销售公司销售流程

第十三章 销售与收款一、流程概览本流程主要描述了销售有限公司针对销售计划与定价、信用管理、合同签订与发货、收入确认、开票与收款、客户服务等环节的流程和相关控制。公司现在主要经营粮食白酒、葡萄酒销售。公司目前的销售以省内为主，同时积极开拓全国市场。001客户开发与信用管理 001主要包括经销商/客户的发展、信用评级及信用维护。002销售定价与折扣管理002主要包括销售计划、营销策略的制定、销售价格的确定、调整及审批，以及销售折扣、折让等营销方式优惠申请、及审批，赊销申请与审批。003 订立销售 协议003主要包括销售谈判、协议/合同的拟定、审核与签订。004销售发货及退货 004指根据销售协议的约定向经销商/客户提供商品，主要包括销售订单的审核、销售发运单的开具、商品的组织发运、销售退回的审批。005发票开具与收入确认 005主要包括销售发票的开具及收入的确认。006收款与催收006主要包括货款收回、应收账款的核销、函证、逾期催收。二、不相容岗位 ABCDEFGHIAXBCXDEXFXXGXHI图表中标注 X 表示相互冲突的职责，为不相容岗位。职责说明A：销售定价与折扣的申请B：销售定价与折扣的审批C：销售合同/协议的申请D：销售合同/协议的审批E：开具发票F：销售收款G：ERP财务系统账务处理H：会计凭证复核I：应收账款对账、催收第一节 销售计划与定价1、流程综述本子流程主要描述销售公司销售计划、营销策略的制定，销售价格的制定、执行、调整的流程和相关控制。销售公司依据订货、走访、调研预测等方式收集的市场信息，合理制定年度销售目标。销售价格以市场调研、成本测算初步定价为基础报经相应管理层审批。2、相关部门职责描述 技术研发部：提供产品定型资料并组织技术鉴定；销售部：制定销售策略和具体销售计划；建立客户档案系统；制定销售管理相关制度、制定年度销售计划；财务部： 销售价格的核定。3、流程图4、风险控制矩阵风险控制目标控制活动手工/系统控制控制活动相关部门/岗位内控相关制度检查资料未有效制定销售与收款管理相关制度，会使企业的销售业务没有制度依据作为有效的操作指导。制定销售与收款的相关管理制度，用以指导销售和收款工作。销售公司制定销售管理办法、合同管理办法、债权债务管理办法，对销售与收款业务作出具体明确的规定，用于指导具体业务的开展。手工经营管理部、财务部、销售部市场布局管理办法、销售业务管理办法、售后服务管理制度、应收账款管理办法经济性分析报告、价格批复、客户信用等级表销售计划缺乏或不合理，或未经授权审批，导致产品结构和生产安排不合理。根据企业发展战略及市场预测情况，制定销售计划。销售公司依据订货、走访、调研预测等方式收集的市场信息，合理制定年度销售目标。手工经营管理部、销售部、财务部销售业务管理办法销售预算缺乏科学、合理的销售策略和定价机制，可能带来不合理的销售价格，影响公司销售目标的实现。销售定价科学合理，有利于销售目标的实现。销售价格以市场调研、成本测算初步定价为基础报经相应管理层审批。手工科技部、销售部、财务部销售业务管理办法无5、相关制度企业内部控制应用指引第9号销售业务销售业务管理办法6、检查资料经济性分析报告价格批复客户信用等级表销售预算第二节 销售信用管理1、流程综述该流程主要包括销售公司客户信用期的评估、授予的流程和相关控制。2、相关部门职责描述 销售部：对客户资信进行管理，形成客户信用等级表，根据等级提出信用额度；财务部：对客户信用等级的评定，审核客户信用等级和信用额度。 3、流程图4、风险控制矩阵风险控制目标控制活动手工/系统控制控制活动相关部门/岗位内控相关制度检查资料赊销客户的信用管理不当，可能导致收款风险。健全客户信用档案，关注重要客户资信变话情况，采取有效措施，防范相关风险。建立客户资信评级系统，建立有效的客户资信评级管理系统，销售人员负责收集客户的营业执照、资质证明等相关资料，填写客户信用等级评分表并由经营规划部组织，销售部、财务财务部进行评分。手工销售部、财务部销售业务管理办法客户信用等级评分表5、相关制度企业内部控制应用指引第9号销售业务销售业务管理办法6、相关检查资料客户信用等级评分表客户信用档案第三节 合同订立、发货及收入确认、开票1、流程综述本子流程主要描述公司销售合同的草拟（不含甲方提供合同）、评审及审批、合同签订后的履行、销售收入的确认、发票开具流程和相关控制。