文件收集与整理

2020 4 17 1 什么是档案 平常工作中要收集什么材料 档案材料的保管 档案的整理 档案 是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 档案的两大天然属性 查考 凭证三个要求 原始性 真实性 有效性 2020 4 17 2 文书档案专业档案 教学 教务和学籍 教科研科技档案 校安工程会计档案电子档案人事档案其他档案 资助档案 2020 4 17 3 学校档案的主要门类 归档文件收集 主要讲两个问题 1 归档文件的收集内容 2 归档文件的收集方法与要求 2020 4 17 4 一 广义上收集文件材料的范围如果按照文件的外在特征和内在特性 一个立档单位从广义上应收集的文件材料大致有 红头文件 白头文件 内部文件 证明性文件 契约性文件 报道性文件 记载性文件和公布性文件 归档文件收集内容 文书档案的收集范围 1 收集 红头文件 所谓 红头文件 是指文件首页上方的有关内容和格式套红印制的公文 如通知 通报 请示 批复 报告 决议 决定 意见 函 纪要等 2 收集 白头文件 所谓 白头文件 是指文件首页即为白纸黑字的文件材料 如会议材料 经验介绍 领导讲话 人民来信 典型调查 专题报告等 3 收集本单位内部使用的文件 如各种会议记录 内部使用的规章制度 工作计划 总结 某些花名册 统计表 登记表等 4 收集证明性文件 如党 团 工会组织关系介绍信及存根 干部职工分配 调动工作时的行政 工资关系介绍信及存根 属国有资产的房产证 土地证等 5 收集契约性文件 如协议书 合同 意向书等 6 收集报道性文件 如新闻媒体关于本单位重要事件的新闻报道通稿 照片 录音录像带 本单位领导答记者问等 7 收集记载性文件 如年鉴 志书 大事记 组织沿革 工作日记等 8 收集公布性文件 如通告 公告等 二 以 我 为主 全面收集本单位形成的文件 我 即本单位 本单位制发的文件 是与本单位的工作活动同步形成 不可再生的原始记录 其内容直接地 系统地 全面地记载了本单位的各项活动 反映了本单位的基本面貌 本单位的文件如果从全县 全市 全省 全国的意义上讲 其价值可能无足轻重 但是对于本单位而言 它就是最重要的文件了 因为没有任何其他单位的文件可以代替本单位文件的内容 因此 收集时 每个立档单位都应该充分重视收集本单位的文件 把本单位形成的文件作为文件收集的主体 进行全面收集 假如收集时少收漏收了某些文件 那么今后很可能因这些文件无处弥补而引为憾事 三 以 我 为主 重点收集外单位形成并直接针对本单位人和事的文件外单位制发的与本单位工作有直接针对性的文件材料 从一个侧面记载和反映了本单位的工作活动 因而应作为收集的重点 所谓 有直接针对性的文件材料 从文件的来源看 主要指以下几种 1 上级机关文件 上级机关的文件 其内容必须同本单位工作有较密切的关系 如果缺少了这部分文件 就不能全面 完整 系统地反映本单位工作的主要情况和基本面貌 所谓有较为密切的关系是指 上级机关文件内容必须记载 反映本单位工作情况 必须属于本单位专业主管工作和职责范围内的工作 并需要贯彻执行的 必须是针对本单位的并需要直接办理的 必须属于本单位进行工作的依据和需要执行的方针 政策等等 2 同级机关文件 部分党委和政府的职能部门 如教育局 组织部 编办 公务员局等部门形成的内容针对本单位 或包括本单位在内 的诸如人事任免 机构编制 下达计划等文件材料 这些同级或不相隶属机关形成的此类文件亦具有很强的直接针对性 3 下级机关文件 下级单位某些文件材料实际上是本单位工作活动直接的具体反映 其直接针对性是不言而喻的 如本单位指定下级汇报 总结的材料 