综合管理部部门制度

,.综合管理部部门制度（内部文件）目录第一部分部门组织结构与岗位职责一、组织机构设置二、部门工作范围 三、部门工作职责 四、各岗位职责说明第二部分管理制度五、 公章使用管理规定六、 公务用车管理规定七、 班车管理制度规定八、 办公用品管理规定九、 档案管理规定十、 文件会签管理规定十一、例会管理规定十二、固定资产管理规定十三、安全管理规定十四、沟通制度管理规定十五、突发问题处理管理规定具体十六、接待流程管理规定十七、附对班车、商务用车管理的使用表格;.,.第一章部门组织结构与岗位职责一、 部门组织结构设置图综合管理部经理行政部助理司机二、 部门工作范围综合管理部的工作范围概括为业务类、日常事务类、组织协调类、监督控制类、考核类、服务类等工作。1、 业务类工作包括：行政公文写作、处理；企业文化建设；例会管理；档案管理；印件管理；证照管理；人事管理；信息处理、管理；固定资产管理；公务车辆管理；办公环境管理；安全管理；社会福利管理等。2、日常事务类工作包括：办公用品的计划、购买、领用、文字资料的处理、复印，传真的接收、发送，报刊、杂志的收发；文件签发、归档；介绍信的日常规范使用；印章的日常规范使用；招待物质的规范购置及日常使用；会议通知、会议室的计划使用；公务车辆的调度安排、日常养,.护、修理、报销等事宜；备用金的使用及报销事宜。3、组织协调类工作包括：各类活动的计划、组织、安排、实施，本单位证照年检事宜；商务车辆的年检。维修保养等事宜，及各部门要求工作协调和与合同方工作对接，预警处理突发事情等事宜。4、 监督控制类工作包括：本单位固话费用的审核，水、电费的审核和续交事宜；招待费用、管理费用的控制；统一汇总各部门工作绩效考核；合理规避各部门将会出现的工作失误。预警处理工作失误；监督备用金报销费用的审核等。5、 考核类工作包括：全面负责汇总本单位各部门的日常绩效考核工作和总结年度绩效考核评价工作。6、服务类工作包括：日常来访招待安排及领导临时安排的其他事宜。三、部门工作职责（ 1）统筹制定人力资源规划、在厂长领导下负责本单位具体管理工作的布置、实施、监督；(2) 负责企业文化的构建；(3) 负责人事档案综合管理及信息管理；(4) 负责会议召开、接待及公共关系的协调及维护；(5) 负责人事招聘、录用、培训、解聘、作绩效考核、员工考勤等；(6) 负责薪资福利、假期与劳动合同、保险统筹管理；（ 7）负责本单位办公设备、办公用品的购置和使用管理， 维护良好的办公环境；（ 8）负责车辆与各类牌照票务管理等工作；（ 9）负责其他人事行政等综合性事物工作； 四、各岗位分工及职责划分1. 综合管理部经理职责说明：（ 1） 根据本单位战略发展要求，制定人力资源规划，为人事决策提供建议；（ 2） 负责高层管理团队的会议事务，保持与高层管理人员的联系与沟通；（ 3） 负责对外联系与计划、实施，建立完善良好的外部人脉网络；（ 4） 负责组织编制本单位各项人事、行政管理制度、指挥协调本单位人事、行政管理工作， 并监督各负责人落实本单位制度；（ 5） 根据各部门岗位职责说明做好部门人员的编制、员工培训、晋升方案等；（ 6） 根据各部门岗位职责做好部门编制计划，合理的制定招聘计划；（ 7） 负责制定本单位年度人事经费预算及预算计划的执行管理、严格控制本各部门各项支出；（ 8） 负责管理本单位的固定资产和办公用品等；（ 9） 负责管理本单位劳动合同书、人事档案；（ 10） 负责协调处理各部门的员工关系，受理员工建议及投诉，处理相关劳资纠纷；（11） ）负责组织、召开本单位各项重要会议，发布会议纪要，跟踪落实会议精神。（ 12）负责本单位行政文件管理；（ 13）负责对本单位安全工作的管理；（ 14）负责对本单位后勤工作的管理；（ 15）负责组织进行企业文化建设、宣传，了解员工满意度情况；（ 16）制定本单位的部门培训计划；（ 17）负责管理、培训、激励、考核直接下属员工。