word2003论文排版基础教程.doc

论文排版教程作者：瓶子本人在学习word的过程中，发现很多人对论文的排版很是头疼，于是我就收集和总结了一些在论文的排版中常用到的技巧，供大家参考，欢迎大家的批评与指正。声明：1、本教程基于word2003编写。2、本教程中涉及的具体案例不够丰富，大家可以举一反三的应用。3、若有其他不懂之处，可以联系本人，联系方式：QQ 244179517。4、由于本人水平有限，不妥之处在所难免，请大家原谅。5、本教程欢迎转载于复制，但请保留作者信息，谢谢。写在前面：1、在开始写论文时就应该先熟读论文的格式要求，在写论文的过程中就将格式调整好，这无疑是最好的选择，很多的东西留到论文完成了再来修改会比较麻烦。2、如果你的论文格式已经被弄的乱七八糟，不知从何开始按照格式要求下手进行排版的话，我个人认为最好的方式就是将整篇论文的格式全部去除（ctrl+A全选，ctrl+shift+N清除格式，建议先备份），再按照我下面所说的这些技巧进行论文的格式化。3、在开始排版你的论文之前，应该要知道格式和样式的关系。简单的说吧，样式就是众多格式的一个合集。Word2003为我们预置了很多样式，这些样式是不可以删除的，但是可以被修改，当然也可以新建你自己想要的样式，但我个人认为，Word2003提供的样式已经能够基本满足我们的需求，我们要做的只是将预置的样式中那些不符合我们要求的格式修改为我们所需的格式即可。而且使用预置的样式进行排版，对日后批量的修改格式也非常有帮助。本文中所采用的格式要求：1、目录格式要求（1）章的标题的字号：小四黑体；（2）节的标题的字号：五号黑体；（3）目的标题的字号：小五宋体。2、页眉页脚格式要求：（1）每页须加“页眉”和“页码”。（2）页眉为各章的大标题。3、正文排版的要求（1）字体字号：五号、宋体；（2）段落格式：首行缩进两字符、单倍行距；（3）图表居中，图表标签位于图表下方，居中。4、标题格式和排版的要求（1）章的标题（即标题1）：三号黑体；（2）节的标题（即标题2）：四号黑体；（3）目及子目以下的标题（即标题3以下）：小四号宋体。论文排版技巧目 录目 录I图表目录II第1章样式的设置11.1样式的设置方法11.2样式的设置说明31.2.1“正文”样式说明31.2.2大纲等级说明31.2.3默认样式说明3第2章多级符号42.1自动生成章节号42.2图表或公式标签中带章节号52.3关于多级符号的说明6第3章正文的排版73.1标题部分的排版73.1.1标题的格式及大纲设置73.1.2标题的自动编号73.2文字部分的排版73.3图表及公式部分的排版83.3.1题注83.3.2自动插入题注93.3.3公式的编辑103.3.4标签的交叉引用103.3.5在图表和公式的标签中添加章节号11第4章页眉页脚的设置124.1页眉的设置124.1.1页眉横线的编辑124.1.2从第X页开始添加页眉134.2页脚的设置144.2.1插入页码144.2.2从第X页开始插入页码144.3页眉页脚的奇偶不同144.4各章节不同的页眉页脚设置14第5章脚注和尾注的设置155.1脚注的插入155.2尾注的插入155.3参考文献的编号格式设置165.4删除尾注分隔符165.5关于尾注和脚注的说明18第6章索引的编制196.1标记索引项196.2索引的生成19第7章目录的生成217.1插入目录217.2修改目录格式217.3将“目录”、“附录”、“参考文献”等编入目录217.4插入图表目录22第8章论文的后期修改23感 谢23尾注示例24图表目录图 11 格式栏1图 12 样式和格式任务窗格1图 13 “显示”下拉菜单2图 14 修改样式对话框2图 21 项目符号和编号对话框4图 22 自定义多级符号列表对话框5图 23 题注编号对话框6图 31 字体格式设置对话框7图 32 段落格式设置对话框8图 33 题注设置对话框9图 34 自动插入题注对话框9图 35 公式3.010图 