物业资金管理制度

物业资金管理制度1 总则本制度明确了资金管理权责划分，规范了资金管理操作流程， 建立了资金管理审批路径，为资金管理工作的开展提供了制度依据。2 范围本制度主要包括现金管理要求、银行账户管理要求、 资金调拨管理要求及资金计划管理要求等内容。3 职责3.1 物业集团财务管理部负责对物业集团整体资金进行统一调配，确保物业集团整体资金的有效使用；负责对区域公司的资金及账户管理工作进行监督和考核。3.2 物业集团下属各区域公司财务部负责对本区域内的各银行账户进行日常管理，制定周期性资金计划， 遵循集团的管理要求进行资金调配与划拨，确保区域内资金的有效使用。4 资金计划管理要求4.1 为规范物业集团各区域公司资金使用的计划性、合理性， 区域公司应于每月30 日前编制次月资金使用计划，并于次月3 日前（遇节假日顺延）完成月度资金计划的审批手续， 具体流程如下： 公司财务经办人区域公司财务负责人区域公司总经理物业集团财务管理部负责人物业集团总经理。4.2 为加强月度资金计划的使用灵活性，区域公司需结合“资金调拨周期”编制周资金计划， 周资金计划可在同一月度资金计划内滚动使用，若累计周资金一级成本费用（按业务类型划分） 支出超出当月月度资金计划额度，则在超支事项发生-可编辑修改 -时报物业集团总经理审批。4.3 为保证资金计划实施过程中的真实性、准确性， 各区域公司需每日报送资金日报，各区域公司应在每日上午9 点前将前一日资金状况由eas 系统导出整理后报送至物业集团财务管理部进行汇总；资金日报余额须与每日账面资金余额一致，如有重大差异， 应附文字说明， 且各账户资金余额应与当日上报资金日报余额保持一致。4.4 为提高资金使用的规范性，合理控制财务付款节奏，除能耗费、工资、托收 费用、押金保证金等必要性支出外，每月10 日、25 日为统一付款报销日，其他时间财务部原则上不进行付款， 如遇特殊情况必须经所属财务负责人同意后方可付款；如遇节假日或特殊情况， 付款报销日可适当调整， 但必须提前进行公开告知。5 资金调拨管理要求5.1 账户设立要求5.1.1 为加强对各账户资金的管理、调拨与监督，要求各区域公司对账户进行分类管理。除监管户等各专户以外的账户，要求分为：资金归集户、资金结算户、其他户。5.1.2 区域内每个城市公司需确定 1 个资金归集账户和 1 个资金结算账户， 并报备物业集团财务管理部，一经备案不得随意变更。5.2 银行账户资金余额上限设定5.2.1 为避免小额资金过于分散、影响可动用资金调拨及时性，对各类账户资金 原则上按如下余额上限要求设定：各城市公司的资金归集户不超过50 万元；资金结算户不超过100 万元；其他户不超过5 万元，结合每周资金使用计划和各账户资金状况，物业集团组织下属各公司每周进行资金归集调拨。5.2.2 各城市公司资金归集户定期将资金上划至所属区域公司指定账户，再由区域公司划拨至物业集团指定的资金划拨账户，由物业集团财务管理部统一调配各区域资金。5.3 资金调拨流程及要求5.3.1 资金调拨前，需在oa 系统中填写资金调拨单经审批通过后，方可进行款项调拨。5.3.2 设定“每周五至次周四”为一个资金调拨周期。规定每周五15:00前依据周四日报中账户余额， 对超出指定限额的资金逐级上划至上层资金归集账户，并提交下一周期付款计划及资金需求量；每周二 15:00 前将根据各区域拟定的付款计划由集团开始逐级进行资金调拨。5.3.3 区域内各城市公司之间的资金调拨，不需集团审批，各区域公司自行确定 签批流程并向物业集团报备， 最高签批权至少为区域公司财务负责人。涉及物业区域之间、物业公司与开发公司之间的资金调拨必须通过集团，严禁私自划拨， 物业集团财务管理部享有对各区域公司的资金调配权，各公司需积极配合。5.3.4 区域公司与集团之间的资金调拨审批权限5.3.4.1 区域公司如为资金需求方，由区域公司发起审批：区域公司财务负责人区域公司总经理物业集团财务管理部负责人集团财务管理中心总经理。5.3.4.2 集团如为资金需求方，由集团发起审批：物业集团财务管理部负责人集团财务管理中心总经理区域财务负责人。