合星行政系统管理制度XX1209.doc

合星行政系统管理制度XX1209 电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼1合星财富行政系统管理制度电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼2第一章总则第一条目的为实现办公规范化、程序化、制度化，进一步加强管理与协调，明确办公流程与程序，提高办公质量与效率，保障和促进公司战略目标的实现及各项业务的持续稳定发展，特制定本制度。 第二条范围本制度适用于总公司与各分公司。 第三条行政事项分类公司范围内行政事项目前主要为 1、办公环境管理； 2、员工行为规范管理； 3、考勤管理； 4、印章证照管理； 5、固定资产管理； 6、低值易耗品管理； 7、办公设备管理； 8、合同文档证书管理； 9、前台管理；电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼3第四条管理职责 1、行政管理部负责本制度的落实及具体条款的修订与解释、组织实施和监督管理。 2、公司员工负责本制度内条款的执行及反馈。 电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼4第二章办公环境管理第一条管理职责 1、行政管理部负责办公室的整体日常事务的监管，处理突发事件，维护，优化办公秩序，为员工创造优美、有序的办公环境。 2、各职能部门负责所属办公室日常事务的管理，协助处理异常情况。 3、员工切实执行工作流程，维护个人工作环境，确保个人工作有序。 第二条管理范围 1、公司各部门、会议室、办公室、厕所、走廊、门窗等办公场所及其设施的卫生。 2、办公家具包括办公桌椅、文件柜、会客桌椅等设施的卫生。 第三条环境卫生标准办公室卫生要做到“五净一整齐”。 即地面净、墙面净、桌面净、家具净、室内电子设备净，物品摆放整齐。 第四条公共区域卫生管理 1、管理范围公司的公用办公区域，包括办公区地面、会议室、洽谈室、走廊、门窗等区域。 电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼 52、管理规定2. 1、每日9:00前，物业/保洁员完成办公区域的地面清扫、会议室、洽谈室的办公桌椅清洁、垃圾桶清理等工作；每周完成地面吸尘、办公区域的桌椅、门窗、文件柜等物件清洁工作。 2. 2、办公室的通道处不得摆放物品、杂物，阻碍通行，影响美观。 地面随时保持无果皮纸屑、积尘、烟头、痰渍、口香糖渣等污渍。 2. 3、员工应注意保持地面、墙面及其公共区域的环境卫生、不乱张贴、及时清理污物。 2. 4、定期办公物品。 不需要的、过期的、作废的资料、杂志、报刊、物品、文具等需要定期清理；将需要的、常用的、不常用的进行一一分类保管，保持正常办公物品的取用方便、准确。 2. 5、办公室绿化由行政部门统一采购并配置摆放位置，不得私自移动。 每位员工都应爱护花草等绿色植物，尤其是办公区域的植物，严禁在办公区域的花草植物盆内擅自倒水、茶叶、脏物等影响植物生长。 第五条办公工位管理 1、管理范围员工在办公室所使用的办公桌的桌面、桌下、屏风及临近区域。 电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼 62、管理规定2. 1、公司工位由行政管理部统一安排管理，员工个人不得私自调整办公位，改造办公屏风、办公位样式。 2. 2、办公桌面仅限摆放工作用品电脑、鼠标、笔筒、水杯、计算器、文件框、笔记本及其他文件资料等，桌下摆放电脑主机。 2. 3、桌面上可适量摆放绿色植物，禁止摆放与工作无关的生活用品食品、衣物、小动物玩具等，屏风上不得张贴纸张（不包括临时便条贴类）。 2. 4、工位卫生由个人负责，需保持干净、整洁，确保无污迹、无杂物；2. 5、每日员工离开工位时，桌面需保持干净、物品堆放整齐、椅子复位摆放整齐，下班时主机和显示器电源应全部关闭。 第六条文件柜管理 1、文件柜由行政管理部统一调配，文件夹定期，按档案管理标准，存档资料归入公司档案室统一管理。 2、原则上，文件柜内只允许存放公司资料，严禁放置个人物品和其他杂物。 文件柜外部做标签标识。 