下级向本单位的请示 报告 上报的统计表册 典型专题材料 以及下级向本单位反映的重要情况 问题和建议等 概括地讲 外单位形成 与本单位有密切联系即有 直接针对性 的文件主要有以下几个方面 1 上级的批复与下级的请示 2 有关本单位人员各种具体问题的 3 有关本单位机构 编制问题的 4 有关本单位各种计划 控制数字的 5 以上级机关名义转发的本单位文件 6 文件内容针对本单位主要职能的 四 以 我 为主收集文件的意义一个立档单位是 个体 一个行政区域内几十个立档单位则是 整体 假如每个立档单位在收集时都以 我 为主 那么几十个立档单位的文件材料汇集起来记录的将是 整体 的情况 比如 某县级市有部 委 办 局 学校 乡镇 街道共135个一级单位 如果每个立档单位都把自己形成的文件和针对本单位人和事的外来文件收齐 全市135个单位的文件的 集体记忆 就能全面反映该市各行各业某年度 某年代或某个历史阶段的总体面貌 反之 若这135个单位都忽视收集自己形成 或针对本单位 的文件材料 反而刻意收集那些与本单位职能无直接针对性的从中央到地方的各级党政领导机关的文件材料 如果是这样 收集工作则走进了误区 其后果一是自己的文件收集得残缺不全 反映不了本单位的历史状况 二是若干年后这135个单位的档案移交给当地档案馆 将造成档案馆馆藏大量的 无意义的重复 因此 以 我 为主是文件收集中十分重要的问题 在具体操作时必须注意两点 第一 确定哪些文件是重点收集的对象 不能一概而论地认为红头文件 上级文件都很重要 主要应从文件内容是否反映本单位职能活动和基本面貌方面考虑 第二 每个立档单位的工作活动都不是孤立的 它都和上下左右的单位保持着一定的联系 本单位和外单位的这种联系是一个有机的整体 只有把自己形成的文件和针对本单位人和事的外来文件两者很好地结合起来 才能确保 我 单位文件的齐全完整 文书档案 党群文件行政管理文件财务管理文件人事管理文件后勤管理文件 主要由学籍管理 教学管理 业务考绩等材料组成 教学档案 是学校主要职能活动形成的材料 学校的历史就体现在教学档案的完整程度上 学籍管理 1 新生录取名册 永久 2 新生花名册 永久 3 本校毕业生花名册 永久 4 本校毕业生情况统计 永久 5 本校毕业生毕业证书存根 永久 6 本校学生学籍卡 永久 7 本校学生变动情况统计 永久 8 本校入学通知书存根 永久 9 本校残疾儿童名册及测试结果 永久 10 学生奖励 处分的材料 永久 11 学历证明存根 永久 教学管理 1 市教育局 教研室关于公布学生各项竞赛获奖的通知2 本校表彰三好学生 品学兼优 奖学金获奖名单3 本校总课程表 人课时表 作息时间表4 本校质量验收统计5 本校体育成绩及体质健康评价表6 本校学生综合素质评定报告册7 本校教学卫生监测 统计材料8 本校各科教学计划9 本校第二课堂活动意见 总结及活动材料10 本校第二课堂活动记载册11 本校校务工作日志12 本校各教研组工作手册13 本校班主任工作手册14 本校各科备课笔记查阅情况记载15 本校各科作业查阅情况记载 16 本校随堂听课情况记载17 本校调代课记录18 本校各科样卷19 本校各科总评成绩统计20 本校各科试卷分析表21 本校体育课外活动记载22 本校体育小型竞赛安排及成绩记录23 本校体育运动队训练资料24 本校新教师培训材料25 本校各科教师教学竞赛材料 校内 26 本校学生学科竞赛材料 校内 27 各科优秀教案及评课稿28 本校毕业生健康卡29 本校校历 周历 作息时间 考试安排 值班记录及有关统计表30 本校领导国旗下讲话 业务考绩 1 专业技术职务评审表2 学历 学位证书复印件3 职称资格证书复印件4 教师资格证书 聘书复印件5 