科学技术档案案卷构成的一般要求(doc 47页).doc

中华人民共和国国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 118222000General requirements for the file formation of scientific technical archives代替GB/T11822-19891 范围 本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法、案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷皮规格及其制成材料的质量要求。本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理。某些形式特殊的科学技术档案的案卷整理可参照本标准。2 定义本标准采用下列定义。2.1 科学技术文件材料(以下简称科技文件材料) scientific and technical records记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。2.2 科学技术档案（以下简称科技档案） scientific and technical archives企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。2.3 案卷 file由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。2.4 卷内目录innerfile item list登录案卷内文件题名及其特征并固定文件排列次序的表格,排列在卷内文件之前。2.5 卷内备考表 file note卷内文件状况的记录单,排列在卷内文件之后。2.6 档号archival code以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。3 组织案卷3.1 组卷原则组卷要遵循科技文件材料的形成规律,保持案卷内科技文件材料的有机联系,便于档案的保管和利用。3.2 组卷要求3.2.1 案卷内科技文件材料内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。3.2.2 案卷内科技文件材料要齐全、完整。3.2.3 案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。3.3 组卷方法3.3.1 直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷。3.3.2 产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技文件材料按其结构或阶段等分别组卷。3.3.3 引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。3.3.4 一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷；采用了这些通用图、标准图的项目，其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并注明标准图、通用图的图号。3.3.5 底图以张为单位单独保存和管理。3.3.6 产品更新换代或更新零部件时,保留新形式的科技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后。3.3.7 设备维修中形成的科技文件材料单独组卷。外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。4 案卷和案卷内科技文件材料的排列4.1 产品类案卷按产品开发设计(含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列。4.2 科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。4.3 基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。4.4 设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。4.5 案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。4.6 案卷内科技文件材料排列应文字在前,图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。5 案卷的编目5.1卷内科技文件材料页号的编写5.1.1 案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。5.1.2 单面书写的科技文件材料在其右下角编写页号;双面书写的科技文件材料,正面在其右下角,背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。