管理信息系统的需求调研与系统分析模板.ppt

第8章管理信息系统的需求调研与系统分析 8 1需求调研8 2可行性分析8 3需求分析8 4数据流程分析和系统化分析8 5管理信息系统分析报告 学习重点 2 组织结构分析 3 管理功能分析 4 业务流程分析 5 数据流程分析 6 数据字典 7 处理逻辑的表达 1 需求调研 8 系统分析报告 8 1需求调研 8 1 1需求调研概述8 1 2制定需求调研计划8 1 3需求调研的对象 目的 原则8 1 4需求调研的常用方法和工具 8 1 1需求调研概述 需求类型的确定功能需求 即所开发的系统是做什么的 性能需求 即确定所开发系统的技术性能指标 如存储容量 运行时间 安全保密等 环境需求 即软件系统运行时所处环境的要求 包括硬件环境和软件环境 可靠性需求 即明确软件投入运行后发生故障的概率 8 1 1需求调研概述 需求调研的过程准备阶段 准备阶段的主要任务是收集资料和准备资料 为进入调查阶段做好充足的准备 调研阶段 进入需求调研阶段 如有现行系统 对现行系统进行调查 了解现行系统的薄弱环节 对现行系统中存在的各种计划 单据 报表等信息进行大概的了解 了解现行系统中人力 资金 物资 设备 建筑等各项资源的情况 确定新系统的必要性和可行性 提出新系统的目标 规模 主要功能的初步设想 粗估系统开发所需要的资源 收尾阶段 对调研阶段的资料进行整理 确定新系统的目标 书写需求调研报告 将项目需求报告上交上级部门审核通过 如图8 1所示 8 1 1需求调研概述 需求调研的注意事项调研前应该将所有项目前期资料进行汇总 与相关人员进行交流 以便对项目有一个基本轮廓的认识 做好调研前使用资料的准备 如需求调研模板 需求调研问题列表等 保持一种和客户平等合作的心态 确定需求调研是为了给客户解决问题 探讨问题 而不是接受问题 更不是来指导工作的 平静面对需求变更的心态 在需求调研过程中 往往双方对需求理解不一致 造成需求调研前后矛盾 应当心平气和的去引导客户 达到需求理解基本一致 提高自己关于对象企业的业务知识 以便与企业人员沟通 努力熟悉用户的行业 学习使用标准术语 以便能够准确地理解用户 提高自己的速记能力 文字表达能力以及归纳能力 能迅速记录需求调研核心的问题 总结归纳形成原始的需求调研资料 提高自己的总结能力 能书写一份完整的 前后一致的 可追踪的需求报告 8 1 2制定需求调研计划 需求调研计划的内容主要包括如下几个方面 调研计划的基本信息 调研的时间日程安排 调研目标 调研对象 调研结果 调研形式 表8 1是学校教务系统需求调研计划的样例 8 1 3需求调研的对象 目的 原则 1 需求调研的对象需求调研的对象就是现行系统 包括两方面的含义 一是现行的管理信息系统 二是现行的除管理信息系统之外的组织运行的系统 2 需求调研的目的完整掌握现行系统的现状 获取用户需求 了解企业现有的运行状况 企业的管理方式和基础数据的管理状况以及信息系统的运行状况 3 需求调研的原则需求调研应坚持用户参与的原则 只要是系统中的用户 在调研过程中就要让这些用户参与进来 这些用户一般包括使用部门的业务人员 主管人员 设计部门的系统分析人员和系统设计人员 方式 一般常见的详细调查方式有 表格调查法座谈法问卷法资料收集法现场观察法 8 1 4需求调研的常用方法和工具 结构性强 指标含义明确并且有具体内容的调查 适合使用表格来调查 一般可利用 表格调查法 组织机构调查表任务调查表文件类信息调查表报表数据调查表计算机资源调查表计算机应用项目调查表 编制调查表要注意以下几点 要界定调查研究的范围 最好列举一份详细的清单 要准确把握调查项目的具体内容 客观地反映事物的全貌及蕴含的特性 并便于分析和对比 一般情况下 一份完整的调查表由总标题 横竖行及标题 表尾 附录几部分组成 公司计算机应用现状调查表 要取得被访问者的配合访问者举止要文明 语言要得当 态度要诚恳访问者应事先做好各项准备工作 确保谈话能围绕主题进行谈话开始时就将调查目的告诉被访问者 然后按预定程序进行访问者对所提问题中涉及的概念较熟悉访问者对所提问题不启发 不暗示 对回答不评论 不表态 不能催促或强求被访问回答 座谈法 公司库存业务与管理座谈提纲 围绕研究目的设计问卷问卷要简短 不超过半小时 易懂易答 不涉及禁忌话题问卷的内容要易于处理 分析合理安排问卷的结构 容易 简短 客观 熟知 感兴趣的问题放在前面 复杂 主观态度 生疏 枯燥的问题放在后面 问卷法 原则 大学当前教学管理系统使用情况的调查问卷 企业年度销售计划财务报表文件档案工作记录汇报总结统计数据各种声像资料 资料收集法 应制定观察计划 