公司办公室工作流程.doc

中铁十三局集团第三工程有限公司机关各部室主要工作流程图 公司办公室公司办公室主要工作流程图公司总经理办公会筹备召开流程图 40公司年度、半年工作会筹备召开流程图41 公司史志鉴编纂上报、信息报送工作流程图42 公司机关管理工作流程图43 公司机关接待工作流程图44 公司机关信访、应急管理工作流程图45 公司文书档案归档流程图46 公司科技档案归档流程图47 公司荣誉档案借阅、归还流程图48 公司会计档案归档、销毁流程图49 公司电子文件归档流程图50 公司收文、发文工作流程图51 公司用印、收发传真工作流程图52 公司机关用车流程图53 公司总经理办公会筹备召开流程图否是总经理办公会议业务部门议题经分管领导审定后提报公司办公室，同时，业务部门将议题准备资料呈送总经理审批公司办公室于会议2日前下发书面会议通知召开会议，公司领导、部门领导、公司相关部室负责人参会会议纪要业务部门准备议题总经理确定议题后，议题提出部门将有关资料网上或书面呈所有参会领导提前审阅根据议题重要性或总经理要求，是否形成会议纪要下 发完成会议公司办公室根据总经理要求，向各部门通知拟召开会议时间，请业务部门准备议题贯彻落实公司年度、半年工作会筹备召开流程图否是否全年工作会半年工作会拟定会议时间下发会议通知会 务筹 备部 门分 工领导讲话材料会务手册编制会场安排布置其他材料起草初稿修改领导审定各部门数据、资料提供根据会议需要、领导要求确定会议其他材料公司机关相关部室或各分公司及直属项目准备材料日程安排参会名册房间安排完善修改会议牵头领导审定是联系会场会场安排会场布置整体调整完善会议材料装 袋转下一页会 议召 开公司机关材料呈分管领导审定后提交会议主办部门分公司及直属项目材料呈公司主管领导审定后报公司会议主办部门初审会议牵头领导审定印 刷完 成完 成否主管领导审定是否会议费用结算会议精神贯彻落实与有关承办单位进行会议费用结算填写会议费用报销审批单呈财务部及会议牵头领导审批报账核销完成会议费用结算会议总结讲话中提出贯彻落实要求收集整理各单位贯彻落实会议精神情况（年会于每年3月底前，半年会于召开会议一月后）下发贯彻落实情况通报各单位贯彻落实完成会议贯彻落实完成会议召开接送站、食宿其他准备工作收集参会领导、人员航班、车次；根据实际参会人员，确定就餐人数拟定接送站方案；拟定食宿安排方案相关部门完成会务其他准备工作，如桌牌印制，文件袋、纸、笔购买等主管领导审 批呈会议牵头领导审定完成准备是接上一页接上一页公司史志鉴编纂上报、信息报送工作流程图否是是否史志鉴编纂上报上级史志鉴资料编纂提供接到上级史志鉴资料提供通知根据上级通知要求，拟定公司各单位各部门提供资料分工，下发通知各单位各部门按通知要求准备、上报资料公司办公室根据上级资料提供要求汇总、编纂完成编纂进行修改分管史志鉴领导审批上 报完 成信 息报 送信息资料收集各单位、各部门积极提供、推荐公司生产、经营、承揽等方面的重要信息公司办公室对各单位、各部门提供的信息资料进行筛选，并通过其他渠道多方收集信息资料公司办公室拟 稿主管领导审 批上 报完 