前介工作沟通作业指导书.docx

前介工作沟通作业指导书编号：版号：前介工作沟通作业指导书编制日期审核日期审批日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人审批人第1页 共6页1. 目的 为保持与新建项目相关部门的沟通，确保信息有效传达，促进深圳大区物业前期介入工作有效开展。2. 适用范围 深圳大区新建项目前期介入工作。3. 术语 无4. 职责物业前期介入部：及时准确的在新建项目设计阶段，将物业公司提出的建议传送至相关部门。;及时回复项目部（公司）、设计部等部门需物业公司提供的相关信息；协助新项目物业服务团队开展施工期施工现场顾问工作，协调与项目部的沟通等。新项目物业服务团队：负责施工期跟进施工现场，针对发现的施工质量问题与项目部（公司）进行沟通。地产相关部门(项目部、设计部、营销部)：负责物业前期介入相关信息及要求的提供，及时通知物业参与相关前期介入工作，对物业建议进行回复反馈等。5. 沟通的方式前期介入部在开展物业前期介入过程中，主要采取的沟通方式有：邮件、电话、会议、正式发文、报告等，其中会议主要包括：项目周例会，专项会议，说明会等。6. 沟通原则6.1专人跟进原则前期介入部对于各前介项目要确定一名负责人，跟进项目开发进度，及时掌握项目信息，确保信息的完整性和准确性。6.2书面确认原则重要事项应使用邮件或正式发文等书面沟通方式，以便留存记录，避免使用电话等口头沟通方式。口头沟通一般仅用于信息收发的确认，如在发送邮件后，可电话与对方确认是否收到，对信息内容作沟通确认等。6.3及时反馈原则沟通工作贯穿前期介入各阶段各项工作中，为做到有效沟通，沟通双方应及时跟进或反馈信息，并对沟通内容进行确认，如前期介入所提建议要及时反馈设计部门，同时也应跟进设计部门的反馈结果。对于会议纪要，应由组织者及时整理发给各参会人员，受缴参会人员也应及时跟进获取会议纪要，对内容进行确认，并将最终经相关与会人员及领导签字的纪要存档。6.4专题讨论原则针对较复杂或重要的事项，一般采用面对面的专题讨论会的形式进行沟通，如在各阶段前期介入建议跟进过程中，当跟进内容较多，或邮件沟通存在一定困难时，可由物业前期介入部组织召开专题会，与项目部、设计部对建议逐条讨论研究是否必要采纳。6.5信息共享原则对于项目重要信息，如总控计划调整、重大设计变更，项目部要及时知会前期介入相关负责人，负责人在收到信息后要与团队成员分享。对于重要的有输出结果的专题讨论会议，在获取会议纪要后，应在内部召开内部分享会，使前期介入部门的相关同事了解会议内容和相关要求。7. 主要沟通内容及要求：7.1 物业前期介入与项目开发对接示意地产开发部门物业前期介入部门开发节奏关键点对接部门跟进部门前介阶段拿地项目部设计部规划设计阶段立项启动会概念规划初步设计草案总体规划总规划方案出图前期介入部门方案设计方案设计出图初步设计初步设计图出图施工设计施工图出图景观设计景观图出图精装修设计精装图出图销售启动预售证办理营销部新项目物业服务团队营销配合阶段招投标技术标成本部、项目部前期介入部门施工建设阶段现场施工专业施工图深化出图项目部前期介入部门施工现场顾问项目部新项目物业服务团队竣工竣工备案项目部营销部新项目物业服务团队承接查验阶段交付集中入住7.2 各阶段沟通内容及要求 第2页 共 6 页前介工作沟通作业指导书编号：版号：7.2 各阶段沟通内容及要求阶段名称沟通内容要求及注意事项输出成果规划设计阶段规划设计信息1.项目部应及时通知及时知会，并签订前介合同2.指定项目前介对接人跟进，对接人及时主动与项目联系，获取项目建设最新进度及设计信息资料。信息资料主要包括：项目具体位置、项目规模、规划业态、开发节点计划、市调信息、项目定位、周边市政规划等信息资料3. 根据项目要求，提供开发总成本物业部分的预算指定物业前介项目对接人签订前期介入服务合同开发总成本物业部分预算现场考察考察内容包括：具体位置、周边现有/规划交通情况、周边现有/规划配套等方面现场考察情况报告规划方案评审1. 跟进获取信息，按照相关标准提出物业评审建议，跟进项目反馈信息2. 审核过程中与设计部保持充分沟通，必要时可召开专题会进行充分研讨并形成会议纪要。规划方案建议书初步设计阶段初步设计图纸主动跟进及时获取包括房屋本体、地下车库、园林景观、附属配套等图纸，并核对规划阶段建议的落实情况初设图纸评审按照相关标准提出物业各专业评审建议，跟进项目反馈信息初步设计图建议书施工图设计阶段施工设计图纸收集各系统图（建施、水施、电施、暖通、消防、智能化、电讯系统；园建工程：水施、环施、电施、种植）工程施工图纸，并核对初步设计阶段建议的落实情况施工图纸评审按照“物业设计阶段评估标准”施工图设计相关评估标准对图纸进行评审。包括建筑本体、水电暖通、消防安防等方面，跟进项目反馈信息施工图建议书营销策划阶段项目定位及时向营销部门获取，包括客群定位分析报告物业服务市场调研 初步调研的内容包括项目位置、交通、规模、物业费、服务内容、配套设置、车位配比、车位管理费、新能源新技术使用等方面。XX项目初步调研报告 物业服务方案、测算 结合开发对物业服务定位和物业费区间的要求，以及营销的客群定位信息，组织相关调研，编制物业服务方案，并进行物业费测算XX项目物业服务可行性分析报告、XX项目物业费测算表 物业服务单位招标 协助地产进行前期物业服务单位选聘、项目预售证办理等阶段名称沟通信息内容要求及注意事项沟通输出成果施工建设招投标阶段邀标书及总分包投标书技术标审核审核邀标书（除物业前介建议外，还应包括维保条款要求、备品备件要求、新能源新技术要求、品牌要求等）；参与邀标答疑、投标方实地考察和开标工作邀标书定稿会签单工程合同维保条款审核按照“施工阶段作业指导书”对工程合同的维保条款进行审核工程合同维保条款及会签单备品备件确认按照“备品备件预留工作要点”所列比例确认需准备的备品备件名称、规格型号、供应单价、数量、技术支持等信息备品备件清单施工建设阶段施工图深化按照“物业设计阶段评估标准”对总分包进场后的施工图深化工作进行把控，关注幕墙、安防、消防、给排水、电气、共用部位精装等内容施工图深化设计建议书现场质量顾问按照“现场质量顾问阶段工作要点”的要求，对物业前期建议的现场落实工作进行跟进；对隐蔽工程、施工样板进行现场检验；对共用设备设施的安装工作进行跟进、调试和试运行现场质量顾问工作周报、项目前期介入提案及跟进记录、质量顾问现场检查记录、共用设备设施安装调试试运行记录承接查验阶段竣工验收根据地产公司的通知及需求，协助进行项目竣工验收工作承接查验成立承接查验小组，制定相应的方案并按“物业承接查验作业指导书”实施承接查验工作（包括共用部位/共用设施设备承接查验、分户验收），并完成后续备案等工作新建物业承接查验方案新建房屋一览表物业附属物料清单工程验收记录表房屋承接查验记录整改通