36 图表的交叉引用对话框11图 41 边框和底纹对话框12图 42 页面设置按钮13图 43 页面设置对话框13图 44 页眉页脚-链接到前一个14图 45 插入页码14图 51 脚注和尾注对话框15图 52 脚注和尾注对话框216图 53 查找替换对话框16图 54 视图-普通17图 55 视图-脚注17图 56 查看尾注区17图 57 尾注下拉菜单17图 58 尾注分隔符18图 61 标记索引项对话框19图 62 索引对话框20图 71 目录对话框21图 72 大纲工具栏22图 73 图表目录对话框22I论文排版技巧第1章 样式的设置1.1 样式的设置方法对一篇论文进行排版，应该先熟知论文的排版要求，然后在样式中进行设置。例如本文中我就先按照格式要求对各级标题样式进行设置。如图 11所示，点击格式工具栏的格式窗格，打开样式和格式的任务窗格，如图 12所示。图 11 格式栏图 12 样式和格式任务窗格在图 12中我们可以看到，样式和格式的任务窗格中默认显示了几个预先设置的样式，从我们的格式要求来看，三个标题已经够用，若有需求的可以点击样式和格式的任务窗格下端的显示下拉菜单中的所有样式，再根据自己的需要选择所需样式即可，如图 13所示。图 13 “显示”下拉菜单现在，根据本文的格式要求，修改“标题1”、“标题2”和“标题3”样式中的格式。点击“标题1”样式右侧的下拉箭头（鼠标移至标题一样式时自动显示），点击修改，打开修改样式对话框。如图 14所示。图 14 修改样式对话框在本文中对标题1的格式要求为“3号黑体”，可直接在修改样式对话框内实现更改，如图 14红框内所示。依次按要求修改好标题2和标题3的样式备用。这里仅仅就标题样式的修改做了简单的说明，大家要举一反三，根据自身的需求，在样式集中找到自己想要的样式进行修改和使用。1.2 样式的设置说明1.2.1 “正文”样式说明格式要求中有对正文的格式要求，但是不能随便更改样式集中的“正文”的格式，因为很多样式都是基于“正文”的。举个例子，对指定的文字或段落执行“清除格式”命令后剩下的那个格式，就是“正文”的格式，大家可以新建一个文档，随便输入一些内容，修改里面的“正文”样式，再执行“清除格式”命令就一目了然了。1.2.2 大纲等级说明默认的“标题1”样式所含的大纲等级是1级，“标题2”是2级，以此类推，Word总共支持9个大纲等级的设置。而大纲等级所起到的作用是至关重要的，比如后面要说到的目录的生成就完全依赖于大纲等级的设置，以及后面要说到的“项目符号和编号”中的“多级编号”等。1.2.3 默认样式说明个人认为修改和设置这些默认自带的样式是很有必要的。尤其是对于论文的排版，使用默认的，比新建样式要好，这一点的重要性将在后面的目录的生成中做相应的说明。第23页 共24页第2章 多级符号2.1 自动生成章节号若要在标题的前面自动生成章节号，比如“第X章”，“1.1”等，需要对标题进行大纲等级设置，具体的设置请参见样式的设置。在标题样式设置好后依次点击菜单栏的格式-项目符号和编号打开项目符号和编号对话框，再选择多级符号选项卡，如图 21所示。图 21 项目符号和编号对话框可以任选一个多级符号样式进行进一步的设置，在本文中我选择第二个样式进行进一步的设置。点击多级符号选项卡的自定义，打开自定义多级符号列表对话框，如图 22所示。图 22 自定义多级符号列表对话框从对话框继续点击高级后可以看到，我们能对编号的各个属性进行设置，在此我调出几个比较重要的参数进行解释，请大家注意理解。1、编号格式-级别，这个主要是用于对多个文段级别的编号2、将级别链接到样式，这里我们是对标题进行编号，因此要将级别链接到标题样式，而这里的标题样式即是我们前面第1章中设置好的标题样式，如果你的标题的设置没有使用Word提供的“标题”系列样式的话，就把级别链接到你自己新建的样式上去，效果是一样的，注意，是样式，不是样式不能链接。