成品发货管理规定.doc

宁波齐心电子有限公司 文件编号：QXDZ/SCGL-006 版本/次：1.0主题：成品发货管理规定页 次：2-5一、目的：服务公司经销商的产品销售，满足店面客户的发货要求，保证发货的及时性、准确性和有实施款到发货的原则，防止因管理不善和失误而给公司造成经济损失，确保公司发货流程的顺畅，提高公司和客户的经济效益。二、适用范围：公司所有涉及成品发货的工作。三、职责与权限：3.1 订单部根据客户发货要求制定和下达发货指令，包括：a收集客户发货要求，包括品种、数量、交货期、目的地、质量标准及验货方法、产品标识、包装、防护、运输方式等；b 填写发货单），汇总编制发货一览表及客户相关资料并及时发送给生产部生管；3.2 计划物料主管和技术品管部品质专员负责监督和控制产品的发货过程，负责对物流过程中的异常问题的处理，并上报公司领导。3.3 计划物料主管负责实施产品发货工作，依据发货单预计货物体积、重量、装货方法，联系运输车辆，对客户要求的发货，发货一览表的审核并监督仓库发货过程，确保严格按客户要求及时发货，把发货一览表留底一份存查。3.4 生产部负责：a. 制作产品防护品（必要时制作木箱）；b. 准备产品标识、包装所需的材料和工具；c. 将产品搬运入库，对产品进行标识、包装防护；3.5 计划物料主管负责安排仓库人员根据发货一览表配货装车，确保严格按客户要求按质按量地配货，并确保发货的及时性、安全性、准确性。3.6 计划物料主管负责及时将发货通知单传送给客户。3.7 行管部负责签署放行条和检查、放行运输车辆和随车人员。3.8 营销服务部负责汇总物流部发货单据，监督和控制客户欠款额度，并备案。3.9 品质专员严格按照产品保护的规定的要求，进行监控。四、 工作程序：4.1 营销服务部收到客户交予的要求发货的通知后，认真统计该货单的发货金额并评审该客户的货款余额如在规定的欠款额度内应在发货单上签字确认并及时交予物流部发货；如超过公的欠款额度，应交公司领导审核同意后方可执行发货。4.2 对签名确认后或经主管领导审批后的发货单，营销服务部应及时交予计划物料主管配发货，严禁无故拖延影响发货时间而给客户和公司造成损失。所有发货单营销服务部及生产计划物料必须保存原单，作为发货和发生问题溯源的依据。4.3 客户的发货单，必须由营销服务部负责统一收集登记。根据发货一览表更新订单信息。4.4 计划物料主管必须随时对公司各客户发货情况进行查询和监督，严格按规定的权限审批发货单；对发货过程中发现的问题应及时予以解决；疑难及重大问题应及时汇报上级领导，取得充分授权和批准后方可最后确定。4.5 仓库应及时按客户要求配货；配货时应特别注意包装的牢固性并认真清点配件、品种和件数，确保产品发货的准确性，防止错配、漏配、短货现象的发生。4.6 发货完毕后，营销服务部用QQ及邮件等联系方式通知各客户，以便客户及时了解发货情况。五、奖惩办法：为确保本控制程序的有效实施，提高各相关执行人员的工作积极性，考核发货过程中各执行人员的工作业绩，特订本奖罚办法：5.1 因各相关执行人员玩忽职守，粗心大意，无故拖延严重失职，造成不能按时给客户发货的，给予各相关执行人员50-100元的罚款。5.2 生产计划物料人员（仓库）玩忽职守，粗心大意，造成配错货、串号、漏货、少货或多货，根据失职程度，每次给予10-50元的罚款。5.3 在发货过程中，各相关人员忠于职守，