第四章-秘书职能环境分析.ppt

第四章秘书职能环境 教学目的 通过教学 使学生理解秘书职能环境是秘书活动的客观础和条件 必须学会正确认识秘书职能环境 强化环境意识 确地把握影响秘书职能场的各个要素 以求更好发挥秘书工作效能 教学重点和难点 把握秘书职能环境构成 了解影响秘书职能场的各个素 教学内容 第一节秘书智能环境的构成第二节秘书职能环境资源第三节秘书与领导的关系第四节秘书职能环境关系 第一节秘书职能环境的构成 环境是一个开放的大系统 秘书职能环境与其他环境系统一样 具有整体性 层次性 动态性 一 纵向层次 一 秘书机构内部环境秘书机构是秘书开展业务活动分工合作的基本单元 是各类管理领导机关的日常办公部门即办事机构 秘书机构的人员构成 管理制度 分工协作状况 气质和谐状况 人际关系 秘书部门负责人的影响力 以及办公设备 办公条件等要素 构成秘书机构的内部环境 第一节秘书职能环境的构成 二 秘书所在组织内部环境是秘书所在组织内部一切影响秘书 秘书机构工作的各种因素的总和 其中主要有以下几方面 组织的结构要素 组织动态运行要素 组织生态要素 组织心态要素 组织的物质要素 组织信息要素 三 组织外部环境组织外部环境是一个庞大的 具有层次的 开放的 相互联系的系统 宏观的国际国内经济政治 文化 科技等对各类管理组织及其秘书工作的影响是总体性的 行业系统 地区 市场 竞争与合作状况及社区公众等 对各类管理组织及其秘书工作的影响 具有局部性 特殊性和具体针对性 第一节职能环境构成 二 横向要素 第一节职能环境构成 一 社会经济环境经济环境是指国家和地区经济发展的条件和水平 市场状况 经济结构 资源配置状况 资源配置状况 经济运行机制 经济政策 产业布局 基础设施及收入分配状况等 经济环境对各类社会组织的生存和发展有着极为重要的影响 二 社会政治环境政治环境主要指国家政治制度 政治体制 政治目标 方针 政策 法律 法规等方面的政治文明程度 第一节职能环境构成 三 社会文化环境社会文化环境包括社会成员享受教育程度 价值观念 宗教信仰 道德观 伦理观 社会风气 社会习俗等 社会文化环境具有民族性 地区性 稳定性 它影响着社会成员的知识文化素养 思想意识 思维模式 价值取向 行为方式 也对各管理组织的组织气氛 组织观念 管理规范等的认同程度 产生不可低估的影响 它影响秘书的综合素质 它影响秘书事务辅助 它影响秘书工作的效率 第二节职能环境资源 第二节职能环境资源 一 环境资源的支撑 一 资源供给的基础性社会各界 各不同社会领域都有秘书工作 不同层次的领导机关和领导者有不同权责和管理范围 所需的知识 能力 素质要求不同 对秘书综合辅助和服务的需要也存在差异 秘书工作系统中分有不同的工作岗位 有秘书部门负责人 领导的专职秘书 办公室秘书 机要秘书 值班秘书 会务秘书 文书 行政秘书等 不同时代环境 社会各行业领域环境 领导管理层次环境及秘书工作岗位环境 为秘书工作提供的资源基础 是极为珍贵的 二 资源发展的导向性 宏观导向 现代社会向知识经济 信息化 全球化方向发展 业务内容导向 随着社会主义市场经济体制的确立与发展 各行各业各类管理组织的管理目标 体制及运行方式都在不断变革 社会管理法规也在不断完善 这些变革发展成果是秘书工作发展的重要环境资源 起到导向作用 第二节职能环境资源 三 资源配置的促动性各项社会环境资源是按一定的社会规则和市场规则进行配置的 在环境资源配置的作用下 各社会成员以自身的能力和智慧去实现其人生价值 秘书人员也在社会资源配置的促动下 实现自身发展 四 资源变化的机遇性社会资源在自然与社会变化及人类的创新活动中也在不断变化 不少新的环境资源被开发和利用 不少旧的资源在衰老和枯竭 善于发现和利用新的资源并以创新手段优化其工作效果的 就能抓住机遇 取得比别人更好的发展途径 第二节职能环境资源 二 环境资源的制约 一 信任度秘书职能环境的信任度指的是秘书工作对象及秘书业务所关联到的组织内外公众对秘书的信任程度 二 和谐度秘书职能环境的和谐度 指的是组织运转中各相关方面协同配合的和谐程度及秘书工作中与各相关方面协同配合的和谐程度 三 开放度职能环境的开放度 是由秘书所在组织及秘书工作中与组织内外公众进行物质 能量 信息交换的灵敏程度 广度 深度所决定的 四 自由度职能环境的自由度 是指秘书主动按领导工作需要开展业务活动 即发挥主观能动性的程度 第三节秘书与领导的关系 一 秘书与领导的关系 一 人格地位上的平等关系领导与秘书都是国家的公民 都享有宪法规定的平等权利和承担同等的义务 秘书与领导的关系 应当建立在公民的人格平等的基础之上 可能出现的误区 把领导与秘书工作上的上下级关系搞成人身依附关系 领导对其秘书视为仆人 不尊重其人格和人身自由 