供方选择和管理规范.doc

质量管理体系控制程序供方选择和管理规范发布版本： V2009.01发布日期：2009-3-2审核人：批准人：内部资料，注意保管文件更改摘要：日期版本号 修订说明修订人审核人批准人目录11 目的32范围33定义34角色与职责35入口准则36输入37主要步骤37.1供方情况的初选37.2合格供方的评定47.3实际供应商的选择57.4合格供方的考核67.5合格供方建档78输出79出口准则710引用文档711使用模板71 1 目的通过对供方的选择、评定与考核，建立合格供方名录，确保供方的选择能够满足组织采购控制的要求。2 范围适用于本公司的潜在供应商、合格供应商、实际供应商及其它业务合作伙伴。3 定义潜在供应商：合法成立的、有意向凯通软件供货的公司合格供应商：已通过凯通软件评估的潜在供应商。实际供应商：就某项目向凯通软件供货的合格供应商。4 角色与职责角色职责商务组织实施供方的初选、评定，以及后续的考核。市场销售部经理负责批准合格供应商。5 入口准则l 供方选择时机发生时l 采购申请发生选择供方时l 周期性进行供方评价6 输入无7 主要步骤对于世界知名品牌（如MICROSOFT、IBM、HP、SUN、DELL、CISCO、H3COM、BEA、ORACLE、CA等）这一类原厂商直接进入合格供方档案。不再执行以下步骤。7.1 供方情况的初选选择时机： 客户授权我司寻找供方。 原供方供应能力不足，需增加供方。 原供方经考核从合格供方档案中剔除时，须重新寻求供方。 为了提高质量、降底成本，寻找更优的供方。 新产品配套需要。选择方式： 上网收集、直接上门、用户指定、厂商指定等。 采购部门发出供应商调查表，要求供方尽可能地填写下列内容： 企业名称、地址、总人数。 联系人姓名、联系方式。 主要产品、执行标准、质量状况及主要用户。 经销资质、供货周期、价格水平。 质量体系及产品认证情况等。 在返回供方调查表的同时，要求提供营业执照、生产或经销许可证或经销授权书等复印件或电子版，及其它资料如产品检测报告、执行标准、质量体系认证、产品认证证书等（如有）的复印件或电子版。 必要时，派出人员进行现场调查。优选原则： 已获质量体系认证和产品认证证书。 已取得生产许可证。 公认的知名品牌，市场信誉高。 价格或帐期有竞争力 产品不可替代或供货渠道唯一通过以上活动，对预选的供方情况进行分析，符合优选原则的予以认可， 并由采购部门在供应商调查表的“认定人”栏签字认可。初选合格后进入合格供方的评定。7.2 合格供方的评定商务从以下方面对做出评定，填写供方能力评鉴表，列出初步意见，并报市场销售部经理评审。评审合格的，成为合格供应商，经过审核达到标准的公司，可根据其经营的主要产品归类，将其主要信息录入合格供方档案。综合评定不合格的厂商，整改后可接受复评。 经营资格a） 必须提供营业执照、税务登记证，并提供实际经营地址、主要联系人及联系电话；b） 注册资金通常情况下应在一百万元以上c） 一般纳税人，能开具增值税发票 销售产品资格a） 授权分销证书/协议b） 或代理证书c） 或认证证书 质量资格a） 有无完善的质量保证体系b） 上一年的经营业绩c） 目前的主要客户d） 产品本身的质量水平（如是否通过安规认证、可靠性等级、在同行业排名）e） 产品的质量保证期限及具体内容 交货能力a） 一般产品是否有库存，库存量有多大b） 正常订货需多长时间c） 临时加大订货量是否能及时处理 技术力量a） 技术人员数量，售前/售后技术支持人员人数b） 获得产品认证资格的工程师的数量 服务力量a） 能否提供售前培训与咨询b） 技术支持的主要方式c） 可否上门服务，有无技术支持热线、有无其它服务承诺 报价能力及价格竞争力a） 能否及时提供报价b） 提供的报价是否具有竞争力。 