依据你论文中使用的标题样式级别，分别将编号格式级别链接到不同的标题样式。3、正规形式编号，这个主要是在需要将编号强制设为“1，1.1，1.1.1”等。点击确定回到项目符号和编号对话框，继续点击确定即可完成对章节标题的自动编号。2.2 图表或公式标签中带章节号图表或公式标签即题注的自动生成请参见题注，若要题注中包含章节号的话，章节号必须是用多级符号自动生成的，否则题注中无法包含章节号，依次点击菜单栏的插入-引用-题注打开题注对话框，如图 33所示。在对话框中点击编号打开题注编号对话框，在对话框中勾选包含章节号即可。图 23 题注编号对话框2.3 关于多级符号的说明若章节号是用多级符号自动生成的，在后期论文的修改中将会十分方便。例如在论文中任意位置插入一章或一节的内容，后面的章节号均会自动的更改，无需手动一个个的去改，那样耗时耗力，还容易出错。第3章 正文的排版3.1 标题部分的排版3.1.1 标题的格式及大纲设置设置好标题的样式，请参见样式的设置。将光标移至需要被设置为标题的文段中，点击样式和格式任务窗格中所需要的格式，即可完成标题的格式及大纲的设置。3.1.2 标题的自动编号请参见多级符号3.2 文字部分的排版对正文的文字部分的排版比较简单，选中要进行格式设置的内容，点击菜单栏中的格式-字体，打开字体格式设置对话框，如图 31所示。设置好后点击确定（本文中正文字体用的是五号宋体）。图 31 字体格式设置对话框点击菜单栏中的格式-段落，打开段落格式设置对话框，如图 32所示。设置好后点击确定（本文中正文用的行间距是1.5倍）。图 32 段落格式设置对话框说明：某些论文的段落格式要求为“X磅”，这种就点击段落格式设置对话框中行距的下拉菜单，选择固定值，再在后面的设置值中填入所需的“X磅”即可。3.3 图表及公式部分的排版3.3.1 题注图片标签采用的是插入题注的方式生成，采用这种方法初期看似麻烦，但是对于论文后期的修改是大有好处的，尤其是对于需有生成图表目录要求的，这一步必不可少。具体的操作为：选中插入的图片，依次选择菜单栏的插入-引用-题注，打开题注设置对话框，如图 33所示图 33 题注设置对话框在题注设置对话框的标签下拉菜单中选择我们所需的标签，确定即可。若预设的标签中没有我们所需的标签，可以点击新建标签来输入我们所需的标签，如本文中所用的标签为“图”。3.3.2 自动插入题注每次插入图表时都要插入一次题注很麻烦，因此我们不妨选择自动插入题注，在自动插入题注对话框中选择好你所需的类型，以后再插入图表时就能够自动插入题注，而不需要我们手动一遍遍的去插入了。如图 34所示。图 34 自动插入题注对话框使用插入题注的方式插入图表的标签有很大的好处。比如当论文在编辑完成以后，因需要在图5和图6之间插入一幅图，原来的图6就变成了图7，后面的也依次类推，若没有使用自动插入题注的话，就要一一的更改后面的图表的标签，非常的麻烦，而且容易出错，若使用的是自动插入题注的话，后面图表的标签会自动更改，十分方便，且不会出错。3.3.3 公式的编辑对于某些专业的论文，里面有数学或物理公式的输入需求。关于公式的录入，Word本身有提供公式编辑器。依次点击菜单栏的插入-对象-Microsoft 公式 3.0，即可打开公式编辑器，此公式编辑器操作简单，新手也能很快的编辑出复杂的数学或物理公式。图 35 公式3.0值得指出的是，Word本身自带的公式编辑器是公式编辑器是Design Science出版的Math Type的简要版，有需求的可以下载Math Type完整版使用。3.3.4 标签的交叉引用在论文的编辑中，免不了要在文中使用图表的标签进行说明，如本文中的“如图X所示”，这时就需要用到交叉引用了。例如本文中，将光标放在“如”字后面，依次点击菜单栏的插入-引用-交叉引用，打开交叉引用设置对话框，如图 36所示。在交叉引用对话框中的引用内容处可以按需求选择需要引用的内容。