Word高级技术应用与实践.doc

第2章Word高级技术应用与实践3本章概述3一、Word 2003窗口的组成3二、文档的基本操作4三、文档的排版5四、文档的页面设置10五、创建表格11六、图文混排13七、邮件合并16任务一 文档的基本操作与表格制作16一、任务的提出16二、任务的结果18三、完成任务所需的知识准备20四、任务实施过程27五、常用技巧29六、任务拓展30任务二 电子报刊制作32一、任务的提出32二、任务的结果32三、完全任务所需的知识准备32四、任务实施过程35五、常用技巧36六、任务拓展36任务三 毕业论文排版38一、任务的提出38二、任务的结果41三、完全任务所需的知识准备41四、任务实施过程49五、常用技巧50六、任务拓展50任务四 学生成绩单制作53一、任务的提出53二、任务的结果53三、完全任务所需的知识准备53四、任务实施过程54五、常用技巧58六、任务拓展59任务五 用Word2003制作试卷60一、任务的提出60二、任务的结果60三、完全任务所需的知识准备60四、任务实施过程63五、常用技巧64六、任务拓展64第2章Word高级技术应用与实践本章概述Word 2003是美国微软公司开发的办公自动化软件 Office 2003中的一个组件。在Word 2003可以方便地对文字、表格、图片、图形以及数学公式等各种元素进行编辑、排版以及打印输出等操作，它是目前最常用的文字处理软件之一。一、 Word 2003窗口的组成启动Word 2003后，Word 2003的窗口就会出现在屏幕上，如图2-1所示。1. 标题栏标题栏位于窗口的顶部，显示了当前文档的名字。首次进入Word 2003时，默认打开的文档名为“文档1”。图2-1 Word 2003 中文版窗口2. 菜单栏菜单栏位于标题栏下边，有“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“表格”、“窗口”和“帮助”9个菜单标题。当鼠标移动到菜单标题上时，菜单标题就会凸起，此时单击菜单就会弹出下拉菜单，在下拉菜单的某个菜单项上单击，Word 2003就会执行相应的命令。3. 工具栏Office 2003 程序中将一些常用的功能命令(如新建文件、打开文件等)以按钮或列表框的形式放在一起，以方便用户的使用，相同类型的工具集合在一起就形成了工具栏。首次启动Word 2003时，只显示“常用工具栏”和“格式工具栏”。若要打开和关闭其他工具栏，可单击“视图”菜单中的“工具栏”，在随后打开的“工具栏”子菜单中列出了Word 2003的所有工具栏，前面有“”记号表示该工具栏已经被打开，单击此菜单项，就会关闭这个工具栏。将鼠标移动到工具栏上的左边，鼠标变成十字箭头形，按下鼠标就可以移动工具栏。4. 标尺标尺位于文档窗口的上边(水平标尺)和左边(垂直标尺)。可以用标尺查看正文的高度和宽度，也可以方便地设置页边距、制表位、段落缩进等格式化信息。5. 状态栏状态栏位于窗口的底部，其中显示了当前页码、总页数、插入点当前所在的精确位置及改写等信息。6. 文档窗口屏幕中间的大块区域是文档窗口，文档就在这里被显示、编辑和修改。在文档窗口中有个闪烁着的垂直条，称之为光标或插入点，它代表了文档的当前插入位置。二、 文档的基本操作1. 文档输入在输入文本之前需要选择输入法。使用Ctrl+Shift组合键在英文和各种中文输入法之间进行切换；也可以单击任务栏右侧的语言指示器，在打开的输入法菜单中选择所需输入法；或者用Ctrl+空格键在英文和系统首选中文输入法之间进行切换。若要输入一些键盘上无法直接输入的符号，可以使用符号列表来输入，方法如下：（1）单击“插入”菜单中的“符号”命令，屏幕上会出现“符号”对话框；（2）选择“符号”选项卡，单击要插入的符号，然后单击“插入”按钮，或者直接双击要插入的符号即完成输入。另外也可以利用各种输入法来输入符号，方法是右击输入法软键盘，从快捷菜单中选择。2. 保存文档（1）保存新建文档单击“文件”菜单中的“另存为”命令，Word 2003将打开“另存为”对话框，弹出如图4-7所示的对话框。在“另存为”对话框中要指定保存位置和文件名。一般在默认情况下，所保存的文件类型是以DOC为扩展名的Word文档类型。注意，对新建的文档保存，“保存”和“另存为”功能一样，都会弹出“另存为”对话框。（2）保存已有文件如果是保存已有文件，则选择菜单“文件”菜单中的“保存”命令，或单击工具栏中“保存”按钮。它的功能是将编辑文档的内容以原有的文件名保存，且保存位置不变。即用正在编辑的内容覆盖原有文件的内容。如果不想覆盖原有文件的内容，则应该选择“文件”菜单下的“另存为”命令。（3）设置密码为了给自己的文档加上打开密码和修改密码，可在另存为对话框中，选择“工具”选项中的“安全措施选项”进行设置。3. 文档显示方式Word 2003 提供了多种显示方式，称为视图。单击“视图”菜单，可看到列出的5种视图模式，包括普通、Web版式、页面、阅读版式、大纲。