2、相关部门职责描述 销售部：负责销售合同的草拟、组织合同评审、下达生产通知单、跟踪生产进度并组织发货；审计部：对标的额在20万以上的销售合同进行审查；生产部：根据下达的生产通知单组织生产；成品库：按照发货通知单组织发货；运输处：按照发货通知单组织发运；财务管理部：参加合同评审、审核发货以及相关会计业务处理。3、流程图4、风险控制矩阵风险控制目标控制活动手工/系统控制控制活动相关部门/岗位内控相关制度检查资料销售计划制定不合理，可能导致年度销售目标无法实现。根据市场调研等搜集到的信息制定合理的销售目标。依据已签订的下一年销售合同及订货计划，综合考虑市场环境、竞争对手情况以及企业生产能力制定公司的经营目标。对公司产品进行生产、质量的严格把关审核，确保公司的产品在质量、技术标准、供货时间等方面符合合同要求。手工生产部、销售部财务预算管理办法、合同管理办法年度经营目标、销售预算、合同评审表签订内容存在重大疏漏或欺诈的合同、未经适当审批签订的合同，可能导致法律风险、经济风险而使公司利益受损。对合同条款进行审核与审批，以确保签订的合同风险都已经得到有效控制。 签订合同前，签订部门必须对签约对方作审查并做好记录，对标的额在20万以上的销售合同须由审计部进行法律审查。军品销售合同由公司主管领导审批。其他合同签订额在30万元以下的由本部门领导审批，30万元及以上的由公司主管领导审批。手工销售业务管理办法销售合同、客户信用等级评分表未按照合同规定的期限收款，可能导致企业经济利益受损。按照合同约定收款销售部门、财务部门应分别建立应收账款的台账并每月进行核对，如有差异及时查明原因并限期解决。财务部门根据销售合同及公司的有关规定进行应收账款的账龄分析并每季编写应收账款账龄明细表，对拖欠款项由销售部门进行催收。根据销售部与财务部对账结果，由销售部对超过信用额度的应收款项，提供清单并填写催收单，财务部进行复核。销售部门应及时开展催款工作，形成文件记录，妥善地存入客户资信档案。市场人员岗位调换、离职，必须对经手的应收账款进行交接，并按规定办理交接手续。销售部、财务部销售业务管理办法应收账款账龄明细表、催收单未经授权发货或发货不符合合同约定，可能导致货物损失或合同纠纷，货款不能收回。根据合同约定和审批程序组织发货。产品验收入库后，销售部销售人员填写发货通知单，经销售部、财务部审核后，成品库备货、复核并装箱。由运输处办理货物发运手续，并将货运单据一联转交财务，财务部核对销售合同、发货通知单、发运单据，审核无误后确认开具销售发票并进行账务处理。财务部销售业务管理办法发货通知单、货运单据、合同、记账凭证货物发运不真实或已发运的货物未被准确、完整的记录在会计期间，导致收入确认出现错报。货物发运信息真实、完整的记录在恰当的会计期间。产品验收入库后，销售部销售人员填写发货通知单，经销售部、财务部审核后，仓储物流部备货、复核并装箱。由运输处办理货物发运手续，并将货运单据一联转交财务部，销售会计核对销售合同、发货通知单、发运单据，财务部门负责审核发货通知单、发运单据或发运证明、销售合同，对符合收入确认条件的进行收入确认，进行销售业务的相关帐务处理，主管会计审核。对于已发货暂未开票的发货，销售部负责其实物流向、财务部稽核监控，销售部需每月向财务提交月报，与合同约定条款发生异常的需作详细说明。月末货运部报销运费单据与发货通知单进行核对，核对无误后办理运费报销手续。财务部、生产部销售业务管理办法发货通知单、货运单据、合同、记账凭证、科技研制成果鉴定报告未严格按照合同约定的数量、规格、价款及发票管理规定开具发票。严格按照合同约定的数量、规格、价款及发票管理规定开具发票。产品验收入库后，销售部销售人员填写发货通知单，经销售部、财务部审核后，仓储物流部备货、复核并装箱。由仓储物流部办理货物发运手续，并将货运单据一联转交财务部，销售会计核对销售合同、发货通知单、发运单据，对符合收入确认条件的确认收入并进行账务处理，主管会计审核。销售发票正常开具流程：财务部门负责审核发货通知单、发运单据、销售合同，对符合收入确认条件的进行收入确认，同时开具销售发票，由销售部提交给客户。特殊情况下开具发票流程：由销售人员填写开票申请单，并由部门负责人签字确认，财务部部长审核、财务总监审批后转由销售会计开票。并由财务部销售会计负责建立专项台帐。