图 36 图表的交叉引用对话框使用交叉引用的好处在于，当在文中插入新的图片后，若没有使用交叉引用，还得在文中找到原来的图表标签进行更改，这样工程量大，且容易出错，而使用了交叉引用后，只要用ctrl+A全选，再按F9更新下就可以完成文中图表标签的修改，且不会出错。3.3.5 在图表和公式的标签中添加章节号请参见图表或公式标签中带章节号第4章 页眉页脚的设置4.1 页眉的设置4.1.1 页眉横线的编辑1、去掉页眉的横线的方法有两种。（1）依次点击菜单栏的视图-页眉页脚，使页眉页脚处于可编辑状态。然后直接按ctrl+shift+N清除格式。这种方法虽然能快速的去除横线，但是页眉的格式也没有了，对于对页眉有格式要求的来说，此法不适用。（2）依次点击菜单栏的格式-边框和底纹打开边框和底纹对话框，如图 41所示，在边框选项卡中点击应用于的下拉菜单，选择段落，在边框选项卡的设置中选择无，点击确定。这样页眉的横线就去掉了，而且页眉的其他格式也得以保留。2、页眉横线的其他设置需要对页眉的横线做其他设置的，可以在边框和底纹对话框中进行设置。在边框选项卡的设置中选择自定义，再根据自己的需要选择好线型、颜色和宽度等，然后在应用于的下拉菜单中选择段落，在预览下面的按钮设置边框，确定即可。图 41 边框和底纹对话框4.1.2 从第X页开始添加页眉1、从第2页开始添加页眉。依次点击菜单栏的视图-页眉页脚，使页眉页脚处于可编辑状态。如图 42所示，点击页眉页脚工具栏上的页面设置按钮，打开页面设置对话框，如图 43所示，在页面设置对话框中勾选版式选项卡下的首页不同，点击确定。这样设置以后删除首页的页眉即可实现从第2页开始添加页眉。图 42 页面设置按钮图 43 页面设置对话框2、从第任意页开始添加页眉。此处以第三页开始添加页眉为例。将光标移至第二页末尾，依次点击插入-分隔符-下一页，这样就插入了一个分节符。大家可以在左下方的状态栏发现插入分节符以后，第1页和第2页变成了“1节”，而第3页变成了“2节”。Word中很多编辑对象都是以“节”为单位的，比如现在正在讲解的“页眉”。将光标移至第三页，依次点击菜单栏的视图-页眉页脚，使页眉页脚处于可编辑状态。如图 44所示，点击页眉页脚工具栏上的链接到前一个取消页眉页脚与上一节的链接。此时再编辑第三页的页眉时，前面一节的页眉将不被编辑。图 44 页眉页脚-链接到前一个4.2 页脚的设置4.2.1 插入页码依次点击菜单栏的视图-页眉页脚，使页眉页脚处于可编辑状态。将光标定位至页脚，如图 45所示，点击页眉页脚工具栏上的插入页码按钮。图 45 插入页码4.2.2 从第X页开始插入页码请参见从第X页开始添加页眉4.3 页眉页脚的奇偶不同依次点击菜单栏的视图-页眉页脚，使页眉页脚处于可编辑状态。如图 42所示，点击页眉页脚工具栏上的页面设置按钮，打开页面设置对话框，如图 43所示，在页面设置对话框中勾选版式选项卡下的奇偶不同，点击确定。这样设置以后即可分开编辑论文中奇数页页眉和偶数页页眉。4.4 各章节不同的页眉页脚设置论文中有时会要求用各章的大标题作为页眉。这需要先对论文中的各章进行分节，将光标定位至前一章的末尾，依次点击菜单栏的插入-分隔符-下一页，将光标定位至本章开头。如图 44所示，点击页眉页脚工具栏上的链接到前一个取消页眉页脚与上一节的链接。此时再编辑本章的页眉时，前面章节的页眉将不被编辑。第5章 脚注 在正文下端或在各表下端的附注和尾注 尾注和脚注一样，是一种对文本的补充说明。脚注一般位于页面的底部，可以作为文档某处内容的注释；尾注一般位于文档的末尾，列出引文的出处等。的设置5.1 脚注的插入先选中需要被注释的字词，再依次点击菜单栏的插入-引用-脚注和尾注打开脚注和尾注对话框，在对话框内选择脚注，设置好需要的格式后点击插入，如图 51所示，这时候光标会自动跳至本页的末尾，此时即可输入附注。图 51 脚注和尾注对话框5.2 尾注的插入先选中需要注释的字词或文段，再依次点击菜单栏的插入-引用-脚注和尾注打开脚注和尾注对话框，在对话框内选择尾注，设置好需要的格式后点击插入，如图 52所示，这时候光标会自动跳至文章的末尾，此时即可输入参考文献等信息。