职称计算机合格证6 普通话证书7 教育教学能力证书复印件8 专业培训证书复印件9 获奖证书复印件10 年度考核表复印件11 学年考核表12 教育教学论文鉴定表13 班主任材料14 公开课材料15 指导学生竞赛获奖材料16 指导青年教师材料17 其他教育教学成果材料 归档文件案卷级整理工作流程 第一步 第二步 第三步 第四步 2020 4 17 25 立卷准备 收集文件材料 划分归档和不归档文件材料 归档文件 不归档文件 另行处理 区分归档文件材料的立卷年度 当年度立卷文件 它年立卷文件 归入相应年度 归档文件案卷级整理工作流程 第五步 第六步 第七步 2020 4 17 26 区分文件材料作者的级别 地方上级 业务上级 本级文件 业务下级 平行级 确定文件材料的类别归属 A类 B类 C类 D类 E类 区分各类内文件材料的保管期限 永久文件 长期文件 短期文件 归档文件案卷级整理工作流程 第八步 第九步 第十步 第十一步 第十二步 2020 4 17 27 案卷组合 卷内文件排列 拟写案卷标题 编页号 填写卷内 全引目录和备考表 填写卷内目录 填写全引目录 填写备考表 归档文件案卷级整理工作流程 第十三步 第十四步 第十五步 第十六步 第十七步 第十八步 2020 4 17 28 装订案卷 填写案卷封面 编制目录号 案卷号 归档号和填写卷脊 填写案卷目录 撰写文书立卷说明 案卷排列 是指会计凭证 会计帐簿 财务报告等会计核算专业材料 是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据 会计档案 当年形成的会计档案 在会计年度终了后 可暂由会计机构保管一年 期满之后 应当由会计机构编制移交清册 移交本单位档案机构统一保管 未设立档案机构的 应当在会计机构内部指定专人保管 出纳人员不得兼管会计档案 1 会计凭证 原始凭证 记帐凭证 汇总凭证 其他会计凭证 2 会计帐簿 总帐 明细帐 日记帐 固定资产卡片 辅助帐簿 其他会计帐簿 3 财务报告 月度 季度 年度财务报告 包括会计报表附表 附注及文字说明 其他财务报表 4 其他 银行存款余额调节表 银行对帐单 其他应当保存的会计核算专业材料 会计档案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 注意 采用电子计算机进行会计核算的单位 应将打印出的纸质文件与电子文件一并归档 二 内容 收集 归档范围 会计档案归档范围及保管期限 各经办科室 在每年第一季度前 将上一年形成的电子文件整理完毕后移交综合档案工作人员 电子文件起名格式 文号 文件正题名如 莆政法 2014 56号关于开展年度总结的通知 doc综合档案工作人员负责将各科室上交的电子文件集中排序 用一次性写入光盘备份复制两套 存放在综合档案室 并将集中起来的电子文件在单机上提供利用 原生电子文件的收集 利用 32 每年收集完整文件材料并进行档案组卷整理后 建立电子档案目录 同时挂接电子文件 电子档案目录的录入有福建省地方标准 全省统一 这个需要档案管理软件的配合 有需要的话 可以到市档案局复制一套单机版的机关档案室软件进行使用 目前政务网上的网络版的档案管理软件暂不能进行挂接原文 保密安全问题 原生电子文件的收集 利用 33 将本单位在一个年度内每次会议或者活动所形成的照片归为一类 每一类放入一个文件夹 按时间先后分开 文件夹取名规则 年度时间 如 20140521 会议或者活动名称 文件夹内建立一文件 说明 txt 在txt文本内 编写对 组文件夹 内所有照片内容的概括说明 编写出包括事由 时间 地点 人物 背景 摄影者 其他相关信息在内的综合说明 