5.1.3 成套图样印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号;与其他科技材料组成一卷的,应排在卷内文件材料最后,将其作为一份文件填写卷内目录,不必重新编写页号,可在备注中注明总页数。卷内目录、卷内备考表不编写页号。5.2 案卷封面的编制5.2.1 案卷封面印制在卷盒的正表面,也可采用内封面形式(内封面规格见7.3.1)。封面式样见图A1。5.2.2 案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。5.2.3 立卷单位应填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。5.2.4 起止日期应填写案卷内科技文件材料形成的起止日期。5.2.5 保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。5.2.6 密级应依据保密规定填写卷内科技文件材料的最高密级。5.2.7 档号应填写全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号。全宗号由各单位根据本单位法人的变更情况自行设定，需向国家档案馆移交的档案，其全宗号另定；分类号是指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号；项目代号是指科技档案所反映的产品、工程、课题、设备的代字或代号，目录号一般指分类目录号；案卷号指科技档案按一定顺序排列后的流水号。5.2.8 档案馆号应填写国家档案行政部门赋予的档案馆代码。5.3 案卷脊背的编制案卷脊背的项目有保管期限、档号、案卷题名，式样及规格见图A2。保管期限填写方法同5.2.5,也可用色标区分;红色代表永久,黄色代表长期,绿色代表短期;档号填写方法同5.2.7;案卷题名可根据各单位具体情况自行填或不填,填写方法同5.2.2。5.4 卷内目录的编制5.4.1 卷内目录式样见图A3。5.4.2 序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。5.4.3 文件编号应填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。5.4.4 责任者应填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。5.4.5 文件材料题名应填写科技文件材料的全称。5.4.6 日期应填写科技文件材料的形成日期。5.4.7 页号应填写每件科技文件材料的首尾页上标注的页号。5.4.8 卷内目录排列在卷内科技文件材料首页之前。5.5 卷内备考表的编制5.5.1 卷内备考表式样见图A4。5.5.2 说明包括:案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。5.5.3 立卷人应由责任立卷人签名。5.5.4 立卷日期应填写完成立卷的日期。5.5.5 检查人应由案卷质量审核者签名。5.5.6 检查日期应填写审核的日期。5.5.7 互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。5.5.8 卷内备考表排列在卷内文件材料之后。6 案卷的装订6.1 案卷可采用装订和不装订两种形式。6.2 案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为统一幅面,破损的要先修复.幅面一般采用国际标准A4型(297mm 210mm)或国家通用16开型(260mm 185mm)。图样折叠时标题栏露在右下角。6.3 案卷内不允许有金属物6.4 不装订的案卷,应在每份科技文件材料的右上角加盖档号章,式样见图A7。档号填写方法同5.2.7,序号填写方法同5.4.2。7 卷皮、卷内表格的规格及其制成材料7.1 科技档案案卷卷皮采用卷盒、卷夹两种形式。卷盒、卷夹式样见图A5、A6。7.2 卷皮规格和制成材料7.2.1 卷盒的外表面规格为:305mm220mm,厚度分别为10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm六种。7.2.2 卷夹的外表面规格为:305mm220mm,厚度为20mm。7.2.3 卷皮宜采用牛皮纸板双裱压制,或黄板纸制作,外裱牛皮纸。本标准推荐使用无酸卷皮。7.3 卷内表格的规格和制成材料质量7.3.1 卷内目录、卷内备考表规格为：297mm210mm或260mm185mm。7.3.2 卷内目录、卷内备考表宜采用70g/m以上白色书写书纸制作。7.4 案卷脊背标签的规格和质量7.4.1 案卷脊背标签与卷盒的长度和厚度相同,即305mm10(20,30,40,50,60)mm。7.4.2 案卷脊背标签宜采用150g/m白色书写纸制作,案卷脊背格式也可以直接印在卷盒脊背上。7.5 卷皮上和卷内表格中书写的字迹要清晰端正。档案分类标引规则 GB/T 15418-94 1994-12-28发布 1995-08-01实施 国家技术监督局 发布目 次1.