料互提以下检索及操作方法同上：2.2.2. 电子图书输入电子书名、即时查询到该电子书，支持模糊查询，同时有高级检索，也可以在线浏览文件。输入“采煤”关键词，支持模糊查询，也可点，根据相关字段进行检索单击，便可在线浏览电子书目文件2.2.3. 体系文件供设计者快速检索浏览院内部体系