这些显示方式的选择是通过“视图”菜单来实现，也可以通过屏幕左下角的按钮（普通、Web版式、页面、大纲视图、阅读版式） 改变当前显示方式，下面介绍几种常用的视图模式。(1) 普通视图普通视图适应于文本录入和编辑，速度较快，当录入的文字超过一页时，显示分页线（虚线）表示分页的位置。在普通视图里很多对象如页眉、页脚、页码、分栏等不会显示。(2) 页面视图页面视图用于显示文档所有内容在整个页面的分布状况，页面视图显示与实际打印效果一致的文档。Word提供的即点即输功能只有在页面视图才能实现。(3) 大纲视图大纲视图用于审阅和处理文档的结构。大纲视图显示出了大纲工具栏，为用户调整文档的结构提供了方便。比如移动标题、标题升级或降级等等。(4) Web版式视图 (5) Web版式视图将文档按照Web浏览器中的显示效果显示，可创建能显示在屏幕上的Web页或文档，可看到背景和为适应窗口大小而换行显示的文本，且图形位置与在Web浏览器中的位置一致 。 三、 文档的排版1. 字符的格式化字符的格式指字符的字体、大小、粗细及各种表现形式。字符的格式化可通过工具栏按钮、菜单命令及快捷键完成。对字符进行格式化同样需要先选择对象，否则只对光标处新输入的字符有效。下面依次介绍使用工具栏按钮和字体对话框的方法。(1) 使用工具栏按钮图2-2“格式工具栏”中部的6个按钮在“格式工具栏”的中部有并排的6个按钮，如图2-2所示。从左到右依次是“加粗”、“倾斜”、“下划线”、“字符边框”、“字符底纹”和“字符缩放”按钮，作用与它们的名字是一致的。(2) 使用“字体”对话框首先选定需要进行字符排版的文本，然后单击“格式”菜单中的“字体”命令，此时会打开如图2-3所示的“字体”对话框。图2-3 “字体”对话框可以看到，“字体”对话框中有“字体”、“字符间距”和“文字效果”3个选项卡，底部有一个预览窗口，可以直接预览各种设置所产生的效果。在“字体”选项卡中，可以设置字体、字型、字号、字符的颜色等，还可以设置各种效果，如加删除线，把选定文本变为上标和下标等。所有这些你都可以在预览窗口中清楚地看到其效果。2. 段落格式化在Word 2003的文档编辑中，用户每输入一个回车符，表示一个段落输入完成，同时在屏幕上出现一个回车标记“”，也称为段落标记。（1）段落设置段落排版包括：段落对齐方式设置、段前距离、段后距离、段落中的行距、段落的缩进方式等内容。 “格式工具栏”上有5个段落对齐按钮，如图2-4所示。从左至右依次为“两端对齐”、“居中对齐”、“右对齐”、“分散对齐”和“行距”。缺省对齐方式为左对齐（即左边4个按钮均未被按下），选定需排版的文本内容后，用鼠标单击相应按钮即可实现所选的对齐方式。图2-4 格式工具栏中的段落设置单击“格式”菜单中的“段落”命令，这样可打开“段落”对话框，如图2-5所示。在“段落”对话框中选择不同标签，可作相应设置。图2-5 “缩进和间距”对话框行距用于控制每行之间的间距，有“单倍行距”、“最小值”、“固定值“、“多倍行距”等选项。用得最多的是“单倍行距”选项，单倍行距是不固定的，其间距可容纳所在行的最大字体并附加少许额外间距，一般来说字号大行距也大。当在行中输入一个大字体时，Word将自动调整高度以容纳较大字体；“最小值”选项，是为了保证将文件的字体全部显示的最小值；“固定值”选项，可指定一个行距值，当文本高度超出该值时，则该行的文本不能完全显示出来。（2）段落添加边框与底纹Word 2003提供了为文档中的文本、段落或表格添加边框和底纹的功能，其操作步骤如下：a. 选定要添加边框或底纹的一个或多个段落。b. 选择“格式”菜单中的“边框和底纹”命令，弹出“边框和底纹”对话框，如图2-6所示。c. 单击“边框”标签，可设置边框类型、线条形状、颜色和宽度等。图2-6 “边框和底纹”对话框d. 单击“底纹”标签，切换到“边框和底纹”选项卡，如图2-71所示。可设置底纹颜色、图案等。e. 单击“页面边框” 标签，可以对整篇或节选的文档设置页面边框，页面边框的设置方法与段落边框基本相同，不同的是，页面边框可在“艺术型”列表中选择页面艺术边框。图2-7 “底纹”对话框3. 项目符号和编号（1）设置项目符号a. 选择“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令，弹出对话框；b. 选择“项目符号”标签，切换到“项目符号”选项卡；c. 选择所需的项目符号，如果没有所需的项目符号，可单击“自定义”进行设置。 (2) 自动编号a. 在文档中键入一个编号“1.”，输完本段文字；b. 按回车键结束该段落，此时Word将自动出现“2.”数字编号；c. 如果想删除某一条的内容，作删除操作，编号会自动重新排列。(3) 改变编号顺序首先要将光标插入需要重新编号的段落中，单击“格式”菜单中“项目符号和编号”命令，在弹出的对话框中选择 “编号”标签，对话框如图2-8所示。a. 选择“重新开始编号”设置，可以重新开始编号；b. 选择“继续前一列表”设置，可以继续前一列表的编号；c. 