采购管理审计-内部审计.xls

采采购购管管理理审审计计 审审计计 内内容容 风风险险分分析析审审查查要要点点审审计计程程序序 采购 制度 完善 性 缺乏制度管 控 缺乏可控的 操作流程 采购管理制 度体系的完 整性 业务 流程的清晰 与否以及主 要内部控制 环节是否存 在 是否有 实际控制力 度 一一 对对公公司司采采购购制制度度完完善善性性检检查查 评评价价 审审计计准准备备 1 制度与流程 1 收集公司采购管理制度 评价相关的采购管理控制措施是否完备 采购活动各 阶段是否都有相关的管理规范 2 对供应商资质的审核确认 标书制作 招标 评标 询价 比价 议价 合同 管理 验收 退货 款项支付等主要业务的管理制度进行分析 判断其与公司政策是 否存在差异以及差异的合理性 判别其对实际工作能否起到管理控制作用 现现场场审审计计 对准备阶段的问题 初步判断进行核实 并与采购部门的员工充分沟通 对现有的采 购制度作出客观评价 要求 通过以上检查 对采购管理制度体系的完整性 预算管理体系的健全和有效 性 业务流程的清晰与否以及主要内部控制环节是否存在 是否有实际控制力度等问 题做出客观评价 提出合理建议 二二 采采购购管管理理主主要要业业务务工工作作的的内内控控情情况况检检查查 供应 商管 理 产品质量问 题 材料数量与 供货时间无 法得到保证 价格偏高 售后服务压 力增加 潜在的舞弊 可能 生产停顿 供货商 承 包商不再符 合公司要求 供货商的更 新符合企业 的规章制度 供货商的选 择符合公司 的经营目标 和最大利益 供应商的评 估 供应商的档 案管理 1 1 供供应应商商管管理理阶阶段段 审计准备 收集供应商管理制度 了解供应商管理系统 现场审计 1 从供应商管理系统获取本年度主要供应商清单 查看供应商引进 淘汰标准 如供货质量 供货及时性 货款价格 生产能力 信誉等 查核10家供应商的引进 是否按制度执行 是否建立 合格供货方目录 2 取得公司选择供货商的书面政策 查看是否经管理层审批 并与以上了解到的 程序比较是否有出入 3 抽查10家公司主要供应商资质文件 从工商局的官方网站调查了解该法人的真 实合理性 4 采用判断抽样的方法从供货商清单中抽取 10 家供货商 查看评价资料 手 续是否齐全 查看相应的评价报告 从评价报告中寻找不合格的供货商 查看是否还 在最新的经管理层批准的合格供货商名单中 5 有无建立供货商评价小组 小组人员组成是否合理 供货商审批是否流于形式 是否经集体决策进行供货商优选并形成供货商名单 是否根据供货商和本组织的实 际情况采用实地考察 书面调查 样品检验或试用的方式确定供货商 采购 计划 存货资金占 用过大或缺 货 影响生产及 销售 不能满足生 产需要 影响生产及 销售 造成公司资 产损失 产生舞弊的 可能 采购计划符 合生产经营 与销售需要 采购是否有 计划 采购计划编 制依据的可 靠性 采购 计划审批程 序的合规性 采购计划 所列价格的 合理性 采 购方式选择 的合理性 2 2 采采购购计计划划制制定定 审计准备 收集审计计划制定的依据与计划编制流程 现场审计 1 对采购部相关人员进行访谈 了解采购计划制订的依据和程序等 确定采购计 划制订的依据经管理层批准 采购计划应包括以下内容 采购品种 数量 价格 质 量要求 采购方式以及批量进度安排 察看年度采购计划的内容是否完整 2 对生产部门 销售部门 财务部相关人员进行访谈 了解他们对于采购计划的 参与程度 检查是否有备案的采购计划 检查是否与采购部门的计划一致 3 定期调整采购计划 与当期生产计划 销售计划相符合 采购计划的变更需要 有依据 并且由相关部门复核后 报送销售 生产部门备案 审阅审计期间更新的采 购计划 查看是否有相应的变更依据以及管理层的审批签字 4 查看采购计划是否在预算内 计划外或者预算外的采购 必须由相关部门复核 后 由管理层批准 5 采购部定期编制实际采购与计划的差异报告 详细说明存在的重大差异 由适 当的管理层审阅 获得采购部每月编制的采购差异报告 察看是否有管理层的审阅记 录 对采购部相关人员进行访谈 了解差异产生的原因及其对于销售的影响 采购 申请 公司资源浪 费 公司采购了 不需用的材 料 占用公司资 金 资产利用效 率低 采购的申请 审批手续是 否符合制度 