激励的最佳方式(自学手册)

激励的最佳方式自学手册目录前言SSW-2本手册包括哪些内容SSW-3如何使用本手册SSW-4第1单元 前言SSW-5第2单元 士气的不同表现SSW-6第3单元 影响激励的因素SSW-7第4单元 没有人告诉过我们SSW-8第5单元 没有人问过我们SSW-12第6单元 行动计划SSW-16参考答案SSW-17要点总结SSW-24前言“管理”的目的就是要帮助员工取得更好的工作成效。“管理”并不是对员工的一言一行进行监督，而是要营造一种积极的工作氛围。如果不对员工进行激励，那就很难顺利地开展工作，也就很难取得良好的工作成效。某种程度上，成功还是失败完全取决于是否对员工进行了有效的激励。任何机构都存在不进则退的问题。为了实现持续改进和发展，我们要挖掘机构中所有员工的潜力、让他们提出构想、充分调动他们的积极性。所有员工都要积极主动地解决问题、确定哪些环节出了错、对将来进行筹划并想方设法进一步提高工作效率。只有在自觉自愿的前提下，员工才能为他们的机构作出贡献。要通过管理，培养员工的参与意识。幸运的是，“激励”并不是一项与生俱来的技能，通过学习，所有人都能掌握。当别人对我们进行激励时，我们会认识到什么是“激励”；当别人使我们士气低落时，我们的认识会更加清晰。激励的最佳方式培训课程将向你介绍所有管理人员都可以采用的一些技巧，旨在帮助你的员工取得更好的工作成效。目标在完成了激励的最佳方式培训课程的学习之后，你将能够： 分析你在激励员工士气以及导致员工士气低落方面的经历； 了解士气高昂的团队会有什么样的表现，哪些因素能够激励员工的士气、哪些因素会导致员工的士气低落； 了解激励的6大关键原则：员工需要：1. 了解情况；2. 获得反馈；3. 得到认可。管理人员必须：4. 倾听员工的声音；5. 鼓励员工参与；6. 进行授权。 编制一份行动计划，把这些原则运用到实际工作中。本手册包括哪些内容录像激励的最佳方式第1部和第2部录像激励的最佳方式包括2部，向你介绍如何提高你的激励技能。这部录像改编自安东尼杰伊爵士编写的一部喜剧剧本，录像由他本人进行讲解。录像中的主人公弗兰克（加利奥尔森饰）是一位好心的部门主管，他认识到向员工指手画脚地布置任务既不是对员工进行激励，也不是对员工进行管理。弗兰克一开始没有帮助他的员工（简、莫丽、佩特、比尔和艾伦）取得理想的工作成效。对他们来说，工作变成一种没有意义的例行公事。尽管在员工眼里，弗兰克是一个“专制”的家伙，但实际上他也被自己的管理方式和风格弄得焦头烂额。弗兰克的动机是善意的，可他没能够对员工进行有效的激励。录像中的场景是一家邮购公司，但任何机构中的管理人员都要像弗兰克一样，提高他们激励员工的技能。后来弗兰克在健身房锻炼身体时的经历让他认识到了如何才能对员工进行有效的激励。查理是健身房的一位健身教练，他非常了解弗兰克的管理风格，于是他“以其人之道还治其人之身”，采用我们在电影中见过的军营式训练方式，把弗兰克好好地折腾了一番。乔治娜是健身房的经理，同时也是一名健身教练，她帮助弗兰克认识到了如何在工作中对员工进行有效管理。详尽的自学课程自学课程将指导你在每个阶段应该怎么做。自学课程中包括了大量的练习，目的是启发你对激励的各个方面进行思考。参考答案每个练习都配有一套参考答案。关于这些参考答案，请注意以下两点： 这些答案并不一定是唯一正确的答案，它们只是一些参考建议，目的是启发你对练习中遇到的各种问题进行思考； 请不要作弊！你要在经过独立思考之后再去查阅参考答案。课程要点总结本手册对录像中的关键学习内容作了总结以供你参考。行动计划在本课程的最后一个单元中，你将编制一份行动计划；你要在行动计划中记录下你将采取哪些具体步骤以提高你的激励技能。如何使用本手册请根据你的具体需要和自身情况去使用本手册；也就是说，你可以：循序渐进地学习本课程。本课程分为以下6个单元：1. 前言2. 士气的不同表现3. 影响激励的因素4. 没有人告诉过我们5. 