办公室部门岗位职责 工作内容 制度建设 工作流程 工作.doc

办公室人员岗位职责（负责全处对内事务性的办公室的日常管理工作）1.负责做好行政事务性工作，包括考勤、人事、财务、卫生劳动、节假日值班安排、离退休人员慰问以及办公用用品的申报、领取、购置、报修等管理工作；2.负责做好处内外各种会议的会务工作，组织安排工作例会、行政性会议及其它专门会议，做好会议的记录、整理、存档工作。3.按照领导要求，做好会议记录，协助领导贯彻落实会议确定的各项工作任务；4.负责上级部门来文的接收、登记、传阅、整理归档工作,负责做好文件、公文、函件的接收、登记、保密、传递、保管、督办和文书归档工作；5.协助院领导制定各类规章制度，起草年度工作计划、工作总结以及各类公文。6.负责传达院领导对院属各部门的指示、通知，传递各部门给院领导的报告、请示。7.负责做好上情下达、下情上达的工作；8.负责做好印章管理工作；9.负责做好各种报告、文件的打印、复印工作；10.负责做好来访人员及对外联络的服务工作； 11.完成领导交办的其它工作。工作内容1、认真贯彻执行集团各项规章制度和上级有关部门的指示、决定。协助单位（部门/分部、中心）领导处理各项日常事务工作，全面完成各项工作任务。2、协助单位（部门/分部、中心）领导制定和实施年度、月度，重要活动的工作计划。3、做好单位（部门/分部、中心）的文字相关工作。4、收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。5、做好部门/中心各种会务工作，包括会议通知、会场安排、会议材料等，并做好记录、会议精神的上传下达工作。6、协助领导抓好各类人员的业务考核、考勤和奖惩工作。7、负责管理本单位/中心印章，打印、复印材料。8、负责管理各类资料的整理、归档工作。9、做好本单位/中心的宣传报道相关作。10、安排好节、假日值班，做好来信、来访的接待和处理工作。11、协助单位（部门/分部、中心）完成上级交办的其他工作任务。制度建设公司创建之初，管理人员少，机构设置简单，适应企业的快速发展。随着公司规模的扩大和人员的增加，急需建立适应未来发展需要的制度体系。根据公司会议布置，现制订2012年度制度建设工作计划。一、工作目标及任务1、2012年将做为公司规范管理的基础之年，力争通过半年的努力，使公司制度体系初步健全和规范。2、保证规章制度的科学性、有效性和规范性，提升基础管理能力。3、通过对公司实际运行的程序进行规范、整理，有针对性地进行修订、制订和补充工作。二、制度体系建设范围及牵头（配合）部门制度体系建设总体由行政中心牵头，相关职能中心、部门配合，具体如下：1、行政管理制度体系由行政部配合建设。2、财务管理制度体系由财务部配合建设。3、办公室管理制度体系由办公室人员配合建设。4、人事管理制度体系由人事部配合建设。5、档案管理制度体系由档案管理人员配合建设。三、工作步骤及时间第一步：基础工作阶段1、行政中心与各中心、部门直接交流，全面了解实际工作程序、流程、接口，了解目前的在用规定。2、按照符合企业实际和未来发展需要的原则，建立制度目录，评审通过。第二步：建设实施阶段按评审通过的目录由行政中心根据具体情况确定需要修订、补充、规范的内容，并确定由牵头部门或配合部门起草。在此期间的所有下发文件、表单、程序均由行政中心规范，公司评审通过后由行政中心统一下发试行，试行的内容由行政中心跟踪验证，修订和补充。3、按公司运营模式的需要分阶段完成，顺序为办公室、财务、行政、人力资源、档案管理制度体系。第三步：总结认定阶段（2011年6月11日6月30日）1、由行政中心根据试行的效果进行总结，提请召开总结评定会议。2、评定适用的管理制度统一编号，批准下发正式文本。四、相关要求（一）、规范方面要求：1、规范行文主体，分清哪些以公司名义下发，哪些以部门名义下发。2、规范语言，规章制度用语应当准确、简洁，使用文字、数字和标点符号应当正确、规范。3、规范格式，规章制度可以用条文形式表述，也可以用段落形式表述。规章制度名称为“规定”、“办法”的，一般用条文形式表述。除内容复杂外，规章制度一般不分章节。4、规范存在形式，规章制度最后形成的定稿，要根据其性质和适用范围，确定其存在形式。公司性规章制度要正式行文下发，并在整改工作结束后汇编成册。二级单位的规章制度按照公司公文处理办法进行编印，可不编文号。涉及食堂、活动室、宿舍等区域的管理规章制度应上墙。所有规章制度均应保证纸质、电子、上墙文档和汇编成册的在内容上完全一致。 （二）制定方面要求：1、起草：各中心、部门在公司赋予的职权范围内，按行政中心确定的起草目录，负责起草相关的规章制度，起草内容必须适应工作实际。2、审核：规章制度草案均由行政中心初审，召开专题会进行审议。涉及全体员工基本权利与义务的规章制度草案，应实行公示制。规章制度建设是公司文化建设的重要一环，是促进公司各项工作稳定有序开展的有力保证。各中心、部门要高度重视，保持制度制定与文化理念的相一致；注重实效，保证制度建设工作的顺利推进。工作流程（办公室工作流程）公司行政办公管理1、 奖惩：各部门奖惩申请分管领导意见办公室审核办公室分管领导意见办公室整理公示办公室备案。2、 接待：总经理室通知办公室按照要求安排接待事宜（卫生、车辆、会议室、行程、食宿）后续收尾事宜。3、 通知通告：公司总经理室会议精神办公室草拟公文部门负责人意见分管领导意见总经理室审批盖章公示备案落实监督。4、 行政意见：办公室草拟意见部门负责人意见分管领导意见总经理室审批办公室执行与监督。5、 报销：各种费用清单以及发票接收钱确认填写报销单部门负责人意见分管领导意见财务部意见财务总监意见财务部出纳办公室回复（部门人员或者外联单位）。公司会议管理1、 公司会议分为公司级会议和部门内部会议，公司级会议包括中层会议、高层会议、质量分析会、生产协调例会。部门内部会议包括：市场分析会、财务分析会、各部门内部会议等。2、 公司级会议组织流程：公司总经理室临时要求以及公司例会通知相关部门准时参加并安排会议室现场监督会议纪律记录会议内容整理会议纪要上报。公司档案及文件管理1、 前台接收外来文件分类并登记通知各部门直接责任人签收。2、 填报政府文件部门领导意见分管领导意见公司盖章回传或送至政府部门。3、 出具行政意见时，听取公司领导会议决定及精神草拟行政性意见部门领导意见分管领导意见总经理意见公示或者处理。4、 公司重要资质文件保管：文件分类与登记放入指定的文件夹或者文件盒指定的负责人保管。5、 公司资质文件的年审：包括公司营业执照、组织机构，社会保险登记证，工资手册，劳动情况，税务登记证等。工作流程为：行政文员了解当年的政策要求填报与准备资料部门领导审阅分管领导意见总经理室意见并盖章送至政府相关部门发现问题及时汇报与更改政府审核通过盖章向总经理室汇报办公室保管。6、 公司人员需要使用公司重要资质文件时，先书面或者口头申请部门领导意见分管领导同意办公室出具相关文件或者复印件使用结束后办公室回收确认。公司印章管理1、 公司印章使用口头申请部门领导意见公司印章负责人意见交付并使用印章回收保管。2、 部门印章由各部门负责人保管，使用权限也限于部门文件，由办公室进行监督。办公用品管理1、总流程：申购采购入库领用报修等处理。2、申购：各部门根据需求填写申购表部门经理意见分管领导意见办公室整体各部门意见，经办人填写南京冠亚电源设备有限公司申购单办公室负责人意见办公室分管领导意见供应部签收并采购入库前确认入库登记。3、领用与发放：星期一下午各部门填写领料单（特殊用品由办公室及时通知）办公室发放并登记台账各部门接受并使用与保管。4、报修：各部门填写报修单部门经理意见办公室接受并确认安排专人维修或者联系外联单位维修申请维修部门确认维修结果办公室确认维修结果。公司车辆管理1、填写出车申请单部门领导意见分管领导意见办公室了解与确认并给予答复安排对应车辆和出车驾驶员出车并在办公室登记出车情况跟踪与确认（接客户到公司时需通知接待人员）向车队长报告出车情况并登记交车钥匙。2、由车队长对车辆保养情况进行监督发现问题及时上报办公室出具保养意见分管领导审批办理车辆保养并填写车辆保养登记表。3、车辆加油填写油耗登记表办公室确认登记电子档。4、出现借车时，确认车辆状态三方签署借车协议交付车辆钥匙车辆回司确认发现问题汇报办公室处理。员工考勤管理1、 上下班：员工上下班签到异常者需填写异常签到记录部门负责人意见办公室确认办公室备案。2、 请假：填写请假单部门负责人意见综合办意见分管领导意见办公室备案并开具出门单门卫接受并确认员工离开公司。3、 调休：填写请假单部门负责人意见综合办意见分管领导意见办公室备案并开具出门单门卫接受并确认员工离开公司。4、 加班确认：各部门填写加班确认单部门负责人意见办公室确认各部门接收。5、 月底时由各部门上报加班确认单办公室统计办公室负责人确认分管领导确认财务部核算工资。6、 考勤机记录月底由办公室进行统计并核对。公司安全保卫管理1、 每天早晨员工进入公司检查异常情况登记和汇报办公室处理。