要求 采购 活动是否规 范 3 3 采采购购申申请请审审批批 审计准备 收集采购审批制度 现场审计 1 采购需求需经使用部门及相关部门的管理层批准 从请购单中用判断抽样抽取 20 个样本 检查是否有需用部门负责人审核签字 是否经其它管理层人员批准签 字 检查请购单的审计是否合理 2 制作采购订单情况汇总表 并定期进行跟进采购情况 跟进采购效率 跟进长 期未完成订单 分析原因 3 是否建立价格标准 价格标准的核准手续是否齐备 价格审批 采购部门应在比质比价的基础上 初步确定物资采购意向 经采购部门负 责人签章后 送交价格信息部门进行价格核定 采购 实施 造成公司资 产损失 购 买不符合要 求的物资 影响经营与 生产 产生舞弊的 可能 采购定价是 合理的 并 且符合公司 政策 采购产品的 质量控制方 法 招标采 购与非招标 采购的流程 紧急采购 处理办法 4 4 采采购购实实施施 审计准备 了解采购部门程招标方式 评标和中标标准 收集非招投标采购制度 收集紧急采购管理制度 现场审计 1 1 招招标标采采购购 从财务明细账抽查10笔 工程设备 办公设备 仪器设备等 需招投标的大金额采 购 检查招标过程资料的完整性 主要控制环节的完备性和合理性 采购业务招标书是否详细具体 涉及到所采购物资的具体规格 数量 技术要求 评标过程记录是否完整 评标成员是否合理 技术标 商务标评定方法是否合理 是否有技术部提供技术指标 定标程序是否符合集团及公司制度要求 定标理由 质量最优 价格最低 送货时间 最短 是否充足 对于参与报价的供应商是否设置了供应商准入机制 如设置年营业额 公司规模 行业信誉 预付款额度等 合同标的额大于50万元的合同 是否对供应商进行实地考察 并形成考察报告 对于参与招标的单位 邀标应该高于5家 如果实际应标数低于3家 是否废标 未 废标的是否提报公司高层审批 审查招标采购的价格是否合理 是否超过预算 是否符合公司规定最高价格 是否 进行询价 对 1 中抽取的采购合同进行询价 分析采购价格是否合理 2 2 非非招招投投标标采采购购 采购 计划 存货资金占 用过大或缺 货 影响生产及 销售 不能满足生 产需要 影响生产及 销售 造成公司资 产损失 产生舞弊的 可能 采购计划符 合生产经营 与销售需要 采购是否有 计划 采购计划编 制依据的可 靠性 采购 计划审批程 序的合规性 采购计划 所列价格的 合理性 采 购方式选择 的合理性 对于重复购置的物资 抽取5个重复购买的物资 检查价格一年趋势 如价格明显高 出前次购买所确定标准的计划价 应将其作为重点审计对象 检查是否有价格调整有 书面记录 分析合理性 从明细账中抽取10份非招标采购合同 查阅询价 议价 比价记录 从明细账中抽取5份非招标采购合同进行询价 对于价格不合理的 则通过印制假名 片或者虚构单位 对材料价格进行单独询价 分析采购价格是否合理 检查实际采购是否遵循采购建议 供应商是否为采购询价比较后指定的供应商 4 4 紧紧急急采采购购 紧急采购有审批和申报流程 并由专人定期复核 分析频度等 采购 合同 管理 潜在的法律 纠纷 或有的不应 承担的约束 潜在的利 益损失 不符合管理 层的意图 未经授权的 合同 采购 合同 订单 的丢失或损 坏 敏感信息的 泄漏 所有签订的 采购合同 订 单得到妥善 的保管 采购合同 订 单的制定符 合公司的各 项政策及规 定和管理层 的审批 公司使用合 法 完整的 采购合同 订 单 合同与招标 的一致性 5 5 合合同同管管理理制制定定 审审计计准准备备 1 了解公司合同管理 包括审批 存档 台帐管理等 的制度 流程要求 实际 操作管理模式 判断其与集团制度规范是否一致 差异合理性 内部控制环节是否健 全 现现场场审审计计 1 根据程序4中抽取的样本 检查其起草 法务审核 管理层审批 档案管理等工 作流程是否符合公司要求 检查格式合同的版本 内容与集团示范合同要求是否相符 通过检查法务审核记录 检查非格式合同是否经法务人员审核 2 检查所抽取合同内容的合理性 确认合同关键条款 数量 质量 颜色等 是否与招标书内容一致 如存在差异 差 异是否合理 检查合同价格与定标价格是否一致 检查合同标的 数量和质量 价格和结算方式 运输方式 履约期限 地点和方式 违约责任等 3 