选择“自定义”设置，可以按自己需要设置编号。图2-8 “编号”对话框4. 分栏在编辑报纸、杂志时，经常需要对文章进行分栏排版以使版面活泼生动，增加可读性。利用常用工具栏的“分栏”按钮或“格式”菜单的“分栏”命令便可实现文档分栏。用“格式”菜单中的“分栏”命令对文档进行分栏，步骤如下：（1）选择菜单“格式”下的“分栏”命令，弹出“分栏”对话框，如图2-9所示；（2）在“预设”框内选择需要分的栏数，如果需要分更多栏，在“栏数”的文本框内输入要分的栏数，在Word 内最多可分11栏；（3）选定栏数后，下面的“宽度和间距”框内会自动列出每一栏的宽度和间距，可以重新输入数据修改栏宽。单击“栏宽相等”，则所有的栏宽均相同；（4）要在各栏间设置“分隔线”，选中“分隔线”复选框；图2-9 “分栏”对话框（5）在“应用于” 下拉列表框中指定分栏格式应用的范围；（6）单击“确定”按钮。5. 格式刷格式刷是Word中非常强大的功能之一，有了格式刷功能，在给文档中大量的内容重复添加相同的格式时，我们就可以利用格式刷来完成。格式刷可用来复制文字格式、段落格式和一些基本图形格式（如边框和填充）。（1）复制文字格式 选中要引用格式的文本， 单击“格式”工具栏上的“格式刷”按钮，此时鼠标指针显示为一个刷子图案，按住左键刷（即拖选）要应用新格式的文字。 （2）复制段落格式 将插入点定位到段落内，也可以仅选中此段落末尾的段落标记。单击“格式”工具栏上的“格式刷”按钮，在应用该段落格式的段落中单击。如果同时要复制段落格式和文本格式，则需拖选整个段落。 提示： 如要连续多次使用，可双击“格式刷”按钮。如要停止使用，可按键盘上的Esc键，或再次单击“格式刷”按钮。6. 样式所谓样式，就是系统或用户定义并保存的一系列字符格式和段落格式的集合。一篇文档通常会有许多不同的段落格式，最简单的也会有标题和正文这两种不同的格式。使用样式既可以快速地格式化文档，又可以确保文本格式前后一致。 （1）创建样式 a. 单击“样式和格式”任务窗格中的“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框，如图2-10所示。图2-10“新建样式”对话框b. 在“名称”框内输入样式名，如“我的样式”，然后设置字型、字号。单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“段落”，在打开的对话框中设置段落格式。c. 单击“确定”返回“新建样式”对话框，然后勾选“添加到模板”复选框，单击“确定”按钮后，可以看到任务窗格中增加了“我的样式”的样式名，而且该样式还被添加至模板。以后在新建文档里都包括此样式。 （2）修改样式 如果对此样式不满意，还可以修改此样式。在此任务窗格中将鼠标指针移至标题1样式时，其右方都会出现一个下拉按钮。单击此按钮即可从下拉菜单上选择“修改”选项来修改这种样式。修改样式后，应用了此样式的所有文本内容都会随之改变。（3）删除样式 在“样式和格式”任务窗格中，单击要删除某样式右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“删除”命令，显示“确认删除”的对话框，单击“确定”即可。如果在创建样式时勾选了“添加到模板”复选框，通过上面的方式删除样式后，虽然在该文档中不再有此样式，但新建文档里依然会出现被删除的样式。如果要在新建文档里不出现此样式，就要到样式管理器里把Normal中的该样式删除才行。四、 文档的页面设置通过前面的学习，我们可以从无到有地编辑一篇简单的文档，而Word2003的页面设置功能则可以使我们的文档更加美观、更好赏心悦目。1. 页面设置单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，可打开“页面设置”对话框，该对话框中有4个选项卡：“页边距”、“纸型”、“版式”和“文档网格”，“页边距”选项卡如图2-11所示。在“页面设置”对话框中，单击“页边距”标签切换到“页边距”选项卡。在此对话框中可以设置页边距、打印方向、页码范围等。图2-11 “页边距”对话框2. 页眉和页脚页眉或页脚主要是插入页码、日期或公司徽标等文字或图形，常打印在文档的每页的顶部或底部。在文档中可自始至终使用同一个页眉或页脚，也可在文档的不同部分使用不同的页眉和页脚。用户可创建包含文字和图形的页眉和页脚，创建页眉和页脚的操作方法如下：单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令，此时不管在哪种视图模式下，Word 2003中文版都将自动转换到“页面视图”模式下，因为只有在页面视图方式下，页眉和页脚才能显示。同时，文档中出现一个页眉编辑区，屏幕上将弹出“页眉和页脚”工具栏。要创建页脚，只要在工具栏上单击“页眉和页脚切换”按钮进行页眉和页脚区域的切换。要退出页眉和页脚编辑状态，单击“关闭”按钮；要删除插入的页眉或页脚，只要选中要删除的内容，按Del键即可。