所有存放文件按标准编号进行分类及放置。 3、文件柜、保险柜等应保持外观干净；内部文件资料摆放整齐；顶部不得摆放旧资料、旧文件、旧物品等杂物，需保电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼7持整体美观。 第七条洽谈室、会议室、P VIP室管理 1、洽谈室、会议室、VIP室由行政管理部统一管理，各部门使用前需告知行政管理部前台并进行使用登记。 非客户接洽、会议召开、集体讨论，任何人不得私自占用会议室、洽谈室、VIP室。 2、使用会议室的员工应爱护会议室设施、保持会议室的整洁，会后应将座椅归还原位、摆放整齐，及时清理会议产生的垃圾，关闭电器、照明电源，前台专员在会议室使用完毕后应及时检查，若发现问题有权要求会议室使用人员重新收拾清理。 电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼8第三章员工行为规范管理第一条目的为严明纪律，规范员工行为，增强工作责任感，树立公司良好公众形象，特制定本制度。 第二条督察部门及职责 1、行政管理部是公司员工行为规范的督察管理部门，负责对员工行为规范进行监督管理、调查核实工作，并负责按此规定对违纪员工进行处罚。 2、各部门负责人负责按公司要求对本部门员工的行为规范进行管理。 3、总经理负责对员工的严重过失和重大过失进行审批，并负责对有争议的处罚决定进行裁决。 第三条员工行为管理 1、公司要求所有员工遵守公德、爱岗敬业、团结协作、遵守纪律、诚实自律、安全保密、仪表大方、言行文明、爱惜财物。 2、员工有下列行为之一，视情节轻重，公司将给予经济处罚、警告、记过、辞退、开除等处分。 2. 1、有下列行为者，乐捐20元。 ?破坏办公区域的清洁卫生，随地吐痰、扔烟头、果皮纸屑等。 ?公共办公区域吸烟（指定区域除外）。 ?上班时间睡觉，或在公共办公区域内就餐。 ?办公区域内大声喧哗。 ?下班后没有关灯、关空调、关电脑显示器。 ?上班时间浏览与工作无关网站。 电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼9?接受问询时，以拒绝性词汇如“不知道、不该我管”等回答，引起他人投诉。 ?与会人员无故迟到早退。 ?会议中手机发出声音或未经允许接听电话。 ?因疏忽大意，在工作流程的任何环节出现错误，未造成损失者。 ?工作计划、总结及其他公司要求上交的材料，未按时上交者。 ?违纪者因对处罚不服而无理取闹或有打击报复言行，情节轻微者。 ?工作时间未佩戴工牌。 ?男员工上班期间未着正装西装、长袖衬衫、深色鞋袜。 ?女员工上班期间着牛仔裤、迷你裙、短裤、凉拖、露肩露背衣装。 ?公司电话长时间拔打私人电话闲聊。 ?使用公司打印机打印私人文件、不相干文件、内部交流非重要文件2. 2、有下列行为者，乐捐50元。 ?对领导交办的事务，不积极办理，规定时间内无结果不反馈信息，尚未造成严重后果者。 ?不服从工作安排，且顶撞上级者。 ?工作中与同事发生冲突，事态不严重。 ?无故不配合相关部门进行工作检查且态度恶劣者。 ?公开场所谈论公司秘密，或在不利于保密的地方放置公司重要资料。 ?指挥不当，致使下级发生重大错误，造成公司利益损失者。 ?对客户有不礼貌的行为，引起客户不满。 ?私自挪动、转移公司资产，未引起公司损失。 电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼 1033、考勤管理按人力资源部考勤及假期管理制度执行。 44、重大过失根据公司员工手册内的奖惩规定执行。 第四条乐捐执行程序 1、行政管理部人员有当场处罚权，当确认员工有违反本管理条例的行为时，勒令当事人填写乐捐通知单，经当事人和其部门负责人签字后执行。 2、财务部根据行政管理部递交的乐捐通知单收取乐捐款项，开具收据。 该笔款项专款专用，未经确认，不得随意动用。 3、行政管理部月底统计本月的乐捐执行情况，形成统计表格乐捐记录表，报总经办、财务部备案。 