成公司机关管理工作流程图机关管理工作机关考评工作机关各部室月总结、月计划办公桌椅购置办公、住宿房间调配会议室使用机关考评小组（党、政、工、团各一人）每月不定期抽查机关员工考勤三次，全年抽查卫生工作二次每月3号之前收集汇总公司机关各部室上月工作总结，当月工作计划公司办公室公务室询价，确定商家根据机关人员编制调整，及时购买办公座椅等办公用品根据机关人员编制调整，适时调整办公、住宿（单身领导、员工）房间使用部门到公司办公室说明使用时间、使用人数、使用事由等情况，领取会议室使用通知单将抽查情况登记备案将汇总情况按月登记备案根据实际情况，向分管领导汇报抽查结果迁移、安装电话，组织人员给公司领导搬迁办公室购回发放登记台帐结算费用，填写审批报告单，到财务核销使用部门将通知单送公务员室，向公务员交待清楚使用时间、使用人数及是否准备茶水等情况按时使用使用完后通知公务员整理打扫会议室完成使用完成管理工作公司机关接待工作流程图主接待部门安排吃、住、行。公司主管领导到机场迎接陪同（电子屏、欢迎横幅等）客人来公司机关核心客户处级领导股份公司部门领导兄弟单位领导核心客户其他领导省、市有关业务部门领导股份公司部室领导兄弟单位部门以下领导公司下属各单位相关业务部门人员其他人员主接待部门根据实际需要订客人返程票，联系车队安排送站主接待部门安排吃、住、行，公司副职领导到机场迎接陪同（电子屏）主接待部门安排吃、住、行，公司部室领导迎接陪同主接待部门安排吃、住、行，业务人员陪同住宿：建议万豪、万鑫等就餐：级住宿：天宝国际酒店等就餐：级住宿：沈空培训中心就餐：级住宿：沈空培训中心就餐：工作餐主接待部门根据来客情况请示相关领导，同时填写招待费申请报告单送公司办公室备案联系车队，安排接站联系车队，安排接站结算，主接待部门填写招待费审批报告单送分管机关领导审批，领导审批后主接待部门到财务部报账完成接待国资委等国家部委处以上领导核心客户局级领导股份公司领导各省市国资委等部委厅局处以上领导公司机关信访、应急管理工作流程图否是信访事件1至3人来访来信上访5人以上到公司机关、集团公司机关、股份公司机关、省市政府、北京上访登记、摘录上访事由通知、涉事单位和相关部室，派人专门处理信访部门向分管领导汇报，并通知涉事单位信访部门或涉事单位派人到现场将上访人员接回登记、摘录上访事由，派人专门处理根据上访人员提出的问题和要求，按有关政策和规定答复解释根据上访人员提出的问题和要求，按有关政策和规定答复解释成功处理涉事单位上报处理材料完成处理涉事单位继续深入协调应急管理公司应急管理工作领导小组成员部门接到突发公共事件后，立即向领导小组汇报并通报相关部门，并根据领导批示及时对事件进行处理各成员部门按照各自的管理办法、应急预案和工作流程开展工作，各司其职、各负其责，密切跟踪掌控事态进展情况，为领导决策提出对策和建议根据情况，牵头部门对各成员部门所报送情况进行汇总，及时向上级公司应急办报送相关信息事件处理完毕后，有关成员部门根据职责分工，向领导小组负责同志呈报事故处理情况报告完成处理公司文书档案归档流程图文书档案归档来文回收将发给各部门的上级文件、地方政府文件及其他单位的文件在第二年2月底收回发文回收将发文底稿书面稿在第二年上半年前进行收集，装 订拆除原件金属物，对超长折叠，再用缝纫机或线绳装订按照文件归档要求进行排序分类永久、长期、短期；文件正本与定稿加盖归档章要在分类文件上逐份加章（永久、长期、短期章）编排页码对每份文件单独计页码档案的录入将编排好的文件逐件录入到软件中永久长期短期党委各部门纪 委行政各部门工 会团 委其他各部门打 印案卷文件目录及备考表（一式三份）折叠档案盒打印蜡纸及涮印档案盒档案上架（完 成）文件整理分类将收集来的文件进行整理分类（党委、纪委、行政、工会、团委）文件筛选分类将有使用价值及可执行的文件留存分类（党委、纪委、行政、工会、团委）公司科技档案归档流程图与公司档案室签订工程项目档案责任书科技档案归档项目开工项目施工项目竣工工程经营部移交前期档案资料（包括招投标文件、中标通知书、合同等）施工过程中，项目部即时移交前期形成的档案资料（包括开工令、实施性施工组织设计等）工程验收项目部移交工程竣工资料项目部移交工程竣工后形成的档案资料（包括施工技术总结、竣工验收报告证书、竣工决算、质量评定等）档案部门清点资料并出具移交目录，对上交档案进行分类、编号、数据录入，形成案卷目录，档案盒上架归档完成机关各业务部门负责监督催收(包括工程管理部、财务部、经济管理部)公司荣誉档案借阅、归还流程图公司下属单位借阅公司机关借阅到公司财务部交付押金（国家级10000元/件，省部级5000元/件）借阅部门提出申请，并提交本部门领导审批公司办公室审批到公司档案科借阅并交押金条完成借阅是是否否荣誉档案借阅荣誉档案归还15天内到公司档案科归还荣誉档案，取走押金条到公司财务部退还押金条，领取押金完成归还荣誉档案借阅归还公司会计档案归档、销毁流程图公司会计档案归档公司财务部、工会、各办事处年度会计档案公司所属项目竣工后会计档案审计部审批完成归档是否档案部门清点资料并出具移交目录，对上交档案进行分类、编号、数据录入，形成案卷目录，档案盒上架公司会计档案销毁根据会计档案保管期限规定，对保管到期、欲销毁的会计档案登记造册，请公司总会计师审批呈公司总会计师审批审计部、财务部、法律事务部审核及符合销毁条件的相关单位自审，未了结债权债务的原始凭证要继续保存符合销毁条件的档案送到造纸厂打浆销毁继续保存完成销毁是否公司电子文件归档流程图电子文件将网上发文统一下载编辑文件文件分类永久、长期、短期长期永久党委各部门纪 委行政各部门工 会团 委其他各部门归档刻录光盘短期公司收文、发文工作流程图收文收文登记确定承办部门收文发送通知承办部门签收文件承办部门办理文件归 档年底各部门将收文送交公司办公室档案室归档完成收文发文纸质文件发文电子文件发文发文部门拟稿发文部门审稿核 稿按行政、党委、工会、团委、纪委发文分别由其办公部门核稿会 签若行政、党委、工会、团委、纪委四个部门之间有两个以上部门联合发文需要会签签发归档发文部门拟稿模块：公文管理发文管理发文拟稿填写流程标题发文类型选择选择：党委、行政、纪委、工会、团委等发文模板选择选择：受控文件、上行文、平上行人等填写发文标题生成文件字号点击“号”前的空白处打印份数填入数字发文机关填写拟稿单位主送机关文件所要送交的单位或要执行的单位抄送机关文件所要知道或执行的单位和部门附件名称文件在发文或转发时需要的材料主题词反映文种内容的简述录入文件内容提交部门领导审稿点击“转下一步”签发发送归档编辑暂存分 发各单位归档完成发文会 签若行政、党委、工会、团委、纪委四个部门之间有两个以上部门联合发文需要会签核 稿按行政、党委、工会、团委、纪委发文分别由其办公部门核稿文印秘书校对打印等分 发各单位完成发文发文类型选择党委、行政、纪委、工会、团委等公司用印、收发传真工作流程图是需要时印章使用公司机关用印公司下属单位用印业务部门提出用印申请业务部门领导审批单位领导审批并加盖印章公司分管领导审批公司主管领导审批印章管理人员根据申请用印事宜用印并登记备案是否否是收发传真接收传真发送传真确认、登记、通知电报承办部门承办部门签收、承办发送部门拟定电文部室领导审 批分管领导审批否否是发送电报（登记、编号、发送、确认）说明：可通过集团公司办公网发送的电文原则上不允许用传真机发送完成收发传真结 束机关对口业务部门领导审批公司机关用车流程图用车申请市内用车长途用车用车部门