2、行政助理职责说明：（ 1） 负责人事、行政具体事务的开展、运作；（ 2） 负责人事招聘计划和安排及对入职、在职及离职人员的管理；（ 3） 协调部门负责人做好针对性的培训计划及监督实施情况；（ 4） 协调部门负责人根据各部门的绩效考核办法，进行绩效考核；（ 5） 组织、 实施人事行政及本单位其他规定的制定与修改；（ 6） 负责应急处理一些本单位的突发事件；（ 7） 负责本单位后勤管理（办公环境的维护）；（ 8） 负责对外联系和沟通及接待工作；（ 9） 合理化评估本单位行政保障系统的改善和管理；（ 10）对人事、行政及后勤方面的监督、跟进和向上级反馈信息；（ 11） 协调部门负责人对各项工作的审核、评估和协助处理；（ 12） 根据本单位出勤、休假等工作纪律规定、检查、记录员工的考勤及各种休假信息；负责收集、核实、汇总统计、处理员工的奖惩事宜，确保本单位纪律的准确性落实；（ 13） 关于本单位文化的推广活动例如：订阅号、网站、服务号微博等内容维护及采编；（ 14） 备用金报销审核事宜，办理并报销本单位班车维护保养事宜；（ 15）根据领导指示， 负责计划安排车辆的日常调度使用， 合理调配班车司机的工作时间和工作事项；（ 16） 对班车驾驶员进行日常运行管理和车辆事务的综合管理，监督班车的使用情况，定时查看班车有无违章情况并予以上报部门负责人；（ 17） 负责有效规避各部门员工可能出现的工作对接失误问题。3、班车司机的职责说明（ 1）负责在部门领导指挥和安排下，认真做好安全驾驶工作，确保自身及出行人员的人身安全；（ 2）工作时积极主动，具备服务意识，服从工作非配，对领导和员工要保持一致的热情服务态度；（ 3）有严格的安全驾驶意识，按时出车，不出情绪车；（ 4）具备良好的驾驶习惯，爱护车辆，定时清洁车辆。第二部分管理制度五、公章的使用规定印章原则上厂长和财务各自保管，如遇特殊情况下则需要在业务部门使用时，应严格执行用章登记签字制度，先登记后用章。需厂长审核同意后方能使用本单位印章，并由综合管理部同意登记并记录使用事项、使用时间、及使用人员。六、公务车辆管理规定（一）订立本制度的目的：为进一步规范车辆的管理，合理有效地使用车辆，最大限度节约成本，更有效地控制车辆使用，特制订本制度。（二）综合管理部对于此项规定的具体管理工作内容：（ 1）综合管理部对车辆进行全面管理，包括车辆的调度、维修、保养、审验、车辆事故的处理、油耗（公里数）的统计、班车驾驶员的考勤、考核、安全教育；车辆相关费用的报销等；（ 2）各类车辆证照、保险及车辆其他等涉外事务，经司机报综合管理部负责人，统一办理；（ 3）所有车辆的档案均有综合管理部统一保管；（ 4） 本单位任何车辆外借必须报厂长批准方可；（ 5） 车辆的使用范围：a、 公务紧急，必须立即完成的工作；b、到银行存取大量现金或者其他不便携带的物品；c、 因公到交通不便的地方；d、重要公务活动，接待重要客人或者关系单位用车；e、 其他经允许的特殊情况用车。（ 6）本单位公务用车统一由综合管理部派遣，应遵循“先急后缓”的使用原则，按照同一方向集中派遣，尽量压缩车辆使用频率，减少车辆的使用成本。（ 7） 有商务用车需求时， 用车人应得到部门负责人同意后， 告知综合管理部提前准备好车辆，综合管理部审核其填写的派车单，明确用车人姓名、出行时间、地点、用车事由及返回时间，加盖综合部专用章后方才生效（派车单仅限当日使用）备注：日常用车需提前 15 分钟前申请；长途用车需提前一天申请。（ 8）车辆返回本单位内，用车司机必须将填写完整的派车单送至综合管理部，行政助理必须做好车辆的出行登记，并根据实际派车情况对车辆行驶公里数、油耗进行登记。（ 9）综合管理部负责对车辆的用油进行监督。控制，节约开支，这一项也将纳入到综合管理部绩效考核中。（ 10）用车司机使用加油卡加油时不得为外来车辆加油或者换购物品，在用现金加油时，应保留好每次加油的小票，行政助理于每月底之前按顺序粘贴在车辆油耗统计表上。并做好记录，以待备查。（三）综合管理部对于车辆的维修保养程序管理内容（ 1）用车司机发现车辆故障或者需要保养时，应先填写 车辆请修单，并注明维修或者保养项目，报部门负责人审核后确定是否需要维修或者保养，并确定维修或者保养费用的限额。