内部控制制度缘何失效

内部控制制度缘何失效 一起舞弊案例引发的思考一、案件的基本情况2003年初，中国航天科工集团柳州长虹机器制造公司审计处在进行公司2002年报审计中发现这样一个反常现象：公司2001 年、2002年的民品销售收入分别为4563万元、5323万元，呈上升趋势；财务反映的废旧物资销售的数量分别是863 吨、510 吨，废旧物资销售的收入分别是78 万元、 45 万元，呈下降趋势。正常情况下，生产过程中发生的边 角料等废旧物资应该与生产规模同比例增长或下降， 为什么财务数据反映的却是不合理的趋势呢？带着疑-可编辑修改 -问，审计处对公司物资处的废旧物资的回收、销售、收款等情况进行了重点审计。查出异常情况的背后是一起舞弊案件。经审计，发现物资处处长、综合室主任、仓库主任、废旧回收站站长、计划员等4 人为了小团体的利益，擅自决定出售、截留废旧物资数量81.5吨，款额 91200元，截至审计时，已经将私自出售和截留的销售收入私分50605.80元（涉及 63 人，每人 500元至 2000元不等），同时擅自决定降价销售废旧物资，造成损失 1.4 万元。其舞弊的手法如下：1、擅自出售废旧物资并全部截留货款。主要是与租赁公司厂房的湖南个体经营者串通，擅自将废旧物资销 售给没有此项业务来往、也没有签订合同的湖南个体 经营者，并要求其将销售货款不交财务而直接交物资处；私自销售的废旧物资出门时，借湖南个体经营者的名义，由湖南个体经营者以自己在锻工房加工的少许产品掩盖，或以其加工的产品或废料需要出门为由， 堂而皇之地将盗卖的废旧物资办理出门手续。2、私自截留出售废旧物资款。 主要是通过与签有合同业务的柳州个体经营者截留收入，物资处处长要求柳州个体经营者在销售废旧物资过程中，一部分销售的废旧物资款交财务，另一部分销售的废旧物资款截留下来，交到物资处作小金库（即通俗说的开阴阳收据） 。私自截留出售废旧物资出门时，以部分销售的废旧物资办理出门手续，即以少量的废旧物资申报并取得出门单，然后以超过出门单标明的废旧物资实际数量的舞弊手法出门。3、收买门卫。为了能将违规销售的废旧物资顺利办理出门，物资处处长指使综合室主任，给以门卫送钱物等好处，致使门卫在违规废旧物资办理出门时放弃职守，大开方便之门。4、擅自决定降价。物资处处长明知道废旧物资销售及其销价变动要经过有关部门审核并履行合同手 续，但其却擅自决定将废旧物资销售价格降价，造成损失 1.4 万元。由于舞弊性质恶劣， 这起案件的主要责任人物资处处长被给予党内严重警告处分和行政免去物资处处长职务的处理，其他人员也受到相应的处理。二、舞弊案件暴露内部管理存在的问题这起舞弊案件涉及的金额并不算很大，但它暴露出来的内部管理问题却是严重的。经审计，物资处废旧物资的回收、分类、登记、过磅、合同、出售、收款、门卫检查等业务流程环节均出现了失控或有章不循的情况：1、超越内部组织分工责任原则处置业务。根据公司内部职责权限，废旧物资的出售业务需要计划处 （如签合同）、财务处（如价格变动审批）等部门和主管 领导的审批，但是2002年下半年大部分废旧物资的 出售违反了组织分工控制原则，不通过计划处、财务 处等业务部门，擅自决定和处理。在物资处内部也出 现了这样的越位行为，本来公司为了规范废旧物资的 出售，在物资处内专门设立了废旧物资回收站，负责 废旧物资回收和销售，但很多废旧物资业务没有经过 废旧物资回收站，由物资处处长指定没有此项业务权 限的综合室主任直接处理。2、违反职务分离原则授予或办理业务。按照职务分离原则，某项经济业务的授权批准职务，应与执行该业务的职务分离，但在废旧物资出售业务处理中， 出现了批准人（物资处处长）亲自与客户处理降价、交款等业务。又如物资计量有过磅员专司其职，却出现综合室主任参与废旧物资过磅等现象。3、不遵守业务流程控制。每一项经济业务的完成都需要经过一定的业务流程环节。废旧物资销售业务 的环节包括：业务批准 物资过磅 填单（包括磅码单和结算单） 交款办出门单 门卫验单放行（包括复验或抽检）。但是案件中废旧物资销售却违反了 业务流程，门卫复检先通知物资处人员后复检，致使 参与废旧物资销售舞弊的人知道复检则按过磅如实填 报，不复检则以少量的废旧物资申报并取得出门单， 然后以超过出门单标明废旧物资实际数量出门的现象。又如废旧物资应先交款，才能办理出门单，门卫并据此验单决定是否放行，但实际操作中出现了没有交款，也没有办出门单也放行的现象。湖南个体经营者就是采用先做生意后交款的方式，将废旧物资拉出门卖了之后隔几天才将款交到物资处4、不遵守业务单据控制管理原则。一是磅码 单和产品、材料转移结算单随意置放，无专人 管理；二是产品、材料转移结算单有两种，其中 一种没有编号， 无法知道使用了多少， 什么时间使用， 谁领用。由于单据管理不当，审计核查废旧物资销售 业务时，竟出现了有废旧物资销售业务却没有磅码 单和产品、材料转移结算单相对应的现象，无 法核对销售业务的真实情况。5、废旧物资业务管理混乱。废旧物资的回收、登记、过磅、销售，没有做到点点相连，环环扣紧，有的无记录，无单据，没有形成连续性、完整性、有效性。回收和出售的数字统计与实际出入较大。由于物资处废旧物资销售业务记录不完整，财务数据与物资处废旧物资销售业务记录无法核对，物资处的废旧物资回收记录，与各生产单位也无法核对，因为各生产单位没有记录。6、规章制度没有起到作用。公司专门制定