试论高校机关的管理效能的提升.doc

试论高校机关管理效能的提升第29卷2010年第3期河南教育学院(哲学社会科学版)JournalofHenanInstituteofEducation(PhilosophyandSocialSciences)V01.29NO.3,2010文章编号:10062920(2010)O30l1304试论高校机关管理效能的提升章文丽摘要:结合机关效能的内涵提出影响机关效能的关键五因素,即组织,个人,技术,文化和激励约束政策,并针对新时期高校机关管理存在的诸多问题提出了提高高校机关管理效能的建议.关键词:高校;机关;管理效能;影响因素作者简介:章文丽,上海交通大学药学院实验师,上海交通大学国际与公共事务学院MPA研究生(上海200240).高校机关管理的效率,效益,质量和能力即管理效能,是机关工作人员和组织的精神风貌,工作作风,服务质量,管理水平,工作绩效,发展潜力的集中反映,是衡量工作成效的尺度.机关效能建设是建立办事高效,运转协调,行为规范的机关管理体系的必然要求.如何提高高校机关工作管理效能问题,从理论层面讲,涉及管理科学,组织行为学等诸多学科知识,从工作层面讲,涉及思想建设,作风建设,机构及岗位设置,工作流程,机关文化,绩效考评等诸多方面和环节.一,影响高校机关管理效能的因素高校的管理效能受到各种组织因素的影响.依据不同的分类,这些因素有:组织结构,人员结构,人员编制,管理体制,技术条件,支配资源,又有组织目标,组织文化,领导风格,外部环境,激励和约束政策,非正式组织等.这些因素在不同的方面对组织效能产生不同的影响.概括起来,高校管理效能与高校的组织特征密切相关,而其组织特征中最重要的概括起来就是组织,个人,技术,文化和激励约束政策五个方面的要素(如图l所示).管理效能是组织效能与个人效能的统一体,主要受到三个因素的影响,即技术,文化与激励约束政策.它们是组织效能和个人效能的重要支撑条件,当影响高校管理效能的这些要素保持一致时,管理效能才能达到最大化.图1高校机关管理效能的影响因素1.组织因素组织结构,组织制度和工作流程等特性要素是决定组织运作效能的决定力量.首先,高效能组织应当是扁平化,网络化的结构.不同管理层级和管理幅度的组织,往往具有不同的效能,管理重心下移是提高学校管理效能的必然选择,组织中的网络节点应该能够共享信息和保证信息反馈畅通.其次,提升效能的另外一个关键是加强制度建设.只有把各项职责,功能和流程规范化,制度化,高校的管理工作才会更有序,更有目标,也就更有效率.第三,管理效能还受到高校管理分工体系和工作流程的影响.高校效能建设要求围绕服务整体战略的目标,对不同部门进行合理的分工,加强部门之间的协调与合作,从而有利于学校整体效能的提升.2.个体因素组织个体的思想观念,职业素质,敬业精神,职业发展等个体特征是决定组织效能的重要因素.思想观念是源头问题.机关管理的责任是围绕教学,科研这两个中心工作,积极组织,有效整合校内外各种资源,解决学校运转中出现的各种问题.机关工作人员实际有三重角色:官员(机关人员都有一定的职务序列),管理员,服务员.这三重角色是客观存在的,但孰轻孰重,哪一个是主导?l2I6高校机关工作人员应该从思想上这样定位:首先是服务员,其次是管理员,最后才是官员,但做干部不是当老爷,而是要干事情.机关工作就是为学校中心工作服务,为领导决策服务,为师生服务,为基层服务,把管理寓于服务中,实现学校的管理目标.我们强调机关的定位是服务,并不意味着就要降低机关应有的总调度和策源地地位和应发挥的管理服务,沟通协调,研究咨询作用.此外,敬业精神也是很重要的个体因素,包括对行政工作的热爱,对工作的奉献和投入,对工作的责任感等.目前高校急需改善机关人员?l】3?用人机制,以便有效地激励他们不断提升自身能力和尽职尽责地工作.3.技术因素技术是组织效能的重要支撑条件.很多管理架构和管理流程的实现,都需要一定的技术支撑,如无纸化办公需要计算机网络和信息技术的支持等.同时,运用更先进的技术设备,是提升高校管理效能的最直接的途径.目前,高校急需加紧建立教师和学生基本数据库共享系统,将统计数据和各类信息归El到某个部门或某个岗位来统一协调.高校管理还有一些运作环节有望通过高新技术手段加以改善,如电子文件系统,网络会议,等等.