（ 2）由于用车司机操作不当或者疏于保养，导致车辆损坏或者故障的，用车司机需承担20%的维修费用。（ 3）如发生交通事故时，用车司机应先按交通管理法事故处理程序处理，同时报综合管理部负责人，应及时通知保险本单位进行定损，保存好索赔材料，并及时送修事故车辆，所有事故的定损资料，综合管理部必须登记完整，存档备查。（ 4）发生大小事故，用车司机应接受调查处理，如实写出事故经过，综合管理部部门负责人应对其进行谈话教育，使其认识到错误和危害，接受处理决定。（ 5）如遇我方司机交通过错的，依事故程度，给与扣除绩效工资的处罚（ 6）对于典型事故案例，综合管理部要及时组织召开事故分析会，吸取教训，总结经验，制定整改措施，防止类似事故发生。发生重大事故的，本单位将行文通报，并对用车司机采取经济处罚，并享有辞退权力，必要时通过法律手段追究其民事附带刑事责任。（ 7）综合管理部对全年无事故的司机，给与安全行车奖励， 奖金依本单位的经营状况而定。七、班车管理制度规定（一）订立的目的：为了加强班车管理，切实解决本单位员工上下班乘车问题，结合本单位的现有情况，特制定本制度。( 二) 综合管理部对于此项规定的具体管理工作内容（ 1）确定班车发车路线及时间（根据实际情况定）；（根据工作时间为准，如有所调整，以调整时间为准）。（ 2）综合管理部必须监督，本单位班车要严格遵守班车线路及发车时间，不得擅自调整站、行车路线、发车时间，驾驶员不得私自在路上搭乘非乘车人员。（ 3）班车驾驶员职责a、班车驾驶员应当提前15 分钟到岗，做好车辆发车前的安全检查等所有准备工作。应当加强对班车的安全监督检查工 作，定期对班车进行检查，排除隐患，保持车况良好，确保安全行驶。要严格规范班车运营行为。驾驶员要遵守各项管理制度和交通规则，遵纪守法，发扬团结协作的精神，服从本单位安排，认真履行工作职责。b、驾驶员应当于每天早晚出车完毕后，对发动机、传动制动转向机构、灯光等部位进行检查，并做好一般调整。对班车环境卫生进行打扫，关闭车窗、门窗等。c、班车驾驶员因事、因病请假，必须提前经综合管理部批准，不得因故停运。d、班车驾驶员应当以班车运营安全及乘客安全为先，严格执行交通规则和驾驶规程，服从公安、公路、交通等部门管理人员的指挥，自觉维护交通秩序。未经许可不得将车辆交给其他人驾驶，不得超载、违章驾驶和酒后行车，并严格控制班车时速。违章罚款由班车驾驶员自负。e、如遇大雾、雨、雪等恶劣天气，出车易造成事故时，班车出车前，驾驶员要向综合管理部部门负责人员请示，经同意后方可出行。f、车辆每次加油，司机需在加油登记表清楚填写。g、驾驶员依照规定认真履行工作职责，由综合管理部负责日常管理和考核。h、班车驾驶员需要尽保管人之责爱护车辆，适时维修和保养车辆， 保证车辆设备和车容内外清洁完好，能够正常运转， 班车如有异常、损坏，驾驶员需及时向综合管理部汇报。车辆运行中出现机械故障或需要正常保养时，驾驶员要及时向主管部门汇报。（参照本单位商务车辆管理规定） 八、办公用品管理规定综合管理部对于此项规定的具体管理工作内容（ 1）购置的办公用品需按购买单据分类入库，由行政助理统一详细登记后填写库存登记表，购买用品要有齐全的报销凭证，并按节约的原则，严格按照各部门办公文具申请领用表执行。（ 2）行政助理要合理控制各部门员工办公用品的使用情况， 员工应从本单位节约开支出发，爱惜使用各自的办公用品， 做到物尽其用，（ 3）各部门确定了办公文具的具体使用员工后，由行政助理按表统一时间发放，还应督促领用人在领用后签字。如部门计划有结余的，累计冲抵下月办公用品需求计划，超计划领用的须经由部门经理另签补充计划表，并且综合管理部要记录在案。（ 4）办公用品的库存管理：在计划、控制的前提下。对节余的办公用品进行计价，核算金额纳入综合管理部部门年度工作考核指标中。九、档案管理规定（一）订立档案管理制度的目的：为妥善保管记载本单位发展的各类资料，将各部门处理完毕或者批存的文件材料立卷归档，特制订本制度。