行政文员手册.doc

前言我们正置身于一个急剧变革的时代，面对激烈的职场竞争，个人要想生存、发展，进而获得事业上的成功，就必须拥有持久的竞争优势，而为一持久的竞争优势便是比竞争对手学得更快，掌握更多的管理及操作技能。基于此，HOW-TO企业人手册系列丛书为企业人提供了一个极佳的不断学习及自我提升的机会。本丛书旨在将企业人塑造成其所在岗位的“专家”，不仅积累知识、增长才干，更重要的是通过学习本岗位手册使得业绩提升，从而获得晋升。本丛书着重于企业人在各个专业岗位上如何较快的熟悉和适应工作，提高管理和业务能力，将各个专业岗位大量的重复性工作，按照实际操作要求，找出规律性来，规定其标准的工作程序和工作方法，用流程图与制度、表单的形成固定下来，提高工作效率，保证工作的准确性、及时性和全面性。本丛书于2005年推出了第一辑，分别为优秀品管员手册优秀仓管员手册和优秀采购员手册；2007年推出了第二辑，分别为优秀报关员手册优秀外贸员手册和优秀跟单员手册。该丛书在读者中引起了强烈的反响，他们认为此丛书浅显易懂，注重细节，切中各岗位工作的关键，可操作性极强，非常适合职场人士通过自我学习的方式提升工作技能，建议我们多一些相关岗位的图书。因而，我们再次将丛书延展，策划出版了第三辑，也是为三个设计优秀行政文员手册优秀人事人员手册和优秀生产文员手册。优秀行政文员手册首先介绍行政文员的职责与特点任职要求、基本技能，在介绍行政文员处理各项工作如办公用品管理、邮件发送、出差事务、访客接待、会议于会务管理，文书档案管理、印章与信证管理、后勤服务管理等的实操步骤、方法、技巧和细节事项。优秀人事文员手册首先介绍人事文员的工作职责及备素质与特点、任职要求和工作文员处理各项工作事务如员工招聘、员工培训、薪资与保险、员工考评、员工关系管理等的实操步骤、方法、技巧和细节事项。优秀生产文员手册首先介绍优秀生产文员的职责与特点、任职要求和工作细节，再逐项介绍生产文员的必备基本知识及生产计划制订与管理、生产统计与分析和生产日常事务处理的实操步骤、方法、技巧及注意事项。另外，在本丛书的编辑过程中，一些培训机构、咨询公司的顾问老师及企业一线的相关人员参与了编写和修改工作，具体为：王玲、高琨、侯福萍、苟宏、李恒芳、廖小丽、向壮丽、匡炳焕、匡粉前、谢国雄、叶镇武、王刚伟、王永强、孙妍、何加喜、朱少军、催玉琴、侯建国、赵锌君、张洪艳、刘金培等。第一章优秀行政文员任职要求行政文员职责与特点行政文员任职要求第一节行政文员职责与特点文员是企业里最常见的职位之一，具有为重要的基础性、服务性作用，是企业有效运转依赖于信息，信息最重要的载体是文件系统，而文件系统的操作者主要就是文员。虽然文员是最底层的“白领”，但却是许多缺乏职业经验的知识女性，或者是应届毕业生的首选职业，更是一些女性成长高级白领的第一步选择。一、 行政文员的职责文员分很多类，比如行政文员、人事文员、采购文员、工程文员、办公室文员。文员的级别又分为初级、中级和高级。行政文员一般来说做的是行政方面的工作，如文档管理、收发文件、打印存档、接听电话等各种行政类的工作，具体为：（1） 负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作。（2） 负责起草公司行政会议及其他列会的会议纪要（3） 负责做好计算机打字、复印等行政工作（4） 负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、电话机、复印机的具体使用和登记，名片印制等工作。（5） 负责公司邮件和报刊的收取、分发工作。（6） 负责公司电话的接线工作。对来往电话接准确及时、声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语。对未能联络上的记录在案并及时转告。对紧急电话设法接通，未接通者速报行政部经处理。负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职的缴回。负责各类办公用品的仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证账单相符。