5.3.4.3 物业集团与开发之间划款，由集团发起审批：物业集团财务管理部负责人集团财务管理中心总经理集团主管财务副总裁。5.3.5 资金调拨的注意事项5.3.5.1 资金调拨双方应于资金调拨的当天统一进行账务处理，并每月核对往来款项，严禁其中一方单方挂账。5.3.5.2 对于临时性资金调拨，需依据上述资金调拨流程进行审批，审批完毕后方可进行调拨。5.3.5.3 资金归集账户应尽量选择与上层归集户相同的银行，尽量减少财务费用的支出。5.3.5.4 如遇节假日，资金调拨时间将另行通知。6 现金管理6.1 各公司财务部必须配有保险柜，存放各类票据和库存现金。6.2 项目现场收款人员交接班要有交接手续， 现金、收款单据等凭证必须经双方清点后， 签字确认。 如发现长短款必须上报公司财务负责人， 不允许擅自将长短款互相抵补。6.3 出纳应对库存现金每日进行盘点，编制现金盘点表，会计每周监盘一次，财务负责人每月至少一次不定期抽盘，盘点后应由盘点人、监盘人在现金 盘点表上签字确认， 如遇盘盈或盘亏， 需核实原因并于三日内上报物业集团财务管理部。6.4 各公司所辖物业项目现场收取的现金必须当日存入公司指定银行账户，如遇节假日，则需在节假日后第一个工作日上午十点前将现金存入公司指定银行账户。7 银行账户管理7.1 开立、注销、变更账户7.1.1 各公司银行账户的开立、变更、注销均须通过eas系统提交申请，注明开户用途、变更原因、注销原因，经审批后方可办理。7.1.2 对于连续 12 个月以上没有发生额的账户， 可视为非常用账户， 如无特殊原因，出纳需在次月通过eas 系统提交注销账户申请，经审批后进行销户处理。7.1.3 对于办理特殊业务开立的专用户、临时户，在相关业务结束且无需再次使 用的情形下，需在业务结束的1 个月内于 eas 系统中提交注销账户申请，经审批后进行账户注销处理。7.1.4 银行账户开立、注销、变更审批流程：财务经办人公司财务负责人物业集团财务管理部负责人集团财务管理中心总经理。7.2 网上银行管理7.2.1 银行账户网上银行的开通，须由出纳提出申请，经区域公司财务负责人审批后方可向银行递交申请。7.2.2 办理网上银行付款业务时，需至少设立二级权限，由出纳进行付款业务的制单及提交， 由公司财务负责人或指定财务人员进行付款的审核确认，各公司指定的财务人员须经物业集团财务管理部备案。7.3 银行账户余额核对7.3.1 出纳负责于每月初3 个工作日内获取银行对账单并编制银行余额调节表； 未达款项应注明时间、 摘要、金额、单据号等要素， 且未达款项不得超过3 个月； 区域公司财务负责人对调节表进行审核，核对无误后归档保管。7.3.2 各区域公司财务部需于每月5 日前（遇节假日顺延）将审核完毕的上月对账单、调节表以电子版形式上报物业集团财务管理部审核。7.4 银行账户档案管理要求各公司财务部必须设有专人负责对银行账户的档案资料进行保管，每个账户需建立完整的档案资料和账户管理台账。账户档案资料应包括但不限于:档案资料清单、开户资料、销户资料、预留印鉴卡（银行有特殊要求不提供印鉴卡的除外）、各月度银行对账单及调节表。账户管理台账应列明：开户行、账号、账户性质及用途、开销户时间等。8 其他货币资金管理8.1 其他货币资金是用于核算公司除现金、银行存款以外的其他货币资金的变动 及余额， 包括外埠存款、 银行汇票存款、 银行本票存款、 在途货币资金 （如 pos 机存款）等。8.2 出纳应监管本科目内各类货币资金办理结算的及时性，保证资金的安全性。对于逾期未办理结算的银行汇票、银行本票应按规定及时转回。8.3 对于 pos 机存款，应及时跟进结算银行的进账情况，核对手续费的扣款比率；对于未达时间超过5 个工作日的款项， 应尽快落实原因， 各公司财务部安排专人负责于每月底结账前对未达账项进行复核，并于结账后10 个工作日内完成清理工作。9 存款收益管理要求9.1 原则上，所有账户必须办理为“协定存款账户”并积极与银行商定协定存款利率。9.2 各区域公司应积极与合作金融机构就存款收益水平进行洽谈，并据此作为确定资金归集账户的主要依据。9.3 各区域公司每日归集的资金， 根据资金安排