没有人问过我们6. 行动计划尽管你要按照以上顺序进行本课程的学习，但是你不必一次就完成全部学习内容。调整本课程的学习时间如果你希望缩短本课程的学习时间，答题练习可以省去不做；但是为了取得最好的学习效果，我们建议你完成答题练习。全部课程（包括练习）的学习时间不要超过4个小时。你要准备好以下器材 一台录像机和一台电视机。第1单元：前言 你的目标在开始学习本课程之前，请在下面的方框里记录下你希望从本课程中学到哪些知识和技能。我的目标：第2单元：士气的不同表现 请回答以下两个问题：哪些情况能够表明团队的士气高昂？哪些情况能够表明团队的士气低落？把你的答案和SSW-17页上的参考答案进行比较。第3单元：影响激励的因素 想一想你在工作中士气特别高昂的一次经历。哪些因素导致你感到士气高昂？想一想你在工作中士气特别低落的一次经历。哪些因素导致你感到士气低落？现在请阅读SSW-18页上的内容，然后把你的心得与实际经历作一下比较。第4单元：没有人告诉过我们录像激励的最佳方式包括2部，现在你要从头到尾地看一遍录像的第1部。在观看录像的同时，请在下面的方框里记录下录像中对哪些学习要点进行了介绍。录像中的学习要点：把你的答案和SSW-19、20页上的参考答案进行比较。对学习要点加以运用 请回答本页及SSW-10、11页上的方框里列出的问题。你可以采取哪些步骤更加有效地向员工布置任务、通知他们负责哪些具体工作并且向他们说明这些工作的重要性？你可以采取哪些步骤，通过给予员工更加具体的信息、明确他们的目标和绩效衡量标准，从而更加有效地向你的员工提供反馈信息？你可以采取哪些步骤，更加有效地认可你的员工的出色表现？第5单元：没有人问过我们 观看录像的第2部，一直放到屏幕上出现“没有人问过我们 总结”字幕时为止。在观看录像的同时，请在下面的方框里记录下录像中对哪些学习要点进行了介绍。录像中的学习要点：把你的答案和SSW-21、22和23页上的参考答案进行比较。对学习要点加以运用：你可以采取哪些步骤更加有效地倾听你的员工的声音？你可以采取哪些步骤更加有效地让你的员工参与决策过程？你可以采取哪些步骤向你的员工进行授权？第6单元：行动计划 播放录像的剩余部分。这部分录像对6个学习要点作了一个简短的总结。 记住，这些学习要点是一环扣一环的。例如：你要在向员工传达 信息之后再向他们进行授权。 回过头去看看你在课程开始时制定的目标。 回顾你在第4和第5单元中对“对学习要点加以运用”中列出的问题进行的回答。 请在下面的方框里记录下你将采取哪些具体的步骤更有效地对员工进行激励。行动计划：参考答案第2单元：士气的不同表现 士气高昂士气低落 取得良好的工作成效； 得到客户和高级管理人员的交口称赞； 纠正了错误，吸取了经验教训。 上班不守时、经常旷工； 客户提出投诉； 出错率高； 经常犯同样的错误。 精力充沛、充满热情、有决心； 愿意对工作进行进一步的改进； 对团队和机构忠心耿耿。 缺乏热情、漠不关心； 上班混时间，工作态度消极； 员工流失率高。 齐心协力地解决问题； 友好的工作关系。 争执不断、牢骚满腹； 糟糕的工作关系。 愿意承担责任； 相互支持； 良好的团队合作精神。 缺乏团队合作精神； 逃避和推诿责任； 缺乏务实精神。 愿意承受变革； 主动提出工作改进构想。 抵制变革； 很少会主动地提出自己的想法。第3单元：影响激励的因素 美国学术界人士弗雷德里克海茨伯格（Frederick Herzberg）曾经进行过一系列著名的“士气”主题调查。你在这个单元中回答的问题类似于海茨伯格对调查对象提出的那些问题。下面是对他的调查结论进行的简要概述： 在大部分情况下，与导致士气高昂的因素相对的并不是导致士气低落的因素，也不是与导致士气低落的因素正相反的那些因素。 导致士气高昂的因素是工作过程中固有的，它们源于工作过程本身。海茨伯格把这些因素称为“激励因素”。 导致士气低落的因素不是工作过程中固有的，它们源于工作以外。