主题内容与适用范围2.引用标准3.术语4.分类标引基本规则5.各种类型档案分类标引规则6.各种主题档案分类标引规则7.档案分类标引工作程序8.档案分类标引质量管理中华人民共和国国家标准 GB/T 15418-94 档 案 分 类 标 引 规 则Guidelines for the archives classification indexing 1 主题内容与适用范围 1.1 为了正确进行档案分类标引,选用恰当的标识表达档案文献的主题，保证档案分类标引的质量，提高检索效果，实现档案资源共享，特制订本规则。 1.2 本规则适用于各级各类档案馆（室）使用 中国档案分类法对所藏各种类型的档案进行分类标引。 1.3 本规则适用于编制档案分类目录、 索引以及建立档案目录中心和数据库的档案分类标引工作。 2 引用标准 GB 3860 文献主题标引规则 GB3792.5 档案著录规则 ISO 5963-1985(E) 文献工作文献审读、主题分析与选定标引词的方法 3 术语 3.1 档案 过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 3.2 中国档案分类法（以下简称中档法） 用于对档案进行分类标引的工具。包括：中华人民共和国档案分类表、清代档案分类表、民国档案分类表以及新民主主义革命档案分类表。 3.3 主表 档案分类法的主体，是一种文献分类体系的具体体现。中国档案分类法的主表是以国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础组成的逐级展开的逻辑系统。 3.4 复分表 也称附表、辅助表。在编制中档法时，将主表中采用同一标准进一步细分的相同类目合并起来，并配以号码编排成表，附于正表之后。以节省篇幅，供主表的类目进一步细分使用。复分表按其应用的不同范围分为通用复分表和专类复分表等。 3.5 分类表索引 将主表中的类目（包括注释）改编成主题标目形式，按主题法原则依一定字顺、次序排列起来，并标明分类号，指引检索者查找所需主题在主表中的位置。 3.6 档案分类标引 将档案主题的自然语言转换成档案分类检索语言的过程，也就是对档案进行主题分析的结果赋予分类号标识的过程。档案条目按所赋予的分类号排列起来，就形成了一个与分类体系相同的逻辑系统，从而达到系统反应档案，便于检索、利用。 3.7 类目 又称类名，是一些在性质上或特征上具有共同属性的档案总称。类目规定了一类档案的性质和内容范围，以便区别于其它的档案。类目是档案分类表的构成单元。一个类目一般包括一个档案主题，但有时也包括一个以上的档案主题，形成一个类组。 3.8 分类号 类目的简明编码、标记符号，可固定全部类目的先后次序和明确一个类目在分类体系中的特定位置以便于标引、排列和进行检索、组织馆藏。 3.9 类目注释 对类目的说明，用于明确类目的内容范围，指出类目之间的关系，规定需要使用的特殊分类方法。 3.10 档案主题 文件或案卷中用以表达档案记述和反映的事物内容的总称，即档案的中心内容。一份文件或一个案卷可以有一个以上的主题。 3.11 档案馆 永久保管档案并向社会提供服务的单独设置的文化事业机构。 3.12 档案室 国家机构、社会组织、企业、事业单位内部设置的文化事业机构。 3.13 立档单位 构成档案全宗的国家机构、社会组织、个人或生产建设、科研项目的组织者。 3.14 全宗 一个国家机构、社会组织、个人或同一生产、建设、科研活动形成的具有有机联系的文件整体，是档案的基本分类和管理单位。 3.15 案卷 由互有联系的若干文件组成并放入卷夹、卷皮或档案袋内的，装订或不装订的档案保管单位。 3.16 文件 是为处理各种事务而按着规范的形式直接形成的具有法定效用的信息记录。 3.17 卷内目录 案卷内登录文件题名及其它特征并固定文件排列次序的表格，通常排列在卷内文件之前。 3.18 卷内备考表：卷内文件状况的记录，通常排列在卷内文件之后。 4 分类标引基本规则 4.1 档案分类标引的依据是以国家机构、 社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础，结合档案记述和反映的事物属性关系，并兼顾档案的其他特征。分类标引时，应对档案文件进行周密的主题分析，把握所论述的对象，准确地给予分类标识。 4.2 档案分类标引应依据中国档案分类法及其使用指南。 4.3 档案分类标引时,要正确地理解类目涵义和范围，避免脱离类目之间的联系和类目注释的限定片面地理解类目涵义。 4.4 档案分类标引应充分考虑实际的检索需求和检索方式,根据档案的具体内容和用途，选定适当的标引深度。凡一份文件或案卷涉及两个或两个以上主题者，除按第一主题或最重要的主题标出确切的分类号外，必要时可对其他主题附加相应的分类号。 4.5 档案分类标引必须按专指性的要求,分入恰当的类目，切不可分入较宽的上位类或较窄的下位类。当分类表中无恰当的类目时，可分入范围较大的类目（上位类）或与档案内容密切相关的类目。 4.6 档案分类标引应保持一致性。各种文本、载体类型的同一主题档案所标引的分类号均应一致。遇有某些难以分类和分类表上无恰当类目可归的档案，无论归入上位类或归入与其密切相关的类目，以及增设类目，都应作出记录，以后遇有类似情况，均按此处理。 