下班期间，由门卫监督检查发现问题登记和汇报办公室处理。2、 外来人员进入公司身份登记门卫确认和告知发放贵宾证外来人员离开公司检查并收回贵宾证。3、 上班期间，公司员工离开公司需提供出门单门卫确认员工打卡离开公司。4、 上班期间，公司车辆离开公司需提供出门单门卫确认并登记车辆信息离开公司车辆回司确认并登记。5、 门卫负责公司监控录像的运行和检查发现问题登记和汇报办公室处理。6、 门卫负责每天中午午餐音乐播放和停止。7、 每天晚上由门卫对公司办公楼和厂房水电门窗进行检查发行问题及时汇报办公室处理。公司环境卫生管理1、 保洁工作顺序：会议室和接待室高层领导办公室大厅和走廊厕所定期清扫会议室和接待室发现问题及时汇报办公室处理。2、 负责定期对公司办公楼的植被浇水和维护发现问题汇报办公室处理。公司中餐管理1、 购买原材料（员工负责人统一购买）打扫餐后卫生。2、 由各部门上报值班人姓名、个数，确定周末用餐人数以便购买材料。3、 公司高层领导用餐，有需要的统一进行购买餐后清理打扫。工作计划一、 加大服务工作力度，赋予办公室工作新内涵2012年下半年，办公室工作是极其关键的一年，服务职能是办公室工作计划的重中之重。服务工作今年要实现四大转变：一是实现被动服务向主动服务转变。办公室的工作突发性、偶然性、被动性强。因而，对待各项工作，要制订计划，未雨绸缪，以工作的超前性、预见性增加工作的主动性。二是实现单一服务向全面服务、超前服务、主动服务转变。办公室的服务必须注意服务的全面性和主动性，不能只为领导决策提供简单的对与答、能做与不能做的单项服务，而应该在领导决策前动议、参谋、拿主意，在决策中关注、关心、调查，在决策后总结、推介，从而提供超前的、全过程的主动服务。三是实现一般服务向优质服务、精品服务转变。坚持以服务为“天职”，要满腔热情，放下架子，坚决克服懒惰情绪。四是实现传统服务向创新服务转变。从现在的“看一看、听一听、办一办、传一传”的传统服务模式向观念服务、信息服务、智力服务、环境服务等创新服务模式转变。 二、 组织开展经营发展调查研究，充分发挥好参谋助手作用。一是紧扣全局抓调研。从影响公司稳定大局的新情况、新问题入手，切实加强调查研究工作，对遇到的新情况和新问题，要综合分析，宏观考虑，弄清产生的背景，把握发展的趋势，从全局上、战略上去观察、思考和谋划解决的办法，尽力使调查研究形成意见，符合公司领导的要求，适应公司跨越式发展的形势。二是紧贴领导思路抓调研。善于从领导讲话、工作部署以及对问题的看法和提法中，掌握公司发展战略和急需了解的重点问题，有针对性地开展调查研究，力争调研思维与领导思维同频共振，确保“谋”在关键处，“参”在点子上。三是突出重点抓调研。以集团公司整体战略为红线，加强对公司经营和运作过程中的问题、薄弱环节以等重大焦点问题的调研，找准问题的症结点和矛盾的关节点，提出切实可行的、精要的、有新思路的对策和建议。四是围绕决策抓调研。按照科学决策的要求，努力抓好“两头”的调研。决策前要深入调研，提出比选方案，搞好前期论证；决策后要针对落实过程中出现的新情况、新问题，及时开展追踪调研，提出新的对策，使决策更加科学、更具实效。 三、 加强信息收集报送工作，为领导决策提供参考。一是完善和畅通渠道收信息。加强信息网络建设力度，完善以集团公司办公室为中心，到各分公司办公室的信息收集，确保信息主渠道的畅通。逐步形成电子信息报送网络。二是主动出击挖信息。增强信息工作的敏锐性，对上级急需了解的重点、经常思考的要点、特别关注的难点，以及公司落实决策的思路、部署，对各分公司的热点和难点问题的意见、建议等，主动与相关单位和部门联系，了解情况，掌握动态，及时上报。 四、加大督办工作力度，确保公司管理制度的效用性和公司决策的效益性达到最大化 加强督办力度是确保公司政令畅通的有效手段。一是围绕公司的中心工作，紧贴公司行政工作思路，把重点放在推进公司的重大决策、重要工作部署的贯彻落实上。开展经常性的督促检查。二是对于领导的批示要求和查办内容，加大查办力度，出台专门的督办办法，强化查办时效，做到急事急办。同时要改进方式方法，不断探索督查工作新思路、新办法，注重督查实效，把督查工作同目标管理责任制紧密结合起来，明确职责分工，确保公司各项决策部署落到实处。协助领导把问题解决在萌芽状态。 五、加大办公成本控制力度，使“低成本、高效益运营”的目标落实到实处，创新办公成本管理办法。要严格遵守勤俭办事的原则，按照公司招待费管理规定，控制公务招待费用。要减少开支，节约办公经费，逐步推广、利用办公自动