电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼11乐捐通知单编号姓名部门职务日期乐捐行为描述:乐捐标准乐捐人部门负责人乐捐人签字乐捐记录表序号日期姓名部门职务乐捐种类乐捐金额具体行为描述电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼12第四章考勤管理第一条目的为规范公司出勤管理流程，维护正常工作秩序，提高员工办事效率，特制定本制度。 第二条管理职责 1、行政前台负责公司员工的出勤、休假统计汇总，每月底形成报表，经各出勤人员签字确认后，由行政部门负责人签字审核后递交至人力资源部。 2、人力资源部负责核准考勤汇总表，核算薪资。 3、各职能部门负责所属部门的员工日常考勤管理，按公司规定核准员工出勤、休假。 第三条考勤规定本公司实施人脸识别考勤制度以记录员工出勤状况，作为员工薪资、奖惩、考评依据。 1、工作时间1.1公司实行标准工作制，每周工作时间不超过40小时。 工作时间安排如下表上午工作时间下午工作时间9:0012:0013:3017:30副总经理及以上职级员工实行弹性工作时间制，但每日考勤记录时间不得少于8.5个小时。 如实际考勤时间少于该范围限制，应按人事考勤制度进行处理。 电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼 132、出勤统计2.1考勤工作由行政管理部统一管理、统计汇总，所有员工均应按公司规定每天上、下班到指定地点进行考勤，作为工作时间的记录。 月末由人力资源部根据员工本人签字确认的考勤统计表并结合电子考勤记录一同核算工资。 同时检查、核对员工考勤情况，对于没有适当理由的未考勤情况将按公司规定进行处理。 2.2当公司考勤机不能正常工作时，采用签到方式记录时间考勤。 2.3漏打卡?因个人原因正常出勤却忘记打卡者，由员工个人至前台登记忘打卡登记表列明到岗时间，漏打卡原因后，经部门负责人确认，确认正常出勤未迟到的，当月第一次口头提醒，当月第二次乐捐50元，当月第三次按旷工半天处理。 ?因工作原因外出而无法打卡者，至前台登记公出审批单后，可不按以上条款处理。 2.4工作时间内员工离开工作岗位超过1小时，须向部门负责人说明原因，并告知去向及返回时间。 未向部门负责人说明去向擅自离开工作岗位1小时以上者属违规行为，做旷工半天处理。 电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼 143、迟到及早退3.1定义3.1. 1、迟到以规定上班时间之后打卡者视为迟到。 10:00之后打卡的情况员工需履行请假手续，按事假处理，如果未履行请假手续视为旷工。 3.1. 2、早退以规定下班时间之前离开公司者视为早退。 如果提前1小时以上离开公司需办理请假手续，否则按旷工处理。 3.2迟到及早退处罚3.2. 1、迟到（及早退）10分钟以内（含），每次罚款20元。 3.2. 2、迟到（及早退）10分钟至1小时以内（含），每次罚款50元。 3.2. 3、迟到（及早退）1小时以上，以旷工半天处理。 3.2. 4、迟到（及早退）2小时（含）以上，以旷工1天处理。 3.2. 5、月累计迟到（及早退）在10次以上，视为严重违反公司人事规章管理制度，公司有保留解除劳动合同的权利并不做任何经济补偿。 4、旷工4.1以下情况视为旷工4.1. 1、未办理请假手续，或休假申请未批准就擅自休假者。 4.1. 2、因故未履行请假手续，事后2个工作日内未按规定电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼15补假者。 4.1. 3、未事先通知其部门负责人或无适当理由而无故缺勤者。 4.1. 4、未经事前批准或事后无正当理由的迟到、早退1小时（含）以上的，按旷工半天处理；员工迟到、早退超过2小时（含），按旷工1天处理。 4.1. 5、假期期满后未经批准，不按时上班者。 4.1. 6、拒不接受领导分配的工作者。 4.1. 7、因违法犯罪被公安部门依法拘留者。 4.2旷工的处理4.2. 1、旷工以天为单位。 4.2. 2、月度累计旷工3天（含）以上者，属严重违反公司人事规章管理制度，公司有保留解除劳动合同的权利并不做任何经济补偿。 5、加班5. 1、公司原则上不提倡员工加班，员工应在工作时间内合理有效安排工作，对因个人因素延误工作，以致需在工作时间外继续完成的，不计入加班。 5. 