采购进货管理流程.doc

采购进货管理流程1、定义采购管理是指计划下达、采购订单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，对于采购过程中物流活动的各个环节状态要实行严密的跟踪、监督，实现公司采购活动执行过程的科学管理。采购管理包括采购计划、订单管理及发票校验三个组件，为企业提供及时准确的采购计划和执行路线。包括定期采购计划（如：周、月度、季度、年度）、非定期采购计划（一般根据企业销售和生产需求产生）。最终将多元素的采购需求计划进行编制、分解，而形成采购订单。2、采购管理的组成（1）、采购订单管理采购订单管理以采购单为源头，对从供应商（基地、农户）确认订单、发货、到货、检验、入库等采购订单流转的各个环节经行准确的跟踪，实现全过程管理。可以更具货物情况实现不同入库，如图1-1。 直接入库（免检产品、基地供货、免检供应商）采购流程 检验入库（一般供应商、农户供货、特殊产品）图1-1 采购流程注：订单传达的方式可以直接通过电子商务系统发到供应商，实现在线采购。（2）、收获管理收获管理是采购结算管理中的重要环节。包括票务和价格确认（必须需要接货人员和检验人员共同签字确认），包括商品质量和损耗率、交货方式等的影响。可以在工作中根据具体情况定义规则，以适应公司的不断重组，流程不断优化的需要。（3）、采购的原则 （1）考虑总体成本 （2）在事实和数据信息基础上进行协商（掌握协商主动权）采购原则 （3）采购的终极目标是建立双赢的战略合作伙伴关系 （4）制衡双方合作的基础 （5）根据供应商水平，选择性的下订单3、订单（合同）及其管理在确定了订货的品种、数量、品质、规格、目标供应商（或待选供应商）之后，配送中心采购部面对的任务是确认购买的具体条件。在各种条件达成一致后，采购部门即可发出进货订单如图3-1所示。图3-1 进货订单注：该进货定单由配送中心人员出具，由主管签字确认，再由库管录入系统。并及时联系供应商。（1）、进货订单编号预先对每份进货订单编号，以确保日后进货订单可以被完整的保存，并能够在会计上对所有进货订单进行处理（进货订单号:JHD-2010-09-05-001)，标识为进货单-下单年月日-编号，这样便于查找、整理和统计。（2）、进货订单检查在采购部发出订单之前，必须由专人检查该订单是否授权（主管签字确认），以及是否经请购部门主管批准同意，以保证进货订单的有效性。（3）、由专人复查进货订单的编制过程和内容包括复查有关供应商的主要文件资料、数量、价格和金额的计算等等。其中价格必须根据过去的经验确定的标准或平均价格进行对比，以保证购进货订货单的正确性。如果进货订单的金额和数量比较小，可以简略一些。（4）、收货管理 收货业务由配送加工中心的加工部根据进货订单接受商品，便于控制产品质量，办理完手续后，应该立即填写订单（一式三联，第一联给配送中心配送部，第二联留底，第三联给供货单位），以便让库管能够快速准确入库，接收时注意进货订单的送货时间、数量等，并且要标注好接货时间。在接受货物上一定要标记供货单位，以便实现质量跟踪，进货单表格如图3-2所示。图3-2 进货单注：进货单由加中心人员出具，由主管签字确认，再由库管录入系统；如果是新品一定要在备注栏中标注“新品”标识。（5）、退货管理当收到商品出现不合格或者不满足公司标准时应拒收该商品，如果当时未发现而时候发现时，一定要及时汇报，并由加工中心技术人员检验属于非公司原因的，应由加工中心技术人员填写进货退货单，注明单位、数量、金额和退货原因，由配送加工中心主管签字确认（一式四联，第一联交