3. 创建目录所谓“目录”，就是文档中各级标题的列表，它通常位于文章扉页之后。目录的作用在于，方便阅读者可以快速地检阅或定位到感兴趣的内容，同时比较容易了解文章的纲目结构。 使用Word2003为文档创建目录，就是先为文档的各级标题指定恰当的标题样式，然后Word就会识别相应的标题样式，从而完成目录的制作。（1）首先对要设置为目录的文字应用内置的标题样式，即标题1、标题2等。应用后如果字体格式不符合要求，可以修改其样式。应用标题1样式文字生成目录后为一级目录，其它类推。（2）把光标定位到要建立目录的位置，单击“插入”菜单中的“引用”子菜单里的“索引和目录”命令，弹出“索引和目录”对话框。单击“目录”选项卡，出现如图2-12所示对话框。（3）在“格式”列表框中选择目录格式；在“显示级别”文本框中输入要显示的标题级别；选中“显示页码”和“页码右对齐”复选框，则在生成的目录中自动生成页码，并且页码按常规显示，自动右对齐。（4）单击“确定”按钮，即可自动生成目录。图2-12 “索引和目录”对话框Word是以域的形式创建目录的，如果文档中的页码或者标题发生了变化，就需要更新目录，使它与文档的内容保持一致。在目录上单击鼠标右键，选择“更新域”后，按确定即可。五、 创建表格表格作为一种简明扼要的表达方式，以行和列来组织信息，具有结构严谨、效果直观、信息量大的特点。Word 2003提供的表格处理功能可以方便地处理各种表格，特别适用于一般文档中包括的简单表格如课程表、作息时间安排表等。1. 创建表格(1) 在工具栏按钮方法直接插入表格a. 单击“常用工具栏”的“插入表格”按钮；b. 按住鼠标左键并拖动到所需表格的行列格数后释放鼠标；(2) 菜单的方法插入表格 单击“表格”菜单中的“插入表格”命令，这时出现如图2-13所示的对话框； 选择所需的行列数； 单击“确定”按钮。图2-13 “插入表格”对话框2. 表格的格式设置表格格式设置指的是表格的边框、底纹、字体等组成表格的修饰效果，使表格更加美观、内容清晰整齐。选定表格后，单击“表格”菜单中的“表格属性”命令，弹出“表格属性”对话框。可进行“表格”、“行”、“列”、“单元格”以及相应设置。单击“表格属性”对话框上的“边框和底纹”可设置成自己喜欢的边框。3. 表格的排序与计算（1）表格的排序对于简单排序，可直接使用如图2-13所示“表格和边框”工具栏上的排序按钮进行排序。将光标定位到需要排序那一列的任意单元格，单击“表格和边框”工具栏上的“降序”按钮或者“升序”按钮。图2-14 利用“表格和边框”工具栏排序对于复杂的排序可以应用对话框来实现。将光标定位在表格任意单元格中，单击“表格”菜单中的“排序”命令，弹出“排序”对话框。如图2-15所示。在“主要关键字”中选择要排序的列，在“类型”的下拉列表中选择“数字”或者“拼音”等排序，再选择“升序”或者“降序”。如果在排序的列中遇到有相同的数据，还可以指定“次要关键字”及“第三关键字”，最后单击“确定”。图2-15 “排序”对话框（2）表格的求和用“表格和边框”工具栏求和。把光标定位到需要求和的单元格中，单击“表格和边框”工具栏上的“自动求和”按钮。如果要对每一行都求和，则需选中已求和的这个数字，把它复制到下面所有单元格中，选中这一列，按一下F9键，其余行的和就都更新出来了。六、 图文混排Word 2003具有强大的图文混排功能，使得其生成的文档更加美观、漂亮。Word 2003提供了多种对象，包括图片、图形、艺术字和文本框。还提供了绘图工具，可直接在文档中绘制流程图、方框图等，用户可方便地对这些对象进行插入、删除、修改操作。1 插入图片在Word 2003中，可以从剪辑库中插入剪贴画或图片，也可以从其他程序或位置插入图片或扫描图片（1）插入剪贴画Office2003提供的“Microsoft剪辑库”包含了大量的剪贴画、图片等，利用这个强大的剪辑库，可以设计出多彩的文档。在Word文档中插入剪贴画的步骤： a. 定位插入点。b. 单击“插入”菜单中的“图片”，则在该项菜单的右边出现一个级联式子菜单，选择其中的“剪贴画”菜单项，在右边的“任务窗格”中显示的是剪贴画对话框；在剪贴画对话框中，在“搜索范围”下拉列表中，选择Office收藏集；在“结果类型”下拉列表中，选择剪贴画；单击“搜索”按钮。这时剪贴画对话框中有许多的剪贴图片出现。c. 用鼠标指向选中的图片，该图片右边出现一个下拉按钮，单击该按钮，弹出一个菜单，选择“插入”，这时图片显示在插入点处。(2) 插入图片文件a. 定位插入点；b 单击“插入”菜单中的“图片”，则在该项菜单的右边出现一个级联式子菜单，选择其中的“来自文件”菜单项，弹出“插入图片”对话框；c. 在“插入图片”对话框中选择图形文件所在的文件夹和文件名；d. 单击“插入”按钮，则所选图形显示在插入点处。(3) 设置图片格式直接双击图片弹出如图2-16所示“设置图片格式”对话框，在对话框中可对图片进行有关设置。图2-16“设置图片格式”对话框2. 插入文本框文本框是一种包含文字的图形对象，可以进行文本框的格式设置。