文件和记录编写培训

质量管理体系文件培训,二00八年八月,培训内容,文件的重要性文件的分类文件和记录控制程序 -文件和记录的编号 -文件和记录编写的要求 -文件和记录的管理(包括发放、培训、更新等),一、文件的重要性,1.1 满足标准要求在ISO9001、ISO14001、OHSAS18000标准中明确要求组织建立并保持文件化的管理体系，以满足管理体系运行的需要。,1.2 工作的依据通过文件知道自已的工作权责和内容，明确自己的工作范围，保持一致的和稳定的工作方式，以避免由于口头交待、沟通工作的方式欠明确和清楚。,改善人际关系用于工作的依据全部在书面上有明确的要求，在执行上大大减少了口头式的命令和沟通，同时减少了同事之间摩擦的机会。对组织外部展示组织的能力对供方的要求形成清晰、明确的框架，并向组织的顾客或其他相关方展示组织的能力。提升管理技术水平的基础当所有的工作要求都文件化后，可在此基础上通过日常工作不断提升管理和技术的要求。,二、文件的分类,按文件之间的内在关系，可将管理体系文件分为四个层次：一阶文件：质量手册描述组织质量管理体系的文件。二阶文件：程序文件为进行某项活动或过程所规定途径的文件。三阶文件：作业文件（规范、规定、制度等）描述具体的作业活动的文件。四阶文件：表格、记录阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。用于追溯、证明以及为采取纠正或预防措施提供依据。,三、文件和记录控制程序,3.1 文件和记录的编号规定QMQPQWQT(Q表示质量管理体系，M手册、P程序、W支持性、T表格)EMEPEWET(E表示环境管理体系)QEMQEPQEWQET(质量与环境合并的体系文件),3.2 文件和记录编写要求3.2.1 新文件编写的注意事项：文件应说明文件编写的目的、范围、相应职责，及具体工作程序等；b) 文件编写人员在编写文件时，对文件中涉及到的记录表格的格式须结合文件要求进行设计，并将其附在文件后面，以确保记录表格的内容与文件要求的一致性；如空压站作业指导书c) 文件起草部门，须在相应的位置注明生效日期、发放部门及相应的份数；(封面),d) 文件应保持清晰，语句应通顺,易于理解和参照执行,下级文件应满足上级文件的要求；e) 体系文件的所有规定应与公司的其他管理规定、技术标准、规范相协调，并认真处理好各种过程的接口，避免不协调或职责不清；f）文件和文件之间应相互协调，避免产生不一致的地方，从整体上结构针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文件的目的和范围，尽量不要叙述不在该文件范围内的活动。,3.2.2 文件或记录更新的注意事项：以下步骤都由文件编写人员完成：索取最新版本的文件或记录（在此基础上进行更新，从文控员处理索取.） 在原文件上用不同颜色字体标出修改后的内容。如高压配电操作规程、氯氢处理工序作业指导书，并交所在部门主管审核。文件经文件编写人员审核，校对无误后，填写“文件更改审批单”，例1、例2。 把修改后的文件与审批单一同交给文控员校对、打印、会签后，发放。,3.3 文件和记录的管理3.3.1 现场文件和记录的保管注意事项： 文件应存放/张贴在公众（员工）可获取或看到的地方，保存整洁，不可乱涂乱画，且班长应给班组成员培训；记录的填写、修改、保存（3.4.2）。3.3.2 发放到各车间/部门办公室的文件的保管