采购业务在erp中的账务处理探讨

Erp系统下采购业务的账务处理探讨 Erp是一个集采购，生产，销售于一体的系统。自Erp系统上线以来得到了企业的广泛认可。在采购业务的使用中，该系统融合了物料模块、应付模块、成本模块、总账模块，不仅在规范业务流程、促进信息共享、强化内部控制等方面发挥了重要作用，还全面提升了企业的经营管理水平。现结合西北油田分公司采购业务在erp中的处理的情况，谈谈几点感受。一、采购业务在erp中的处理流程采购业务根据采购的内容分为BOM，指直接进入产品的生产用原材料、零部件及半成品等。和NON-BOM，是指企业中不直接进入产品本身的所有其它实物（或硬件）和服务（或软件）。包括设备、生产辅助性材料、工具及备件、以及服务等。在西北油田分公司下设有器材供应中心，来负责BOM物资的统购及库存管理。在此，笔者针对这部分采购业务简述在erp系统中采购业务的处理流程。首先，在erp应付模块中有一个采购订单界面，采购部在签订采购合同后，在正式采购前须在系统的采购订单界面录入订单内容，包括合同号、供应商、材料编码、材料名称规格、价格、数量、到货日期、运输及付款条款等，然后将合同正本交财务部。财务部收到合同正本后对采购订单进行复核，并将合同存档。复核后的采购订单不能修改。系统中的采购订单是用于向供应商订货的单据，核算人员可以通过运行me23n事务码清楚的看到订单的详细内容。在材料到达时，采购员在系统中根据采购订单自动生成入库单，并打印出来。一个采购订单可以分数次入库，即可以多次生成入库单，但当数量超过订单限制时，系统将会报警，并将报警信息打印在入库单上。采购员在入库单上签字后将入库单交仓库由物资供应部门的保管员验收。当货已到仓库而发票未到时，物资供应部门的保管员首先进行材料验收，同时做收货处理，即需要做“暂估入帐”操作。在erp系统中通过对订单下的物资收货就产生暂估凭证：借：原材料贷：应付暂估这时入库材料就进入了材料子系统了，公司就可以查询到这笔材料的入库及库存情况。当发票到达时，器材财务科将整理齐全的采购订单，收货单，合同履行情况与结算申请表，发票等一并交到会计核算中心，由会计核算人员审核后进行发票校验，产生暂估借方凭证：借：应付暂估应交增值税（进项）贷：应付账款二、账务处理相关问题1、暂估入账理论在实践中应用的问题对于暂估入账企业会计制度的规定是月底暂估，月初再冲回。但若企业客户很多或发票长期未到，每月底月末都要估入和冲销一次，太繁琐，工作量也大。2、账务处理对成本的影响在西北油田分公司，物资采购的量很大，材料与发票不同时到达的情况经常发生，要正确反映企业资产、负债、成本，就必须合理地处理 “暂估入帐”业务。在账务处理的过程中，如果发票数量与收货数量一致，发票校验完成时应付暂估将全部冲销掉；如果发票数量与收货数量不一致，比如，液态材料在运输途中蒸发等，这种合理的差异在实际中是存在的。在校验过程中我们要按照发票数量挂账，此时一旦手工更改了数量，应付暂估科目将出现余额。举例说明：采购订单订购烧碱110吨，单价1000元/吨。实际收货100吨。运输过程中损耗10吨（属于定额内损耗），供应商发票中，数量110吨，价格1000元/吨。收货处理时会计分录如下借：原材料 100*1000贷：应付暂估 100*1000校验时，按照发票结算借：应付暂估 110*1000应交增值税（进项）贷：应付账款 不难发现应付暂估存在10000元的借方余额，倘若不进行任何处理，我们的成本将少进10000元，因此月末要运行mr11事务码对该笔暂估科目进行维护，将这笔暂估入成本，否则将造成成本不实。3、有关材料成本差异（1）erp中材料成本差异的产生原理众所周知，材料成本差异是反映企业库存原材料等的实际成本与计划成本的差异，由于单价在实际和计划中是不会轻易变更的。