文本框如同容器，不论是文字、表格、图形，只要被置于文本框内，就可以随时被移动到页面的任何地方。特别是在同一页里，有的文字要横排，有的文字要竖排，文本框就能够解决这一问题。单击“绘图”工具栏的“文本框”按钮或选择“插入”菜单的“文本框”命令，鼠标指针将变为十字光标，拖动鼠标指针可以绘制文本框，再向本框中加入内容。“绘图”工具栏如图2-17所示。图2-17“绘图”工具栏3. 绘制图形（1）绘制自选图形Word 2003提供了一个绘图工具栏，若要绘制简单图形，用户只需单击该图形在绘图工具栏上对应的按钮，然后将鼠标在文本区拖动，即可形成所需要的图形。 （2）图形中添加文字自选图形绘制好后，可以在其中添加文字。方法是鼠标右击自选图形，在快捷菜单中选“添加文字”命令，此时自选图形相当于一个文本框，可以输入文字。（3）图形的叠放次序。Word文档分成3个层：“文本层”、“绘图层”和“文本层之下层”。可以对“绘图层”和“文本层之下层”的图形进行移动。文本层：用户在编辑文档时使用的层，插入的嵌入型图片文件就位于文本层。绘图层：位于文本层之上，把图形对象放在绘图层，即让图形浮于文字上方。文本层之下层：图形对象放在文本层之下，使图形衬于文字下方和文本产生叠层效果。 如果要重新安排图形层的叠放次序，可按下列步骤进行操作。a. 选定要改变其层次的图形；b. 单击绘图工具栏上的“绘图”按钮；c. 选择“叠放次序”菜单中的命令。(4) 多个图形组合为一个图形要将多个图形组合为一个图形首先选择多个图形，然后再组合。选择多个图形的方法：单击“绘图”工具栏的“箭头”按钮，按住鼠标左键，拖动鼠标画一个矩形虚线框，将所有图形包含在内，则选择了所有图形，被选择的每个图形周围都显示8个句柄。另外，选择多个图形也可以用按住Shift键，依次点击其它图形来完成。如果选择了所有图形之后，再选择“绘图”上拉菜单中的“组合”命令，则多个图形就组合成一个图形。4. 公式编辑器的使用数学符号和公式在文字编辑中经常用到，Word的公式编辑器(Microsoft Equation)提供了丰富的公式模板和符号，可方便地建立复杂的公式，并将其插入到文档中。其方法为：（1）将插入点定位到需要插入公式的位置。（2）选择“插入”菜单中的“对象”命令，弹出“对象”对话框，如图2-18所示。图2-18 插入“对象”对话框（3）在列表框中选择“Microsoft 公式3.0”选项，单击“确定”按钮，进入公式编辑状态，如图2-19所示。图2-19 公式编辑器窗口七、 邮件合并在日常的办公过程中，我们可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资条。面对如此繁杂的数据，难道我们只能一个一个地复制粘贴吗？能保证过程中不出错吗？其实，借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能“邮件合并”，我们完全可以轻松、准确、快速地批量制作信函、信封，标签、工资条、成绩单等。什么是“邮件合并”？“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档（即主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。下面是邮件合并的三个基本步骤：（1）建立主文档 “主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。（2）准备好数据源 数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。 在实际工作中，数据源通常是现成存在的，比如你要制作大量客户信封，多数情况下，客户信息可能早已被客户经理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“邮编”等字段。在这种情况下，你直接拿过来使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。 如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用Word、Excel、Access都可以，实际工作时，常常使用Excel制作。 （3）把数据源合并到主文档中前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并工具栏”进行，使用非常轻松容易。任务一 文档的基本操作与表格制作 一、 任务的提出在工作中，我们经常需要编辑、打印一些文稿和制作表格，文档的输入、排版、打印及表格制作是我们所必需掌握的知识。下面我们以一篇文章和一张表格实例来分解各个部分的知识要点及操作过程，具体实例如下：1. 新建文件名为“荷塘月色.doc”文档，将下面的文字素材复制到新建文档中，保存到我的文档，然后完成以下操作。