而这些技术手段将极大地提高机关效能,并且推动机关管理制度的改革.4.文化因素组织文化是组织在长期的实践中积淀形成并为其成员所共享的价值观体系和行为规范体系.组织文化通过给个体施加团体的影响,潜移默化地使个体行为组织化,它是组织效能的软支撑条件,对于组织效能的影响往往更为深远,是提高行政效能潜力最大的因素之一.营造先进的组织文化,可以充分发挥工作人员的积极性和创造性,增强组织的凝聚力和协调性,保证组织的和谐与活力.高效能的组织一定具有优秀的组织文化,高校机关只有形成尊重人的,信任人的,民主平等的,积极的,催人上进的,能激发人的潜力并团结组织成员的组织文化,才能更好地激发人们的工作积极性和自主性.5.激励和约束政策因素相对于文化因素,政策更具刚性和保障作用,管理激励与约束是现代管理的核心职能,激励和约束政策因素是提高管理效能的重要因素一.一切社会经济活动都是由人参与的活动,因此,要提高社会经济活动运行的效率,就必须认真研究调动人们积极性的动力机制问题.调动积极性,一要靠激励:二要靠约束.科学的利益激励机制,可以把外在的强制变为内在的驱动.马克思曾经说过,人们奋斗所争取的一切,都同他们的物质利益有关.懒惰和放任是人性固有的弱点之一是不争的事实.有效的激励机制是高校机关效能提升的动力源泉,而良好的监督机制则是高校机关效能提升的保证.事业,待遇和感情是激励个体为组织忘我工作的必然选择.要充分调动高校机关人员的积极性,就必须关心他们的疾苦,使他们感到组织的温暖,从而激发主人翁的责任感,产生一种情感的积极效能,唤起蕴藏在心灵深处忘我工作的热情.二,高校机关管理存在的主要问题根据近期多次对高校机关作风,工作效率问题的调查,我们发现高校机关管理服务工作仍然存在这样那样的问题,一些问题还比较突出.1.服务意识不强,以领导者,管理者自居些机关工作人员给自己的思想定位不正确,行文办事不是从基层和群众的角度出发,而是从方便自己出发,不是当服务者,而是以领导者,管理者自居.0对前来办事的师生缺乏热情,态度冷漠,两袖清风不干事,四平八稳急死人,?l】4?门难进,脸难看,事难办,话难听的情况时有发生,影响机关工作形象.部分人员官本位思想较重,工作透明度差,协调不够.部分同志工作不深入,不愿做艰苦细致的调查研究和协调工作,对群众和基层反映的问题不解决,不汇报,不反馈,麻木不仁,束之高阁.2.存在一定的官僚主义和衙门作风,工作时效性不强部分高校机关存在文山会海的现象,有些部处机关对于上级发来的文件,不结合学校实际认真消化,往往以会议落实会议,以文件落实文件;还有些部处计划性不强,临时开会过多,文件发放随意,让院系疲于应付;有些部处作风虚浮,作出决策前往往以会议代替调研,发出的文件不认真落实,形同虚设,重会议,轻调研,重发文,轻落实.部门各自为政现象时有发生,相互间通气协调不够,工作边缘界定不清,遇到难题相互推诿.有教师反映,目前学校的部门与部门之间,部门内部科室之间的协调和沟通工作不够,一定程度上影响了工作进度.有些机关工作人员办事拖拉,推诿扯皮,敷衍塞责;能马上解决的,等等再说;能一次交代清楚的,让你跑两三次;有时限要求的,经常拖延;个人的事第一,群众和单位的事放在脑后.3.缺乏对深层次问题的战略思考和研究有些同志对国家政策的变化缺乏敏感性.高校机关工作人员相比院系一般教师,应该更加熟悉各类政策,对于国家政策的重大变化应该保持高度敏感性,并能对政策的变化作出预判,形成决策建议供领导参考.但事实上,高校许多机关人员,特别是一些中青年管理骨干,经常陷入繁重的事务性工作,对国家重大政策变化缺乏应有的敏感性.有些同志对影响学校发展的深层次问题研究不够.目前,高校已经从过去注重硬件设施投入的外延式发展向注重提高质量的内涵式发展转变,很多影响学校发展的深层次的瓶颈问题开始凸显出来.机关工作人员身处管理岗位第一线,对学校发展遇到的很多深层次问题更有切身体会,更应该积极主动去思考去研究,但目前机关人员错误地认为这些问题应该由校领导去思考解决,自己人微言轻,只要做好本职工作就万事大吉,此种心态在机关人员中比较普遍.4.