按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档又不长期积存。完成各项勤杂、采购工作。负责公司的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。完成行政部经理临时交办的其他任务。第一节行政文员职责与特点文员是企业里最常见的职位之一，具体极为重要的基础性、服务性作用、是企业有效运转的重要要素。企业的运转依赖于信息，信息最重要的载体是文件系统，而文件系统的操作者主要就是文员。虽然文员是最底层的“白领”，但却是许多缺乏职业经验的知识女性，或者是应届毕业生的首选职业，更是一些女性成长为高级白领的第一步选择。一、行政文员的职责文员分很多类，比如行政文员、人事文员、采购文员、工程文员、办公室文员。文员的级别又分初级、中级和高级。行政文员一般来说做的是行政方面的工作，如文档管理、收发文件、打印存档、接听电话等各种行政类的工作，具体为：（1） 负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作（2） 负责起草公司行政会议及其他列会的会议纪要（3） 负责做好计算机打字、复印等行政工作（4） 负责公司办公设备的管理、计算机、传真机、电话机、复印机的具体使用和登记，名片印制等工作（5） 负责公司邮件和报刊的收取、分发工作（6） 负责公司电话的接线工作对来往电话拔接准备及时、声音清晰、态度和蔼、恰当使用礼貌用语。对未能联络上的记录在案并及时转告对紧急电话没法接通，未接通者速报行政部门经理处理（7） 负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时缴回（8） 负责各类办公用品的仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证账实相符。（9） 按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做好既不脱档又不长期积存。（10） 完成各项勤杂、采购工作。（11） 负责公司的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。（12） 完成行政部经理临时的其他任务。二、 行政文员的特点行政文员与前台文员、办公文员、商务文员、生产文员、跟单文员、工程文员、采购文员等，虽然具体的工作内容有很大的区别，但都具备一些共同的特点：1、 辅助性文员工作很细致，千头万绪，也很灵活，千变万化，归纳起来就是两大职能：一是为领导整理资料服务，二是为领导出谋划策。具体起来有很多方面，比如草拟文稿，整理、提供信息，作调查报告，为领导的决策提供参考预案等。文员本身属于办事人员，其根本任务就是协助领导搞好工作，这就是文员的辅助特点。从这个角度来说，文员工作具有从属性、被动性、执行性、服务性的特点。2、 中介性文员工作的中介是由文员的特殊地位所决定的。文员辅助领导决策，但本身并不是决策者，而是被领导者。但又和其他被领导者不同，文员不是决策的主要执行者，其任务更多地是传达决策，了解决策执行情况，检查、监督决策的贯彻等。文员的工作既关联上级，也关联下级，似乎是一个中间环节，也似一个纽带，可以用这样一句话表达：文员的中介性体现在不上不下，亦上亦下，可上可下。3、 事务性文员的工作很多时候相当烦琐，大量的工作需要文员亲自去做，比如决策时需要的各种信息资料的收集与整理，体现决策意图的文件草拟，使用复印机、文字处理设备等，可以说文员工作的事务性是实际工作体现出来的。三、 行政文员的工作要求行政文员在工作中要了解具体要求，方能做好工作。一般而言，行政文员的工作要求至少有以下一些：（1） 在工作中要服从上级的安排，积极配合领导和其他部门的工作，凡事以大局为重，遇有疑难问题及时汇报请示，有问题不搁置、不拖延、办事要有始有终，事事有结果。（2） 对待工作认真细致、积极主动，应当做到忙而不乱、有条有理。（3） 要有保密意识，对外做到守口如瓶涉及公司内部保密问题（指那些还未公开，在讨论研究的事项），要做到巧妙回避，不私传、不扩大、不声张。（4） 要求文员保持稳定的心理状态，有利于在工作中能正常发挥，以免影响工作。