（1） 页面纸张大小设置为16开，纸张方向为“纵向”，上下页边距均为3.0厘米，左右页边距均为2.0厘米（2） 标题格式：将“荷塘月色”字体设为楷体GB2312、红色、48磅，居中，并加上注音。（3） 正文第一段格式：首行不缩进，1.2倍行距，左对齐；字体设置成黑体蓝色、小四；首字下沉3行。（4） 正文第二段格式：首行缩进2个字符，1.5倍行距，分散对齐，段前、段后各12磅；字体设置成宋体、黑色、小四，文字加边框，框线为红色0.5磅单实线，底纹样式：10%；（5） 正文第三段格式：首行不缩进，左右缩进1厘米， 单倍行距，两端对齐，段后12磅；字体设置成黑体绿色、小四，字符间距加宽0.8磅。“路上只我一个人，背着手踱着”加着重号；（6） 正文第四段格式：首行不缩进，单倍行距，两端对齐；字体设置成宋体红色、小四，将第四段分成两栏，栏间加分隔线；（7） 在页面底端（页脚）居中的位置插入页码，格式为“A,B,C”，起始页为B；在页眉插入“小五”号文字“计算机操作测试”。文件素材荷塘月色这几天心里颇不宁静。今晚在院子里坐着乘凉，忽然想起日日走过的荷塘，在这满月的光里，总该另有一番样子吧。月亮渐渐地升高了，墙外马路上孩子们的欢笑，已经听不见了；妻在屋里拍着闰儿，迷迷糊糊地哼着眠歌。我悄悄地披了大衫，带上门出去。沿着荷塘，是一条曲折的小煤屑路。这是一条幽僻的路；白天也少人走，夜晚更加寂寞。荷塘四面，长着许多树，蓊蓊郁郁的。路的一旁，是些杨柳，和一些不知道名字的树。没有月光的晚上，这路上阴森森的，有些怕人。今晚却很好，虽然月光也还是淡淡的。路上只我一个人，背着手踱着。这一片天地好像是我的；我也像超出了平常的自己，到了另一世界里。我爱热闹，也爱冷静；爱群居，也爱独处。像今晚上，一个人 在这苍茫的月下，什么都可以想，什么都可以不想，便觉是个自由的人。白天里一定要做的事，一定要说的话，现在都可不理。这是独处的妙处，我且受用这无边的 荷香月色好了。曲曲折折的荷塘上面，弥望的是田田的叶子。叶子出水很高，像亭亭的舞女的裙。层层的叶子中间，零星地点缀着些白花，有袅娜地开着的，有羞涩地打着朵儿的； 正如一粒粒的明珠，又如碧天里的星星，又如刚出浴的美人。微风过处，送来缕缕清香，仿佛远处高楼上渺茫的歌声似的。这时候叶子与花也有一丝的颤动，像闪电 般，霎时传过荷塘的那边去了。叶子本是肩并肩密密地挨着，这便宛然有了一道凝碧的波痕。叶子底下是脉脉的流水，遮住了，不能见一些颜色；而叶子却更见风致了。2. 按要求制作如图2-20所示的表格，其中要求：（1）第一、二行指定高度1.2厘米，第三行5.0厘米，行高值“固定”；第一、第二、三、四、五列宽2.0厘米，第六列宽2.4厘米，表格边框和样表一致；（2）第一列设置浅绿底纹；（3）插入一张长高为2.4厘米的照片；（4）制作一枚相应图章。图2-20 样表二、 任务的结果第1题样张如图2-21所示图2-21 实例1样张第2题样张如图2-20所示三、 完成任务所需的知识准备第1题所需的知识要点：1. 页面设置 单击“文件”“页面设置”，弹出如图2-22所示“页面设置”对话框，在“页边距”选项卡中设置上、下、左、右边距；在“文档网格”选项卡中可设置每行字数和每页的行数。特别注意的是正文字号，如果不是默认的五号字，必然点击“文档网格”选项卡中“字体设置”命令，选取和正文一致的字号。图2-22 页面设置2. 加注拼音先选定要加注拼音的文字，单击“格式”“中文版式” “拼音指南”弹出如图2-23所示对话框。图2-23 拼音指南3. 段落设置单击“格式”“段落”弹出如图2-24所示对话框，在段落对话框中设置“对齐方式”、缩进”、“间距”、行距等。 图2-24 段落设置4. 边框和底纹设置单击“格式”“边框和底纹”弹出如图2-25所示对话框，在“边框”选项卡中可选择不同“线型”、“颜色”、“宽度”，注意“应用于”选择 “文字”和“段落”所加的边框是不一样的。图2-25 边框和底纹5. 分栏设置单击“格式”“分拦”弹出如图2-26所示的对话框，在对话框中可以设定“栏数”、“宽度和间距”等。如果对最后一段分栏出现不等长问题，可通过在段落后加上一空行。图2-26 分栏设置6. 页眉和页脚设置单击“视图”“页眉和页脚”，此时不管在哪种视图模式下，Word 2003中文版都将自动转换到“页面视图”模式下，因为只有在页面视图方式下，页眉和页脚才能显示。同时，文档中出现一个页眉编辑区，屏幕上将弹出“页眉和页脚”工具栏，如图2-27所示。要创建页脚，点击相应的按钮可进行页眉和页脚设置。图2-27 页眉和页脚设置要退出页眉和页脚编辑状态，单击“关闭”按钮；要删除插入的页眉或页脚，只要选中要删除的内容，按Del键即可。第2题所需的知识要点：1. 表格插入单击“表格”“插入”“表格”弹出如图2-28所示的对话框，调整表格的行列数制作所需的表格。图2-28 页眉和页脚设置2. 表格属性设置单击“表格”“表格属性”弹出如图2-29所示的对话框，可设定行高列宽。行高值默认为“最小值”，选择“最小值”时，行高是随着输入的文字多少或插入的图片大小是可变的，若选择固定，行高就不随之变化。