人物要标明照相时的身份 职务及其照片中的位居顺序 数码照片的收集 利用 34 数码照片的收集 利用 35 刻录光盘 1 刻录要求 数码照片档案应定期刻录成光盘保管 为保证图像数据的安全 应采用只读型光盘作为存储载体 最好使用质量好 容量大的单片盒装DVD光盘 刻录时选择 一次性写入 方式 并使用低速刻录方法 刻录光盘时 应一式三套 一套封存保管 一套供查阅利用 一套移交市档案局 套别分别用字母A B C表示 数码照片的收集 利用 36 刻录光盘 1 刻录要求 数码照片档案应定期刻录成光盘保管 为保证图像数据的安全 应采用只读型光盘作为存储载体 最好使用质量好 容量大的单片盒装DVD光盘 刻录时选择 一次性写入 方式 并使用低速刻录方法 刻录光盘时 应一式三套 一套封存保管 一套供查阅利用 一套移交市档案局 套别分别用字母A B C表示 数码照片的收集 利用 37 2 刻录内容 按时间顺序排列的数码照片文件夹 在文件夹里是顺序排列的数码照片及说明文件 3 光盘封面光盘封面结构为 单位名称 年度 数码照片 套别 档案库房不能在底层 也不能在顶层 要设置在环境安全的地方档案库房要做到八防 1 防火2 防潮3 防尘4 防有害生物5 防盗6 防光7 防虫霉8 防水 档案的保管 文件收集方法一 按收发文登记簿收集 收文登记簿 和 发文登记簿 是立档单位公文收进和发出的流水登记簿册 按收发文登记簿收集文件的方法是 1 发文 本单位的发文 要指定专人负责登记 编号 盖章 文件在盖章后应当即留下两份存档 一份作为档案保存 另一份留待编辑 发文汇集 用 凡未交定稿的正件不发 用不规范字迹材料拟写 审核 签发公文的要退回重写 定稿 附件不齐的不予盖章 这样 在把住发文质量的同时 控制了发文的存档数量 保证了发文的完整和准确 档案人员如果未身兼文书收发 或机要 一职 则应主动及时地收集发文 不等不拖 尽可能做到在文件发出的同时收齐印件 定稿 附件或被转发件等 在翌年初按 发文登记簿 清收文件时 要宁宽勿严 先把文件收齐 至于是否归档 可留待下一道工序鉴别 2 收文 对外单位的来文 要根据本单位具体情况建立收文登记制度 大单位来往文件多 可按行文关系分上级来文 下级来文 同级来文分类登记 中小单位可按收文流水顺序登记 来文份数较多的 在公文处理的同时留足归档份数 来文只有一份而且需要归档的 要在文件处理单上加盖明显戳记 如 此件办 阅 后退回归档 字样 并在 收文登记簿 中登记标题处加盖 归档 印章 文件办完退回后 即在 归档 处打钩 表示文件已存档 对领导有重要批示的文件 如能够复印的 可在登记的同时将原件存档 复印件送经办部门或人员 一般情况下 按 收文登记簿 收集文件是在一个工作年度结束之后进行 收集时 要对照 收文登记簿 的记载一一收齐 对某些滞留在外的文件 要按照收文办理程序追踪收集 二 按 账外文件明细表 收集如果把 收文登记簿 和 发文登记簿 比作两本 账 那么账外文件就是指未经 收文登记簿 和 发文登记簿 登记的文件材料 如会议记录 领导讲话 典型材料 表册 协议 介绍信 大事记等 账外文件中蕴藏着极为重要的信息资源 它对某些账内文件 收发文登记簿 起着重要的补充作用 如果不注重账外文件的收集 往往会影响档案的齐全和室藏档案的整体作用发挥 也影响档案信息资源的有效利用 由此可见 账外文件收集是整个档案收集工作中的一部分 立档单位的档案室应根据本单位工作活动和文件形成的规律 将必须收集的账外文件列出明细表 登记入账 适时收集 为了保证账外文件材料收集的顺利进行 应从以下几个方面开展工作 一 普及档案法律知识 印发文件归档范围立档单位要通过一定的方式和途径普及档案法律知识 