商贸部制度汇编.doc

商贸部部门概述商贸部是酒店对外服务重要的组成部分，它是酒店延伸服务，展示品牌，创造效益的入口与平台。商贸部由商贸与采购两项业务组成。商贸业务主要针对北京和局内市场，通过积极寻找供求市场与努力创造业务空间，保证部门及宾馆的自主经营和多元化创收。 采购业务是依照公司各部门工作需要，对各种物料用品、工程材料以及设备、配件等物资进行采购供给的业务部门。 采购人员将秉承后勤服务前线，酒店服从宾客的宗旨，树立急为经营所急，想为一线所想的服务意识，严格遵循酒店科学管理制度、管理形式和方法，及时掌握市场信息，通过一系列有效的工作，为酒店各部门提高服务质量和经济效益提供充分的物质保证。第一节 商贸部组织机构及定编商贸部岗位设置及人员定编： 商贸部定员共：5人经理1人 采购1人 业务员2人第二节 商贸部工作职能一、贯彻执行中国商业法和中华人民共和国合同法以及各项财务制度，严格遵守公司制定的各项规定和守则；二、根据市场供求关系和商贸部的发展，及时确定最佳业务发展定位、销售渠道；三、开展市场调研和市场分析，确立营销策略；四、负责做好对外宣传工作，组织多种营业推广和促销活动；五、在公众中建立良好的服务形象，扩大知名度；六、在加强员工法律常识和经营理念的培训学习，不断拓展经营业务。第三节 商贸部采供岗位职责及工作内容商贸部经理 管理层级关系 直接上级：总经理 直接下级：采购岗位及业务人员 岗位职责、商贸部经理是商贸及采购岗位的最高行政领导。全面负责统筹商贸部的人事安排、培训、考核、奖金分配，商贸经营、采购人员管理等工作，并带领全体员工落实完成宾馆下达给本部门的各项工作指标；、主持部门的日常工作，负责落实公司年度、季度、月度的业务计划、预算及具体实施细则；、指导部门的采购管理工作，根据使用部门对物品的需要和实际使用情况，研究确定合理的物品价格并根据库存储备量及部门申购计划进行采购，严格控制重复采购，无计划采购，严把货品质量及物料进口关；、负责同各供货商签订供货合同；、负责检查、监督、考评本部门员工的工作，并提出有关任免、调动和奖惩意见。教育员工严格执行商贸与采购制度，树立清正廉洁，一心为公的思想，努力提高业务水平和工作效率；、及时向总经理汇报工作，写好工作日志，完成上级交办的其他任务。任职要求大专以上学历，有较高的业务素质，作风正派，廉洁奉公，较强的组织、管理能力。 工作内容 1、在公司总经理的领导下，负责公司采供的全面工作，确保各项采购任务的顺利完成； 2、贯彻落实公司制度及政策，定期召开部门例会，传达上级的有关指示精神，确保上情下达，下情上通； 3、全面负责统筹本部门工作，确保各项采购任务的顺利完成，制定下年度部门的采供预算、工作计划及培训计划，并跟催计划的执行情况，作出总结； 4、熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地，检查购进物资是否符合质量要求，对公司物资采购和质量负有全面责任； 5、掌握本部门的业务情况，对所管业务要了如指掌，做到心中有数，指导采购人员开展采购业务，不断提高业务技能，明确物资商品正常供应； 6、根据部门的工作需要和员工的特长有权调动和安排他们的工作，对员工的业务素质、工作经验以及法制观念、工作纪律负有教育、检查、监督责任，制定部门的工作编制、制度和安全措施； 7、审核所有采购计划，根据采购物资商品的不同情况，分轻、重、缓、急统筹策划和明确采购内容； 8、参加大宗商品订货洽谈和合同的签订。洽谈时要根据公司对物品质量、规格的要求看样订货，如是续签的合同，要将在使用过程中发现的问题及时转告供应商改进； 9、根据工程部的工程技术分析及建筑公司的资质历史，协助行政领导对工程报价、定标； 10、定期与有关部门保持良好的沟通，确保公司的正常工作，对计划或预算外，又未经批准的物资商品，有权拒绝购买； 11、定期向总经理汇报工作和定期对各项业务工作进行评估及总结。采购员 管理层级关系 直接上级：商贸部经理 直接下级：无 岗位职责熟悉各类产品的性能，型号等；具备了解和掌握市场动态的能力。任职要求熟悉工程物料采购的要求及工程物资的性能。工作内容 、经常与业务部门联系，掌握市场信息，根据经理布置的采购任务，按计划、按时、保质、保量确保各类物品与工作用品的供应； 、了解物品的产地、熟悉品种，能鉴别质量。采购时要认真核对发票与事物的品名、规格、数量； 、遵纪守法，秉公办事严格执行财务制度，及时处理清帐手续，做到三清，即单据清、实物清、手续清； 、采购物品要贯彻勤俭节约的原则，做到货比三家，认真执行订货单的审批手续，未经批准一律不予采购； 、每次货物购进后要及时通知申购部门，及时通知库房做好货品验收工作； 、注意随时收集市场信息和使用部门的意见、建议，并及时将有价值的信息反馈给部门经理，提出有关意见和建议； 、积极参加培训，不断提高业务水平。