明确观察目的和内容 确定观察和记录方式 手段确定观察对象 包括观察范围和数量进入观察环境 接触观察对象 与其建立适当关系 但应以不改变观察对象的正常活动为原则边观察边记录 记录方法有利用音像设备 填写预测登记卡 笔记等分类整理 登记 存放观察记录 现场观察法 步骤 应制定观察计划 明确观察目的和内容 确定观察和记录方式 手段确定观察对象 包括观察范围和数量进入观察环境 接触观察对象 与其建立适当关系 但应以不改变观察对象的正常活动为原则边观察边记录 记录方法有利用音像设备 填写预测登记卡 笔记等分类整理 登记 存放观察记录 现场观察法 技巧 8 2可行性分析 通过规划找出了企业需要改善和建设的 潜在的信息系统应用项目 对这些潜在的项目还需要做进一步的研究 找出有待改进的具体环节 确立未来系统改善的主要目标 并从技术 经济 管理和进度等多个方面进行调查和分析 收集必要的资料 判断信息系统开发项目是否具有可行性 8 2可行性分析 技术上的可行性技术可行性是分析在特定条件下 技术资源的可用性和这些技术资源用于解决信息系统问题的可能性和现实性 经济上的可行性所谓经济上的可行性分析 简单地说就是要评价项目的收益是否能够超过成本 在评价时 时间投入和资金投入一样要正确地计入成本 同时要尽量完整地计算收益项目 包括可以量化的部分和不容易量化的部分 8 2可行性分析 环境上的可行性环境上的可行性主要分为内部环境可行性和外部环境的可行性分析 进度上的可行性具体分析企业的力量 资源和项目的难度 评价项目能否在合理的期限内完成 即时投入使用 可行性分析报告 引言 引言说明系统的名称 系统目标和系统功能 项目的由来 参考资料等 系统建设的背景 必要性和意义 报告要用较大的篇幅说明总体规划调查 汇总的全过程 要使人信服调查是真实的 汇总是有根据的 规划是可信的 拟建系统的候选方案 这部分要提出计算机的逻辑配置方案 可以提出一个主要的方案及几个辅助方案 可行性论证 要从技术 经济 环境和进度四个方面对规划进行可行性论证 几个方案的比较 若结论认为是可行的 给出系统开发的计划 包括各阶段人力 资金 设备的需求及开发进度 结论 通常系统可行性分析报告的结论可以是以下4种 可以立即着手进行开发 需要推迟到某些条件 例如资金 人力 设备等 具备之后才能开始进行 需要对开发目标进行某些修改之后才能开发 系统项目不可行 例如经济上不合算 缺乏技术条件 管理上不可行 进度上不可行等 8 3需求分析 需求分析 RequirementAnalysis 是调查用户对信息系统的需求和要求 结合组织的目标 现状 实力和技术等因素 通过深入细致的分析 确定出合理可行的信息系系统需求 并通过规范的形式描述需求的过程 需要系统分析员综合组织的目标 业务现状 技术条件和投资能力等因素进行分析 以便确定出合理 可行的信息系统需求 需求分析是信息系统开发的重要环节之一 是系统分析和系统设计的接触 需求分析的正确与否对整个信息系统开发工作的成败来说是决定性的 组织结构图 管理功能调查 业务流程调查 组织业务关系分析 8 3需求分析 8 3 1组织结构图 组织结构 指的是一个组织 部门 企业 车间等 的组成以及这些组成部分之间的相互关系 组织结构分析 8 3 2组织业务关系分析 组织结构图反应了组织内部和上下级关系 由于组织内部各部分之间的联系程度 组织各部分的主要业务职能和它们在业务过程中所承担的工作等等却不能反映出来 这会给后续的业务 数据流程分析等等带来困难 为了弥补这方面的不足 通常用组织 业务关系图来反映组织各部分承担业务时的关系 如图8 5所示 8 3 3管理功能调查 为了实现系统的目标 系统必须具有各种功能 功能即完成某项工作的能力 管理功能图与组织结构图类似 只不过它是用来反映组织管理功能关系的图 分析的目的分析原有系统中存在的问题是为了在新系统建设中予以克服或改进 系统中存在的问题可能是管理思想和方法落后 业务流程不尽合理 也可能是因为计算机信息系统的建设为优化原业务流程提供的新的可能性 这时 就需要在对现有业务流程进行分析的基础上进行业务流程重组 产生新的更为合理的业务流程 8 3 4业务流程调查分析 分析的内容业务流程分析过程包括以下内容 原有流程的分析 分析原有的业务流程的各处理过程是否具有存在的价值 其中哪些过程可以删除或合并 原有业务流程中哪些过程不尽合理 可以进行改进或优化业务流程的优化 原有业务流程中哪些过程存在冗余信息处理 可以按计算机信息处理的要求进行优化 流程的优化可以带来什么好处 确定新的业务流程 画出新系统的业务流程图新系统的人机界面 8 3 4业务流程调查分析 