文控工作流程.doc

收文类-外来文件（含图纸、客诉等）处理流程接收文件发送相应部门处理标准化处理并登记（文控中心）相应部门处理完毕后记录情况（文控中心）图纸：1、由相应部门转来后，将此次来文情况登记在外来知会清单的“图纸”工作表中。2、制作外来文件知会表，并将图纸以电子档或纸质方式发送给RD处。3、之后追索图纸转换情况，发放图纸。客诉：1、由市场部转来后，将此次来文情况登记在外来知会清单“品质&其他”工作表中。2、制作外来文件知会表，并将投诉以电子档或纸质方式（有时是实物）发送给客服处。3、之后追索客诉解决情况，完成后填写完整“品质&其他”工作表。注：有时客诉涉及RD等其他部门，据情况找相应人签名并复印给负责人。外来文件（行政等）处理流程接受文件归档汇总（文控中心）返回文控中心确定传阅范围部门传阅若需请示若需请示总经理批示董事长批示分管总监批示文件签收登记（文控中心）行政来文：1、接受到后，在外来文登记中记录，并让转交人签名。2、根据来文类别将此次来文情况登记在相应工作表中。3、纸质文件存放至相应档案盒。注：相应文件由对应分管总监审阅，具体划分参见其职能明细。发文类-发文（含红头文件、通知等）处理流程相应人起草文件核稿（部门主管）分管总监批示若需请示总经理审批若需请示董事长审批返回起草人文控中心校对标准化、打印、登记、分发处理发文：打印出草稿，粘贴上文件处理笺，相应领导签字确认后，打出，盖行政章注：相应文件由对应分管总监审阅，具体划分参见其职能明细。文件编制、更改、销毁-文件编制流程编写文件审批YesNo标准化（文控中心）发放文件并记录体系文件：1、收电子档标准化后，打印交于责任部门，让其找相应部门会签。2、待其完成会签后，复印一份，原件留档存入受控文件柜中相应文件盒3、复印件盖受控章（右上角45度倾斜），交于责任部门。4、文件发放记录上登记签名。文件更改流程填写申请审批YesNo回收旧版发放新版并记录标准化（文控中心）体系文件变更处理：1、变更部门领取文件更改申请，并按要求填写完整、批准后交于文控，文控标准化变更文件，打印交于变更部门，让其找相应部门会签。2、待其完成会签后，复印一份，原件留档存入受控文件柜中相应文件盒3、复印件盖受控章（右上角45度倾斜），交于责任部门并回收旧版文件。4、文件发放记录上登记签名。文件作废通知填写5、将此次情况登记在作废文件清单中。文件销毁流程填写申请审批YesNo 销毁并记录（文控中心）销毁：填写文件销毁申请，相应负责人确认后，进行碎纸或火烧处理证照印章协议荣誉（贵重物品）类管理-外来其他（荣誉、证书、协议、专利等）处理流程接收签收登记（文控中心）复印扫描备份归档汇总（文控中心）1、接受后，在外来文登记中签名登记2、复印及扫描（协议除外）。原件及复印件存入相应档案盒中。3、记录此次情况。证照印章（贵重物品）借用流程填写申请审批YesNo 借出登记（文控中心）归还登记（文控中心）1、借出部门填写证照外借记录，经过确认批准后，交于使用，归还后确认签名2、摄像器材类使用填写借出财产登记，归还后确认签名3、印章使用填写使用印章登记薄，对应领导批准后予以盖章注：1、原则上要求必须签完，若总经理或领导不在又急需情况，电话联系确认，事后补签 2、印章每日注意锁入柜或抽屉中其他-会议 确认会议时间 制作会议签到表并通知整理会议室开会时间前再次通知参会会议中记录形成会议纪要注：会议签到