包装和运输条件a） 设备包装是否符合长途运输要求b） 发货速度和货运服务 配合意识a） 是否积极配合报价、技术咨询b） 是否愿意提供免费的额外培训或支持c） 是否愿意在非工作时间提供支持7.3 实际供应商的选择商务在接到采购任务单后，从以下几方面对合格供应商进行选择，并最终推荐一家合格供应商。若要寻找新供方，则应按7.1、7.2进行预选和评定。如供应商为厂家或用户指定，商务应根据本规范对该供应商进行评估，如供应商不符合本规范要求，应与厂家或用户进行协调，如无法变更供应商时，商务应从采购合同上条款上约束该供货商并书面通知用户此供货情况。 实际供应商一般应是经过评估的合格供应商。如供应商为国际知名品牌厂商，可不经过评估。合格供应商的选择范围如达到三家以上，应至少挑选三家进行询价，厂家或用户指定除外；如在三家以内，应全部进行询价。 产品质量好a） 若产品为国际知名品牌，应加强对上述7.2.2的审核，供应商是否为 厂家授权经销商，其产品是否通过合法渠道进入中国市场，是否为原厂生产的产品b） 产品为一般品牌，应加强对上述7.2.3的审核，确保其提供的产品质量能达到我司要求。 确保交货时间交货时间可按我司要求供货，并具备良好的应变能力。 良好的协调能力 双方沟通顺畅，能有效解决各种突发问题，并有长期合作意向 价格优惠及可接受的付款期限将洽谈记录表（电子文档）发送给市场销售部经理、请购人、请购人所属部门经理、财务部经理、总经理。相关人员如有异议应及时反馈，否则视为无异议。注：供应商应提供书面报价，商务应对报价按项目分类做好存档。7.4 合格供方的考核7.4.1 采购评审每一采购合同执行完毕后，商务根据以下评估指标不间断的对供货商进行评审并记录形成供货情况统计（按供应商分类），作为合格供方档案的附件表格：a) 是否按时交货,是否按合同交货（商务）b) 是否出现质量或产权问题（工程部或客户反馈意见）c) 是否能及时提供提供报价（商务）d) 价格是否合理，付款条件是否宽松（商务）e) 是否提供良好的售后服务 (工程部或客户反馈意见)f) 退换或索赔是否能按时完成7.4.2 年度评审 商务对合格供方进行每年一次的考核，一般应于每年12月内进行考核并完成。对于该年度内供货的合格供方，该年度内累计的采购评审情况即作为评审结果处理依据；未在该年度内供货的合格供方，按7.2再次进行评审，当年9月后入选合格供方的可不再评审。7.4.3 评审结果处理a) 如评审结果较差的，避免向其采购；如必须向其采购的，应在与其交易中加重违约责任。b) 如每次采购采购品六个月内或每年供方评审统计货物不合格和返修率达3%，向供货商予以警告，督促提高对供货质量；如统计结果超过5%或警告后再次超过3%，从合格供方档案中去除。c) 如新的评估年度内因供方自身原因不按时交付达1次且不积极解决到货问题的，予以警告；如不按时交付达2次，从合格供方档案中去除。d) 如新的评估年度内因供方自身原因不按时进行不合格品退换或赔偿达1次，予以警告；如达2次，从合格供方档案中去除。e) 商务在每年年底对合格供应商评估后，在合格供方档案各个供方情况统计中记录评估结果并交市场销售部经理复核，将不合格供应商从合格供方档案去除。不合格情节严重的，可提前评估后决定是否去除。f) 因考核而取消资格或剔除的供方，当来不及寻找新供方时，经商务申请，市场销售部经理核准后可保留资格三个月，但不得超过两次特批。7.5 合格供方建档对每一合格供方都应建立档案，供方评