管理方式方法不尽科学,审批程序烦琐,流程欠合理管理不分结果管理和过程管理,该结果管理的,过分强调过程管理,权力过于集中于机关,致使做了大量无用功,浪费了师生员工的时间和精力;工作承接性不强,一旦某人有事离岗,工作即出现空档,陷于停滞,致使师生员工为办一件事,要跑好几次;一些部处缺乏一站式,一门式,一条龙式的服务,由于害怕承担责任,把本应由本部门决断的事情扩大到其他部门一并办理,还有些事情审批会签的部门过多,让师生不胜其烦,尤其在毕业离校,新教工人职,出国访问等方面表现比较突出.据对国内某着名高校的调查,一位新进教师办理入校手续,需要经过1O个部门,l3个步骤,填写l4份个人信息和审批表格.5.各部门信息共享差,现代化信息技术手段应用不够总体上来看,高校网络化,信息化,无纸化办公等方面走在全国前列,但在利用现代技术整合数据资源,实现信息网络化管理方面还有所欠缺.目前,高校各部处都建有各自的管理信息系统,但所采用的软件系统不一致,数据标准不统一,在全校范围内人为地形成了一个个的信息孤岛而无法共享,无法实现政务公开和过程监督;财务,科研,资产,人事等方面的信息系统没有实现对接兼容,各项数据无法直接互传,学校拿出去的数据常常出现部门间的数据无法对应的现象,教师也要经常填报内容大同小异的各种信息表格;校园网络服务,电子教室等服务无法满足信息化建设的要求,短信平台,信息中心,实验平台等数据仓库,知识库,评估系统等增值服务也没有充分实现.三,提升机关效能的措施(一)对机关工作的规章制度,工作程序等加以梳理,通过流程再造克服官僚主义和衙门作风1.制度梳理的原则和重点.按照紧扣学校发展目标,方便基层和科学管理的原则梳理现有的规章制度,从制度上确保克服衙门作风.梳理的重点:一是科学合理地凋整机构和岗位,落实目标责任制和绩效制.二是区别不同类型的管理,精简管理环节.三是处理好计划内工作和非计划内职责内工作的关系.对计划内的工作要做到目标明确,责任到人,保证质量,如期完成.对师生员工提出的非计划性的但是属于职责范围内的工作,做到一事一办,急事先办,件件办好,及时反馈.四是放权.按照科学管理的原则将人,财,物的管理权下放到二级单位,二级单位在学科专业建设,师资队伍建设,实验室建设,人事调动,干部任免,收入分配,经费支出等方面有足够的自主权,学校机关的职能主要是制定政策并监督执行,考核评估,提供良好的教学科研环境,条件,提供业务指导.2.通过组织(流程)再造,提高机关管理效率.组织或流程对于效能的影响非常大.高校机关的科层制组织结构,容易陷入僵化状态,降低管理效率.因此,增强高校机关组织设计的柔性十分必要.柔性管理的核心在于克服僵化的制度惯性,围绕组织目标设计灵活的工作流程和管理模式.采取重点工作的项目组制度,模块化或矩阵式组织模式等,都能很好地打破科层组织的分工壁垒,有利于更好地整合高校管理部门的资源,从而提升组织运作的灵活性和办事效率.另外,高校内部的各项工作流程,既要规范化,又要科学化,烦琐且无必要的流程,手续等可以进一步清理,大大提升管理服务的效率.(二)通过建立高效规范的机关工作运行机制,端正服务意识,提高服务质量和效率按照合法性,合理性,完整性和公约性的原则,认真抓好制度建设,推进机关内部管理制度化,规范化.解决职责不清,效率不高,工作不落实,干好干坏一个样的问题,初步形成以制度管人,管事的机制.特别要抓好以下制度建设:岗位责任制,首接负责制,积极办理与否定报备制,限时办结制,及时反馈制,服务承诺制,政务公开制,效能考评制,失职追究制,定期调研制.(三)采取得力措施,提升机关人员人力资源的价值创建世界一流大学,不仅要靠一流的教学科研人员,也离不开高素质的机关管理服务人员,机关人员是提升高校管理效能的骨干力量.随着大学行政管理人员职业化发展的趋势,西方发达国家高校开始从私营部门聘请高级行政人员,大学与企业,政府以及大学之间行政人员的交流网络正在逐渐形成,重视高校机关人员人力资源价值正成为一种国际潮流.加强机关人员的培养,提升研究能力,改进激励措施等变得更加重要.1.开展专项支持计划,切实提高机关人员素质.一方面,要通过在岗学习培训的方式,大力提高现有机关人员的理论和业务素质.要通过设立专项基金,专项工程等多种形式,鼓励具有一定工作年限的中青年机关干部在职半脱产攻读管理,法律,外语等专业学位,培育并鼓励研究能力强的机关人员积极申报国家,省市和学校的各种专项业务课题,鼓励机关人员结合岗位实际自主开展深层次专题研究.