2、因工作需要或突发情况，可由部门负责人安排员工加班，并提前填写加班申请单报部门负责人核准后，方可加班。 5. 3、紧急情况发生延长工作时间的，应事先得到部门负责人电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼16批准，并在加班后1天内补填加班申请单，审核通过后方可认定为加班。 5. 4、员工的加班时间可用调休充抵，不计入薪资，申请调休遵循公司休假程序执行。 6、休假6. 1、员工申请休假，以员工手册内各项规定为准。 7、公出7. 1、公出指离开公司，在上海市内进行业务活动，当天往返的办公行为。 7. 2、公出手续7.2. 1、员工公出，应提前填写公出审批单，注明公出时间、事由、预计返回时间等项目后，报上级领导审批同意后，方可公出。 7.2. 2、财富管理中心公出相关管理规定，参照业管部发放的管理制度执行。 7.2. 3、员工公出，需至前台打卡。 7. 3、员工公出，产生交通费，原则上建议采用公交或地铁方式出行，特殊情况需采用出租车出行的，提前征得上级领导同意后，于公出审批单上予以注明。 电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼17月漏打卡登记表序号日期姓名部门到岗时间证明人漏打卡原因部门负责人电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼18加班申请单姓名部门填表日期申请加班时间年月日时分-年月日时分加班原因部门负责人人力资源部确认实际加班时间确认人调休单姓名部门填表日期调休时间年月日时分-年月日时分调休至年月日时分-年月日时分调休原因部门负责人总经理（经理级三天以上请假）电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼19员工请假单姓名部门岗位请假时间自年月日时至年月日时，共计天请假事由请假类别病假事假婚假丧假产假年假调休其他请假期间工作交接与安排签名日期人事部假期审核签名日期部门负责人意见签名日期总经理意见签名日期备注 1、病假无医院相关证明视同事假，未得到主管审批的超期假视为旷工。 2、假别与请假时间与考勤工资相关，请如实填写 3、假别与请假时间计算以行政人事部复核为准 4、相关证明文件原件或复印件请粘贴于背面电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼20公出审批单日期姓名部门职务公出时间返回时间公出地点联系电话工作承接人公出事由交通方式部门负责人意见电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼21第五章印章证照管理第一条目的为规范公司印章证照管理，特制定本制度。 所有手续均须按本制度履行签字审核手续。 第二条公章、印章分类 1、公司公章、印章按用途、类别分为公司公章、财务专用章、法人章、法人签名章、合同专用章、人事专用章、人事合同专用章、培训专用章。 2、公司证照分为营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法人身份证件等。 第三条管理职责 1、行政部负责公司公章、营业执照、组织机构代码证、税务登记证等证照的管理。 2、行政部负责公司证照的变更、年检等工作。 3、财务部负责合同专用章、财务专用章、法人专用章、法人签名章的管理。 4、人力资源部负责公司人事专用章、人事合同专用章的管理。 5、培训部负责公司培训专用章的管理。 6、各部门负责按照规定申请、使用公司印章，调阅、借用公司证照。 第四条印章使用 1、保管电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼221. 1、各类印章的使用须严格按照本制度执行，完成用印审批流程，履行用印登记手续后方可用印。 1. 2、各类印章均由公司各部门指定专人负责保管。 1. 3、保管人严格执行公司印章管理制度，不得私自使用印章，不因任何人指示、要求而违规用章。 1. 4、印章保管人外出时，由保管人指定委托人代管，同时双方做好印章的交接手续。 1. 5、印章外借1.5. 1、非特殊情况不得将印章携出或外借。 