图 52 脚注和尾注对话框25.3 参考文献的编号格式设置论文中的参考文献编号的格式要求一般都是12这种，但是我们却发现在尾注中编码格式中并没有这一编码格式。我们不妨先把编码格式选为默认的1，2，3，ctrlH打开替换窗口，在查找内容栏输入f（此是脚注，尾注用e），在替换为栏输入&（&表示所查找内容），之后点全部替换，如图 53所示图 53 查找替换对话框5.4 删除尾注分隔符很多人不喜欢尾注分隔符的那条横线和段落标记（即参考文献的那条横线和回车）。依次点击菜单栏的视图-普通切换到普通视图，如图 54所示。图 54 视图-普通再依次点击视图-脚注，如图 55所示。图 55 视图-脚注在弹出的查看尾注对话框中选择查看尾注区，如图 56所示。图 56 查看尾注区在尾注窗口处点击尾注下拉菜单，选择尾注分隔符，如图 57所示。图 57 尾注下拉菜单选中那条横线，删除即可，如图 58所示。连那个段落标记也不想要的注意了，这个是删不掉的，但是我们能将它缩小到可以忽略，选中那个段落标记，将其字号设为1即可。图 58 尾注分隔符5.5 关于尾注和脚注的说明使用脚注和尾注后，只要光标停留在被注释的字词或文段上时，注释会自动出现。而且尾注和脚注会自动依据在文中位置编号，删改尾注和脚注时也会自动更改编号，且双击尾注和脚注的编号时能快速的找到尾注和脚注在文中的位置，非常方便。论文中的参考文献多是以尾注的形式插入的，很多论文格式要求在参考文献之后还要添加内容，也就是在尾注后再加入正文的内容，这在Word其实是不被支持的，因为尾注是被在加在整篇文章的末尾的。第6章 索引将文献中具有检索意义的事项（可以是人名、地名、词语、概念、或其他事项）按照一定方式有序编排起来，以供检索。的编制6.1 标记索引项要编制索引，就要先确定索引关键词，本文中以“正文”、“样式”、“图表”、“页眉”、“页脚”、“索引”、“脚注”、“尾注”、“目录”等作为索引关键词。现在我以标记索引项“正文”为例，解释索引项的标记及索引的生成。先选中“正文”二字，然后同时按下Alt+Shift+X，打开打开标记索引项对话框，如图 61所示。图 61 标记索引项对话框点击对话框内的标记全部，这样文中所有的“正文”字符都会被标记为索引项。这时候Word会自动勾选工具-选项-格式标记-全部，此时很多默认隐藏的格式标记会显示出来，不用担心，在我们编辑完索引之后再去掉格式标记-全部的勾就好。6.2 索引的生成在索引项标记文成以后就可以正式的生成索引目录了。依次点击菜单栏的插入-引用-索引和目录打开索引和目录对话框，在对话框内选择索引选项卡，如图 62所示，在对话框中根据自己的喜好或者论文的格式要求设置好索引的格式，最后点击确定即可。本文中使用的索引格式为“现代”，“缩进式”，分为两栏，以索引项的汉语拼音首字母作为排序规则。需要说明的是若要修改索引的格式，就只能选择“来自模板”，选择其他的格式则不可修改。图 62 索引对话框第7章 目录的生成7.1 插入目录当整篇论文的排版基本完成后，就可以插入目录了。若是前面的章节号、标题等是按照我给出的技巧设置的话，此处自动生成目录将会非常的简单。依次点击菜单栏的插入-引用-索引和目录，打开索引和目录对话框，在对话框内选择目录选项卡，如图 71所示。你用了几个标题级别就选几个显示级别，本文中是3。确定即可生成目录。图 71 目录对话框7.2 修改目录格式有些论文中对目录的格式有要求，这时我们就不能使用Word提供的目录样式了，需要自定义。需要指出的是，Word中，只能修改来自模板的目录样式，和索引相似。选择来自模板后，点击修改就可以修改各级目录所需的格式了。7.3 将“目录”、“附录”、“参考文献”等编入目录在目录的编制过程中，有时我们需要将“目录”、“附录”、“参考文献”等也编入一并编入目录，此时就需要单