5 各种类型档案分类标引规则 5.1 档案分类表的选用 5.1.1 清代档案使用清代档案分类表进行分类标引。 该表的一级类目适用于清代以前各历史时期档案的分类标引。 5.1.2 民国档案使用民国档案分类表进行分类标引。 5.1.3 革命历史档案使用新民主主义革命档案分类表进行分类标引。 5.1.4 中华人民共和国时期的档案使用中国档案分类法进行分类标引。 5.1.4.1 国家综合档案馆、党政机关档案室所藏的中华人民共和国时期的档案应选使中国档案分类法进行分类标引。 5.1.4.2 专业档案馆（室） 、部门档案馆（室）、企业事业单位档案馆（室），在使用中国档案分类法进行分类标引时，本专业的档案可使用行业分类表进行分类标引。 5.2 档案分类标引级次。 一般以文件级、案卷级为单元进行分类标引。若遇档案内容联系紧密或记述同一事物的几份文件或几个案卷情况，也可以作为一个单元进行分类标引。 6 各种主题档案分类标引规则 6.1 主题的类型 主题的类型依据档案内容可分为单主题和多主题两种。单主题包括单元主题和复合主题（多元主题），多主题则由几个单主题组成。 6.2 单主题档案的分类标引 6.2.1 单主题文件或案卷,一般依主题主体因素所属的类目标引，若是从一个方面对主题进行论述，就依这方面所属类目标引；若是从多方面对主题论述，一般只依主题所属类目作整体标引。 6.2.2 文件或案卷论述的主题内容互相交叉时应依据 中国档案分类法关于集中与分散的有关规定进行标引。 6.2.3 文件或案卷论述的主题涉及国家、地区、民族、时代等因素时，若中国档案分类法中注明需要复分则应标出复分号，否则可以省略。 6.3 多主题档案的标引 6.3.1 文件、案卷论述的是两个以上的主题,标引时应充分考虑利用者的检索需要、参考价值大小以及各主题间的逻辑关系，加以综合分析，再确定给予一个或几个分类号。 6.3.2 文件、案卷论述的几个主题之间是并列关系,参考价值大，除对第一主题按其属性给予分类号外，第二、第三主题也应按其属性给予分类号，以便充分揭示主题，为利用者提供更多的检索途径。 6.3.3 文件、案卷论述的几个主题之间是从属关系,即上下位关系或整体与部分关系，一般依它们的上位类目作整体标引，若较小主题具有检索价值，也可依小主题的所属类目作互见标引。 6.3.4 文件、案卷论述的几个主题之间是因果或影响关系,一般依结果或受影响的主题所属类目标引。对于互为因果的、互相影响的主题做全面标引。 6.3.5 文件、案卷论述的几个主题之间,一个主题应用于多个主题，一般依被应用主题所属类目标引。必要时可以对其他主题附加相应的分类号。 7 档案分类标引工作程序 7.1 研读分类法标引人员在标引工作开始时，应系统研读中国档案分类法的编制说明、主表、附表，了解该法的编制目的、适用范围、分类原则、体系结构、标识符号、类目注释，辨清上位类、同位类、下位类、理论与应用等关系，深入透彻地掌握其使用方法。 7.2 档案主题分析应充分考虑立档单位的性质、职能和任务，通过分析题名、浏览正文、参考文件版头和案卷封面，从而了解档案的中心内容和涉及的主要问题，判明其属性特征，以便正确归类。 7.2.1 分析题名文件和案卷的题名,是责任者或立卷人对档案内容的概括，在题名准确反映档案的中心内容的情况下，分析题名能直观地把握档案的主题。但有些文件、案卷的题名，由于拟写上的缺陷，不能准确地、直接地揭示主题内容，所以不能作为分类标引的唯一依据，还应浏览正文。 7.2.2 浏览正文通过分析题名不能确定档案的确切内容和类别时，应浏览文件、案卷的正文。重点阅读文头、文尾、段落题名，了解作者的撰写目的和意图，从而确定档案内容论述或涉及的主题。 7.2.3 查阅文件版头和案卷封面党、政机关行文都有固定的文件版头，标明发文机关的全称或通用简称、发文字号，文尾有发文机关、抄送机关、成文日期、盖印与签署。此外，附加标记有密级、缓急时限、阅读范围等。案卷封面上有机关全称和组织机构名称、案卷题名、年度日期、保管期限、档号以及卷内目录、卷末备考表等。它对于了解文件、案卷的主题、起草目的、利用范围、使用价值等，都能提供一定的参考。 7.3 判定类别进行主题分析后,须确定对文件、案卷所论述的事物中，哪些主题应予以标引，能为利用者提供检索途径。然后根据主题性质，到中国档案分类法中查找其所属的类目。 7.4 标引分类号是用中国档案分类法中的类号来表达档案主题性质的标引过程，也就是将判定的类别赋予分类标识。给予分类号，应根据文件、案卷内容的属性、主题多寡、起草意图、利用对象、检索需求等特点，采用恰当的方式和方法，准确、一致、适度地标引出来。遇有难以分类的新事物、新主题的档案材料，分类表上无确切类目可归时，各档案馆、室可增设新类目予以分类标引，同时上报中档法编委会确认。今后若遇到同类主题的文件、案卷亦照此办理，确保一致性。 7.5 审校审校是分类标引的最后一道工序,是确保标引质量的最后关口。审校内容包括检查验证档案的内容是否得到全面的分析，主题概念是否准确、恰当、辨类是否准确，同类档案是否归类一致，标引的类号是否充分、完整、准确，书写是否正确无误。审校程序分为自校、互校和总校。 7.5.1 自校标引审校的第一环节。