调查和分析的重点是 不合理的业务流程有哪些 不合理的业务流程产生的历史原因是什么 改进措施有哪些 以及改进会涉及到哪些方面 包括涉及面以及技术支持 改进前后对组织的目标的影响有多大 业务流程的重组 8 3 4业务流程调查分析 8 3 4业务流程调查 业务流程图 FlowChart 图例说明 业务处理单位 业务处理描述 表格制作 传递 存储 收集资料 业务流程图图例没有统一标准 但在同一系统开发过程中所使用理应是一致的 确定画图对象 深入现场调查 工作人员介绍业务处理过程 依据图例 绘制草图 向工作人员讲解描述 讨论 正确 不正确 修改 正确 绘制正式业务流程图 流程图画法 业务流程图绘制举例 举例 某领料业务流程图绘制举例如下 业务流程图绘制举例 公司领料业务流程图 2 58 领料业务 公司领生产部 李小亚 张军志 赵立东 某大学成绩管理业务流程 表格分配图 采购过程表格分配图 8 4数据流程分析和系统化分析 8 4 1数据流程分析8 4 2用户数据需求分析8 4 3数据字典8 4 4描述处理逻辑的工具8 4 5系统化分析 8 4 1数据流程分析 管理业务调查过程中绘制的管理业务流程图和表格分配图 虽然形象的表达了管理中信息的流动和存储过程 但是还是没有完全脱离一些物质要素 如产品 单据等 而信息系统的最终目的是从现行系统中舍去物流 抽象出信息流 数据流程分析是通过对整个系统的数据进行分析 交换并建模 是传统分析方法的革新 也为今后新系统的实现奠定了基础 数据流程分析是把数据在实际的操作过程中的流动情况抽象出来 概括为输入 处理 输出和数据存储几个部分 而舍弃了具体组织结构 信息载体 处理工作 材料等 只考虑抽象的数据处理模式 数据流程调查的内容 1 收集原系统全部输入单据 如入库单 收据 凭证 输出报表和数据存储介质 如账本 清单 的典型格式 2 弄清各环节上的处理方法和计算方法 3 在上述各种单据 报表 账本的典型样品上或用附页注明制作单位 报送单位 存放地点 发生频度 如每月制作几张 发生的高峰时间及发生量等 4 在上述各种单据 报表 账册的典型样品上注明各项数据的类型数字 字符 长度 取值范围 指最大值和最小值 数据的来源 1 现行组织机构2 现行各系统或部门的业务流程3 各种会议的决议4 计算机文件 或数据库 系统的数据组织结构5 上级下达的各种文件和各项任务指标6 与本单位有关的其它单位的有关信息7 其它各种报表 报告 图表 管理信息系统所涉及的数据可从以下途径调查得到 数据流程图 全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具 它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动 处理和存储情况 2 数据流程图的特征 1 抽象性 2 概括性 数据流程图 3 数据流程图的基本符号 外部实体 ExternalEntity 处理过程 Process 数据存储 DataStore 数据流 DataFlow 数据流程图 说明 1 利用综合的数据流名称简化DFD 2 不一定用显式的数据流名称 4 数据流程图的画法 按业务流程图理出的业务流程顺序 将相应调查过程中所掌握的数据处理过程 绘制成一套完整的数据流程图 一边整理绘图 一边核对相应的数据和报表 模型等 如果有问题 则定会在这个绘图和整理过程中暴露出来 由于实际数据处理过程常常比较繁杂 故应该按照系统的观点 自顶向下地分层展开绘制 黑灰半透明透明 数据流程图 数据流程图 将系统按总的处理功能画出最粗的流程图 然后深入分析 加入各项细节 将功能细化 分层数据流图 第1层 数据流程图绘制示例 第2层 发货票 发货票 付款通知单 P1 数据流程图绘制示例 学生管理系统第一层数据流图 学生成绩管理处理展开 分析期末成绩展开 确定异动情况展开 调整后的分析期末成绩展开 数据流程图的作用 系统分析员用这种工具自上向下分析系统信息流程 可在图上画出计算机处理的部分 根据逻辑存贮 进一步作数据分析 可向数据库设计过渡 根据数据流向 定出存取方式 对应一个处理过程 可用相应的程序语言来表达处理方法 向程序设计过渡 8 4 2用户数据需求分析 需求分析的任务是通过详细的调查现实世界要处理的对象 组织 部门 企业等 充分了解原系统 手工系统或信息系统 工作概况 明确用户的各种需求 然后在此基础上确定新系统的功能 新系统必须充分考虑今后可能的扩充和改变 不能仅仅按当前应用需求来设计数据库 图9 22描述了需求分析的过程 8 4 3数据字典 数据字典最初用于数据库管理 它为数据库用户 数据库管理员