解释说明：立卷归档的资料指从事经营管理、本单位文化建设等活动中形成的对本单位有保存价值的各种文字、图标、声像等历史记录。（二）综合管理部对于此项规定的具体管理工作内容（ 1）遵循档案分类、年度划分、部门划分法进行归档，有董事会（董字）、行政管理（管字）、经营管理（经字）、劳动人事（人字）、纪律规定（纪字），按本年度时间发生的顺序进行编号。（ 2） 归档时应按以下标准执行: （ a）文件材料按照批复在前、请示在后、正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后的排序原则 ;(b)文件归档一律采用标准a4 纸张，禁止用铅笔、圆珠笔、复写纸、传真纸;（ c）归档分为永久、长期、短期分别保存，永久保存的包括：本单位章程、股东名册、董事会及股东会记录、政府机关核准文件；长期保存的包括：各部门规章制度、员工档案；短期：一事一结的资料;（ d）归档文件要有目录和编号，并有电子版记录方便查找。十、文件会签制度规定（一）订立目的：为进一步加强文件管理制度，规范文件审核会签工作，特制订本制度。解释说明：文件会签制度是指控制文件时，如文件内容涉及其他部门的职能和业务，由综合管理部提出，相关部门就文件相关事宜进行讨论、协商并签署意见的工作制度。（二） 综合管理部对于此项规定的具体管理工作内容（ 1） 综合部负责审查文件是否必要和可行；（ 2） 是否符合本单位相关制度和规定等；（ 3） 文件是否规范、科学、准确、恰当；（ 4） 严格按照会签程序办事：各部门负责人起草各自部门的文件， 再起草人负责送至其他需要会签的各部门，厂长具有会签文件的最终定夺权，在文件会签上标注最终 意见。由综合管理部负责监督各部门此环节的流程时间。（ 5） 对于已经由厂长签署并且实施的会签文件或者制度，综合管理部门要负责书面提醒相关部门予以执行，对于已会签完毕的制度， 综合管理部要监督各部门的执行情况，必要时要组织本单位员工集体学习。十一、例会管理规定（一）订立例会管理制度的目的：为更好地传达、落实各类会议形成的决议，初进相关工作的进展，特制订本制度。解释说明：本单位会议现阶段主要有周例会和月例会，会议采用各部门负责人轮流主持的原则。（ 1） 周例会的目的是梳理各部门一周内工作安排和需要其他部门协调支持的会议思路，为下周的工作开展提供清晰的思路；月例会的目的是对上月工作完成情况的总结，未完成的工作事项说明原因和需要领导协调和支持解决的方法。（二）综合管理部对于此项规定的具体管理工作内容：周、月例会原则上由综合管理部通知定期举行，并监督会议相关人员准时开会，由行政助理做好会议记录后，整理后发送至厂长签批存档。十二、本单位固定资产管理规定（一）订立本单位固定资产制度的目的：为了加强本单位的固定资产的管理、规范管理流程， 明确在申购、 采购、 使用、报废等各环节， 结合本单位现有的实际情况，特制订本制度。解释说明：固定资产的分类：1、电子设备：显示器、主机、打印机、传真机、复印机、扫描仪、投影仪、相机、移动硬盘、电话、移动光驱等相关办公设备；2、办公家具：办公桌椅、资料柜、文件柜、3、其他：一切与本单位经营、办公有关的其他物品。固定资产的购置、验收、领用、变更、报废等，都统一由综合管理部管理，分发到个人使用的固定资产，有员工个人管理和保管。二、 综合管理部对于此项规定的具体管理工作内容（ 1） 审核各部门要求申购的固定资产是否合理；（ 2） 验收采购的固定置产质量是否合格；（ 3） 将固定资产的日常管理列入电子版和标签化管理；（ 4） 审核使用年限过长的固定资产是否可以报废；（ 5） 对固定资产编号、登记、每年年底进行盘点，做到账物相符；（ 6） 综合管理部负责监管分配到本单位个人使用规定的固定资产， 保持固定资产的日常清洁维护，并及时上报维修和更换的需求。1、出现以下情形的，综合管理部可将固定资产可以申请报废：（ 1） 超出使用期限，并已没有使用价值；（ 2） 虽在使用期内，但已经不能正常使用的；（ 3） 非正常损耗，已无使用价值；由综合管理部提出报废申请，并由相关部门负责人签字上报厂长审批。