标引人员通过对自己标引结果的校对，遇有主题分析不准，归档不当，前后不一致，符号舛误，应及时予以纠正。 7.5.2 互校标引审校的第二环节。标引人员通过对标引结果的相互校对，纠正因个人理解不同引起的错误，保持彼此之间标引的一致性。 7.5.3 总校标引审校的最重要环节。在自校、互校后,必须选派熟悉业务、通晓目录工作的人员担任总校。通过总校进一步消除档案主题分析与标引过程中的误差，保证标引工作的整体优化。同时可以对标引工作中所遇问题进行综合分析，统筹考虑合理的解决方案。 8 档案分类标引质量管理 8.1 衡量标引工作质量的因素主要指标引的客观性、专指性、全面性、一致性与适当的标引深度。影响标引工作质量的因素是：标引工作的组织管理、标引人员的业务水平和中国档案分类法本身的质量。 8.2 制定分类标引的规章制度各单位可制定标引工作细则。它是在档案分类标引规则的基础上，结合本馆、室的档案实际和利用者检索习惯而制定的工作条例。具体内容包括：分类标引的程序和具体组织规程；中国档案分类法简表、行业表、复分表的使用范围和使用方法，集中归类与分散归类、交替类目的采用、标引的深度，以及标引责任制等等。 8.3 分类标引人员的素质和要求 标引人员应具备所标引档案的专业知识和档案学知识；熟悉本馆、室的档案分类方法，并能用来标引档案材料；具有阅读、分析、概括、提练档案主题和准确归类的能力；认真负责，周密细致，有良好的职业道德。标引人员宜实行专业分工，并保持相对稳定。 8.4 建立标引人员与利用者的联系标引人员应多与利用者接触，听取利用者对分类标引工作的要求、批评和建议，并通过对利用者提问和检索结果的分析不断改进工作。 8.5 加强中国档案分类法的管理各档案馆、室在使用中档法过程中遇到的各种问题和处理方法要作记录，并填定“修改意见登记表”,报送主管部门,以便对中国档案分类法定期增补和修改，使之日臻完善。CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 1总 则 1.1 CAD电子文件的收集、积累、整理和归档，由CAD技术总负责人负责，文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下，都应指定专人管理。 1.2 根据维护档案安全、完整、便于利用的原则，电子档案由档案部门归口管理。 1.3 为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用，在档案部门应建立“CAD电子文件盘存储、归档与档案管理系统”。 l.4 CAD电子文件的归档应包括为生成CAD电子文件而开发的软件产品和软件说明，以保证电子档案的完整性。 1.5 对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案质量。 1.6 电子档案应与相应的纸质档案在产品技术状态(含更改后的状态)、相关软件文件及说明等方面相互保持一致。 2CAD电子文件的收集积累 2.1 收集范围。在科研、设计、生产、试验和业务管理活动中采用CAD技术形成的电子文件及其支持软件，应及时按归档范围收集积累，范围及类型如下： 2.1.1 图象文件：由图纸扫描或其它方式产生的二维点阵图文件； 2.1.2 图形文件：由CAD系统生成的二维、三维图形文件； 2.1.3 数据文件：各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理等数据文件。 2.1.4 文本文件：一般用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等。 2.1.5 计算机程序(命令文件)：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件和应用软件的程序。 2.1.6 配套纸质文件：包括软件开发任务书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书或验收说明、软件测试报告、软件修改记录、软件说明以及签署、更改等纸质文件。 2.2 收集积累要求 2.2.1 电子文件应由文件形成单位负责收集积累，从申请立项开始，并指定专人负责。档案部门负责监督和指导。 2.2.2 收集积累自行设计的软件，应包括软件产品和软件说明；通用软件应有软、硬件平台说明。 2.2.3 电子文件在收集积累过程中，要及时登记。对于需要多年才能完成的项目，要分段积累、归档。 2.2.4 电子文件的更改单应收集积累、登记，并应在检索系统中体现出更改情况。 2.2.5 积累过程中电子文件的更改，由设计者实施，更改后的电子文件必须与当时的产品状态一致。 2.2.6 积累过程中，应采取备分制，防止出现差错。 2.2.7 在积累过程中，电子文件可存储在磁盘上，其积累、整理方法见3.1。 2.2.8 积累多年才能归档的软盘，应一年拷贝一次，磁带应一年倒带一次。 3CAD电子文件的整理、鉴定与归档 3.1 整理方法 3.1.1 归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，并按要求写入光盘，档案部门予以协助、指导。 