22会议管理制度.doc

22会议管理制度 一、目的1.1为了规范公司和部门周/月例会管理，提高例会效率和质量，更好地指导全公司各项工作，经研究，特制订本管理制度。 1.2及时解决工作中出现的问题，提高解决问题的效率，便于各部门之间的沟通和协调。 1.3本制度规定了公司和部门周/月例会的组成人员、时间、地点、议事范围及相关要求，适用于公司各部门。 二、会议类型（分为定期和不定期）总经办会议、每周质量例会为定期会议，专项会议、工作协调会和临时会议为不定期会议，如下2.1总经办会议针对工作总结、工作布暑；评审需求计划、预算计划等工作；每月、周定期召开工作例会；2.2专项会议针对专项工作进行的工作安排以及工作进度汇报，如安全生产、财务分析等；2.3每周质量例会质量部、市场部、采购部、制造部、技术部、企管部由部门负责人出席会议；2.4工作协调会为解决工作中出现的问题、难点问题，需要各部门部门支持、配合、协调的会议；2.5临时会议谈判、庆典、会展等为处理突发事件、临时召开的工作会议。 三、会议时间和地点3.1会议地点根据会议主题及参会对象选择不同会议室。 3.2会议时间总经办会议定于每月25号下午2点，若遇节假日可提前通知；质量例会定于每周一下午2点。 不定期会议由会议通知人定时间。 四、例会主持4.1公司例会（如评审会议）由总经理主持，总经理不在时暂时由副总或指定人员主持。 4.2各部门会议由各部门负责人主持，如部门负责人出差或其他不在岗情况，由指定人员代行主持。 五、会前准备5.1会议准备5.1.1会前应明确会议主题、临时出席或列席人员，以便与会人员做好准备，提高会议时效。 5.1.2会议召集人负责确定会议场所，准备会议文件或资料，必要时进行会场布置、设备（投影仪）调试。 5.2会议通知5.2.1由总经理根据实际需要并指定专人通知；5.2.2因特殊情况需提前或延期召开的另行通知；5.2.3总经理认为有必要召开的会议，可临时召集开会。 5.2.4会议召集人需提前至少半天（特殊时应提前1个小时，已固定开会时间的会议除外）通过OA系统、电话、邮件（提前一天）或张贴公告形式通知与会人员。 5.2.5出席会议的重要或主要人员，应通过邮件或电话等方式确认是否能如期出席，并做出相应安排。 5.3会前会议要求5.3.1与会人员必须准时参加，不得迟到、早退、缺席、中途不能离会，有特殊原因不能参会者应提前半个小时向会议召集人请假。 5.3.2固定参会人员不得无故缺席，若不能参加会议须提前说明原因，经公司领导（部门例会由部门负责人）批准，如有需要须指定相关人员代理准时参加会议，并在会议中作出说明。 六、会议进行时要求6.1会议记录6.1.1会议实行签到制所有与会人员必须签到，由总经理召开的会议由总经办助理负责会议签到工作并作会议纪要；由企管部经理召开的部门例会由企管部文员负责会议签到工作并作会议纪要；其它部门召开的部门例会由各部门负责人指定专人负责会议签到工作并作会议纪要。 6.1.2其它专项会议、工作协调会议和临时会议与会人员须填写会议签到表并由召集会议人负责会议签到工作并作会议记录；记录方式主要是速记笔录，必要时可录音、录记。 6.1.2会议纪要必须在会后两天内发送与会相关人员或者打印纸式版的要求与会人员签字确认。 6.1.3公司及各部门在会议中确定需协调解决的问题分别由企管部、各部门指定专人或者负责会议签到工作人员跟踪处理。 七、会议内容7.1语言简单扼要，提出重点。 7.2会议相关敏感内容应予保密，不得泄漏。 7.3各与会人员各自总结、汇报工作情况，如工作具体内容、工作任务执行情况及所取得的业绩或成效等，总经理做工作安排。 可将书面材料（纸质文档与电子文档）于会后提交与总经理讨论决策。 7.4检查各业务指标的完成情况，安排新的工作计划和重点工作。 7.5听取各部门负责人的工作汇报，对困难和问题集体讨论研究，并寻找解决办法。 对工作中问题的解决及时跟踪改进，工作中的失误找出原因，及时总结纠正。 八、会议纪律8. 1、参会人员应遵守会议纪律,不得缺席、迟到、早退（因特殊情况缺席，需直接向各部门负责人请假批准方可缺席）。 8. 2、参会人员须遵守会场纪律，参加公司例会全体人员一律把手机铃声调为静音入场。 九、附件9.1会议签到表9.2.会议纪要（模板）9.3会议分配工作任务跟踪表本制度自颁布之日起施行。 制定审核批准日期日期日期江西江控电气有限公司会议签到表CODE:HR/QG-ZL-xx-0会议主题年月日序号姓名到会时间离会时间所在部门备注12345678910111213141516江西江控电气有限公司会议记录CODE:JK/QG-JL-xx-00会议日期: