实验室偏差处理管理规程.doc

实验室偏差处理管理规程 GL-ZL-2044-00江西保利制药有限公司管理类文件文件题目实验室偏差处理管理规程版本号00保密级别二级文件状态起草：QC审核：QC主管审核：质量管理部经理批准：质量管理负责人签名：签名：签名：签名：起草日期：审核日期：审核日期：批准日期：颁发部门：质量管理部生效日期：分发部门总经理室 生产管理负责人办公室 质量管理部 生产管理部 物流部 综合事务部 营销部 生产车间 QA室 QC室 仓库变更历史：文件编号变更描述生效日期GL-ZL-2044-00新建文件/1.目的：1.1制订详尽的管理规程，保证在检验工作中出现的超标结果得到全面分析和正确处理，以符合法规现在及将来的要求。1.2确保检验数据可靠，避免误判及检验纠纷。1.3调查超标检验结果出现的原因，采取预防措施，防止再次出现。2.适用范围：适用于公司原辅料、直接接触药品的包装材料、成品、中间产品、稳定性实验数据。3.职责：3.1 QC负责本规程的起草、修订、培训和监督实施。3.2 QC主管和质量管理部经理负责本规程的审核。3.3 质量管理负责人负责本规程的批准。4.内容：4.1定义4.1.1超出规定的结果（Out-of-Specification，简写为OOS）：也叫检验结果超标，指所有超出质量标准或药品注册批准、药典以及由企业制定的可接受标准的检验结果，同时适用于实验室检验超出预订标准的检验结果。4.1.2超趋势结果（Out Of Trends，简写为OOT）指随时间的变化，在质量标准限度内，但是超出历史的预期的或先前的一系列结果（比如稳定性降解产物的增加），形成一定的趋势。例如：某成分含量规定大于90.0%，历史上典型值为95.0-98.0%，但此次测定结果为90.5%，即构成一次超趋势检验结果。4.1.3原样复验（Re-test）：采用初始的样品再进行检验。4.1.4重取样复验（Re-sample）：重新取样进行检验。4.2直接判断为不合格或偏差4.2.1 QC人员在取样或检验过程中如果发现明显的物料外观或性状不合格，在排除取样原因后按偏差处理规程上报处理，对无法继续使用的物料通知QA室和物流部按不合格品管理规程操作，不执行OOS/OOT流程。通常这包括不限于以下情况：4.2.1.1样品性状、外观等有明显不符合质量标准规定的，如黑点、霉变、变色等。4.2.2经校正的仪器/设备，直接检测读取到的数据如果超标，直接按偏差处理规程处理，如温度计检测结果不合格。4.3启动OOS/OOT4.3.1 QC人员按照质量检验工作流程和各检验规程，完成检验和复核等操作。4.3.2当QC人员确认最后得到的检验结果超出规定或异常时，按质量检验工作流程的要求通知质量管理部，启动OOS/OOT调查。4.3.2.1在发现OOS/OOT的同时，QC人员应停止该批样品的其他检验，在规定的储存条件下保留剩余的样品和试剂等物料，并立刻记录设备编号和仪器参数等信息，以便调查；4.3.2.2不能由于检验所有结果的平均值（如两份平行测试样品）符合要求，就认为样品符合规定。4.3.3 QC室在接到通知的24小时内填写实验室超出规定的结果与异常结果调查表（以下简称OOS调查表）的基本信息部分，开始调查工作。QC相关人员及负责人配合相关调查，并提供真实、准确的信息。4.3.3.1 QC室应对每一份OOS调查表按“OOS YYYY+MM+XXX”的格式进行编号，其代号表示年号+两位月号+三位流水号。4.3.3.2 QC室将发生的OOS/OOT登记在OOS/OOT台帐中。4.4实验室调查阶段本阶段调查的目的是确认OOS/OOT是否由取样或检验过程中的差错所导致。调查采用回顾的方法，由QC提供证明材料，QC室填写OOS调查表。4.4.1按如下顺序展开调查：4.4.1.1规程：确认现场的SOP和检验标准文件是否正确，确认检验方法和标准经证明有效；4.4.1.2记录：核对检验记录，译数据处理过程，如计算、折算、平均、取舍等无人为错误；4.4.1.3供试品：核对供试品，确认供试品的来源及处理过程按检验规程要求进行；4.4.1.4试剂、试液、标准品：核对所用试剂、试液和标准品的来源、有效期、称量和配制处理过程都按检验规程要求进行；4.4.1.5仪器设备：对所使用的仪器、设备、用具等进行检验，都在可用状态或校正日期内；4.4.1.6检验过程：检验人员复述该检验过程，QC室人员持检验规程和记录本核对检验是否按规程进行并及时完成了检验记录。检查样品进样、仪器检验过程的操作、对环境有特殊要求的检验设备的环境状况等；检验记录中所叙述的实验方法、参数等与检验操作规程中的规定是否一致；使用的试剂种类、配制方法和使用量；4.4.1.7资质：对出现OOS/OOT的QC人员的资质进行审查，是否进行过样品取样和检验规程的培训并能够上岗；4.4.1.8取样：调查取样台帐、仓库或车间对取样过程的记录是否按规程进行；所取样品的包装标签和取样标签是否都有记录，为正确样品；取样时是否采用了正确的器具；取样时的地点及其环境条件是否满足该样品要求等。