3.1.2 产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单元按电子文件类别分别保管。 3.1.2.1 图形、图象类文件按产品隶属或分类编号顺序排列，由几个产品组成的复杂产品，按总体、分系统、单机排列；建设项目按设计、施工、结构、维护管理等顺序排列。 3.1.2.2 数据文件按计算、试验、设计等属类进行整理。同一属类文件按自然形成规律排列。 3.1.2.3 文本文件按文件及表格文件、软件说明等属类进行整理。 3.1.2.4 计算机程序按形成时间顺序排列。 3.1.2.5 归档的电子文件应使用不可擦除型光盘。 3.1.3 存储归档电子文件的光盘，应附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬平台等。 3.1.3.1 编号：归档项目电子文件的光盘编号，由档案类目号、项目代号、电子文件类别代码、光盘序号组成。 a.档案类目号按档案分类执行，根据需要可用到二级类目号。 b.项目代号指产品代号、课题代号以及建设项目代号等。各类代号由标准或业务主管部门给定。 c.电子文件类别代码用字母表示。其中： G图形文件 I图象文件 D数据文件 T文本文件 P计算机程序 如遇到一个光盘中存储一种以上类别的电子文件时，应将所包含的类别部分别填写上。 d.光盘序号是光盘排列的顺序号，由阿拉伯数字组成。 3.1.3.2 套别：归档电子文件套号，用大写英文字母A或B表示。A表示封存保管；B表示查阅利用。 3.1.3.3 名称：归档项目名称。 3.1.3.4 密级：盘内存储的电子文件的最高密级。 3.1.3.5 保管期限：盘内存储的电子文件的最长保留时间。 3.1.3.6 软、硬件平台：识别或运行光盘内电子文件的软、硬件环境。 3.1.3.7 归档的电子文件应根据其类别等将已整理好的电子文件按顺序写入光盘，光盘写入的具体操作，可与形成部门共同完成。 3.1.4 电子文件经整理后，按项目填写“电子档案登记表”一式两份。 3.1.5 编写归档说明 3.1.5.1 写内容：项目名称、任务来源、主要技术(指标)要求、完成任务过程情况、归档材料完整性、完成单位、负责人、参加人、起止日期、密别、页数、归档号、形成单位负责人签字、档案接收单位负责人和接收人签字、盖章。 3.1.5.2 编写要求：文字力求简练、准确，字迹清晰、书写工整。 3.2 归档电子文件格式要求。归档的CAD电子文件光盘存储格式应符合GBTl76782 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分光盘信息组织结构的规定。 3.3 归档电子文件的完整性、有效性和安全性 3.3.1 归档的电子文件，在其生命周期内一定要保持电子档案的完整性、有效性、安全性。 3.3.2 软件说明应与电子文件同时积累，一同归档管理，保证电子档案的完整性。 3.3.3 在符合软、硬件平台的条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。 3.3.4 归档电子文件应保证其载体安全和信息安全。 3.4 归档电子文件的鉴定与检查 3.4.1 鉴定归档电子文件的完整性、准确性和系统性； 3.4.2 检查载体有无病毒、有无划痕； 3.4.3 鉴定归档电子文件内容的实用价值和确定电子档案的保管期限； 3.4.4 检测在指定存在的环境平台上能否准确读出电子文件； 3.5.5 检查存储归档电子文件的介质是否符合归档要求； 3.4.6 检查存储归档电子文件的介质和软、硬件平台技术条件的一致性； 3.4.7 检查合格后，将检查结论填写在“电子档案登记表”中。 3.4.8 归档软件从生成到归档，其技术状态必须严加控制。验收后填写计算机软件产品登记表。 3.4.9 归档电子文件要通过电子文件光盘存储归档一致性测试。 3.5 归档程序 3.5.1 归档时间 3.5.1.1 产品研制、工程设计的电子文件归档时间。产品研制、工程设计的电子文件在各研制阶段结束、产品定型、工程竣工后，由有关责任部门进行系统整理，并在3个月内完成归档。 3.5.1.2 科研课题的电子文件归档时间。科研课题中的电子文件应在课题验收或经评审、鉴定测试合格后立即归档。 3.5.1.3 其它类目的电子文件归档时间。其它类目的电子文件归档时间，按各类目归档时间要求执行。 3.5.2 归档手续 3.5.2.1 归档单位将按3.1整理方法整理好的电子文件和其配套的纸质文件、软件说明以及归档说明、“电子档案登记表”等移交档案部门验收。3.5.2.2 验收合格后，档案部门在“电子档案登记表”中签字盖章，一份退归档单位，一份留档案部门备查。 3.5.2.3 归档的电子文件若需作“使用权限保护”，应填写“电子文件使用权限保护单”。 3.6 归档电子文件的状态与数量 3.6.1 归档的电子文件应为本阶段产品技术状态的最终版本。 3.6.2 归档的计算机程序一般不加密，如加密，应将密钥同时归档。 3.6.3 归档的电子文件至少一式两套，一套封存保管(A)，一套供查阅利用(B)。必要时，复制第三套，异地保存。 4. 