发挥工作主动性与积极性，完成上级交办的其他任务。业务员 管理层级关系 直接上级：商贸部经理 直接下级：无 岗位职责具体负责做好商品销售工作。任职要求1、高中以上文化程度，具有一年以上销售工作经验，熟悉相关法律法规。2、熟知销售技巧及方法，口头表达能力强，普通话标准，思维敏捷。3、具备较强的交际能力。4、服务意识强，热情大方，爱岗敬业。工作内容1、熟悉宾馆整体运作，自觉遵守宾馆各乡规章制度和纪律，严格执行销售操作规范。2、积极、认真的做好业务前期准备工作（包括市场调查、成本核算和效益评估等），经总经理和本部门经理批准后，负责业务合同执行全过程的工作。合同执行过程中出现的问题应及时处理，不能独立处理的应及时报本部门经理处理。3、针对相关产品的市场质量，竞争状况，货源产地等，进行信息收集和分析研究，并不定期提交市场开拓策略和建议、书面报告等，以便宾馆和本部门研究和决策。4、积极主动地跟踪相关产品市场的变化，并及时根据市场的变化，提出调整营销策略的建议。5、加强与客户的联系，跟踪市场和用户的需求，抓住市场，争取客户，主动走访客户，与客户保持良好的工作关系和人际关系，拓展贸易渠道。6、本部门有关业务合同执行完毕后相关业务人员需尽快将该项合同和资料整理归档。7、注意做好各项安全防范工作，防止盗窃和火险发生。8、树立优质服务意识，做好员工之间的团结与协作，积极参加各种培训，不断提高自己的业务和职业道德水平。9、发挥工作积极主动性，完成上级交办的任务。 第四节 商贸部采购工作程序及标准1、使用部门根据预算计划分别提出年采购计划及月采购计划，每月20日提出下月申购计划（急需、特批除外）。2、使用部门需在物品申购单上清楚填写购买物品的名称、规格、数量、品牌及要求和用途等；3、提供使用参考价，应一并填写在采购申请单上，由申购部门经理审签。4、申请部门将物品申购单送财务部，核对物品库存用量后，由财务经理签字，注明固定资产项目、预算维修项目、酒店日常经营项目。财务部根据掌握的参考价格与申购单的参考价进行比较，差距大于同一商品单价20%以上，财务部拒绝审批。最后由财务部送交主管领导签批后，商贸部进行采购。5、商贸部接到物品申购单后，审核确认物品申购单的有效性。6、采购员必须熟悉各类产品的性能、型号等，具备了解和掌握市场动态的能力。采购员在对外采购时，必须遵循货比三家的原则，同时把供应商提供的有关样板或资料交使用部门选择并确认。7、对大宗物资的采购（1万元以上），包括宾馆所属车辆的机动车保险，均纳入招投标范围。采购在取得报价后，把三家或三家以上的报价及有关物品的型号、规格和供应商的公司名称、电话、地址、报价、付款方式、送货日期、联系人等资料，同物品申购单一起送综合办公室，综合办公室审核完各项资料后，于第二日进行招投标。商贸部根据招投标结果进行采购。8、采购员按采购订货单的内容填写订货合同，并填写合同审批表。9、合同经综合办公室审查无误后，提交申购部门复核，最后由主管副总经理审批。10、合同经总经理审批同意后，持已签字的公章审批单到综合办公室加盖合同专用章，并将合同原件交综合办公室存档备查。11、库房管理员须根据库房验收细则严格验收进仓物料，如发现规格、质量、数量问题拒绝收货。12、如需退换货的，由库管人员填写“物品到货验收报告”，经该部门经理或主管签名同意后交采购部办理退货手续。鲜活货物如发现问题，应尽量在当天内，提出办理退货手续，逾期由库方负责处理；13、所有物料验收合格并办理进库手续后，所发生的质量、数量、规格等问题，由库方负责处理。第五节 商贸部采供管理制度采购供应工作应做到：货比三家、降低成本、减少环节、加速周转、确保经营、提高经济效益。商贸部以财权统一、物权归口、专业管理、一支笔审批为工作核心，以市场为导向，充分发挥市场经济的调节作用。针对采购工作在整个公司的经营管理的举足轻重的作用，商贸部的工作重点就是要全面开展市场调查，了解市场行情，广开购货渠道，建立供应网络。对采购物品的质量、价格、交货日期负有全面的责任，采购员工要有丰富、全面的工作经验、干练的办事能力，采购资金集中使用，计划采购，杜绝多头采购，重复采购，降低采购成本和流通费用，应遵循以下的工作要求： （一）遵守党和国家的有关法律规定，廉洁奉公，增强组织纪律性，自觉抵制不正之风； （二）建立健全采购制度，严格管理，做好采购计划，对各种采购申请严格把关； （三）采购物资要坚持一条原则：货比三家，比质比价；凡属国内可提供的，只要其价格、质量达到要求，应予以优先考虑；在同等质量、同规格的前提下，选择价位最优的供货单位；对于国家规