使本单位人员明了档案法律中关于档案必须集中统一管理的原则和个人不得据有公务文件的规定 打印分发本单位文件材料归档范围 使领导和有关人员熟悉本岗位需要归档的文件种类 适时将办完的文件材料归档 二 建立文件送交制度立档单位要建立工作人员送交文件材料制度 对各工作人员职责范围内产生的文件材料 特别是不带版头 没有发文字号的白头文件 要列入收集归档范围 凡外出开会 学习 考察 参观带回的文件材料 要先登记后借阅 对领导经办的账外文件 如请领导批阅的文件 亲启件 负责同志来往的重要文件 领导讲话稿 向上级汇报工作的提纲 检查工作形成的文件等 由秘书负责定期收集并归档 单位召开的大型会议 由会议秘书组指定专人 负责会议材料的收集 小型专业会议或部门牵头召开的会议 由会议主办部门指定专人负责会议材料的收集 领导机构召开的例会 如党委会议 局长办公会议 校长办公会议等 所形成的会议材料 由会议记录人负责收集 参加上级机关 包括业务主管部门 召开的各种会议带回来的材料 其中与本单位工作活动有密切联系的部分 由与会人员集中后交本单位档案部门 三 不断疏通账外文件收集渠道立档单位档案室一方面要重视平时收集 经常深入各业务部门清查各类账外文件 了解各经办人员手中所掌握的文件材料 了解业务部门的活动情况及账外文件形成的原因 使整个收集工作心中有数 做到有的放矢 随时收集 及时归档 而不要等到年终再去查 找 对 另一方面档案室应做好档案信息开发利用工作 为领导和各职能部门提供方便 使之愿意把自己经办和工作中形成的账外文件交出来 四 以必要可行的措施 控制账外文件的收集可将部门和人员的岗位职责与年度考核 效能建设 奖惩措施挂钩 对外出公干人员 应规定必须先向档案部门移交带回的文件 后到财务部门报销费用开支 对调离人员 应规定必须先移交个人手头保存的文件 后到人事部门办理调动手续 三 四个结合 收集法一是全面动员与个别清收相结合 立档单位在年初或年终收集整理档案时 都分别在单位干部职工大会和办公会议上作清退文件的动员 要求各部门限期清退 每次动员后 档案人员要及时到各部门督促收集 对单位领导和因公外出人员存有的文件材料 则进行个别清收 二是一般要求和指名要求相结合 如遇有的部门因其他原因不能将文件材料清退尽的 由档案人员按收文簿逐文核对检查和回忆 一旦发现短少的文件 就具体指名催收 三是发动员工主动清退和档案人员具体帮助相结合 在全面发动的同时 办公室组织档案人员到各部门逐个了解收集或清退文件的进度 及时发现和帮助解决工作中存在的问题 四是清退 账内文件 和收集 账外文件 相结合 账外文件 因未作收发文登记 所以收集比较困难 可发动有关部门的人员以普查和回忆的方式 理线索 跟踪追迹 对某些无 账 可查的会议文件及重要的专题材料 进行逐年 逐季或逐月回忆 开了哪些会 谁参加 再找组织会议的部门和人员要文件 文件不齐的 尽可能补充配套 四 把关收集法 第一关 收文发文关 收发文要尽快登记 避免漏登 收集时 应与收发文登记簿核对 凡登记在册尤其是应收集归档的 一件也不能少 如发现缺少 要查明原因 及时收回或设法予以补救 第二关 工作计划关 收集人员要了解本单位及各部门年度工作计划 弄清一年内要完成哪些工作任务 有计划地查询 催收文件材料 第三关 盖章用印关 凡加盖单位公章的文件都要留足归档份数 以免事后收集 第四关 内部文件关 了解本单位内部文件的形成者和种类 适时进行收集 第五关 外出人员关 通过相关制度和控制措施 及时收集外出人员带回的文件材料 第六关 临时活动关 掌握本单位临时性大型活动 主动收集文件材料 第三节文件收集要求一 要完整地收集文件材料 一 要注意收集范围的完整性收集文件材料时 