电子档案的管理4.1 管理要求 4.1.1档案部门要执行电子档案归口管理的职责，对电子档案定期检查，按照电子档案保管环境的要求，严格执行管理制度。 4.1.2 档案部门应及时对电子档案进行登记、建帐，帐目中要注明相应纸质档案的档号，同时建立机读目录。 4.1.3 由电子档案转换成的纸质档案，要及时归入相应档案门类的纸质档案中。按纸质档案管理要求进行管理，并在登记帐中注明其所在的光盘编号及文件名。 4.1.4 存储电子档案的光盘应放入盒中存放。A、B两套电子档案应分开保管。 4.2 保管环境 4.2.1 归档光盘不得擦洗、划刻、触摸盘片裸露处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射。要执行存储与维护的有关规定。 4.2.2 环境温度为1424，相对湿度45%60%。 4.2.3 远离热源、酸碱等有害气体和强磁场。 4.3 检测与维护。电子档案应每5年进行一次有效性、安全性检查，如发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝。如软、硬平台发生改变，则应及时转换。检查、拷贝、转换等情况要登记。 4.4 利用 4.4.1 归档光盘不外借，只能以拷贝或网上传输的形式提供利用，并应登记。使用者不得私目复制、拷贝、修改或转送他人。 4.4.2 电子档案可在归档与管理系统的终端上查阅，但查阅人员只能查阅本人权限之内的电子档案，如需查阅超越权限的电子档案，需按本单位有关规定执行。 4.4.3 已批准为“使用权限保护”的电子档案项目要在台帐、目录、载体上标识。档案部门应严格执行电子档案的“使用权限保护”和密钥管理规定。 4.4.4 电子档案如进行更改，应随时保护A、B两盘内容一致并及时更改原转换的纸质档案，同时将更改情况及时填写更改登记表。 4.4.5 电子档案如上网传送，只有经过档案部门的计算机管理系统对用户使用权认可后，才能提供利用。 4.5 统计。档案部门应及时按年度对电子文件归档情况、电子档案的更改、管理、保护、利用等情况进行统计并纳入档案统计项目。 4.6 鉴定与销毁 4.6.1 鉴定与检测。电子档案的鉴定主要是对已到保管期限的电子档案鉴定，同时还必须进行有效检测。 4.6.1.1 检查已到保管期限的电子档案是否还有利用价值； 4.6.1.2 检查载体有无划伤、是否可用、是否清洁； 4.6.1.3 检测在指定的环境平台上能否正确读出电子文件； 4.6.1.4 检查存贮电子档案的介质是否符合归档要求； 4.6.1.5 检查存贮电子档案的介质和软、硬件平台技术条件的一致性。 4.6.2 销毁 4.6.2.1 根据保管期限表，经鉴定确无保存价值的电子档案，按有关规定严格审批后方可销毁； 4.6.2.2 在销毁过程中应对存储过机密信息的介质进行彻底销毁，对网络中传递的机密信息彻底清除。档案著录规则GB3792.5-85 DAT 18一19991 引 言 1.1 档案著录标准化是实现档案工作现代化的基础之一。 为建立健全我国统一的档案检索体系，开展档案的报道与交流，充分发挥档案在我国社会主义建设事业中的作用，特制订本规则。 1.2 本标准是依据GB 3792.1-83文献著录总则的原则,结合档案的特点和我国档案工作的实际情况制订的。 1.3 本标准是各类档案进行著录的依据,某些内容和形式极其特殊的档案可遵照本标准制订细则。 1.4 本标准不包含档案目录组织的方法。2 名词术语 2.1 档案：国家机构、 社会组织和个人从事政治、经济、科学、文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声象等形态的历史记录。 2.2 案卷：是一组关系密切的单份文件的组合,有时称档案保管单位。 2.3 档案著录：在编制档案目录时,对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 2.4 著录项目：揭示档案内容和形式特征的记录事项。其主要部分（包括题名与责任者项、文本项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、丛编项、附注项、标准编号及有关记载项、提要项、排检与编号项）称为大项，组成各个主要部分的特定内容称为小项。 2.5 著录格式：著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。 2.6 条目：档案著录的结果,是反映单份文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。 2.7 档案目录：按照一定的次序编排而成的条目组合,是档案检索和报道的工具。3 著录项目 3.1 题名与责任者项 3.1.1 正题名 3.1.2 并列题名 3.1.3 副题名及说明题名文字 3.1.4 文件编号 3.1.5 载体类型标识 3.1.6 第一责任者 3.1.7 其它责任者 3.2 文本项 3.3 密级与保管期限项 3.3.1 密级 3.3.2 保管期限 3.4 时间项 3.5 载体形态项 3.5.1 数量及单位 3.5.2 规格 3.5.3 附件 3.6 丛编项 3.7 附注项 3.8 标准编号及有关记载项(一般不著录) 3.9 提要项 3.10 排检与编号项 3.10.1 分类号 3.10.2 档案馆(室)代号 3.10.3 档号 3.10.4 缩微号 3.10.5 主题词4 标识符号 4.1 著录项目标识符 4.1.1 本标准各著录项目之前冠以一定的标识符。 