海茨伯格把这些因素称为“卫生因素”。这是用公共健康作的一个类比，就像净水不会使人们身体健康，但能够避免人们生病。下面列出了一些具有代表性的“激励因素”和“卫生因素”：激励因素： 晋升 成就 随工作而进步 认可 工作兴趣 职责卫生因素： 工作条件 福利待遇 工作稳定性 人际关系 规章制度海茨伯格提出的理论在多大程度上与你的经历对号入座？我们常常会听到这样一种争论：金钱到底是一种“激励因素”，还是一种“卫生因素”。产生这种争论的原因可能是金钱常常会起到不同的作用。一方面，金钱可以提供 “安全感”；另一方面，在对员工的贡献进行认可和奖励时，金钱也是一种非常直观的衡量标准。尽管海茨伯格提出的理论并不一定完全反映了现实情况，但是他对导致士气高昂以及导致士气低落的因素的区分，对管理人员确实有重要意义。作为一名管理人员，你必须确保“卫生因素”保持积极的一面。例如：尽量消除官僚作风，保持和谐的工作关系，创造良好的工作条件，等等。但是仅仅这些还不足以对员工产生激励作用。如果你希望对员工进行激励，还要让其它因素（比如“认可”）发挥它们的作用。第4单元：没有人告诉过我们录像的第1部介绍了在工作中感到士气低落的团队经常会提出的一种抱怨“没有人告诉过我们”。这里有3个学习要点：1. 了解情况。员工需要了解： 任务是什么。弗兰克一开始就擅长向手下员工指手画脚地布置任务“我告诉过你多少次了，你必须核对信用卡的额度。”。 他们具体负责哪些工作及其重要性。如果你只是告诉员工做什么，你就是把他们当做机器人。作为一名管理人员，你要告诉员工为什么这么做。从弗兰克对莫丽讲的一番话可以看出弗兰克不了解这一点：“没人需要你明白为什么。为什么跟你没关系，这件事情不需要你问为什么。只要把信息编号打进去，好吗？明白吗？很好。”。还好，在受到了查理“以其人之道还治其人之身”的“礼遇”之后，乔治娜帮助弗兰克对问题进行了纠正“我喜欢给人们解释一下为什么他们需要锻炼。锻炼是很枯燥的，但是如果你明白了练习的目的.但是，当然，象你们搞管理的应该都明白的”。接下来弗兰克在工作中采纳了乔治娜提出的建议，向莫丽解释了要输入源代码的原因“如果是从时代周刊那里得到最多订货的话，我们就要把广告费转移到能够引来订单的地方。”。2. 获得反馈。员工需要： 获得关于他们工作表现的反馈信息。在录像中，我们看到弗兰克认为他向员工提供了反馈信息，其实不然 他是这样向员工提供反馈信息的：“你们应该更有效率”。弗兰克没有认识到他应该提供具体的反馈信息。 了解目标。这样员工就能了解他们应该实现哪些目标、对表现进行衡量的标准又是什么，从而确定是否能实现该目标。乔治娜在这方面也帮助弗兰克认识到应该如何正确地进行处理：弗兰克：还是只做了18个。乔治娜：对，但是你看。你一开始的时候只能做14个。弗兰克：是吗？哦。应该做多少呢？乔治娜：如果正常的话？25个。接下来，弗兰克按照乔治娜建议的方法，在仓库对员工讲了这番话：“平均每周也只有82。第6小组的成绩是90。”3. 得到认可。在员工工作表现出色时，必须： 进行表扬。 表扬内容要具体这是真诚的表扬和“假惺惺”的表扬（比如“干得好，继续努力”之类的）之间的最大区别。 不要把表扬意见憋在心里，要告诉员工在乔治娜帮助弗兰克认识到这一点之后，他对简进行了表扬：“20的进步真是，非常了不起。上星期有很多订单使用的是新的产品目录。”更重要的是，在弗兰克开始谈论简在工作中的出色表现时，他了解到简和同事佩特为了干好这项工作，还不辞辛劳地加班加点。第5单元：没有人问过我们 录像的第2部介绍了在工作中感到士气低落的团队经常会提出的另一种抱怨“没有人问过我们”。这里有3个学习要点：1. 倾听员工的声音。管理人员必须： 征询员工的意见和看法。 站在对方的角度上提出问题。不要像弗兰克这样“你是在教我怎么做吗？” 让员工看到你正在倾听，并且对他们说的话进行记录。当弗兰克告诉比尔和艾伦应该如何把他们收购的公司的库存进行累计和整理时，弗兰克没有倾听他们说的话：艾伦：全放在货架是没问题。