4.4.2 OOS实验室调查阶段报告若以上调查能够清楚地证明OOS/OOT是由于实验室的差错所致，则按照下列步骤进行处理，如必要，应采用风险评估的方法（如原因分析等）进行调查评估，并出具风险评估报告：4.4.2.1质量保证部确认产生差错的原因，并判断重新检验操作；4.4.2.2如果是由上面的原因，因为检验方法和标准造成，则追溯最初的质量标准及检验方法研究和验证相关报告，关对其制定负责人进行询问，以找到原因并在必要时做规程更新，更新后按新规程检验再发布结果；4.4.2.3如果因为数据处理造成，则直接修改后重新发布检验结果；4.4.2.4如果因为检验操作造成，则进行原样品重新检验，检验样品数和原检验方法一致，重新发布检验结果；4.4.2.5如果因为检验员某项操作资质不够，则由另一位足够资质的检验员重新对原样品进行该步操作并发布检验结果，检验样品数和原检验方法一致；4.4.2.6如果因为取样操作错误造成，则进行重新取样检验，检验样品数和原检验方法一致，重新发布检验结果。4.4.2.7以上需要重要检验的由QC室负责人指定另一位至少同等资质的检验员进行。4.4.2.8新检验结果合格的，做出此样品的检验结论；不合格的，对结果重新依此规程进行新的OOS/OOT判断是否由于另外原因造成。4.4.2.9OOS/OOT流程结束，完成OOS调查表的最后一栏并存档。4.4.3若以上调查不能发现产生OOS/OOT的原因，应进行下一步流程。4.5全面调查阶段由质量管理部主导，生产等相关部门人员参与，通过展开针对生产的全面调查，复查生产记录，生产设备及相关数据，调查OOS/OOT是否由生产过程产生。并在表单中完整记录。如必要，应采用风险评估的办法（如原因分析等）进行调查评估，并出具风险评估报告。4.5.1如果生产过程全面调查阶段找到了原因可以判断检验结果不是OOS/OOT，则由负责调查的质量保证部人员给出处理意见（如对某步工序进行处理、重新检验并发布检验结果、返工、报废等）。得出结果后，结束OOS/OOT流程。4.5.2如果生产过程全面调查阶段未找到生产原因，可明确判断检验结果是OOS/OOT：4.5.2.1对OOS，将不合格原料、辅料、包装材料、中间产品及成品按不合格品管理规程进行处理；对其他检测项目（包括环境检测等）按偏差管理规程制定纠正和预防措施；4.5.2.2对OOT，对满足规定的物料和检测项目放行，结束OOT流程，制定纠正和预防措施。4.6纠正和预防措施：4.6.1 根据调查过程的信息，由相关部门负责人制定：4.6.2 OOS本身的处理措施（受OOS影响的物料、设备、人员等）；纠正和预防措施。调查QA记录在实验室超出规定的结果与异常结果调查表中，同时确定措施实施的责任人和完成期限。4.6.3 对于需要进一步调查、进一步确定实施方案和需要长时间完成的大型纠正和预防措施，在实验室超出规定的结果与异常结果调查表列出各项后，按照纠正和预防措施管理规程开展进一步工作。实验室超出规定的结果与异常结果调查表中索引纠正和预防措施编号后存档。4.6.4 对于不需要进一步调查或确定实施方案、短时间可完成的纠正和预防措施，在实验室超出规定的结果与异常结果调查表中跟踪至完成。4.6.5 以上措施分别经各部门负责人和质量管理部负责人签字确认。4.6.5.1 在出现了OOS/OOT后，调查出来的所有原因，当不能确定其仅造成了本次OOS/OOT的，应对以前的批次进行回顾性追溯；4.6.5.2 对于检验方法调查中发现的造成OOS/OOT的原因，应对所有采用此标准、方法或记录进行检验的样品或批号进行追溯；4.6.5.3 由此次调查的结果，若质量管理部认为有必要采取其他任何措施以防止造成严重后果的，都将被采用。4.7存档4.7.1OOS调查表原件在质量管理部存档，相关部门将按OOS调查表的执行CAPA。4.8超趋势结果（OOT）4.8.1内容4.8.1.1设置警戒限度：根据公司质量管理部制订的每个品种的中间产品和成品内控质量标准上的数据值作为各个品种的警戒限度值。4.8.1.2使用警戒限度：OOT警戒限度的内容参照公司质量管理部制订的每个品种的中间产品和成品内控质量标准上的数据值，根据以往检测的数据，然后由QA人员负责将新的稳定性数据和OOT警戒限度进行对比和审核。4.8.1.3调查研究：依照上述执行。4.8.1.4有效数字的约分：按照有效数字修约规程执行。4.8.2警戒限度的周期审核：4.8.2.1 OOT警戒限度的分类4.8.2.2分析警戒：当某一结果异常，但还在质量规格内时，属于分析警戒。4.8.2.3流程控制警戒：当一连串的数据点显示可能由实验室或生产工艺变化引起了非典型变化，表示出现了流程控制警戒。4.8.2.4符合性警戒：同