1.5. 2、因工作需要，确须将印章带出，需提交印章外借申请表，经总经理批准后方可带出，并可委派人员陪同监督使用。 1.5. 3、印章带出期间，只可将其用于申请事由，并对其的使用承担一切责任。 若有遗失，除立即登报声明作废外，还要追究有关人员的经济和行政责任。 2、各类印章的使用范围2. 1、公司公章的使用范围2.1. 1、公司对外签发的文件。 2.1. 2、公司与相关单位联合签发的文件。 2.1. 3、由公司名义出具的证明及有关资料。 2.1. 4、公司对外提供的财务报告、金融、税务、法务文件。 2.1. 5、公司股东会决议、决定、章程、年检报告。 电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼232.1. 6、分公司设立办理。 2. 2、合同专用章的使用范围2.2. 1、公司与客户签订的销售合同。 2.2. 2、公司与供应商签订的各类经济合同。 2.2. 3、限于签订各类合同时使用，用于其他事项一律无效。 2. 3、财务专用章及法人章主要用于财务系统的货币结算等相关业务，用于其他事项一律无效。 2. 4、人事专用章、人事合同专用章主要用于签发公司录用通知、劳动合同、公司假期安排通知、人员在职证明、离职证明等事项，用于其他事项一律无效。 2. 5、部门专用章主要用于各部门相关文件，需征得该部门负责人的同意后方可使用。 3、公章的使用3. 1、使用公章须由经办人填写印章使用审批单，写明用印事由，经总经理签字审批后方可用印。 3. 2、任何人不得以任何事由要求在空白书面上加盖印章。 4、合同专用章的使用4. 1、公司因业务发展需要对外签订合同时由公司总经理或其授权的人签字，或加盖合同专用章和骑缝章。 4. 2、合同专用章仅限用于有关合同的签订，不得在其他文件上使用。 4. 3、印章管理人员对用印范围和用印手续严格审查，并对用电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼24印情况进行登记，不应为以下合同提供合同专用章。 4.3. 1、缺少审批及报签文件的合同。 4.3. 2、属于代签但缺少授权委托书的合同。 4. 4、专用章的审批程序合同专用章，由经办人员填写印章使用审批单，经部门负责人签字审批后方可使用。 4. 5、法人专用章、法人签名章的审批程序法人章、法人签名章，由经办人员填写印章使用审批单，经总裁签字审批后，方可使用。 4. 6、人事专用章的审批程序人事专用章、人事合同专用章，由经办人员填写印章使用审批单，经部门负责人签字审批后方可使用。 4. 7、印章保管人工作异动时，应及时上缴印章，由重新确定的印章管理人员另行办理接收印章手续，不得私自转交他人。 4、失职责任由于印章使用审批人的过错决定或印章保管人的过错行为履行盖章手续导致公司遭受经济损失或其他不利后果的，责任人应当负责赔偿或者由公司酌情处以相应的经济处罚，情节严重并涉及刑事犯罪的可移交司法机关追究其刑事责任。 第五条证照管理 1、各部门需要使用公司证照复印件时，需填写证照使用申电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼25请表，经部门负责人审批后使用。 其中证照复印件若需加盖公章，需经部门负责人审批后，再由总经理审核批准。 2、职能部门需要使用公司证照原件时，填写证照外借申请表，注明用途及归还时限，经部门负责人审批，再由总经理审批后方可办理借用。 3、证照复印件应注明“此件再行复印无效”字样，并盖用途章，需要加盖公司印章的按印章管理规定自行办理。 4、各职能部门在使用公司证照复印件的过程中，应妥善保管，专项专用，严禁自行复印。 5、各职能部门未经批准，擅自使用或复印营业执照，给企业造成损失的，将追究相关单位及人员的责任。 