上海交通大学2008年实行晨星资助计划,拿出一定经费选拔支持部分35岁以下的机关干部开展提升管理效能创新研究,深受欢迎,反响很好.要注意选派机关干部到校内外相关职位挂职锻炼,到各类党校和行政学院接受集中培训.2.推进机关干部的交流轮岗,开阔工作视野,增强工作活力.目前,机关部处和院系实行的都是分管领导负责制,纵向的对上负责,对下服务的关系比较明确,而横向的沟通协调往往需要外力的推动,客观上容易造成彼此间的各自为政.在这样的管理体制下,各部处内部要有计划地推行科室之间的轮岗交流,并使之制度化和常态化,使得不同部门的员工之间能够了解各自工作特点和规律,这样既扩大了视野,也有利于加强部门间的配合,同时客观上促进了部门间员工的融合,增强向心力和凝聚力.另外,还要推进机关与院系以及各部处之间的干部轮岗(挂职)交流,尤其是职能部门联系频繁,与师生利益密切相关的部门之间,如教务处与研究生院,学生处之间,科技处与人事处,设备处之间,财务处与资产处之间,组织部,宣传部等党务部门之间等,建议加大干部挂职交流工作力度.同时要通过比较严格地执行机关干部任期制,有计划地推进机关干部的交流轮岗.(四)倡导和创建先进的机关文化,为高效能管理提供精神动力良好的文化氛围,要求践行以人为本的理念,即在各项工作安排中都要首先体现对人的关怀,并尊重人的成长和多样性的需求,给工作人员提供一个优越的工作环境.在这样的环境中,工作人员具有更大的工作动力.开展优质服务活动与文化建设,一是营造事业,待遇,感情用人的氛围,尊重机关人员的劳动,适当提高机关人员的待遇.二是深化机关作风建设,继续推行机关人员工作行为规范,文明用语和服务忌语.三是构建机关文化.以群众满意为目标,把提高服务质量作为机关效能建设的出发点,落脚点和效能建设的工作重点,构建群众第一,服务至上的机关文化.制定专门的规划,按年度推进一些专门的机关文化建设工程.(五)推进电子政务和信息化建设在机关业务量逐年增加,人手又不可能大量增加的情况下,从根本上说,提高管理服务水平更多地要靠工作方式方?l】5?法的改进和信息技术手段的升级.要进一步开发完善兼容数字校园公共服务系统,构建全校性的信息平台.要充分发挥信息化办公室,网络信息中心的作用和高校强大的信息技术专业优势,加紧完善内外上下兼容对接的教学,科研,财务,资产,组织,人事,学生等方面的信息管理系统,实现各项数据的直接传递和共享,使机关从大量烦琐,重复性的事务性工作中解脱出来,也为广大师生提供更加快速便捷的高效服务.要运用现代高新技术实现网上办公办会,提高行政办公效率,节约资源.要进一步开通各部门的网上短信通知和回复功能;进一步发挥BBS部门专区和各部门网站的协助办公功能;在符合保密要求,确保信息安全的前提下,要充分发挥网络的信息公开功能和监督功能,在校内各部门间和一定范围内公开管理过程和资源处理流程.2008年5月,上海交大学生处,教务处,网络中心等有关部门通过协调,开发出毕业生离校网络服务系统,大大简化了工作量,提高了工作效率,3456名毕业生由20736人次到6个部门办理离校手续简化为6912人次2个部门,工作量仅为原来的1/3,被称为提高管理效能的范例.(六)实施绩效考评,健全激励和约束机制,真正形成能者上庸者汰的机制一是纳入年度考核.组织人事部门和各单位部门应在机关效能建设中探索研究出一套科学的,量化的,操作性强的绩效考评办法,并且要将考核与岗位津贴,年终奖金等待遇结合起来,改变目前实行的按行政职级而不是按工作实绩发放的做法.二是在工资待遇,干部岗位,职称和职级评定等方面向机关人员做一定倾斜,使想干事,能干事,干成事的机关干部过得更有尊严.比如,在推进机关职员制的同时,希望继续实行高教管理系列职称评聘,对于机关大多数中青年同志来说,能有应聘高级职称的机会,是比较有效的激励措施.三是追究效能责任.要强化效能监察和监督工作,设立效能投诉电话和投诉信箱.同时,可以聘请若干师生担任效能监督员,定期或不定期地巡视各管理部门的工作.对于投诉较多的部门和人员,要有谈话制度和责任追究办法.四是严格执行机关领导干部三年任期制和全体机关人员的三年聘用制.对于那些考核不合格或基本合格的,要敢于拒签续聘合同,真正形成庸者