图2-29 行高列宽设置3. 边框和底纹设置单击“格式”“边框和底纹”弹出如图2-30所示的对话框，在“边框”选项卡中可选择边框种类、边框线型、线条颜色，线条宽度。在“底纹”选项卡中可选择底纹图案、颜色等，以突出表格的某部分。图2-30 边框和底纹设置4. 单元格合并选中需要合并的单元格，单击“表格”“合并单元格”命令，或者用右键的快捷菜单里的“合并单元格”命令。5. 项目符号设置选中需要加项目符号的文本，单击“格式”“项目符号与编号”弹出如图2-31所示的对话框，如果没有我们需要的，可点击“自定义”命令按钮再进行选定。图2-31 项目符号设置6. 照片插入首先将光标定在需要插入照片的位置，单击“插入”“图片”“来自文件”弹出如图2-32所示的对话框，根据照片保存位置选中需要插入的照片，单击“插入”命令按钮。图2-32 插入图片7. 艺术字制作单击“插入”“图片”“艺术字”弹出如图2-33所示的对话框，选择其中一种样式，单击“确定”弹出如图2-34所示的对话框，输入文字后点击“确定”，在出现的艺术字上单击，自动显示“艺术字”工具栏如图2-35所示。 图2-33 艺术字库图2-34 编辑艺术字图2-35艺术字工具栏单击“艺术字工具栏”上的“设置艺术字格式”按钮弹出如图2-36所示的对话框，可对艺术字进行颜色填充，还可以对版式进行设定。单击“艺术字工具栏”上的“艺术字形状”按钮，可设置如图2-37所示的各种艺术字形状。图2-36 艺术字格式 图2-37艺术字形状 图2-38艺术字控制点若将艺术字“文字环绕”设为“四周形”，这时“艺术字”周围出现八个句柄、一个绿色控制点和一个黄色的菱形小方块，如图2-38所示。八个句柄可进行放大和缩小，绿色控制点可以旋转图形，黄色的菱形小方块可以改艺术字的形状。这个黄色小菱形块称为图形控制点。不同自选图形控制点个数不同，最多的有三个，一般情况下只有一个。8. 绘制图形Word 2003提供了一个如图2-39所示绘图工具栏。若要绘制简单图形，用户只需单击该图形在绘图工具栏上对应的按钮，然后将鼠标在文本区拖动，即可形成所需要的图形。 如果想连续多次使用同一绘图按钮，则双击该按钮即可。使用完毕，单击该按钮或按“Esc”键可退出。Word 2003提供了一套现成的基本图形，包括“线条”、“连接符”、“基本形状”、“箭头总汇”、“流程图”、“星与旗帜”、“标注”共七类如图2-40所示。每类都包含若干个图形符号，可以在文档中方便地使用这些图形，并可对这些图形进行组合、编辑等。图2-39“绘图”工具栏 图2-40自选图形菜单 图2-41“绘图”上拉菜单 如果要保持图形的高度和宽度成比例，例如绘制正方形和圆形，则在拖动时需按住Shift键。9. 图形组合要将多个图形组合为一个图形首先选择多个图形，然后再组合。选择多个图形的方法：单击“绘图”工具栏的按钮，按住鼠标左键，拖动鼠标画一个矩形虚线框，将所有图形包含在内，则选择了所有图形，被选择的每个图形周围都显示8个句柄。另外，选择多个图形也可以用按住Shift键，依次点击其它图形来完成。如果选择了所有图形之后，再选择“绘图”上拉菜单如图2-41中的“组合”命令，则多个图形就组合成一个图形。如果要撤消组合，点击“取消组合”。应当注意的是，如果需要将多个图形组合而成一个图形对象，则各图形的环绕方式必须不是“嵌入式”才能进行组合。同样取消组合的图形环绕方式也不能处于“嵌入式”。四、 任务实施过程第1题操作步骤：（1） 启动Word2003，将素材复制到文档中，单击“文件”“保存”,弹出“另存为”对话框，输文件名为“荷塘月色”，保本到我的文档。（2） 单击“文件”“页面设置”，在“页边距”选项卡设置上下各3.0厘米，左右各2.0厘米，方向为纵向；切换到“纸型”选项卡，设为16开，单击“确定”按钮。（3） 选中标题，在“格式”工具栏中选择字体为楷体GB2312、，字号大小48磅，字体颜色为红色，单击居中按钮；单击“格式”“中文版式”，选择“拼音指南”进行相应操作。（4） 选中正文第一段，单击“格式”“段落”，在“段落”对话框“缩进和间距”标签中进行相应设置，单击“确定”按钮；用“格式”工具栏设置成黑体蓝色、小四；单击“格式”“首字下沉”，在对话框中选择下沉行数3，最后单击“确定”按钮。（5） 选中正文第二段，按上面方法设置段落格式；设置完后继续选中正文第二段，单击“格式”“边框和底纹”中的“边框”选项卡设置框线为红色0.5磅单实线，应用于选择“文字”；在“底纹”选项卡选择图案式样10%，应用于选择“文字” 然后单击“确定”按钮。（6） 选中正文第三段，按上面方法设置段落格式；设置完后继续选中正文第三段，单击“格式”“字体”，在对话框中“字体”选项卡里设置成黑体绿色、小四，在“字符间距”选项卡里设置字符间距加宽0.8磅；选中“路上只我一个人，背着手踱着”，单击“格式”“字体”，在对话框“字体”选项卡中选择着重号。（7） 选中正文第四段，按上面方法设置段落格式；将光标放入此段后再敲一下回车键，在段后加入一空段。