电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼26印章使用审批单部门申请日期申请人印种份数对方单位盖章内容部门负责人总经理总裁印章外借申请表部门申请人外借印种对方单位借出时间归还时间外借事由部门负责人总经理总裁电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼27证照使用申请表部门申请人使用证照类型对方单位借出时间归还时间使用事由部门负责人总经理总裁证照外借申请表部门申请人外借证照类型对方单位借出时间归还时间外借事由部门负责人总经理总裁电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼28印章使用统计表序号日期部门使用人印种份数内容审核人备注电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼29第六章固定资产管理第一条目的为规范公司固定资产的管理流程，特制定本制度。 第二条固定资产分类 1、根据公司财务核算体系，凡使用年限一年以上并物品单价在1000元以上，在使用过程中实物形态保持不变的物资，计为固定资产。 如房屋、职场装修物、办公设备、电子设备、办公家具等。 第三条管理职责 1、财务部负责固定资产的账面价值核算，并计提固定资产的折旧、摊销，确保账表相符。 2、行政管理部负责办公资产的实物管理，建立台帐，办理各项管理手续，确保账实相符。 3、按“谁使用、谁管理”原则，办公资产使用人负责合理使用领用资产，领用部门负责部门物资的保管、使用等管理工作。 第四条管理规定 11、申领与采购1. 1、固定资产申请需求部门负责人于OA系统填写审批申请，说明用途、品名、规格、型号、数量等，经审批后由行政管理部调配或采购。 1. 2、行政管理部统一汇总、各部门的采购需求，核查库电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼30存状况，实施集中采购。 22、资产入库2. 1、固定资产购入后，行政管理部和使用部门共同验收，根据原始凭证进行实物帐的登记（固定资产名称、规格型号、金额、供货厂商），入库，编号，贴标。 2. 2、非购买形式增加的固定资产，由行政管理部登记入账，纳入实物管理范围。 2. 3、固定资产的原始发票复印件、保修卡、说明书等由行政管理部妥善保管。 33、领用、保管、维修3. 1、各使用部门、使用责任人做好部门资产、个人领用资产的保养工作，行政管理部负责公共区域的房屋、空调、通讯、电子设备、办公设备等物资的保养工作。 3. 2、凡列入公司账目的资产，未经行政管理部确认，任何人或部门不得擅自调拨、转移、出借或出售，公司内各部门之间资产的调拨和转移，由行政管理部统一办理。 3. 3、员工异动或离职时，需由本部与行政管理部共同办理资产移交手续，签字确认后，人力资源部方可办理离职手续。 3. 4、资产需要维修时，使用部门提出书面维修申请，行政管理部送修，维修完成后，费用分摊入使用部门，行政管理部登记备案。 电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼 3144、报废、出售与残值处理4. 1、固定资产不能继续使用需要报废或以旧换新时，使用人提报资产报废申请单，行政管理部、财务部及相关部门验收，提出处理意见后报批。 报废的资产移交行政管理部，使用人不得自行处理。 4. 2、固定资产的变价出售，应由行政管理部会同财务部制定出售价格，所得收入由财务部登记入账。 4. 3、部门保管的资产遗失，由部门负责人按折余价值赔偿。 个人保管的资产遗失，由使用人按折余价值赔偿。 55、盘点5. 1、行政管理部、财务部每月对固定资产进行盘点，盘点结果报财务部核对，必须做到“帐实相符”、“帐表相符”。 5. 2、行政管理部、财务部每年对固定资产进行全面的核对清理，清理时应做到标签与清单相符、清单与明细账相符、明细账与总账相符，对于不符的，应查明原因，并在次月15日前，将公司资产清理情况报告公司领导，同时对办公资产的变动情况提出处理意见或建议。 5. 3、盘点后如发现短缺、盘盈，行政管理部、财务部应查明原因，提出意见，报总经理审批。 66、固定资产人为毁损赔偿6. 1、因保管不善造成固定资产损坏，能够修复的，按修复费用的20%-50%予以赔偿，不能修复的，按净值的20%-50%电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼32予以赔偿。 6. 