综合管理部备份存档。2、固定资产的年底清查a、本单位建立固定资产盘点制度，由综合管理部和财务部共同执行，使用部门配合执行原则b、固定资产的盘点应填制电子版的“固定资产盘点明细表”，详细反映所盘点的固定资产的实有数、拥有人、存放部门、使用情况、 并与固定资产账面数核对，做到帐物相符， 若有盘盈或者盘亏的情况，列出原因和责任，报综合管理部负责人、财务部和厂长批准，财务部进行相应的财务调整。十三、安全管理规定：综合管理部负责办公室的开关门时间，下班前认真检查办公室门窗、 电灯、 电器设备、 电源关闭情况， 确保无安全隐患。（此项要求是下班后关闭本单位总电闸） 十四、本单位内部工作沟通管理制度规定解释说明：工作沟通分为本单位内部及与合同方的外部沟通二部分，形式上分为正式文件沟通、例会沟通、非正式沟通（一）订立沟通管理制度的目的：为提高工作效率，避免出现因内部各环节沟通不及时或者不顺畅导致的工作脱节、推诿现象， 根据本单位管理要求及实际工作需要， 特制订本制度。，（二）综合管理部对于此项规定的具体管理工作内容（ 1） 本制度适用于本单位所有员工，综合管理部负责监控和管理。（ 2） 综合管理部负责本单位例会、临时性会议的通知、召集，会议物料的准备、会议记录及会议决议追踪及呈报。（ 3） 厂长邮箱定期收发未定稿或者需要厂长修改并回复的邮件，由综合管理部相关负责人进行催促与反馈。,.（ 4） 综合管理部负责传达本单位高层决议事项和厂长指令的通知。传达及落实情况。（ 5） 综合管理部相关人员负责协调各部门的联络、办理。（ 6） 定期或者不定期向厂长或者综合部负责人作工作汇报。（ 7） 沟通形式（ a）日汇报沟通流程各部门员工部门负责人厂长（ b）汇报内容 : 当天本人从事和组织完成的具体工作、 第二天的工作计划和安排，提出工作中存在的问题及需要协助的部分。(c) 汇报时间应在部门负责人或者厂长工作方便的时间，尽量语言简洁，汇报内容具体实际。时间应控制在20 分钟内。(d) 汇报形式可采用口头方式，如遇特殊情况不能及时汇报的，需提前向部门负责人或者厂长说明原因，以其他方式补报。（电子邮箱、电话、 qq、飞鸽）(e) 除工作接触外，各部门负责人应定期或者不定期与下属员工进行交谈沟通，以增进彼此的了解，掌握各部门人员的动态信息 .备注：本单位的重要事件和最新决策和通知要统一在本单位群内和微信圈中公布。2、本单位外部沟通制度：为树立本单位良好的外部形象， 本单位内部工作需要协调的信息能够准确、快速的传递给合同方，特制订本制度。(a)外部沟通的形式：可采用电子化文件和qq联络、电话形式进行工作的传达和汇报等,.( 三) 综合管理部对于此项规定的具体管理工作内容（ 1）综合管理部负责外部信息的接收、联系和沟通，及时传递相关信息，以便本单位各部门能够有针对性的及时解决。（ 2）由综合管理部汇总各部门需要与合同方对接的工作事项和需要合同方协调处理的工作内容，统一由综合管理部进行汇总并与外部沟通交流（ 3）原则上沟通态度上要做到礼貌、正式，如遇解决不了的问题，应及时上报综合管理部负责人，如有突发事件，应请示厂长后再做对外答复。十五、本单位各部门突发问题处理制度规定（一）制定制度的目的：为了提高本单位处置突发事件和保障本单位正常经营，最大限度地预防和减少突发工作失误对造成对本单位的不良影响，维护本单位长久的稳定，结合本单位实际情况，特制订本制度本制度的解释：本制度管理所说的突发问题是指对本单位经营及对本单位的声誉会产生影响的工作失误，需要采取应急处置措施及预发性的合理规避及其处理工作失误的相关员 工的办法。（二）综合管理部对于此项规定的具体管理工作内容（ 1）综合管理部以监督和预防为主，预防与应急相结合。如信息类：本单位部门发布的信息出现重大遗漏或者错 误，对本单位造成了重大影响，造成了合作方的不信任等， 综合管理部应在第一时间上报本单位厂长，批准后以本单