但是库存清单要怎么调整？弗兰克：哦，我们拷贝一份。 与主要的参与人员讨论各种新的举措。就像乔治娜对弗兰克说的那样：“当局者迷，旁观者清嘛。” 欢迎员工提出建议，不要对员工提出的建议采取排斥的态度。当弗兰克了解到他可以把经验教训运用到实际工作中时，他说：“我考虑过你说的话了。但是如果我们不立刻对他们的存货进行整理，我们怎么对付高峰期？”2. 鼓励员工积极参与。 在一般情况下，最好让负责对决策贯彻落实的员工参与决策过程。这样，员工就会更加努力地作出正确决策并加以贯彻落实。负责操作设备或向客户提供服务的人员提出的想法将有助于消除挤压订单和各种限制性因素、缩短交货周期并且提高销售额。管理人员应该： 要求员工提供帮助。运用团队的知识和经验，集思广益解决问题。 征询一线工作人员的意见和想法。就像弗兰克所说的：“我发现如果让人们参与决策过程的话，开展工作就会更加顺利。” 不要对员工采取“专横”的态度。在倾听了团队成员的各种想法之后，要让他们对各种好的建议和想法积极贯彻落实从而取得最理想的成效。弗兰克对员工的这种说话方式是不正确的，“闭嘴。我已经决定了。就要按这个计划操作。好吗？现在开始吧。” 对员工说的话进行记录，表现出你对他们的忠诚。 尽量让团队成员参与决策过程。当弗兰克认识到对员工进行激励的正确方法之后，他发现通过向员工提出问题，很快就能找到问题的解决方案。3.进行授权。向团队成员进行授权就是根据每一项任务，对权力、职责和资源进行适当的分配，并确定如何把权利分配给相关人员从而完成任务。 向团队成员进行授权将充分调动员工的积极性，让他们有用武之地。某些员工不希望被授权，但是通过向他们授权并且向他们提供机会是对员工进行激励过程中不可或缺的一部分。就像乔治娜所说的：“让那些直接会受到决议影响的人来制定决议，而且他们会更努力地来实现它。”管理人员应该： 确定目标而不仅仅是布置任务。 在员工需要时向他们提供帮助，但要继续让他们来“掌舵”。你要向员工提供帮助而不是替他们完成任务。 随时准备提供帮助，但不要进行操控。只有在员工要求或当你发现出错的情况下才能向员工提供帮助和指导。 确保员工能够训练有素地进行决策。如果员工在决策方面缺乏经验，要在解决问题和决策方面对他们进行培训。课程要点总结下面是对本次课程的要点进行的总结：没有人告诉过我们1. 了解情况把你的员工集中在一起，把当前情况告诉他们，向他们说明要做什么、为什么要做这些工作。必须告诉员工他们具体负责哪些工作及其重要性。如果你只是向你的员工布置任务，而不告诉他们为什么要这么做，那么你只不过是在给机器人设定程序。2. 获得反馈向你的员工提供反馈信息，让他们知道目前的表现如何。和他们对目标达成一致，让他们了解自己在目标完成进度方面的表现，以及你对他们的表现进行衡量的标准。反馈信息必须是具体的。3. 得到认可表扬取得优异成绩的员工，认可他们的努力，并进行褒奖。对员工的表扬也要具体，把员工的表现告诉他们。没有人问过我们4. 倾听员工的声音征询员工的意见和看法，并且站在对方的角度上提出问题，与主要的参与人员讨论构想，欢迎员工提出建议。不要对他们提出的建议采取排斥的态度！5. 鼓励员工积极参与要求员工提供帮助，征询他们的意见。运用团队的知识和经验，集思广益地解决问题。不要对员工采取“专横”的态度。表现出你对他们的忠诚，尽量让员工参与决策过程。6.进行授权确定目标而不仅仅是布置任务。随时准备提供帮助，但不要进行操控。在确定了授权范围之后，让员工有权作出决策，调动他们的积极性，扩展他们的职责范围。本课程同时还介绍了：士气高昂和士气低落的不同表现：士气高昂士气低落 取得良好的工作成效； 得到客户和高级管理人员的交口称赞； 纠正了错误，吸取了经验教训。 上班不守时、经常旷工； 客户提出投诉； 出错率高； 经常犯同样的错误。 精力充沛、充满热情、有决心； 愿意对工作进行进一步的改进； 对团队和机构忠心耿耿