实际业务中，在erp系统下，材料成本差异的产生与实际库存数量有关。A, 当库存数量不小于发票数量时，收货与发票间的金额差异不会产生材料成本差异科目，全部计入原材料，例如：本次材料到货100吨，金额10000元，收到该物资增值税发票100吨，不含税金额11000元，该材料实际库存100吨，则在进行发票校验的过程中金额的差异1000进入原材料科目。 B, 反之，倘若该材料实际库存数量不足发票数量时，金额差异将在原材料科目和材料成本差异科目中分摊。上例中如果材料实际库存小于100吨，则1000元的金额差异将按照下列公式在材料成本差异科目和原材料科目间分摊。计入材料成本差异科目的金额= 金额差异*（发票数量-当前库存数量）/发票数量计入原材料科目的金额= 金额差异*当前库存数量/发票数量（2）材料成本差异的账务处理的问题账务处理的过程中或多或少的会出现材料成本差异，差异应当按月分摊，不得在季末或年末一次计算。在月末会计核算人员要根据会计制度来规范会计业务，检查差异产生的原因，正确划分收益性支出和资本性支出的界限，及时正确的整改差异。否则将影响报表数据的真实可靠性。4、采购运费入账问题采购过程中发生的运费要计入材料成本，在erp中可以有两种处理方法，一种是对运费暂估后再冲销，一种是直接事后借记入材料成本。笔者在这里主要讲述的是暂估入账包含运费的问题，如果核算人员一看到运费发票就用事后借记入成本，而忽略运费已经暂估入账时，将导致成本的虚增，应付暂估永久挂账的后果。5、手工暂估的问题在实际工作中我们也有过手工暂估的经历，比如：会计人员看到暂估留有余额就在f-02中手工调整暂估，而事实上，在集成系统中暂估余额仍然存在，无形中手工调账成了虚增的业务。更有甚者手工入账材料的收货校验，导致无法查询该材料的出入库等详细资料。三、几点建议1、实践对理论的修化针对月底暂估，月初冲销的情况我们在实务中实行的是票到冲销的方法：材料到达后验收收货暂估入库，等拿到发票后根据实际发票的数量、金额校验冲销暂估。采用这种材料“暂估入帐”法一方面保证了月末总帐和子系统帐的完全一致，同时材料子系统帐始终和仓库实物数据一致，采购订单下能够清楚反映材料到货和发票到达的实际情况，更重要的是暂估入帐材料的“暂估”价格其实就是采购实价，据此计算的生产成本是完全正确的。2、加强暂估的跟踪与清理我们知道，应付暂估的不正常余额将造成成本不实，因此对应付暂估及时清理是必要的。月末，各核算人员要跟踪长期遗留的暂估，分析原因：是否手工入账，是否已对运费暂估而又事后借记入账，是否已对材料收货而发票到达时又直接入成本等。做到时时跟踪，及时清理。3、提高财务人员素质 大力提高财会人员的业务能力和责任心，提高财务人员的素质。 一方面，各单位领导和财会部门要重视财会人员的在职培训工作，如有计划、有组织的分期分批轮训在岗的财会人员，尤其对于财会、税收、金融等方面出台的新政策，更要组织好财会人员积极参加培训，使其能更好地为单位服务。另一方面，财会人员应该积极主动学习，既要加强政治理论和职业道德规范学习，领会会计职业道德内涵，自觉遵守会计职业道德，增强责任感，爱岗敬业，依法努力提高自身职业道德水准。又要不断加强财会人员的专业理论学习，不断更新业务知识，提高业务素质。在日常工作中核算人员要多思考，多总结，加强审核和监督的力度，在月末要重新复核自己的工作，查错防漏，保证账务处理的正确、及时，确保报表取数的正确。 4、正确处理运费账务核算人员要分清运费入账的方法，不要盲目的处理业务。在此，笔者也建议不要对运费暂估入账，一方面可以避免错账的可能，另一方面，当运费发票迟迟才到，库中物资不足时冲销暂估的运费将造成材料成本差异太大的情况，而事后借记通过