各大项(题名与责任者项、排检与编号项、提要项除外)。 并列题名。 ：副题名及说明题名文字、文件编号、规格。 第一责任者。 ；其他责任者、保管期限。 附件。 4.1.2 著录项目标识符说明 4.1.2.1 除“.”符占两格并在回行时不应拆开外，其他符号占一格，前后均不再空格。 4.1.2.2 除题名与责任者项外,各大、小项回行时，均不省略标识符。 4.1.2.3 凡重复著录一个项目,需重复添加该项目的标识符；不进行著录的项目，其符号连同项目一并省略。 4.2 著录内容识别符。 ( ) 责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务、中国责任者时代、外国责任者国别及姓名原文、丛编项。 自拟著录内容、载体类型标识。 ？ 推测的不能确定的著录内容，与 结合使用。 每一个残缺文字。未考证出的责任者、时间及难以计数的残缺文字用三个“”号。 . 外文缩写。 起止连接。5 著录格式 按不同著录对象，区分为文件和案卷级两种条目著录格式。 5.1 文件级(以单份文件为著录对象)条目著录格式分类号 档案馆(室)代号档号 缩微号正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号载体类型标识第一责任者;其他责任者.文本.密级：保管期限.文件形成时间.数量及单位：规格附件.(丛编).附注主题词提要 5.2 案卷级(以卷、册、袋、盒为著录对象)条目著录格式分类号 档案馆(室)代号档 号 缩微号正题名=并列题名：副题名及说明题名文字载体类型标识.密级;保管期限.案卷内文件起止时间.数量及单位：规格.附注主题词提要 5.3 著录格式说明 5.3.1 文件级和案卷级条目著录格式，按其载体形式均可分为卡片式和书本式。 5.3.2 卡片式著录格式将著录项目划分为四个段落。第一段落中分类号与档号分别著录于卡片左上角的第一、二行。档案馆(室)代号与缩微号分别著录于卡片右上角的第一、二行。第三段落从档号下一行与档号齐头处依次著录题名与责任者项、文本项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、丛编项和附注项，各项目回行时，齐头著录。第三段落为主题词，另起一行齐头著录。第四段落为提要，另起一行空两字著录，回行时与一、二、三段落齐头。 5.3.3 如卡片正面著录不完，可接背面连续著录。 5.3.4 卡片尺寸为12.5cm7.5cm。著录时，卡片四周均应留1cm空隙。 5.3.5 书本式条目著录格式除在正题名前加顺序号(以黑体字印刷)其后空一格,且第二段落著录项目相应后移外，其余与卡片式条目相同。 5.3.6 文件级、案卷级书本式目录均采用双栏排版形式,各条目之间空一行。 例一：(文件级卡片式条目) 1090301031008 3-4-74-5364-43 关于水头区档案被烧的通报:(65)浙档字第4号；浙江省档案局.-正本.-机密； 长期.-1965.4.11.-3页:16开+中共温州地委办公室转发平阳县委办公室“关于水头区委档案被烧情况的报告” 水头区 火灾 档案保护例二：(文件级卡片式条目) J 06052000108 4058754-755 中型催化裂化高效再生试验报告胶片 蒋重仁.副本.长期.1976.6.2张：16mm 催化裂化再生工艺型分子筛催化剂 侧馏分 馏分油 中试装置 再生烟气中的一氧化碳在稀相再生管燃烧时，温度及停留时间对其燃烧反应的影响。 例三：(案卷级卡片式条目) I O80932000102 16-2-3092-1 各省、自治区、直辖市1972年粮食产量统计表.-永久.-1973.3.141973.5.20.-西藏自治区统计表因污渍大部不清 1972年全国各省、自治区、直辖市耕地面积、粮食作物播种面积、总产量和各种粮食作物产量。 例四：(书本式条目) 1080932 000102 16-2-30 92-1 016345 各省、自治区、直辖市1972年粮食产量统计表.-永久.1973.3.141973.5.20.西藏自治区统计表因污渍大部不清。1972年全国各省、自治区、直辖市耕地面积、粮食作物播种面积、总产量和各种粮食作物产量。6 著录详简级次 6.1 著录项目分为必要项目和选择项目。 6.1.1 必要项目：正题名、第一责任者、时间、分类号、档号、缩微号、主题词。 6.1.2 选择项目：并列题名、 副题名及说明题名文字、文件编号、载体类型标识、其他责任者、文本、密级、保管期限、载体形态、丛编、附注、提要、档案馆(室)代号。 6.2 著录详简级次分为简要级次和详细级次。 6.2.1 凡条目仅著录必要项目的称简要级次。 6.2.2 凡条目除著录必要项目外，还著录部分或全部选择项目的称详细级次。7 著录用文字 7.1 著录用文字必须规范化。 7.2 文件编号、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。 7.3