然后选中正文第四段，单击“格式”“分拦”，在对话框中预设二拦，选定分隔线，单击“确定”按钮。（8） 单击“视图”“页眉和页脚”，在页眉编辑区添加“小五”号文字“计算机操作测试”；单击“页眉和页脚”工具栏中的“在页眉和页脚之间切换”按钮，切换到页脚编辑区，单击工具栏上的插入页码按钮插入页码，再单击“设置页码格式”按钮，在对话框中“数字格式”选A,B,C，起始页码选择B，单击“确定”按钮；最后单击格式工具栏中的“保存”按钮。第2题操作步骤：（1）插入表格：单击“表格”菜单里“插入”或常用工具拦上的“插入表格”插入一张3行6列的表格。（2）设置行高列宽：单击“表格”菜单里的“表格属性”，在弹出的对话框中选择：“行”、“列”设置高度和宽度。（3）双线边框设置：双线边框共有三大部分，三次分别选中需要设计双线边框的相应单元格；单击“格式”菜单中的“边框和底纹”命令，在弹出的对话框中，选择“边框”选项卡中的“自定义”，然后选择线形、颜色等进行设置。（4）合并单元格：选择需要合并的单元格，利用右键的快捷菜单“合并单元格”进行相应合并。（5）底纹设置：选中需要设计底纹的相应单元格，单击“格式”菜单中的“边框和底纹”命令，在弹出的对话框中，选择“底纹”选项卡，设填充颜色为“浅绿”。（6）文字格式：输入文字后利用“表格和边框”工具拦中的对齐按扭，选择“中部居中”。（7）项目符号：选择需要加项目符号的所有段落，单击“格式”菜单中的“项目符号（8）插入照片：插入照片后，双击图片，设置图片大小，注意要在“锁定纵横比”前面的勾去掉。（9）制作图章：先按住shift，利用绘图工具栏画一个圆，双击图形设置颜色与线条；由于文字为弧形，用艺术字制作，然后设置艺术字格式，填充和线条均为红色；点击绘图工具栏上的“自选图形”里的“星与旗帜”，选择“五星”，用同样方法填充红色，最后利用“绘图工具栏”上的“选择对象”按钮同时选中“圆”、“艺术字”、“五星”，点击工具拦上的“绘图”菜单上的“组合”命令进行组合完成图章制作。五、 常用技巧1. 特殊符号输入：右击输入法软键盘，从快捷菜单中选择相应符号。2. 最后段落分栏：最后段落分栏如果二栏不等长，将光标放在该段落后，按回车键，加一空行。3. 有时在不知道操作的命令在哪个菜单，可选定对象，习惯用右键的“捷菜”单去操作，大部分的操作都可以用“快捷菜”来完成 。4. 当你的文字不能加拼音时，可能是你电脑上没有微软拼音输入法，安装一个就可以了。5. 若Word2003打不开，显示如图2-42所示对话框，在点击了“不发送”按钮后将关闭。再次运行 Word，将询问是否以安全模式启动 Word。在此如果选择“是”，Word 将进入“安全模式”。在这种模式下，Word将仅显示空白窗口，需要再手动打开文档方可显示。如果选择“否”，则Word又将弹出错对话框，陷入死循环。图2-42 报警提示原因：Normal.dot模板文件损坏。解决方法：搜索Normal.dot模板文件，然后删除Normal.dot那可，重启Word2003后,系统重建一个新的Normal.dot模板文件。6. 固定图片说明文字：要把某些文字与某些图形组合成一体，让它们在编辑排版时不至于分离，其操作方法是：单击“文本框”图标，向“文本框”中添加文字，如果不要框线和填充颜色，则选择”无线条颜色”和“无填充颜色。同时选定“文本框”和“图形”，单击“绘图”菜单中的“组合”命令。这样当你再进行文档编辑或移动图片时，图片的说明字符会与图片一起移动，再也不会到处乱跑了。7. 在常用工具栏上添加“公式”按钮：“工具”“自定义”，在弹出如图2-43所示的对话框，在对话框“命令”选项卡“类别”下选中“插入”项，在“命令”下找到“公式编辑器”后用鼠标拖到常用工具栏上即可。其它命令可用上述方法同样进行。图2-43 自定义工具栏六、 任务拓展1. 新建一个Word文档，将下面的文字素材复制到新建文档中，按下列要求进行排版：（1） 将本文标题居中，并设置为三号隶书，并加上下划线（单线）；（2） 将文中第一段的行间距设置为2.4倍；（3） 第一段设置5%的蓝色底纹；（4） 将最后一段移到第一段和第二段之间，成为第二段；（5） 将本文各段的段后距设置为2行；（6） 将“B2B”中的数字2置为上标；（7） 将全文中的“因特网”替换为蓝色的“Internet”；（8） 将正文中所有的网络（标题除外）设置为蓝色，；（9） 对全文进行页面设置，设置每行字符数为36个，每页为40行；（10） 将页的左边距设为3.5厘米，右边距设为3厘米；（11） 给本文加上页眉 网络合作；在页脚处插入页码，居中对齐。文字素材网络合作全球三大汽车制造商-通用汽车、福特和戴姆勒尔-克莱斯勒日前共同宣布了一项震惊全球汽车业和电子商务行的消息：它们已经同意合资组建一个基于互联网的B2B电子商务网络。这三家汽车制造商表示，这个电子商务网络将是一家独立的企业，拥有一个全新的网上交易系统，还可能会公开发行股票并上市交易。2001年10月，上述三大汽车公司决定联合建立一个网上采购体系，将三家汽车公