财务部、销售部、仓储物流部销售业务管理办法发货通知单、货运单据、合同、记账凭证、发票申请单5、相关制度企业内部控制应用指引第9号销售业务合同管理办法财务预算管理办法销售业务管理办法6、检查资料年度经营目标销售预算合同评审表客户信用等级评分表应收账款账龄明细表销售合同客户档案合同资料台帐发货通知单催收单货运单据记账凭证第四节 销售收款1、流程综述本子流程主要描述了销售收款的流程及相关控制。2、相关部门职责描述 销售部：负责应收账款的催收； 财务部：负责应收账款的核算与核对。3、流程图4、风险控制矩阵风险控制目标控制活动手工/系统控制控制活动相关部门/岗位内控相关制度检查资料企业信用管理不到位、结算方式、应收票据管理不善，货款催收不力或收款过程存在舞弊，使企业经济利益受损。选择恰当的信用政策、收款方式、完善应收票据管理及货款回收。销售人员在进行销售活动时必须审核客户的信用额度和授信时间，财务人员在审核发货通知单时必须复核客户的信用额度和授信时间，对超过额度或授信时间的业务不准予发货；对超过信用额度或授信时间但确属公司需要争取的客户，由公司总经理进行审批。对评估内容情况发生变化的客户，销售人员应根据变化程度及时提请变动信用等级。销售部门每月与财务部门进行回款确认并做好记录。销售部门应与财务部门及时沟通回款情况，每年由财务部拟定询证函发往客户单位要求对账。确保应收账款在合理范围之内。财务部应及时记录与客户之间往来对账情况。根据销售部与财务部对账结果，由销售部对超过信用额度的应收款项，提供清单并填写催收单，财务部进行复核。销售部门应及时开展催款工作，形成文件记录，妥善地存入客户资信档案。加强与货币资金相关的各种票据的管理。票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等应专设登记簿进行记录，防止空白票据的遗失和被盗。 加强银行预留印鉴的管理。财务专用章应由专人保管，个人名章必须由本人或其授权人员保管。严禁一人保管支付款项所需的全部印章。 按规定需要有关负责人签字或盖章的经济业务，必须严格履行签字或盖章手续。手工销售部、财务部销售业务管理办法、货币资金管理办法、计提资产跌价和减值准备管理办法客户信用等级评分表、应收账款账龄明细表5、内控相关制度销售业务管理办法货币资金管理办法计提资产跌价和减值准备管理办法6、检查资料客户信用等级评分表应收账款账龄明细表第五节 客户服务1、流程综述本子流程主要描述与客户信息沟通机制的建立、对客户问题的解答、反馈或处理，以及通过不断提高产品质量和服务水平，提高客户的满意度和公司的知名度。2、相关部门职责描述 销售部：负责质量走访、售后问询、技术培训，对客户需求信息的搜集、整理。每月具实拟制产品售后服务情况报表文档资料，呈领导审阅后交存质量部门。对客户的建议或投诉，视情节是否重大提交总经理或公司销售部，并将处理情况告知客户；客户提出退货要求后，由销售部门核实退货申请。并组织技术研发、生产等部门分析原因，若非己方问题，由双方协商解决；若为己方问题，填写退货单，报销售部主管审核，公司主管领导审批。审批通过后，由销售人员通知客户退货；货物退回后，由质量部门对产品质量做出鉴定，并填写服务兑换单。成品库清点退回货物，并办理入库手续。财务部核实退货凭证，审核退货金额的准确性并报主管领导审批。经主管领导审批后，财务部办理退款事宜。3、流程图4、风险控制矩阵风险控制目标控制活动手工/系统控制控制活动相关部门/岗位内控相关制度检查资料客户服务制度不完善、执行不力，客户满意度低，影响公司品牌形象，造成客户流失。建立完善的客户服务体系，进行客户服务、回访，强化产品质量，对销售退回按照审批权限进行处理。对非我公司责任而造成的原则上不予赔偿。对我方产品质量原因提供免费兑换服务。对不是公司责任但耗费较少，且有利于产品的推广的也可免费兑换。根据销售合同所进行的履约行为、服务方式、内容、收费标准等，完全按照合同执行。帮助客户了解产品的特性、使用说明及注意事项，做好产品的宣传。应耐心做好咨询服务或现场培训，以保障服务质量，提高服务效率。 客户资料及时收集、整理、更新，以便更好的做好服务工作。 根据对客户需求信息的搜集、整理，每月拟制产品售后服务情况报表等质量文档资料，呈领导审阅后交存质量部门。 为加强服务并不断培养服务人员“顾客第一”的观念，特制定“顾客满意度调