2、因故意破坏导致固定资产损坏，能够修复的，按修复费用的80%-100%予以赔偿，不能修复的，按净值的80%-100%予以赔偿，同时可根据奖惩制度追加处罚。 6. 3、因管理或使用不当造成固定资产丢失，由直接责任人承担直接经济损失。 77、编号、折旧7. 1、固定资产实行编号管理，由行政管理部在办公物资交付使用的当天，进行登记并统一编号。 7. 2、资产编号原则公司名拼音标识+城市区域/类型拼音标识+分类符号+物品拼音标识+4位流水号（流水号不得重复，以此类推）。 7.2. 1、固定资产编号（HX-XXXX-01-XXX-0001）7.2. 2、低值易耗品编号（HX-XXXX-02-XXX-0001）例上海总部电脑应登记为HX-SHZB-01-DN-0001上海静安分公司电脑应登记为HX-SHJA-01-DN-0001上海XX路门店电脑应登记为HX-SHMD-01-DN-00017.2. 3、编号贴为固定资产标贴，行政管理部在办公资产入库后，登记并贴上标牌。 电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼337. 3、资产分类折旧年限表名称折旧年限职场装修10传真机、复印机、音响、摄像机等电子设备5办公家具5电脑3电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼34第七章低值易耗品管理第一条目的为规范公司低值易耗品的管理流程，特制订本制度。 第二条低值易耗品界定 1、除固定资产外的其他一切公司资产，计为低值易耗品。 2、根据公司管理现状，低值易耗品包含如下范围2. 1、员工日常办公过程中使用的办公用品。 2. 2、业务条线及职能部门因工作所需的礼品、印刷品等。 第三条管理职责 1、行政管理部负责低值易耗品的管理，建立台帐，办理各项领用手续，确保账实相符。 2、按“谁使用、谁管理”原则，低值易耗品使用人负责合理使用。 第四条管理规定 11、申领与采购1. 1、需求部门负责人于OA系统填写审批申请，说明用途、品名、规格、型号、数量等，经审批后由行政管理部采购。 1. 2、行政管理部统一汇总、各部门的采购需求，核查库存状况，实施集中采购。 1. 3、需求部门因召开会议或大型活动时，需求购买价格较高、数量较大、品种较多的低值易耗品，应提前至少5天提报审批申请。 电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼351. 4、行政管理部有权对单次申请数量过大、种类过多、频率过高及无需发放的申请做出适当的调减和驳回。 22、低值易耗品入库2. 1、低值易耗品购入后，行政管理部验收，根据原始凭证进行实物帐的登记（名称、规格型号、金额、供货厂商），入库。 2. 2、非购买形式增加的低值易耗品，由行政管理部登记入账，纳入实物管理范围。 2. 3、低值易耗品说明书、保修卡由行政管理部妥善保管。 33、办公用品的管理3. 1、新进员工到岗时由公司为其配置常用办公用品，入职当天发放基本配置记事本、水笔、工牌。 后续每周周二固定发放3. 2、财富分中心的办公用品管理办法由财富管理中心另行制定。 每周固定时间发放。 3. 3、员工办理离职交接手续时，所领办公用品(一次性消耗品除外)应如数归还。 有缺失的照价赔偿，否则不予办理有关手续。 3. 4、各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。 对于量具、刀具、固体胶、胶水、订书机等管制品部门内可统一管理使用。 3. 5、打印、复印文件时，根据文件种类区分单面或双面打印、复印材料。 非重要文件、公司内部文件均应双面打印。 电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼363. 6、如出现由于人为原因造成办公用品损毁现象，公司将根据具体情况向办公用品使用人追究赔偿责任。 44、印刷品的管理4. 1、财富分中心的印刷品管理办法由财富管理中心另行制定。 参见展业物资配发标准。 每月按固定时间发放。 4. 2、员工办理离职交接手续时，所领印刷品剩余的应如数归还。 4. 3、财富部门要控制和合理使用各类印刷品，杜绝浪费。 55、盘点5. 1、行政管理部每月对低值易耗品进行盘点，必须做到“帐实相符”、“帐表相符”。 