检查合同的实际执行情况 根据业务实际进展情况 检查合同中关于采购 付款 验收付款 服务是否得到执行 检查合同中约定的奖罚条款是否得到执行 检查合同付款台帐是否清晰 及时 并做到与起草部门 档案保管部门及时核对 有 无超出合同约定的款项支付 是否有未经法务人员审核的合同 合同是否编号 档案保管是否符合要求 法务 要求 通过对以上检查 对公司合同签署 审批 履行等主要业务环节的内部控制 情况做出客观评价 总结经验 揭示风险 提出建议 验收 入库 管理 接受了不需 要的产品 接受了质量 不佳的产品 占用公司资 金 公司资产损 失 收货 退货 记录不准确 不及时 信息不正确 造成采购决 策失误 接受的货物 与经批准的 订单相符 不符合采购 订单的供货 商送货 按 公司政策及 时处理 已收产品的 退回经过合 理的手续 6 6 验验收收入入库库 审审计计准准备备 采购 实施 造成公司资 产损失 购 买不符合要 求的物资 影响经营与 生产 产生舞弊的 可能 采购定价是 合理的 并 且符合公司 政策 采购产品的 质量控制方 法 招标采 购与非招标 采购的流程 紧急采购 处理办法 了解公司仓库管理 验收入库 出库 的制度 收集出入库单和台帐 现现场场审审计计 1 固定资产是否有技术人员协同资产管理部门验收 软件服务是否有软件工程相 关人员参与验收 2 验收时 是否按照合同核对具体的数量 重量 品相等 对于出现瑕疵的物品 是否要求对方退货 或者减免相应的应付款项 或者对供应商进行处罚 是否有验收 手续如验收单 3 验收时检查货物的发出是否是合同签订的供应商 4 通过对使用部门的员工使用评价 了解采购的质量是否真实合理 5 通过员工访谈等方式 锁定需要抽验质量的物资 审计部和质检部门对物品进 行再次审计抽查 以确保采购物资的质量 财务 付款 不恰当的承 担了债务 舞弊的可能 公司资产的 损失 货款支付不 符合公司政 策 财务付款是 否符合公司 制度 7 7 财财务务支支付付款款阶阶段段 审计准备 了解公司财务支付款制度 应付 预付款的明细账 现现场场审审计计 1 根据程序4中抽查的合同 检查是否按合同要求支付款 是否存在提前付款的情 况 检查收款方与合同单位是否一致 2 抽查10笔预付款明细账 查阅预付款是否存在预付款长期挂账的情况 而相应 的服务和商品并未获得 返利 公司资金损 失 存在舞弊的 可能 公司有明确 的 严格的 返利政策 所有合同关 于返利的条 款都符合公 司的要求 无重大异常 情况发生 所有系统计 算的返利金 额均正确的 使用了有关 条款 并进 行了正确的 计算 所有应收返 利均被正确 的收到 所 有未收到的 应收返利都 存在合理的 原因 并在 监督之下 8 8 返返利利费费用用 审审计计准准备备 取得并阅读关于返利的现行政策 规定 制度 检查出自不同部门的有关文件或者涉 及返利的不同文件之间是否存在相矛盾的规定 了解返利的操作流程及操作模式 现现场场审审计计 取得返利条款明细数据和审计期间收货数据 抽取一定样本 根据返利条款计算审计 期间返利收入 与同期系统数据核对 根据系统数据 抽取当期收货 返厂笔数较多或金额较高的供货商 根据合同的返利 条款和当期收货量 检查系统计算的应收返利额是否正确 取得所有合同与合同变更手续的存档 检查并确认所有合同签订及关于返利条款的变 更都得到了适当的授权和批准 取得本审计期间所有发生过修改的返利条款的记录 根据记录检查相应的变更手续存 档情况 获取应收返利的帐龄分析 根据帐龄长短调查原因 对于返利直接从货款扣除的供货 商 检查是否存在长期未收的返利 对于长期未收的返利 查明原因 并检查是否有 足够的控制程序督促返利的收回 抽取一定数量供货商进行函证 核对我公司计算的 应收返利金额和未收返利金额是否正确 验收 入库 管理 接受了不需 要的产品 接受了质量 不佳的产品 占用公司资 金 公司资产损 失 收货 退货 记录不准确 不及时 信息不正确 造成采购决 策失误 接受的货物 与经批准的 订单相符 不符合采购 订单的供货 商送货 按 公司政策及 时处理 已收产品的 退回经过合 理的手续 审审计计发发现现 结结论论应应获获取取资资料料资资料料应应编编制制的的工工作作底底稿稿 采购管理制度 供应商管理制度 供应商清单 供应商的资质文件 评价手续 供应商评