企业文档企业电子文档的编制与管理制度范本.doc

电子文档的编制与管理1 概述 随着信息化时代的到来，企业在产品研发过程中已大量采用信息技术生成各种电子文档，通过分布式工作环境，提供协同工作，实现产品研发信息的共享，从而提高产品研制效率和更新换代速度，带来良好的经济效益和社会效益。 企业产品研发的主要依据是各类技术文件和图样，信息技术在产品研制中的应用主要体现在各类技术文件和图样的电子文档生成、审签、归档、发放、更改、查询、浏览等方面。企业在新产品研制中全面采用了电子文档，取得了较好的效果。本文主要阐述电子文档的编制及管理中的一些具体方法。2 作用与意义 (1) 在复杂产品研制中采用电子文档，为实施并行工程提供了有利条件，可大大减少协调工作量，提前进行生产准备，及早暴露设计问题，从而缩短产品研制周期、降低产品研制风险、降低研制成本。 (2) 电子文档生成可共享信息，减少重复设计工作量，提高设计效率。例如，在产品设计中采用大量标准零部件，通过建立标准零部件几何数据库供设计使用，可明显减少设计工作量，提高设计效率。 (3) 采用电子文档便于更改、换版，可加快产品更新换代速度，使企业在竞争中处于领先地位，为企业带来良好的经济与社会效益。 (4) 在产品制造、使用、维护中，为工程技术人员提供快速查询技术资料、处理技术问题的先进手段。3 电子文档管理 (1) 产品研制过程中所形成的作为设计、试验、生产、使用依据的电子文档，应按技术责任制进行审签、会签和归档。 (2) 遵循集中统一、确保安全完整、便于利用的原则，电子文档应由档案管理部门负责归口管理。为保持一致性，纸质文件必须由档案管理部门鉴定验收的同一版本的电子文档生成。 (3) 归档电子文档的更改应按规定办理更改手续，保证文实相符。4 具体做法 (1) 收集有关标准 近年来，国内制定了大量的信息技术应用标准，为信息化技术的推广应用奠定了良好基础。有关电子文档编制及管理的主要标准如下： GB/T17825.1CAD文件管理 总则 GB/T17825.2CAD文件管理 基本格式 GB/T17825.3CAD文件管理 编号原则 GB/T17825.4CAD文件管理 编制规则 GB/T17825.5CAD文件管理 基本程序 GB/T17825.6CAD文件管理 更改规则 GB/T17825.7CAD文件管理 签署规则 GB/T17825.8CAD文件管理 标准化审查 GB/T17825.9CAD文件管理 完整性 GB/T17825.10CAD文件管理 存储与维护 GB/T17678.1-1999CAD电子文档光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分:电子文档归档与档案管理 GB/T17678.2-1999CAD电子文档光盘存储、归档与档案管理要求 第二部分:光盘信息组织结构 GB/T17679-1999CAD电子文档光盘存储归档一致性测试 HB7729-2003航空产品CAD文件管理规定 (2) 制定电子文档编制及管理规定 在消化分析有关国家标准的基础上，结合企业采用的软件平台、电子文档的审签程序、管理要求等情况，制定企业内使用的“电子文档的编制及管理规定”。其主要内容包括：电子文档的类型及格式，电子文档生成的软件平台，电子文档(图样、技术文件)的编制要求，电子文档的审签程序、归档要求，电子文档的存储要求等。为了便于共享及管理电子文档，企业应规范电子文档生成的软件平台环境。企业对电子文档生成的软件平台及文档格式的一般规定如表1所示。表1 电子文档生成的软件平台及文档格式示例序号工程数据分类类型示例常用软件平台格式示例1图形文件用CAD软件生成的描述几何图形的文件，例如二维模型文件、三维模型文件CATIA V5R10AUTOCAD 2000CAXA V2 R4dwgdxfcatpartmodel2文本文件用字处理软件生成的文件，例如技术文件、工艺文件WINDOWS 2000docxls 组织宣贯和监督实施 由企业标准化部门负责对工程技术人员、管理人员进行电子文档编制及管理方面的宣贯培训工作，并对电子文档的编制及管理进行标准化审查与监督。 (4) 建立电子文档管理系统 企业应建立支持网络环境的集中分布式电子文档管理系统，企业园区网上的PC机能直接使用该软件实现各类电子文档的网上生成、电子审签、发放、更改、查询、按权限全文浏览使用等功能。 (5) 纸质文档生成 档案管理部门负责统一管理电子文档，所有纸质文档由相关部门通过电子文档管理系统打印生成。 (6) 换版 电子文档的更改应办理更改手续，通过换版方式进行。 (7) 查询与浏览使用 电子文档的查询与浏览使用按规定的权限实行。5 应注意的问题 (1) 统一规划软件平台 企业内的电子文档软件平台应统一规划，宜采用主流的、成熟的、正版软件平台，以利于软件平台的升级换代，保证电子文档的安全性、可重复使用性。 (2) 规范电子文档的编制要求 对电子文档的类型及格式、电子文档的编制要求等应予统一，以保证电子文档的编制符合标准化准则。 (3) 电子文档的更改控制 电子文档一经批准发放就应纳入技术状态管理，更改应按要求办理更改手续，可采用换版的方式进行。 (4) 电子文档的使用 电子文档应按权限使用，既要保证信息资源的共享，又要注意信息的安全，防止泄密。6 体会(1) 更新观念，积极推进信息技术的应用采用信息技术研发产品已经势在必行，企业要生存、要发展必须依靠技术创新、管理创新、观念更新，只有顺应新技术发展需要，开拓进取，积极推进信息技术在企业产品研发中的应用，才能为企业的快速发展增添动力。 (2) 领导重视，统一思想企业内推广信息技术的应用，领导重视与支持是关键。科研管理部门应提供必要的资源保证，为参研工程