5. 2、盘点后如发现缺损，行政管理部应查明原因，提出意见，报总经理审批。 固定资产领用单领用部门领用日期资产名称资产编号领用人归还日期备注电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼37办公用品领用登记表领用部门领用日期办公用品数量领用人归还日期备注年月材料购入、消耗、库存汇总表填报单位:单位只、支、个品名上期结存本期购进本期出库结存数量单价金额数量单价金额数量单价金额数量单价金额000000000000合计00000000报账会计:保管:上报日期:电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼38报修/报废申请单报修部门报修人填表日期资产编号资产名称规格/型号/配置故障现象IT内检故障原因意见外修报废外修估价IT管理员部门负责人电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼39第八章办公设备管理第一条管理范围电脑、打印机、扫描仪、复印机、传真机、碎纸机、电话机、相机、服务器、路由器、软件等物品。 第二条电脑日常管理 1、员工不得自行调换、拆卸、处理电脑及附属设备。 2、公司配备的电脑设备，实行使用人负责制，未配备电脑人员，未经许可不得随意使用他人电脑。 3、办公人员需注意电脑设备的保养和维护，严防病毒侵入，保证正常运转；人为原因造成设备损坏，除追究当事人的责任，维修费用从当事人工资中核减。 4、定期对电脑内资料进行，做好备份并删除不需要的文件，保证电脑运行的速度和存储。 5、保持电脑清洁，严禁用手、锐物触摸屏幕，使用人在离开前应退出系统并关闭电源。 6、如电脑在规定使用年限内无法正常使用，由IT部门出具诊断书，行政部根据诊断书重新配置。 第三条复印机、打印机、传真机、碎纸机的日常管理 1、行政管理部负责公共复印机、打印机、传真机、碎纸机的日常管理。 相关职能部门指定专人负责本部门打印机的日常管理。 2、各部门合理用纸，凡涉及公司内部各项数据、人员信息等应电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼40及时收集、销毁。 前台专员有权阻止非公司资料的复印，打印。 3、行政管理部定期检查、保养设备，及时维修故障，保证设备处于良好使用状态。 4、不得把下列稿件传入传真机，违反此规定造成机器故障导致维修的，使用责任人需承担赔偿责任4. 1、涂改液未干或稿件有涂层；4. 2、稿件有皱纹、折缝或严重卷曲；4. 3、破裂的稿件或稿件过厚；4. 4、炭纸或背面有炭的稿件。 电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼41第九章合同文档证书管理第一条目的为规范公司行政部门合同、文档、相关证书保管管理，特制定本制度。 第二条定义 1、合同供应商、物业租赁、装修等类别合同 2、文档物业相关通知文件、设计稿、各类申请审批单底单 3、证书各类荣誉证书、行业资格证书、从业资格证书第三条合同文档证书的日常管理 1、合同日常管理总公司和各分公司行政部门应安排专员将合同归档分类，进行编号，扫描为PDF存入电脑专属文件夹中统一管理，制作Excel索引便于检索，原件归档。 编号方式为年份+V+流水号（流水号4位，不得重复，以此类推）例合同编号xxV 00012、文档日常管理总公司和各分公司行政部门应安排专员将相关文档和证书扫描为PDF存入电脑专属文件夹中统一管理，原件归档。 3、证书日常管理总公司和各分公司行政部门应安排专员将证书扫描为PDF存入电脑专属文件夹中统一管理，原件归档，便于总部各分公司软装使用。 电址上海市黄浦区河南南路16号中汇大厦2楼42第十章前台管理第一条管理范围前台专员负责访客接待、员工考勤管理、名片、工牌制作与发放、大件物品进出管理、通讯录更新、会议室预约使用管理、办公用品采购、总务事项管理等。 第二条接待管理 1、前台对公司员工或外访客要礼貌大方、热情周到。 对来访客人要问清事先有无预约并立即电话通知相关部门相关人员安排接待。 2、部门访客须至前台填写访客登记表，严禁未经登记私闯办公室现象。 3、应聘人员由前台通知人力资源