稿件完成后交给有关部门批阅审核，签字后予以打印、保存。（5） 要严于律已，工作时间不做私活、不串岗、不聊天、不迟到早退，有事先请假。（6） 起草文稿要字迹清晰、工整，语言力求简洁精练。（7） 善于处理部门工作、业务中的往来关系，注重团结协助。四、 行政文员发展之路高级秘书在公司里，秘书和行政文员其实是一个很多共同点的岗位，甚至有的公司秘书和行政文员就是一个人在担任，但是严格来说，秘书的要求往往比文员更高。其实，可以这样来理解什么事秘书：秘书就是高级文员，也就是说行政文员如果有很强的工作能力，有很广泛的知识面，以及相对熟练的专业知识，那么就成为高级文员，当然也能称为秘书了。它们本来属于同一职业的不同层次，秘书其实是行政文员的前景职业。秘书除了负责日常工作之外，还要接受董事长的指示、监督并管理企业人事、财务、对外事务，还要负责企业内部企业内部各部门间的关系，向董事会或股东汇报企业业绩，接受董事会询问等。所以如果说行政文员是工作在前台，那么秘书除了前台，还更多地深入到企业的幕后。由于行政文员的工作和秘书最接近，所以秘书是大多数行政文员今后发展的方向，也是行政文员在职业生涯中获得成功的一种最容易最稳妥的途径。秘书也有好几个层次和级别。你可以先由初级秘书（也就是文员）干起，先在企业从事一些简单的工作，比如接听电话、整理文件、前台接待这对于行政文员来说是一个锻炼的机会，时机成熟以后，你就能轻易胜任秘书的工作，那么你就已经不再是普通文员了，你是高级文员。然后你可以考虑获取晋升的机会，这对于一个优秀的行政文员来说并不是很难的事情，因为你的工作就是与客户、与公司高层打交道。如果你已经取得了秘书职位，那么你就应该接着进行下一步。你需要多学一些专业知识，继续给自己充电，直到你通过国家的考试，并获得“中级秘书资格证书”。中级秘书包括经理秘书、总经理秘书、经理助理等。如果你是中级秘书了，这时你的权力已经有了质的飞跃，不再是一位普通文员，而且你的薪水自然的会增加很多，工作相对更加自由，空间会更加广阔。第二节行政文员任职要求行政部门本身是企业中较为重要的部门，所以在选择本部门人员时，要遵循一定的标准，为企业和部门选择真正实用的人才，虽然不同的事务处理对行政文员的素质要求侧重不同，但就整体而言，行政文员应具有以下行政文员的基本要求一、 扎实的文化基础文化的概念，比知识的概念具有更广泛的内容。行政文员的基础文化包括两个主要方面。一是社会科学基础文化，如历史、政治、社会发展史、哲学理论等。行政文员，尤其是涉外行政文员不仅要了了解本国文化，还要了解业务伙伴所属国家的历史变迁和民族文化等。了解不同国家的历史，准确把握不同的特点，对于开展行政工作有很大帮助。在经济联系日益国际化的今天，这一点就显得更加重要了。二是自然科学基础文化，如数学、物理、化学、天文地理等。当代社会的工作于生活离不开自然科学知识，高科技水平的社会生产必须以自然科学知识为基础。一方面现代办公设备日益复杂化和高技术化，没有一定的自然科学知识，就很难了解其原理和性能。另一方面现代企业的产品技术含量不断增加，有的采用电子技术，有的采用生物工程技术和化学反应原理，没有一定的自然科学知识，行政部门很难为企业的其他功能部门提供服务。二、 丰富的专业知识行政文员的专业知识，是指行政文员由于其工作职能、工作范围、工作内容而需要掌握的知识。具体说，包括四个方面：1、 有关办公的专业知识(1) 秘书学。有关秘书的工作性质、工作范围、职能和权限以及职业道德、职业素质要求的知识。(2) 文书档案学。有关文书文件的起草、运转、立卷、归档，资料卡片的收集、整理、应用等方面的知识。(3) 信息沟通学。有关信息的收集、筛选、存储、提取、综合分析、处理、发送、反馈以及网络化服务方面的知识。(4) 写作学。各种文件、报告、计划、信函的文体知识和写作方法。(5) 除了上述专业知识外，还有法学（法律、法规）、经济学（尤其是财务、金融）、心理学、管理工程学等的知识，也要求行政文员有一定程度上的掌握。此外，企业对行政工作人员的外语要求也越来越高，多掌握几门外语，可以更好地胜任工作。2、 有关该行业的专业知识如商业中的市场营销知识，金融业的货币流通知识，企业内部的管理