秘书对其领导视为主人 把向人民负责向组织负责 向领导负责的一致性 变为对领导个人负责 不论是否违纪违法都惟命是从 第三节秘书与领导的关系 二 实现工作目标中的同事关系领导与秘书在事业发展目标上和各项任务目标上是一致的 为了实现共同的事业目标和任务目标 两者是相互配合的同事 必须密切配合 可能出现的误区 在事业目标上 如果领导者个人的事业目标违背社会公众利益和国家法律法规 秘书必须加以劝谏 若劝谏无效一意孤行 造成了对国家人民利益的损害 则要检举揭发 履行公民的义务 否则 就会成为违法者的同伙 如果秘书的个人目标违背法纪 领导者要及时批评教育 甚至给予处分 否则 就会犯包庇坏人的严重错误 第三节秘书与领导的关系 三 工作职能上的上下级主辅关系秘书工作属于领导工作的延伸 在工作实践中 领导者是上级 处于主体地位 秘书是下级 处于辅助地位 主辅配合默契 关系和谐 工作能有效开展 可能出现的误区 将主辅配合关系搞成不正常的人身依附关系 是容易出现的误区 除此之外 主辅关系的误区主要有三个方面 主辅脱节 主辅错位 主辅不分 第三节秘书与领导的关系 四 工作过程上的主从关系 领导与秘书在相互配合的工作过程中 领导处于主动地位 发动 推动工作 秘书处于被动地位 辅助领导 执行任务和操办事务 为领导工作服务 可能出现的误区 领导与秘书的主动与从属关系 若处理不当 一是会出现领导者缺乏引导 调度 指导秘书工作的能力或对秘书工作不够重视 使得秘书工作被动无序或低效 二是秘书缺乏发挥主观能动性的积极性和能力 只能被动应付 第三节秘书与领导的关系 五 工作沟通上的双向交流关系领导与秘书工作沟通 既有领导对秘书的指示 指导 又有秘书对领导者的请示 汇报 既有领导者向秘书了解情况 征求意见和建议 又有秘书向领导主动参谋 提供可行方案等 只有建立和保持了这种密切的双向沟通关系 领导与秘书的主辅配合才能有效 只有加强这种双向沟通 才能使领导者与秘书的主辅配合 逐渐达到配合默契的程度 第三节秘书与领导的关系 可能出现的误区 领导者与秘书的沟通关系 若处理不善会出现以下情况 沟通受阻 单向沟通 虚假沟通 六 工作绩效上的一体关系秘书工作的绩效 蕴含在领导工作的绩效之中 因此 领导者对秘书指导有方 促进秘书提高工作绩效 实际上也是在提高领导工作绩效 秘书立足本职主动提供有效的辅助和服务 促进领导工作绩效 同样也是在提高自身的工作绩效 第三节秘书与领导的关系 可能出现的误区 领导与秘书工作绩效上的一体关系 若处理得不好会出现以下情况 秘书的压抑感 秘书的表现欲 领导者的优越感或特权感 第三节秘书与领导的关系 二 秘书与异性上级的关系 一 领导者要正确对待异性秘书领导者对待异性秘书 应该与对待同性秘书一样 1 人格上要尊重秘书 平等地以礼相待2 工作上加强指导 严格要求3 生活及思想上予以关心 一视同仁 4 相互沟通中 不谈粗俗 低级趣味的话题5 正确对待异性秘书的支持 尊重 敬佩和体贴 第三节秘书与领导的关系 可能产生的误区 1 由于异性秘书对领导的服从 理解 服务和支持 领导者误解 是感情向着超越工作关系的方向发展 2 认为自己地位高 异性秘书应当满足自己的一切需要 这是一种剥削意识 是一种不正派的邪念 3 领导者压力大 把异性秘书作为排解压力 获取慰藉的对象 而导致关系越轨4 极少数领导者把秘书视为 花瓶 或 玩物 二 秘书正确对待异性上级遵从正常的工作关系 严格自律 自尊 自重 第三节秘书与领导的关系 1 要维护自己平等的人格尊严2 从事业公利出发 自觉维护与领导者在工作目标上的一致性 而不能着意取悦领导换取晋升 照顾和获取某种私利3 关心 照顾上级 应立足公务 不要介入上级私生活4 正确对待领导的关心和照顾 过分的照顾和好感 应敬而远之 5 满足领导工作正当需要 不能曲意迁就可能出现的误区 1 误解领导对自己正常的关心和照顾2 为了个人私利目的有意取悦上级3 畏于权势 满足异性领导不正常要求 第三节秘书与领导的关系 三 领导班子与秘书群体的关系领导班子要有专人负责指导秘书工作领导班子的更替与秘书班子的相对稳定领导者与专职秘书的关系四 正确把握秘书为领导班子服务中的几种关系正确处理为主要领导者服务与为领导班子服务的关系为中心工作服务于为日常工作服务正确处理多头指示 避免酿成矛盾加强沟通 促进领导班子的密切合作对口指示 避免交叉请示 逐级请示 避免越级请示加强沟通 避免产生误会筛选信息 避免搬弄是非 第四节秘书职能环境关系 一 与纵向层次机构的关系秘书工作与纵向层次机构的关系 指的是与本组织领导层的关系 与上级领导机关的关系 与本组织下属机构的关系等 二 与横向部门机构的关系秘书与横向部门机构的关系 既包括与本组织内各职能管理部门的关系 也包括上级机关职