应当把本单位所有的部门和可能形成或存留文件的个人纳入收集范围 列为收集对象 以整个单位为收集圈的外延 进行全方位立体式收集 不留盲区和死角 最大限度地收齐本单位在一定时期内形成的全部文件材料 为此 档案人员应当做到 1 全面了解本单位的基本职能和内部各机构的职责 从总体上把握单位与部门开展职能活动的规律 特点以及文件材料在形成 分散 流动 管理和使用等方面的信息 根据所了解 所把握的情况 对每个部门及有关人员形成的 应收集的文件材料的范围 种类 数量等作出规定 并以制度的形式予以确认实施 2 把文件材料的形成 积累 整理纳入各部门的具体职责和工作人员岗位责任制 并对部门文件材料的形成与积累进行必要的指导 把完整地收集文件材料落到实处 二 要注意单项活动形成的文件材料的完整性对每一项具体的活动所形成的文件材料 要逐份收集 避免缺漏 以求达到整个活动形成的文件材料的齐全完整 例如 某次会议形成18份文件材料 会议结束后收集了18份 那么这次会议的文件材料就收集得很完整 为此 可以依据系统论的原理开展文件材料的收集工作 1 同一问题的文件材料 可以从提出问题 处理问题 解决问题的角度逐一收集 2 同一会议的文件材料 可以根据会议议程表或文件清单逐一收集 3 同一事件的文件材料 可以从材料的形成 调查处理 结束过程逐一收集 4 同一专题的文件材料 可以根据专题的发展过程逐一收集 三 要注意保持有密切联系的文件逻辑上的完整性和单份文件形式上的完整性有些文件 如请示与批复 转发件与被转发件 正件与附件 印件与定稿 它们之间具有相互依存的因果逻辑关系 保持这种逻辑关联 就是保持文件的完整性 如果缺了其中之一 比如有印件而无定稿 有正件却无附件 有转发件但缺被转发件 则破坏了文件之间逻辑上的完整性 另外 对单份文件而言 文件的张页亦要保持完整 二 要准确地收集文件材料文件的准确性 除了文件正文内容的真实性 有效性等要求之外 主要是指每份应当收集的文件 其印件内容与定稿内容要相符 印件要盖有公章 公文的拟稿 审核 签发手续要完备 原始记录要有具体的时间和确切的地点 所收集的公文的格式和字迹材料 要符合国家标准 党政机关公文格式 发文稿纸格式 和 党政机关公文处理工作条例 的规定 这就要求档案人员应当关注文件的形成质量 把档案管理对文件质量的要求贯穿于公文处理过程 做到超前控制 第四节建立归档制度在正常情况下 立档单位档案室的收集工作主要是指单位内部文件材料的归档 所以 各立档单位建立健全归档制度十分必要 它不仅能确保档案室有连绵不断的档案来源 为开展各项业务工作提供条件 而且也是为国家积累档案财富的重要保证 在一个立档单位 如果文件整理和档案管理由单位档案员一人兼管 则由档案员负责本单位文件材料的归档工作 如果文件由本单位各业务部门 处室 科室 股室 收集整理 则由各业务部门兼职档案员负责本部门文件的归档工作 立档单位档案员对各部门兼职档案员进行指导 督促其按时归档 一 规定性文件关于归档和归档制度的表述 中华人民共和国档案法 规定 对国家规定的应当立卷归档的材料 必须按照规定 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交 集中管理 任何个人不得据为已有 国家规定不得归档的材料 禁止擅自归档 实施办法 规定 按照国家档案局关于文件材料归档的规定 应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全 并进行整理 立卷 定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理 任何人都不得据为已有或者拒绝归档 机关档案工作条例 规定 机关应建立 健